Abgleich & Bearbeitung von Aufträgen aus der Verwaltungsoberfläche in der Kasse, Aufträge in der Kasse erstellen, laden, liefern, bearbeiten, Click & Collect, Ware auf Lieferschein, Kauf auf Rechnung,
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(c)2024 ETRON Softwareentwicklungs- und Vertriebs GmbH
Modul: Auftragswesen + Kasse
Um das Auftragswesen in der Kasse zu verwenden, und Aufträge zwischen der Verwaltungsoberfläche und der Kasse abgleichen und übertragen zu können, muss in der Verwaltungsoberfläche unter Einstellungen -> Kasse -> Verkauf -> Verkaufsaufträge die Einstellung "Verkaufsaufträge" aktiviert, und alle zugehörigen Felder gesetzt werden. Anschließend muss in der Kasse eine Datenaktualisierung durchgeführt werden.
Durch das Auftragswesen in der Kasse können Aufträge aus der Verwaltungsoberfläche in der Kasse geladen (bearbeitet), geliefert und abgerechnet werden, oder aus der Kasse heraus Aufträge erstellt und an das Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche übertragen werden.
Um Verkaufsaufträge (aus der Verwaltungsoberfläche) in der Kasse anzuzeigen, wird in der Verkaufsoberfläche der Kasse das Auftragssymbol in der Statusleiste der Kasse ausgewählt.
Dadurch öffnet sich das Auftragswesen in der Kassenoberfläche.
Dieses ist in 3 Reiter unterteilt, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine.
Im Reiter Aufträge werden die Verkaufsaufträge aus dem Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche angezeigt, zu diesen kann eine Lieferung, Rechnung oder Anzahlung erstellt werden, ebenso können sie geladen und bearbeitet oder eine Retoure erstellt werden.
Im Reiter Rechnungen werden die zum Verkaufsauftrag erstellten Rechnungen angezeigt und können bezahlt und gedruckt werden.
Im Reiter Lieferscheine werden die zum Verkaufsauftrag erstellten Lieferscheine angezeigt, eine (Teil-)Lieferung kann durchgeführt und der Lieferschein gedruckt werden.
Im Reiter Auftrag können folgende Vorgänge durchgeführt werden:
eine Rechnung erstellen
und/oder eine Lieferung durchführen
eine Retoure erstellen
den Auftrag drucken
eine Anzahlung erstellen
Die Anzeige der Verkaufsaufträge aus dem Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche kann durch eine Suche gefiltert werden:
Auftragsnummer, z.B. S00030
der minimale Betrag des Auftrags
der maximale Betrag des Auftrags
Auswahl eines Kunden, um nur die Aufträge des ausgewählten Kunden anzeigen
Dadurch wird der Auftrag in den Warenkorb gelegt und der Kunde automatisch dem Verkauf zugeordnet.
Das Laden von Aufträgen kann auf einen Aktions-Button im Kassenpanel gelegt werden.
Nach dem Laden können folgende Aktionen durchgeführt werden:
Durchführen des Checkouts
Positionen im Auftrag bearbeiten: Artikel hinzufügen, entfernen (Menge auf 0 setzen), anpassen, z.B. Rabatt vergeben
Leisten einer Anzahlung
Wird ein Auftrag in den Warenkorb geladen, und der Checkout durchgeführt
ist ein Retourenvorgang über die Kassenoberfläche in der Beleghistorie über den entsprechenden Beleg durchzuführen (besonders wichtig, wenn ein Artikel mit zugeordneter Seriennummer retourniert wird, damit diese bei der Retoure zugeordnet wird)
Um einen Auftrag direkt nach der Erstellung automatisch im A4-Format zu drucken, kann in den Kasseneinstellungen unter Benutzeroberfläche -> Vorgänge die Einstellung Auftrag direkt drucken aktiviert werden.
Um Zahlungen zu Aufträgen aus der Verwaltungsoberfläche vorzunehmen, ist es wichtig, dass unter Einstellungen -> Kasse -> Verkauf -> Verkaufsaufträge alle Felder gesetzt sind.
