⚙️ DATEV

Finanzbuchhaltung, Einstellungen für den DATEV Export, Kostenstelle, Kontenzuordnung

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

Allgemeine Informationen

Mithilfe der Schnittstelle können Stamm- und Bewegungsdaten als DATEV-Format exportiert werden.

Die Einstellungen sind wichtig um einen korrekten DATEV-Export zu erstellen.

Das Einrichten der DATEV-Schnittstelle sollte immer in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater durchgeführt werden.

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Wissensartikel allgemein zu Buchhaltung und Buchführung

Konten

Wie komme ich zu dieser Einstellung?

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

Partner / Lieferant

Diese Zahl wird mit dem Feld Referenz bzw. der Kundennummer im Kontaktstammblatt addiert (Kunde hat die Referenz "1" => 20.001)

Bei Änderung der Sachkontenlänge müssen auch diese Werte auf die entsprechende Anzahl der Stellen angepasst werden (z.B. Sachkontenlänge 4 => Partner: 20.0000 / Lieferant 30.0000)

Kundenkonto / Lieferantenkonto

Von wo die Kunden-/Lieferantenkontonummer bezogen wird

• Datenbank ID: wird automatisch gesetzt und ist nur in der Kontaktliste sichtbar (Spalte = "ID")

• Referenz: Referenzfeld im Kontaktstammblatt, wenn Kontakt-Referenz Automatisierung aktiv -> Referenznummer wird aufsteigend vergeben

• Debitorenkonto - das beim Kunden hinterlegte Konto

Wirtschaftsjahr

Wie komme ich zu dieser Einstellung?

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

Letzter Tag / Letzter Monat

Ein DATEV-Export darf nur innerhalb eines Wirtschaftsjahres stattfinden. Der Zeitraum für den Export wird hier angegeben (für gewöhnlich 31. Dezember)

Beim Ändern des Wirtschaftsjahr-Endes kann es notwendig sein, Monat und Tag separat zu ändern und zu speichern.

Der erste Tag des aktuellen Wirtschaftsjahres steht im DATEV-Export in der Zelle M1 inklusive dem Jahr (Format: 20260101)

Beispielfälle für einen DATEV-Export

WJ-Ende = 31.12 > Exportzeitraum : 01.01.2023 bis 01.01.2024 => Fehlermeldung

WJ-Ende = 30.06 > Exportzeitraum : 10.05.2023 bis 13.08.2023 => Fehlermeldung

WJ-Ende = 30.06 > Exportzeitraum : 10.07.2023 bis 13.08.2023 => OK

WJ-Ende = 30.06 > Exportzeitraum : 10.05.2023 bis 30.06.2023 => OK

Diverses

Wie komme ich zu dieser Einstellung?

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

Zahlungen von Ausgangsrechnungen exportieren

Zahlungszeilen von Ausgangsrechnungen werden exportiert.

Um den doppelten Export der Zahlungsbuchungen zu vermeiden, kann diese Funktion deaktiviert werden.

Datum im Dateinamen inkludieren

Wenn aktiviert, beinhaltet der Name der Exportdatei das Datum des Exports

Kommerziellen Partner verwenden

Ist ein Kontakt ein Unterkontakt (z.B. Ansprechperson, Rechnungsadresse) eines Unternehmens, wird stattdessen der höchste übergeordnete Kontakt (= Unternehmen) verwendet.

Soll/Haben Buchungen gegenrechnen

Kommen in einer Rechnung auch Retouren vor, wird statt einer Soll- und einer Haben-Buchung nur die Differenz berechnet und exportiert.

Auch Buchungssätze mit dem Betrag 0, die keine Gegenbuchungen/Retouren haben, kommen im Export vor.

Steuersatz exportieren

Im Export (Buchungsstapel) wird in einer eigenen Spalte der Steuersatz angegeben.

Gutscheincodes exportieren

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden im DATEV-Export die Codes der aufgeladenen, eingelösten und retournierten Gutscheine angegeben.

Weiters kann festgelegt werden, in welchem Exportfeld die Gutscheincodes angegeben werden soll.

