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E-Mail-Vorlagen
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(c)2024 ETRON Softwareentwicklungs- und Vertriebs GmbH
E-Mail-Vorlagen sind vorgefertigte E-Mails, die mehrfach genutzt werden können, um Nachrichten aus ETRON onRetail zu versenden. Sie helfen Benutzern dabei, konsistente und professionelle Mitteilungen zu verschicken, ohne den Text jedes Mal neu schreiben zu müssen.
Konfiguration -> Kommunikation -> Vorlagen
Hier sind alle vorhandenen E-Mail-Vorlagen zu finden. Die Vorlagen können angepasst oder neu erstellt werden. Es kann auch eine Vorschau der E-Mail anhand der Vorlage angezeigt werden.
Bevor eine E-Mail-Vorlage verändert wird, sollte die geöffnete Vorlage über Aktion -> Duplizieren kopiert werden. Dadurch können in der Kopie gemachte Änderungen - z.B. auf Fehler - getestet werden, bevor diese in die ursprüngliche E-Mail-Vorlage übernommen werden.
Wenn in der Email eine Signatur (Code) hinterlegt ist:
Die E-Mail-Signaturen aus den E-Mail-Vorlagen werden anhand der in den Benutzereinstellungen hinterlegten Signatur generiert.
Daher sollte jeder Benutzer eine Signatur hinterlegt haben.
Wurde beim Benutzer keine Signatur hinterlegt, wird stattdessen der Text
"Mit freundlichen Grüßen,
Unternehmensname"
angezeigt.
Im Tab Inhalt können die Vorlagen sowohl mit einem Text-Editor als auch mit einem Code-Editor bearbeitet werden.
Der XML/HTML-Code der E-Mail-Vorlage kann direkt über das Symbol </> bearbeitet werden. Um den Code-Editor zu öffnen, muss im Inhalts-Bereich etwas markiert werden, damit die Aktionsleiste erscheint (z.B. ein Wort oder Leerzeichen).
Nun kann die E-Mail-Vorlage über den Code-Editor bearbeitet werden.
Durch erneutes Auswählen des Buttons </> wird der Code-Editor wieder geschlossen.
Die Powerbox-Funktion ist ein erweiterter Texteditor, der eine Vielzahl von Formatierungs-, Layout- und Textoptionen bietet. Sie ermöglicht auch das Einfügen von XML/HTML-Funktionen in eine E-Mail-Vorlage. Um die Powerbox-Funktion zu aktivieren, muss nur ein Schrägstrich (/) im Textkörper der E-Mail-Vorlage eingegeben werden.
Ein Text kann auch nachträglich mit/ abgeändert werden. Hierzu muss nur der gewünschte Text markiert und anschließend / auf der Tastatur ausgewählt werden.
Viele Unternehmen möchten ihre E-Mails persönlicher gestalten, um die Aufmerksamkeit ihrer Kunden zu steigern. In ETRON onRetail lässt sich dies einfach umsetzen, indem dynamische Platzhalter verwendet werden, die direkt auf Felder im System verweisen.
So kann zum Beispiel der Name eines Kunden automatisch aus dem Feld „Kunde“ im Verkaufsauftrag in die E-Mail übernommen werden. Der entsprechende Platzhalter dafür ist: {{ object.partner_id }}.
Dynamische Platzhalter werden kodiert, um Felder aus der Datenbank anzuzeigen. Dynamische Platzhalter können im E-Mail-Text der E-Mail-Vorlage verwendet werden. Sie können auch in den Feldern im Reiter E-Mail-Konfiguration und im Betreff der E-Mail verwendet werden.
Unter diesem Reiter können zusätzliche Konfigurationen für den E-Mail-Versand vorgenommen werden. Dazu gehören der Absender, eventuelle Standardempfänger und deren Festlegung, sowie Empfänger, die stets in CC gesetzt werden sollen. Weiterhin können der Betreff, die Empfänger von Antworten auf diese E-Mails und ein geplantes Sendedatum für diese Vorlage festgelegt werden.
Unter diesem Reiter können weitere Einstellungen vorgenommen werden, wie beispielsweise die Sprache, in der die E-Mail versendet wird (standardmäßig wird die Sprache des Empfängerkontakts verwendet), welcher Postausgangsserver genutzt wird, ob die E-Mail automatisch aus dem Verlauf gelöscht werden soll, um Speicherplatz zu sparen, ob ein zusätzlicher Bericht (standardmäßig als PDF) beigefügt wird und wie der Dateiname des Berichts lauten soll.
Unter Wählen Sie ein Beispiel kann für die E-Mail-Vorlage (wenn vorhanden) ein Datensatz ausgewählt werden, aus dem die Vorlagen-Vorschau generiert wird. In diesem Beispiel einer E-Mail-Vorlage, für das Versenden von Angeboten, ist der ausgewählte Datensatz S00346 ein bereits bestehendes Verkaufsangebot.
Wenn eine Vorlage verändert wurde, und z.B. Fehler aufweist, kann der Button "Vorlage zurücksetzen" ausgewählt werden, um die Vorlage wieder zurückzusetzen.
Bevor eine E-Mail-Vorlage verändert wird, sollte die geöffnete Vorlage über Aktion -> Duplizieren kopiert werden. Dadurch können in der Kopie gemachte Änderungen - z.B. auf Fehler - getestet werden, bevor diese in die ursprüngliche E-Mail-Vorlage übernommen werden.
Über den Button kann eine Vorschau der E-Mail-Vorlage angezeigt werden.