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Anzahlung für einen Auftrag durchzuführen:
Bei beiden Optionen öffnet sich ein Fenster, in dem die Anzahlung als Betrag oder auf Grundlage eines Prozentsatzes eingegeben werden kann.
Es wird der zu zahlende Betrag, der Betrag der Anzahlung und der daraus resultierende Restbetrag angezeigt.
Der Betrag kann entweder als Festbetrag oder als Prozentsatz eingegeben werden.
Die Anzahlung (= das in der Verwaltungsoberfläche eingestellte Anzahlungsprodukt) wird in den Warenkorb der Kasse gelegt. Anschließend kann der übliche Checkout durchgeführt werden.
Auf dem Kassenbeleg wird durch die Auftragsnummer vermerkt, für welchen Auftrag die Anzahlung geleistet wurde.
Im Auftrag ist die Anzahlung als Position angeführt und nur mehr der Restbetrag wird als offene Summe angezeigt.
Um einen Verkaufsauftrag aus der Verwaltungsoberfläche zu bearbeiten, z.B. in dem weitere Positionen/ein Rabatt hinzugefügt, oder Menge/Preis geändert werden, den Auftrag in den Warenkorb laden.
Dann können, wie im üblichen Verkaufsvorgang, weitere Positionen hinzugefügt oder Positionen verändert werden.
Soll eine Position aus dem Auftrag entfernt werden, ist die Menge der Position auf 0 zu setzen. Das Entfernen der kompletten Position aus dem Auftrag führt zu einer Fehlermeldung.
Nun kann der Checkout-Prozess durchgeführt werden, oder der aktuelle Warenkorb wieder an die Verwaltungsoberfläche übertragen werden, um den Auftrag zu aktualisieren.
ein in der Kasse angelegter Warenkorb an das Auftragswesen in der Verwaltungsoberfläche übertragen werden, dadurch wird ein neuer Auftrag erstellt
optional direkt nach der Erstellung der Auftrag automatisch im Format A4 ausgedruckt werden
die Ware direkt ausgeliefert werden (Lieferung & Teil-Lieferung)
eine offene Rechnung sowie eine Anzahlung für den Auftrag erstellt werden
ein Auftrag, der in den Warenkorb der Kasse geladen und bearbeitet wurde, aktualisiert werden. Dadurch werden die bearbeiteten Auftragsdaten auch im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche aktualisiert.
Um einen in der Kasse angelegten Warenkorb als neuen Auftrag an die Verwaltungsoberfläche zu übertragen, muss ein Kunde zum Verkauf hinzugefügt werden.
Der Auftrags-Button kann auch auf einen Aktions-Button im Kassenpanel gelegt werden.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine offene Rechnung zu erstellen, oder die Ware direkt auszuliefern.
Um Ware direkt auszuliefern, ohne eine Rechnung zu erstellen, muss für den jeweiligen Kunden die Einstellung Lieferschein ohne Rechnung aktiviert sein.
Die Einstellungen kann auch in der Kassenoberfläche bei den Kundendaten gesetzt werden, sofern der Kassenmitarbeiter die Zugriffsebene "Manager" hat.
Die Produkte werden in der Verkaufsoberfläche der Kasse in den Warenkorb gelegt und ein Kunde dem Verkauf hinzugefügt.
Nach der Bestätigung wird der Auftrag (bei aktivierter Einstellung Auftrag direkt drucken) im A4-Format gedruckt und das Erstellen der offenen Rechnung über ein Info-Fenster bestätigt.
Zugleich öffnet sich das Fenster für die Lieferung und die Mengen der zu liefernden Positionen werden eingetragen. Da der Kunde die Blumenerde noch nicht mitnehmen möchte, werden diese Positionen abgewählt und die Teillieferung durchgeführt
Der Lieferschein wird im Anschluss gedruckt.
Im Auftragswesen der Kasse kann der Auftrag im Reiter Auftrag angezeigt werden, und es ist ersichtlich, welche Positionen abgerechnet bzw. geliefert wurden. Die noch nicht gelieferte Blumenerde kann über den Button "Liefern" geliefert werden.