Exportfeld für Gutscheincodes

DATEV-Export mit aktivierter Einstellung Gutscheincodes exportieren (z.B. im Belegfeld 2)

Hier kann ausgewählt werden, in welcher Spalte des DATEV-Exports der Gutscheincode angeführt werden soll:

• Buchungstext: der Gutscheincode steht in der Spalte Buchungstext

• Notiz: der Gutscheincode steht in der Spalte Notiz, die Nummer des Notizfelds kann zusätzlich festgelegt werden

• Info: der Gutscheincode steht in der Spalte Info, die Nummer des Notizfelds kann zusätzlich festgelegt werden

• Belegfeld 1 / Belegfeld 2: der Gutscheincode steht, je nach Auswahl, in der Spalte Belegfeld 1 oder Belegfeld 2

Info/Notiz Feldnummer

Wurde als Exportfeld für Gutscheincodes Notiz oder Info gewählt, kann hier die Nummer des Notiz- bzw. Info-Felds gewählt werden.

Bsp. Export Gutscheincode im Feld Notiz, Feldnr. 4

Import - Standard Bankkonto

Wie komme ich zu dieser Einstellung?

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

Definiert das Konto für die unbaren Zahlungsmittel, falls dieses nicht direkt im Zahlungsmittel definiert ist.

Buchhaltung

Wie komme ich zu dieser Einstellung?

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

Sachkontenlänge

Die Länge der Sachkontennummer kann eingestellt werden, z.B. 4 oder 5-stellige Konten.

Wird die Sachkontenlänge verändert, muss auch die Einstellung für die Partner- und Lieferantenkonten verändert werden.

Beraternummer / Mandantennummer

Diese Informationen kommen vom Steuerberater.

Beraternummer der Buchhaltung / Kundennummer bei der Buchhaltung

Die Information steht im DATEV-Export in der Zelle K1 bzw. L1.

Version

Hier wird festgelegt welche Buchungsstapel-Version DATEV verwendet um die benötigten Felder zu exportieren.

Wenn die DATEV-Datei nicht erfolgreich ins BMD importiert werden kann, kann hier die Version von 12 auf 9 geändert werden.

Zuordnung

Wie komme ich zu dieser Einstellung?

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

-> Zuordnung Notizfelder

Notizfelder können angelegt und dem DATEV-Export als weitere Spalte hinzugefügt werden.

Über den Link -> Zuordnung Notizfelder öffnet sich hierfür ein neues Fenster.

• Typ: Notiz oder Info

• Notizfeld: Nummer des Felds (1 - 20), Bei Typ "Info" werden nur 1 bis 8 zugelassen

• Notizbeschreibung: eine Beschreibung des Notizinhalts

• Rechnungen: Es werden nur Zellen bei Ausgangsrechnungen mit dem gesetzten Feld befüllt

• Kassenauftrag: Es werden nur Zellen bei Kassenaufträgen mit dem gesetzten Feld befüllt

• Ein-/Auszahlung: Es werden nur Zellen bei Ein-/Auszahlungen mit dem gesetzten Feld befüllt

Beispielfelder

Befüllte Infobeispielfelder

-> Kassenzuordnung

Für jede vorhandene Kasse muss ein Konto gesetzt werden, damit der DATEV-Export durchgeführt werden kann.

Durch Auswahl von -> Kassenzuordnung öffnet sich hierfür ein neues Fenster.

Spaltendefinitionen

Kasse

Der Kassenplatz, für den die DATEV-Kontenzuordnung vorgenommen wird.

Konto

Das Kassenkonto, auf welches gebucht wird.

Erlöskonto

Wenn bei einer Kassenzählung der Barbestand höher ist als die im System erfasste Summe, wird ein Gewinn auf dieses Konto gebucht.

Verlustkonto

Wenn bei einer Kassenzählung der Barbestand niedriger ist als die im System erfasste Summe, wird ein Verlust auf dieses Konto gebucht.

Kostenstelle

Pro Kassenplatz kann eine Kostenstelle (z.B. für Fertigung oder Vertrieb) festgelegt werden. In der DATEV Export-Datei wird die Kostenstelle in der Spalte "Kost1" angegeben.

Standard Debitor Konto

Für den Kassenplatz wird dieses Standard Debitor Konto verwendet

Weitere Informationen: Immer den Standard Debitor verwenden Standard Debitor Konto

-> Zuordnung Ein-/Auszahlungen

Hier kann global oder pro Kassenplatz eine Zuordnung zu einem Konto gesetzt werden.

Über den Link -> Zuordnung Ein-/Auszahlungen öffnet sich hierfür ein neues Fenster.

