Kassen-Datensicherung nach Kündigung
Nach der Kündigung eines ETRON onRetail Systems steht die Instanz noch einen Monat zur Verfügung und es wird daher empfohlen, in dieser Zeit alle wichtigen Datensicherungen durchzuführen, da dies später nicht mehr möglich ist.
Deutschland (Kasse mit TSE)
DSFinV-K
Die Abkürzung steht für “Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme”.
Sie besagt, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem nutzen, dieselbe Struktur bei der Datenerfassung und beim Datenexport verwenden müssen. Sehr vereinfacht ausgedrückt definiert die DSFinV-K, wo und in welcher Form ein Datensatz bei der Buchführung eingetragen werden muss. Sie ist auch als “einheitlicher Datenstandard” bekannt.
Die TSE Datensicherung ist ein *.tar File und die Schnittstelle entspricht der Version 2.3.
Schritte für den Export: 📊 KassenSichV: DSFinV-K (DE / TSE)
Österreich (Kasse mit RKSV)
Schlussbeleg
Kassen werden in FinanzOnline mit einem Schlussbeleg automatisch abgemeldet, wenn ein FON Webservice Benutzer im System richtig hinterlegt ist.
Es darf keine Sitzung geöffnet sein
Der richtige Drucker soll für den Belegdruck hinterlegt sein
"Browser Druck" generiert einen PDF-Druck, der in einem weiteren Fenster geöffnet wird, falls der Schlussbeleg digital gewünscht ist.
Aktiver Kassenbenutzer muss diese Rolle haben: Einstellungen Stammdaten ➜ Mitarbeiter ➜ Mitarbeiter ➜ Reiter "HR-Einstellungen"
Innerhalb der Einstellungen der Kassenoberfläche Rksv Endbeleg auswählen
Das Kassen-Passwort innerhalb der Meldung angeben
Der Schlussbeleg wird gedruckt und eine Sitzung kann nicht mehr geöffnet werden
Innerhalb der FON Meldungen kann der Status des Schlussbeleges nachverfolgt werden
In der Kassenübersicht wird die geschlossene Kasse mit "RKSV Geschlossen" markiert
Ein Nachdruck des Schlussbeleges kann nur über einer anderen Kasse mit der globalen Beleganzeige gemacht werden.
DEP
Innerhalb eines Datenerfassungsprotokolls (DEP) wird jeder einzelne Barumsatz inkl. der elektronischen Signatur geführt. Dabei werden die Belegdaten gemäß § 132a Abs. 3 BAO festgehalten.
DEP-7
Das DEP-7 kann über der Kassenansicht im erweiterten Menüfenster heruntergeladen werden.
Die Datei wird im JSON-Format exportiert.
DEP-131
Das DEP-131 wird im CSV- oder TXT-Format gebraucht. In ETRON onRetail kann das DEP-131 über das Kassenjournal exportiert werden.
Berichte ➜ Kassen ➜ Kassenjournal ➜ Anzeigen
In der Ansicht Kassenjournal werden entweder alle Kassen oder eine einzelne Kasse ausgewählt.
Alle Journal-Einträge markieren
Auf "Alle auswählen" klicken
Aktion ➜ Exportieren
Exportformat: CSV
Exportieren
Schweiz
Beim Wechsel einer Kassensoftware in der Schweiz ist sicherzustellen, dass die Buchführung lückenlos, unveränderbar und jederzeit prüfbar bleibt.
Die rechtliche Grundlage bilden:
Obligationenrecht (OR)
Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
Datenexport
Alle relevanten Daten sind so zu sichern, dass diese auch ohne das ursprüngliche System lesbar bleiben.
Folgende Exporte werden empfohlen:
Journal / Kassenbuch Vollständiger Export aller Buchungen im Nutzungszeitraum
Eine Kasse auswählen und die Journal-Typen "Zahlung" und "Ein-/Auszahlung" markieren
Auf das Symbol für "Alle exportieren" klicken und die Excel-Datei abspeichern
Den gleichen Prozess für jede Kasse durchführen
Z-Abschlüsse (Tagesabschlüsse) Exporte aller Tages- und Monatsendsummenbelege mithilfe des summierten Kassenberichts machen.
Einzelbelege Sofern vorhanden, sind digitale Belege ebenfalls zu sichern
Unter Berichte -> Kassen -> Belege eine Kasse auswählen und auf das Symbol für "Alle exportieren" klicken
Für alle Ein- und Auszahlungsbelege unter Berichte -> Kassen -> Ein-/Auszahlung nach "Kassensystem-Konfiguration" gruppieren und das Symbol für "Alle exportieren" auswählen
Berichte als PDF/A Berichte nach Möglichkeit zusätzlich im PDF/A-Format archivieren. Der Zeitraum sowie die Auswahl der Kassen können unter Berichte -> Kassen -> Verkaufsdetails angegeben werden. Es werden automatisch alle aktiven Kassen aufgelistet. Falls Kassenplätze archiviert wurden, können diese mithilfe von "Zeile hinzufügen" ausgewählt und in die Auflistung inkludiert werden.
Stammdatenexport Wie werden Stammdaten exportiert?
Kunden, sofern für Buchungsnachweis relevant
Benutzer- und Berechtigungskonzept
welche Benutzer Rollen hatten(z.B. wer stornieren, ändern oder ausbuchen durfte)
wer Tagesabschlüsse erstellt hat
Verfahrensdokumentation zum Systemwechsel
Datum des Systemwechsels
Altsystem / Neusystem
Verantwortliche Person
welche Daten exportiert wurden
wo diese archiviert wurden
wie die Lesbarkeit getestet wurde
Abstimmung / Vollständigkeitskontrolle
Stimmen Journal, Tagesabschlüsse und Einzelbelege periodisch zusammen?
Wurden alle Kassen exportiert?
Sind die exportierten Daten vollständig und lesbar?
Systemdokumentation
Zusätzlich zu den Daten ist eine Dokumentation des Systems erforderlich, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten:
Beschreibung der eingesetzten Kassensoftware: ETRON onRetail
Dokumentation der verwendeten Steuersätze und Warengruppen/Produktkategorien
Informationen zu angebundenen Schnittstellen (REST-API)
Nachvollziehbarkeit und Integrität
Die Unveränderbarkeit der Daten muss gewährleistet sein:
Protokolle (Logfiles) über Änderungen, Stornierungen oder Löschvorgänge sichern
Hier kann ebenfalls Berichte -> Kassen -> Kassen Journal verwendet werden, indem die entsprechenden Journaltypen ausgewählt werden.
Bei Änderungen von Daten in der Warenwirtschaft kann das Datenänderungsprotokoll unter Berichte -> Stammdaten -> Datenänderungsprotokolle exportiert werden. Ebenso sollten die archivierten Datenänderungsprotokolle exportiert werden.
Zeitpunkt der Datensicherung dokumentieren
Aufbewahrungspflicht
Gemäss Art. 958f OR gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Dabei ist sicherzustellen:
Die Daten bleiben innerhalb dieses Zeitraums verfügbar
Ein Zugriff für Prüfzwecke ist innerhalb angemessener Zeit möglich
Daten liegen idealerweise in softwareunabhängigen Formaten vor (z. B. CSV, PDF/A)
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