⚙️Automatische Aktionen
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Modul: Automatische Reports
Einstellungen -> System -> Automatische Aktionen
Mit automatischen Aktionen können abhängig von einem Auslöser für verschiedene Modell-Datensätze (z.B. Produkt oder Kontakt) Aktionen wie die Aktualisierung des Datensatzes, das Versenden einer E-Mail, Erstellen eines Berichts,... konfiguriert werden. Beispiele: Bei Erreichen eines Datums eine Email Versenden, bei Änderung eines Felds ein anderes Feld aktualisieren
Die Bezeichnung der Aktion, der Name sollte Aufschluss darüber geben, welche Funktion die Aktion hat und zu welchem Modell sie gehört (z.B. Produkt Feld X ändern wenn Feld Y gesetzt ist)
Das Modell gibt an, für welche Datensätze die Aktion durchgeführt wird, z.B. Produkt, Kontakt, Los/Serie usw.
Die automatische Aktion kann über den Toggle aktiviert und deaktiviert werden
Der Auslöser bezieht sich auf einen Datensatz mit dem ausgewählten Modell (z.B. ein Produkt) und gibt an, durch welche Aktion die Folgeaktion ausgelöst wird. z.B. beim Erstellen eines Produktdatensatzes wird die Folgeaktion ausgelöst
Beim Erstellen
Beim Aktualisieren
Beim Erstellen und Aktualisieren
Beim Löschen
Auf Basis von Formularanpassungen
ist nur auswählbar, wenn als Folgeaktion "Python-Code ausführen" eingestellt ist
Auf Basis zeitlicher Bedingung
das Feld "Auslösedatum" wird angezeigt, bei dem alle Datumsfelder des Modells zur Auswahl stehen
Der Auslöser kann zusätzlich auf bestimmte Felder des Modells eingeschränkt werden, z.B. "Auslöser: Aktualisieren" und "Auslöser-Feld: Name" -> Wenn der Name des Datensatzes geändert wird, wird die Folgeaktion ausgelöst
Für welche Modell-Datensätze die Folgeaktion durchgeführt wird, kann durch eine Regel eingeschränkt werden. Dafür wird der Button "DOMAIN BEARBEITEN" und anschließend der Button "FILTER HINZUFÜGEN" ausgewählt.
Wenn die automatische Aktion ausgelöst wird, wird die ausgewählte Folgeaktion durchgeführt
Python-Code ausführen
Der Bereich "Python-Code" wird angezeigt, in diesem wird der Code in der Programmiersprache "Python" hinterlegt, der ausgeführt werden soll.
Einen neuen Datensatz erstellen
Der Bereich "Zu schreibende Daten" wird angezeigt, in dem die Felder und Werte für das Erstellen des neuen Datensatzes hinterlegt werden.
Den Datensatz aktualisieren
Der Bereich "Zu schreibende Daten" wird angezeigt, in dem die zu aktualisierenden Felder und Feldwerte eingetragen werden.
Mehrere Aktionen ausführen
Der Bereich "Aktionen" wird angezeigt. Es können verschiedene Aktionen hinzugefügt und kombiniert werden, die als Folgeaktion ausgeführt werden.
E-Mail versenden
Eine E-Mail, Nachricht oder Notiz wird versendet. Welche E-Mail versendet wird, wird über das Auswählen einer E-Mail-Vorlage eingestellt.
Nächste Aktivität erstellen
Der Bereich "Aktivität" wird angezeigt, in diesem wird eingestellt, welche neue Aktivität im Datensatz erstellt wird
Report
Es wird ein Bericht erstellt. Für die Berichterstellung muss im Bereich "Report Code" Python Code hinterlegt werden. Beispiel: Eigene Reporte
Request
Es wird ein Request durchgeführt.
Anforderung: Bei Produkten mit Los-Seriennummer, die ein Ablaufdatum haben, soll eine E-Mail versendet werden, wenn das Mindesthaltbarkeitsdatum erreicht ist.
Als Modell wird "Los/Serie" ausgewählt, da die Felder Ablaufdatum und Mindesthaltbarkeitsdatum zu diesem Modell gehören.
Als Auslöser wird "Auf Basis zeitlicher Bedingung" ausgewählt, da die E-Mail auf Grundlage von einem Datum versenden werden soll.
Als Auslösedatum wird das Mindesthaltbarkeitsdatum ausgewählt. Ist das Mindesthaltbarkeitsdatum erreicht, wird die E-Mail versendet.
Unter Anzuwenden auf wird ein Filter auf alle Datensätze ( Los/Seriennummern) gesetzt, bei denen die Einstellung "Ablaufdatum verwenden" aktiviert ist.
Als Folgeaktion wird "E-Mail versenden" und unter Senden als "E-Mail" ausgewählt.
Für das Hinterlegen der E-Mail-Vorlage für die zu sendende E-Mail muss diese zuvor angelegt und konfiguriert worden sein (Betreff, Text, Empfänger usw).
Anforderung: Bei Kontakten mit dem Land "Österreich" soll automatisch das Stichwort "AT" gesetzt werden.
Als Modell wird der Kontakt (res.partner) ausgewählt. Dadurch stehen die Felder dieses Modells (z.B. Land, Name, Email usw.) bei den "Auslöser-Feldern" und den "zu schreibenden Daten" zur Auswahl.
Als Auslöser-Feld wird "Land" und "Bundesland" ausgewählt und als Auslöser "Beim Erstellen und Aktualisieren". Das heißt, dass die Aktion ausgeführt wird, sobald bei einem Kontakt ein Land oder Bundesland eingetragen oder geändert wird.
Unter Anwenden auf werden für das Ausführen der Aktion alle Datensatze ausgewählt, die das Land "Österreich" haben. Dafür wird der Button "Domain bearbeiten" ausgewählt und die Regel "Land = Österreich" gesetzt.
Als Folgeaktion wird "Den Datensatz aktualisieren" ausgewählt, da im Kontakt-Datensatz das Feld Stichwörter aktualisiert werden soll. Dadurch wird der Reiter "Zu schreibende Daten" angezeigt.
Im Reiter "Zu schreibende Daten" wird das Feld "Stichwörter" ausgewählt und als Bewertungstyp "Referenz". Dann kann unter Datensatz das vorhandene Stichwort "AT" ausgewählt werden.
Die Aktion kann nun gespeichert werden. Wird bei einem Kontakt das Land Österreich eingetragen oder auf Österreich geändert, wird nach dem Speichern das Stichwort "AT" gesetzt.
