⚙️ DATEV

Finanzbuchhaltung, Einstellungen für den DATEV Export

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

Allgemeine Informationen

Mithilfe der Schnittstelle können Stamm- und Bewegungsdaten als DATEV-Format exportiert werden.

Die Einstellungen sind wichtig um einen korrekten DATEV-Export zu erstellen.

Das Einrichten der DATEV-Schnittstelle sollte immer in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater durchgeführt werden.

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Wissensartikel allgemein zu Buchhaltung und Buchführung

Konten: Partner / Lieferant

Diese Zahl wird mit dem Feld Referenz bzw. der Kundennummer im Kontaktstammblatt addiert (Kunde hat Kundennummer 1 => 20.001)

Bei Änderung der Sachkontenlänge müssen auch diese Werte auf die entsprechende Anzahl der Stellen angepasst werden (z.B. Sachkontenlänge 4 => Partner: 20.0000 / Lieferant 30.0000)

Kundenkonto

Von wo die Kundenkontonummer bezogen wird

• Datenbank ID

• Referenz - selbst definierte Referenz

• Debitorenkonto - das beim Kunden hinterlegte Konto

Lieferantenkonto

Von wo die Lieferentenkontonummer bezogen wird

• Datenbank ID

• Referenz - selbst definierte Referenz

• Debitorenkonto - das beim Lieferanten hinterlegte Konto

Wirtschaftsjahr - letzter Tag / letzter Monat

Ein DATEV-Export darf nur innerhalb eines Wirtschaftsjahres stattfinden. Der Zeitraum für den Export wird hier angegeben (für gewöhnlich 31. Dezember)

Beim Ändern des Wirtschaftsjahr-Endes kann es notwendig sein, Monat und Tag separat zu ändern und zu speichern.

Steht im Export in Spalte 13/M inklusive dem Jahr, z.B. 20210101

Beispielfälle für einen DATEV-Export:

WJ-Ende = 31.12 > Exportzeitraum : 01.01.2023 bis 01.01.2024 => Fehlermeldung

WJ-Ende = 30.06 > Exportzeitraum : 10.05.2023 bis 13.08.2023 => Fehlermeldung

WJ-Ende = 30.06 > Exportzeitraum : 10.07.2023 bis 13.08.2023 => OK

WJ-Ende = 30.06 > Exportzeitraum : 10.05.2023 bis 30.06.2023 => OK

Diverses

Zahlungen von Ausgangsrechnungen exportieren

Zahlungszeilen von Ausgangsrechnungen werden exportiert

Um den doppelten Export der Zahlungsbuchungen zu vermeiden, kann diese Funktion deaktiviert werden.

Datum im Dateinamen inkludieren

Wenn aktiviert, beinhaltet der Name der Exportdatei das Datum des Exports

Kommerziellen Partner verwenden

Ist ein Kontakt ein Unterkontakt eines Unternehmens, wird stattdessen der höchste übergeordnete Kontakt (= Unternehmenskontakt) verwendet.

Soll/Haben-Buchungen gegenrechnen

Kommen in einer Rechnung auch Retouren vor, wird statt einer Soll- und einer Haben-Buchung nur die Differenz berechnet und exportiert.

Auch Buchungssätze mit dem Betrag 0, die keine Gegenbuchungen/Retouren haben, kommen im Export vor

Steuersatz exportieren

Im Export (Buchungsstapel) wird in einer eigenen Spalte der Steuersatz angegeben.

Gutscheincodes exportieren

Ist die Einstellung aktiviert, wird im Export der Gutscheincode angegeben, wenn ein Gutschein verwendet wurde (Verkauf, Einlösung, Retoure)

Exportfeld für Gutscheincodes

DATEV-Export mit aktivierter Einstellung Gutscheincodes exportieren (z.B. im Belegfeld 2)

Hier kann ausgewählt werden, in welcher Spalte des Exports der Gutscheincode angeführt wird:

• Buchungstext: der Gutscheincode steht in der Spalte Buchungstext

• Notiz: der Gutscheincode steht in der Spalte Notiz, die Nummer des Notizfelds kann zusätzlich festgelegt werden

• Info: der Gutscheincode steht in der Spalte Info, die Nummer des Notizfelds kann zusätzlich festgelegt werden

• Belegfeld 1 / Belegfeld 2: der Gutscheincode steht, je nach Auswahl, in der Spalte Belegfeld 1 oder Belegfeld 2

Info/Notiz Feldnummer

Wurde als Exportfeld für Gutscheincodes Notiz oder Info gewählt, kann hier die Nummer des Notiz- bzw. Info-Felds gewählt werden.

Bsp. Export Gutscheincode im Feld Notiz, Feldnr. 4

Kassenbelege Tagessummen exportieren

Bei aktivierter Einstellung werden im DATEV Export die Belegsummen zu Tagessummen zusammengefasst (gruppiert).

Im Belegfeld 1 wird statt der Kassenplätze das zum Kassenplatz zugeordnete Kassenkonto angeführt (Konto bei der Kassenzuordnung)

Die verwendeten Konten, Kostenstellen, Notizfelder etc. werden weiterhin berücksichtigt.