Kontenzuordnung Ein-/Auszahlungen

Es können ein Kassenplatz, ein Ein-/Auszahlungstyp und ein entsprechendes Konto gesetzt werden. Um die Ein-/Auszahlungstypen für alle Kassenplätze global zu setzen, bleibt das Feld „Kasse” leer.

Durch die Zuordnung von Notizfeldern können im DATEV-Export weitere Spalten für Ein-/Auszahlungen angezeigt werden (z. B. die Rechnungsnummer).

Weitere Einstellungen

Wie komme ich zu dieser Einstellung?

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

Kassenbelege Tagessummen exportieren

Ist die Einstellung aktiviert werden im DATEV-Export die Belegsummen zu Tagessummen zusammengefasst (gruppiert).

Im Belegfeld 1 wird statt der Kassenplätze das zum Kassenplatz zugeordnete Kassenkonto angeführt (Konto bei der Kassenzuordnung)

Die verwendeten Konten, Kostenstellen, Notizfelder etc. werden weiterhin berücksichtigt.

13KB

Beispiel Buchungsstapel DATEV Export Tagessummen.csv

Open

Kassenbelege über Debitor exportieren

Wenn aktiviert, werden Verkäufe nicht über das Kassenkonto sondern über das Debitorenkonto gebucht.

Immer den Standard Debitor verwenden

Auch für zum Kauf zugeordnete Kunden wird dieses Debitor-Konto verwendet

Standard Debitor Konto

Wenn in der Kassenzuordnung für den Kassenplatz kein Standard Debitor Konto gesetzt ist, wird dieses Standard Debitor Konto für Laufkunden verwendet, sowie für zugeordnete Kunden, wenn die Einstellung "Immer den Standard Debitor verwenden" gesetzt ist.

Felddefinition Rechnungen / Kassenbelege / Kassenzahlung

Wie komme ich zu dieser Einstellung?

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

Belegfeld 1 und Belegfeld 2 sind befüllbare Infofelder im Export. Für diese Felder kann ein bestimmtes Feld der Rechnung, des Kassenbelegs oder der Kassenzahlung ausgewählt werden um den Wert von diesem zu setzen.

z.B. kann für das Belegfeld 1 im Export die Auftragsreferenz oder Beleg-/Rechnungsnummer gesetzt werden.

Auftragsreferenz

Belegnummer

-> Benutzerdefinierte Exportdefinitionen

Unter diesem Link können mithilfe eines Codes weitere Informationen für den DATEV-Export bereitgestellt werden.

Kartentypen auf verschiedene Konten buchen

Bei der Bezahlmethode eines EC-Kartenlesegeräts ist es beispielsweise nicht möglich, verschiedene Konten pro Kartentyp zu erfassen. Mithilfe einer benutzerdefinierten Exportdefinition ist dies jedoch möglich.

Wenn der Link geöffnet wird, kann eine neue Exportdefinition mit erstellt werden.

Model: Kassenzahlung

Feld: Konto

Code

value = None
# Kartentyp ist genau mastercard - Groß- Kleinschreibung wird ignoriert
if record.card_type.casefold() == 'mastercard':
  value = '12345' # neuer Wert für das definierte Feld
# nächste Prüfung. Kartentyp ist genau girocard - Groß- Kleinschreibung wird ignoriert
if record.card_type.casefold() == 'girocard':
  value = '54321' # neuer Wert für das definierte Feld
# nächste Prüfung. Kartentyp enthält visa - Groß- Kleinschreibung wird ignoriert
if 'visa' in record.card_type.casefold():
  value = '111111' # neuer Wert für das definierte Feld

Die Konten im Code können individuell angepasst werden.

Sollten mehrere Kartentypen definiert werden, kann jede "if" Zeile + die weitere Zeile kopiert und unten angeführt werden.

Zeilen, die mit "#" anfangen, sind nur Kommentare und beeinflussen den Code nicht.

Differenzbesteuerung

Wie komme ich zu dieser Einstellung?

Einstellungen -> Fibu Daten -> DATEV

Erlöskonto für den steuerfreien Teil von differenzbesteuerten Verkäufen

In diesem Konto wird der steuerfreie Teil der differenzbesteuerten Verkäufe erfasst.

Die komplette Einrichtung der Differenzbesteuerung und deren Verwendung: Differenzbesteuerung