Im Reiter Rechnungen befindet sich die offene Rechnung, die erstellt wurde. Diese kann bezahlt oder gedruckt werden.
Auch in der Verwaltungsoberfläche im Auftragswesen wird der erstellte Auftrag mit dem erstellten Lieferschein zur durchgeführten + der noch ausstehenden Lieferung sowie die Rechnung angezeigt.
In der Verwaltungsoberfläche wurde der Verkaufsauftrag S01014 erstellt.
Der Verkaufsauftrag S01014 soll in der Verkaufsoberfläche der Kasse geladen und bearbeitet und anschließend wieder übertragen werden, um die Auftragsdaten zu aktualisieren.
Wenn ein Warenkorb an die Verwaltungsoberfläche übertragen werden soll, kann hierbei auch gleich eine offene Rechnung erstellt werden:
die Checkbox bei "offene Rechnung erstellen" setzen und bestätigen
Der Warenkorb wird nun als Auftrag in der Verwaltungsoberfläche erstellt, sowie eine offene Rechnung angelegt. Zur Bestätigung der Rechnungserstellung erscheint ein Fenster in der Kasse.
Die offene Rechnung kann auch in der Kasse geladen und bezahlt werden.
Um Zahlungen zu Aufträgen aus der Verwaltungsoberfläche vorzunehmen, ist es wichtig, dass unter Einstellungen -> Kasse -> Verkauf -> Verkaufsaufträge alle Felder gesetzt sind.
Die offenen Rechnungen werden nun angezeigt.
Die Anzeige kann durch die Suche, sowie einen Kundenfilter eingeschränkt werden.
Wie bei der Anzahlung kann nun ein fixer Zahlungsbetrag oder die Zahlungshöhe in Prozent angegeben und mit dem entsprechenden Button bestätigt werden.
Als erledigt markieren
Die Rechnungszahlung wird nun in den Warenkorb hinzugefügt und der Checkout-Prozess mit der Bezahlung kann durchgeführt werden. Es können auch mehrere Rechnung von einem Kunden auf einmal bezahlt werden.
Es ist nicht möglich, Rechnungen von verschiedenen Kunden in einem Checkout-Vorgang zu bezahlen.
Wenn im Reiter Rechnungen der Filter auf einen Kunden gesetzt wird, wird auch die Gesamtstumme der offenen Posten des Kunden angezeigt. Dies umfasst alle unbezahlten Rechnungen = Rechnungen mit dem Zahlungsstatus unbezahlt, Teilzahlung oder in Zahlung
Wenn ein Warenkorb an die Verwaltungsoberfläche übertragen werden soll, kann hierbei auch gleich eine Lieferung oder Teil-Lieferung durchgeführt werden:
die Checkbox bei "Ware wird direkt ausgeliefert" setzen und bestätigen
Um Ware direkt auszuliefern, ohne eine Rechnung zu erstellen, muss für den jeweiligen Kunden die Einstellung Lieferschein ohne Rechnung aktiviert sein.
Die Einstellungen kann auch in der Kassenoberfläche bei den Kundendaten gesetzt werden, sofern der Kassenmitarbeiter die Zugriffsebene "Manager" hat.
In diesem Fenster kann nun ausgewählt werden, welche Menge direkt geliefert wird. Werden alle Positionen geliefert, handelt es sich um eine Komplettlieferung, ansonsten um eine Teillieferung. Die Menge kann durch Eingabe eines Werts oder über die + / - Buttons verändert werden.
Nach Bestätigen der Lieferung werden 2 Lieferscheine gedruckt, einer für den Kunden, sowie ein Händlerbeleg, der von dem Kunden auszufüllen und zu unterschreiben ist.
Am Beleg befindet sich die Angabe zu der jetzt gelieferten Menge (Liefermenge), der bereits (insgesamt) gelieferten Menge, sowie der Restmenge.