13KB

Beispiel Buchungsstapel DATEV Export Tagessummen.csv

Open

Kassenbelege über Debitor exportieren

Wenn aktiviert, werden Verkäufe nicht über das Kassenkonto sondern über das Debitorenkonto gebucht

Immer den Standard Debitor verwenden

Auch für zum Kauf zugeordnete Kunden wird dieses Debitor-Konto verwendet

Standard Debitor Konto

Wenn in der Kassenzuordnung für den Kassenplatz kein Standard Debitor Konto gesetzt ist, wird dieses Standard Debitor Konto für Laufkunden verwendet, sowie für zugeordnete Kunden, wenn die Einstellung "Immer den Standard Debitor verwenden" gesetzt ist.

Felddefinition Rechnungen, Kassenbelege, Kassenzahlung

Belegfeld 1 und Belegfeld 2 sind Felder im Export. Für diese Felder kann ein bestimmtes Feld der Rechnung, des Kassenbelegs oder der Kassenzahlung ausgewählt werden um den Wert von diesem zu setzen.

z.B. kann für das Belegfeld 1 im Export die Auftragsreferenz oder Beleg-/Rechnungsnummer gesetzt werden.

Auftragsreferenz

Belegnummer

Sachkontenlänge

Die Länge der Sachkontennummer kann eingestellt werden, z.B. 4 oder 5-stellige Konten.

Wird die Sachkontenlänge verändert, muss auch die Einstellung für die Partner- und Lieferantenkonten verändert werden.

Beraternummer / Mandantennummer

Diese Informationen kommen vom Steuerberater.

Beraternummer der Buchhaltung / Kundennummer bei der Buchhaltung

Steht im Export in Spalte 11/K bzw. 12/L.

Version

Hier wird festgelegt welche Buchungsstapel-Version DATEV verwendet um die benötigten Felder zu exportieren.

Wenn die DATEV-Datei nicht erfolgreich ins BMD importiert werden kann, kann hier die Version von 12 auf 9 geändert werden.

Zuordnung

Zuordnung Notizfelder

Notizfelder können angelegt und dem DATEV-Export als weitere Spalte hinzugefügt werden.

Über den Link öffnet sich hierfür ein neues Fenster.

• Typ: Notiz oder Info

• Notizfeld: Nummer des Felds (1-20)

• Notizbeschreibung: eine Beschreibung des Notizinhalts

• Feld: das Feld, das zusätzlich als Notizfeld exportiert werden soll (z.B. RKSV-Belegart für POS-Verkäufe oder Rechnungsstatus für Buchungssätze)

Um bei Ein- und Auszahlungen zusätzlich die Belegnummer (Rechnungsnummer) in einer eigenen Spalte anzuzeigen, wird das Notizfeld Kontoauszugszeile: Rechnungsnummer hinzugefügt.

Hinzufügen des Notizfeldes Kontoauszugszeile: Rechnungsnummer

Anzeige der Rechnungs- bzw. Belegnummer bei Ein-/ Auszahlungen über das Notizfeld Kontoauszugszeile: Rechnungsnummer

Kassenzuordnung (Konto, Erlöskonto, Verlustkonto, Kostenstelle)

Für jede vorhandene Kasse muss die Kassenzuordnung gesetzt werden.

Durch Auswahl vonöffnet sich hierfür ein neues Fenster.

Kasse

der Kassenplatz, für den die DATEV-Kontenzuordnung vorgenommen wird

Konto

das Kassenkonto auf das gebucht wird

Erlöskonto

wenn es bei einer Kassenzählung zu einer Differenz kommt, wird ein Gewinn auf dieses Konto gebucht

Verlustkonto

wenn es bei einer Kassenzählung zu einer Differenz kommt, wird ein Verlust auf dieses Konto gebucht

Kostenstelle

pro Kassenplatz kann eine Kostenstelle (z.B. für Fertigung oder Vertrieb) festgelegt werden. In der DATEV Export-Datei wird die Kostenstelle in der Spalte "Kost1" angegeben.

Standard Debitor Konto

Für den Kassenplatz wird dieses Standard Debitor Konto verwendet

Siehe Immer den Standard Debitor verwenden und Standard Debitor Konto

Zuordnung Ein-/Auszahlungen

Hier kann global oder pro Kassenplatz eine Zuordnung zu einem Konto gesetzt werden.

Über den Link öffnet sich hierfür ein neues Fenster.

Es kann nun ein Kassenplatz, eine Ein-/Auszahlungstyp und ein entsprechendes Konto gesetzt werden. Um die Ein-/Auszahlungstypen global zu setzen, wird das Feld Kasse nicht befüllt.

Zuordnung Ein-/Auszahlungen zu einem Konto

Für Ein-/Auszahlungen können durch die Zuordnung von Notizfeldern weitere Spalten im DATEV-Export angezeigt werden (z.B. die Rechnungsnummer)

Import - Standard Bankkonto

Definiert das Konto für die unbaren Zahlungsmittel, falls dieses nicht direkt im Zahlungsmittel definiert ist.

Differenzbesteuerung

Erlöskonto für den steuerfreien Teil von differenzbesteuerten Verkäufen

Nähere Informationen unter Differenzbesteuerung