⚙️ Benutzer

Benutzer anlegen, Mitarbeiter für Benutzer anlegen, Zugriffsrollen, Benutzerrechte, Rechte für Stammdaten & Berichte, Systemrollen, Anwendungsrollen

Einstellungen -> Benutzer und Unternehmen -> Benutzer

In der Benutzerübersicht sind alle Benutzer des Systems mit Name, Login (Benutzername beim Login), Sprache, neueste Authentifizierung (letztes Logindatum) sowie dem Status (z.B. bestätigt, noch nie angemeldet) aufgelistet.

Beim Öffnen der Benutzer-Ansicht ist der Filter "Interne Benutzer" aktiv. Das heißt, es werden jene Benutzer angezeigt, die sich in der Verwaltungsoberfläche anmelden können. Durch Entfernen des Filters werden z.B. auch Portalbenutzer sichtbar, das sind Kontakte, die sich mit dem Portalbenutzer in das Kundenportal einloggen können.

Aktionen

Über den Button "Aktion" können für einen Benutzer weitere Funktionen durchgeführt werden. Der Aktions-Button ist sichtbar, wenn in der Listenansicht ein Benutzer über die Checkbox ausgewählt wird, oder ein Benutzereintrag ausgewählt und geöffnet wird.

Passwort ändern

Durch Auswahl der Aktion kann für den Benutzer das Passwort verändert werden (min. 8 Zeichen)

Anweisungen zum Zurücksetzen des Passworts versenden

Dem Benutzer wird eine Email zugeschickt, mit dem er sein Passwort wiederherstellen bzw. zurücksetzen kann.

Protokolle ansehen (View Auditlogs)

Für den Benutzer kann ein Daten-Änderungsprotokoll eingesehen werden. In diesem sind Veränderungen wie das Zuweisen von Rollen, Ändern der Email etc. nachverfolgbar

Nachschlagen von Datenschutzregelungen

Über die Aktion werden alle mit dem Benutzer verknüpften Datensätze gesucht.

Über den Button "Referenzen" werden die verknüpften Datensätze angezeigt und können exportiert werden.

Einen Benutzer anlegen

Das Anlegen eines Benutzers kann zu zusätzlichen Abonnementkosten führen!

Ein neuer Benutzer kann über den Button angelegt werden.

Name

der Name des Benutzers

E-Mail-Adresse

an diese E-Mail-Adresse erhält der Benutzer alle Benachrichtigungen, sie dient auch als Login-Name

Bild

rechts oben kann ein Benutzerbild hinzugefügt werden

Zugriffsrollen / Benutzerrechte, Präferenzen, Kontosicherheit, Kalender

Zugriffsrollen / Benutzerrechte

Im Reiter "Zugriffsrollen" können die Systemberechtigungen des Benutzers festgelegt werden, um den Zugriff des Benutzers auf das System einzuschränken.

SYSTEMROLLE

Die Systemrollen stellen die Berechtigungs-Grundlage eines Benutzers dar. Diese Grundlage wird erweitert, indem weitere Benutzerrechte und Anwendungsrollen vergeben werden, z.B. hat ein Benutzer das Grundrecht "Mitarbeiter", über die Anwendungsrollen werden die Bereiche wie "Verkauf", "Kasse" und "Lager" für den Benutzer freigeschalten.

Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter sieht weder den Menüpunkt "Konfiguration", noch den Menüpunkt "Einstellungen".

Manager

Ein Manager sieht den Menüpunkt "Konfiguration" und hat das Recht Datensätze zu exportieren und importieren.

Administrator

gleichen Rechte wie Manager und sieht zusätzlich den Menüpunkt "Einstellungen"

Ansichtsrollen: Rechte für STAMMDATEN & BERICHTE

Um die Menüpunkte "Stammdaten -> Produkte", "Stammdaten -> Kontakte" und "Berichte" sehen zu können, muss für den Benutzer die entsprechende Berechtigung aktiviert werden.

Für das Anzeigen der Kosten und Kostenhistorie (Stammdaten -> Produkte -> Allgemeine Informationen -> Kosten) bei einem Produkt, muss die Berechtigung "Kosten" aktiviert werden. Die Berechtigung "Kosten" wird ebenso benötigt, um bei Aufträgen und Rechnungen die Felder "Marge" bzw. "Marge %" anzuzeigen.

Um das Recht "Kosten" anzuzeigen, muss das Recht "Produkte" aktiviert sein.

Wird eine dieser Rollen für den Benutzer aktiviert, wird sie im Bereich Ansichtsrollen aufgelistet.

KASSE - ZUGRIFFSRECHTE

Wenn der Benutzer einen Mitarbeiter-Kontakt hat, werden die Kassen-Zugriffsrechte aus den Mitarbeiter-Stammdaten in den Benutzer-Einstellungen angezeigt. Die Rechte können sowohl in den Mitarbeiter-Stammdaten als auch in den Benutzer-Einstellungen geändert werden.

Zur Beschreibung der Kassen-Zugriffsrechte

ANWENDUNGSROLLEN

Grundsätzlich gibt es für jedes Modul (z.B. ETRON onRetail V2 Auftragswesen = Verkauf) die Einstellung "Benutzer" und "Administrator" oder einen Toggle für die Berechtigung.

Damit der entsprechende Menüpunkt für den Benutzer sichtbar ist, muss er zumindest die Einstellung "Benutzer" haben.

Beispiel: Systemrolle Mitarbeiter + Anwendungsrolle "Verkauf - Benutzer": Der Benutzer sieht das Menü "Auftragswesen" und kann in diesem Angebote erstellen, bestätigen usw.

Beispiel: Systemrolle Administrator + Anwendungsrolle "Verkauf - Benutzer": Der Benutzer sieht das Menü "Auftragswesen" und kann in diesem Angebote erstellen, bestätigen usw.

Beispiel: Systemrolle Administrator + Anwendungsrolle "Verkauf - Administrator": Der Benutzer sieht das Menü "Auftragswesen" und kann in diesem Angebote erstellen, bestätigen usw. zusätzlich ist im Menü "Einstellungen" der Bereich "Verkauf" sichtbar und es können Einstellungen vorgenommen werden.

Wird eine dieser Rollen für den Benutzer aktiviert, wird sie im Bereich Anwendungsrollen aufgelistet.

Benutzerrechte bzw. Anwendungsrollen auf einen Zeitraum einschränken

Bei den Anwendungsrollen sowie den Ansichtsrollen kann in der Spalte Ab / Bis ein Zeitraum eingegeben werden, in dem diese Rolle/das Recht aktiv ist.

Präferenzen

Ventor-Einstellungen

Kontosicherheit

Kalender

Eine Einladungs-E-Mail versenden

Nachdem der Benutzer angelegt wurde, wird automatisch eine Einladungsmail mit Bestätigungslink versendet, die den Benutzer auffordert, sich in das System einzuloggen und ein Passwort zu vergeben.

Diese E-Mail kann über den Button "Eine Einladungs-E-Mail versenden" nochmals manuell gesendet werden.

Mitarbeiter anlegen

Wählt man einen Benutzer in der Übersicht aus, kann man zu dem Benutzer auch einen Mitarbeiterkontakt anlegen.

Der Mitarbeiterkontakt wird mit dem Systembenutzer verknüpft. Der verknüpfte Kontakt ist dann oben rechts in der Benutzer-Ansicht zu sehen.

Der Mitarbeiterkontakt kann entweder über diesen Button geöffnet, oder unter Stammdaten -> Mitarbeiter -> Mitarbeiter eingesehen und bearbeitet werden.