In den Druck-Einstellungen der Kassenoberfläche kann auch die Einstellung Preise auf Lieferscheinen aktiviert werden, um Preis + MwSt-Betrag auf dem Lieferschein anzuzeigen.
Wurde zu einem Auftrag keine Lieferung oder nur eine Teil-Lieferung vorgenommen, kann die Lieferung nachträglich durchgeführt werden.
Nun kann wie unter Lieferung bei Erstellen eines Auftrags beschrieben die Lieferung durchgeführt werden.
Bei Auftragspositionen, die bereits geliefert wurden, kann die Menge nicht mehr verändert werden, und sie werden grau hinterlegt angezeigt.
Nach Auswahl eines Auftrags sind die Artikel, Mengen, Auftragssumme sowie der Lieferstatus (Geliefert: x/x) und Abrechnungsstatus (Rechnung gelegt x/x) ersichtlich. Wurde ein Auftrag komplett bezahlt, wird neben der Anzeige der Positionszeilen die Summe € 0,00 angezeigt:
Um einen Verkaufsauftrag aus der Verwaltungsoberfläche zu laden und dadurch in den Warenkorb zu legen, einen Auftrag auswählen und den Button auswählen.
wird der Liefervorgang, der im Auftragswesen beim Auftrag in der Verwaltungsoberfläche angelegt wurde abgebrochen
und der Liefervorgang stattdessen über die Kasse durchgeführt (sichtbar in der Verwaltungsoberfläche beim entsprechenden Kassenbeleg)
Zusätzlich bzw. nachträglich können die Verkaufsaufträge in der Kassenoberfläche im Auftragswesen über den Button im A4-Format gedruckt werden.
im Funktionsblock wählen, wenn der Auftrag bereits in den Warenkorb geladen wurde oder ein Warenkorb mit einer Anzahlung als Auftrag im Auftragswesen angelegt werden soll.
wurde der Auftrag noch nicht in den Warenkorb geladen, kann das Auftragswesen in der Statusleiste der Kasse geöffnet und anschließend über die Funktion die Anzahlung durchgeführt werden.
Über den Button kann
Nach Auswahl des Buttons im Funktionsblock öffnet sich ein Fenster, in dem die Auftragserstellung bzw. Auftragsübertragung bestätigt oder abgebrochen werden kann.
Anschließend wird der Button ausgewählt. Da der Kunde nicht sofort zahlt, einen Teil der Artikel aber gleich mitnimmt, wird bei den Checkboxen für "offene Rechnung erstellen" und "Ware wird direkt ausgeliefert" ein Haken gesetzt.
Dafür wird das Auftragswesen der Kasse über das Icon geöffnet.
Der entsprechende Auftrag wird ausgewählt und der Auftrag über den Button in den Warenkorb geladen.
Nun können die Positionen bearbeitet oder hinzugefügt werden. In diesem Fall wurde der Artikel "Service" hinzugefügt. Nach der Bearbeitung wird der aktuelle Warenkorb durch Auswahl des Buttons wieder an das Auftragswesen in der Verwaltungsoberfläche zurück übertragen und der Auftrag dadurch aktualisiert.
Artikel in den Warenkorb legen und anschließend den Button auswählen
Um offene Rechnungen aus der Verwaltungsoberfläche in der Kasse einzusehen, zu bezahlen oder zu drucken, wird das Auftragswesen der Kasse über das Icon geöffnet und der Reiter "Rechnungen" ausgewählt.
Um eine offene Rechnung zu bezahlen, eine Rechnung anwählen und mit dem Button bestätigen.
Um eine Rechnung als abgerechnet zu markieren, auch wenn der komplette Betrag nicht beglichen wurde ( = der restliche Betrag nicht mehr zu zahlen ist) , wird die Checkbox aktiviert. Dadurch wird die Rechnung als bezahlt markiert.
Artikel in den Warenkorb legen und anschließend den Button auswählen
Dafür wird das Auftragswesen der Kasse über das Icon geöffnet und der Reiter "Aufträge" ausgewählt.
In der Auftragsübersicht wird der Auftrag und dann der Button ausgewählt.
