Angebotsanfragen
Modul: Bestellwesen
Einkauf ➜ Angebotsanfragen
Übersicht
In der Übersicht werden alle erstellten Angebotsanfragen, sowie statistische Auswertungen, wie z.B. für den durchschnittlichen Bestellwert, die durchschnittliche Vorlaufzeit (Tage bis Lieferung eintrifft) angezeigt.
Die Infoleiste gibt einen schnellen Überblick über den Status der Angebotsanfragen. Durch Auswählen eines Buttons (z.B. "13 zu senden") werden die zugehörigen Angebotsanfragen angezeigt.
Zu Senden
alle Angebotsanfragen die noch im Entwurf sind
Warten
alle wartenden Angebotsanfragen
Verspätet
alle verspäteten Angebotsanfragen
Anlegen
Um eine neue Angebotsanfrage anzulegen, den "Anlegen"-Button 
links oben auswählen.
Lieferant
Der Lieferant bei dem die Lieferung der Produkte angefragt wird, wird in diesem Feld gesetzt.
Lieferantenreferenz
Hier kann die Bestellnummer des Lieferanten hinterlegt werden. Dadurch lässt sich die Angebotsanfrage oder Bestellung später auch über die Lieferantenreferenz finden.
Kaufvertrag
Besteht ein Vertrag mit dem Lieferanten (Agreement) , kann dieser ausgewählt werden
Auftragsfrist
Legt das Datum fest, an dem eine Angebotsanfrage bestätigt und in eine Bestellung umgewandelt werden sollte.
Erwartete Ankunft
Es kann ein Datum für die erwartete Ankunft der Lieferung gesetzt werden. Dieses Datum wird beim zugehörigen Transfer (Lieferschein) als Frist gesetzt.
Wenn eine Bestätigung des Liefertermins vom Lieferanten gewünscht ist, kann die Option „Um Bestätigung bitten” aktiviert werden. Dabei kann auch ausgewählt werden, wie viele Tage vorher die Bestätigung erbeten wird.
Beispiel: Angebotsfrage Erwartete Ankunft anhand Auftragsfrist und Liefervorlaufzeit
Es wird eine Angebotsanfrage für die Lieferung des Produkts "Bluse Lavender" beim Lieferant "Stylez" erstellt. Als Auftragsfrist wird der 17.04. gesetzt, bis zu diesem Tag wird die Bestätigung vom Lieferanten erwartet.
Im Produkt-Stammblatt des Produkts "Bluse Lavender" ist im Reiter Einkauf der Lieferant "Stylez" hinterlegt. Als Vorlaufzeit sind 3 Tage angegeben, das heißt, dass es 3 Tage dauert, bis die beim Lieferanten bestellte Ware ab dem Zeitpunkt der Auftragsfrist (= bestätigte Angebotsanfrage) eintrifft.
Anhand der Auftragsfrist vom 17.04. und der benötigten Lieferdauer von 3 Tagen wird daher die Erwartete Ankunft auf den 20.04. datiert.
Wird das Angebot am 17.04. bestätigt wird ein Lagervorgang für den Wareneingang (Lieferschein) erstellt, auf diesem ist als geplantes Datum der 20.04. datiert.
Reiter: Produkte, Weitere Informationen, Alternativen (Ausschreibung, alternative Angebotsanfrage erstellen)
Im Reiter Produkte werden die beim Lieferanten zu bestellenden Produkte hinzugefügt. In der Spalte Menge werden die benötigten Einheiten eingetragen.
Produktverpackung im Einkauf hinzufügen
Gibt es für das Produkt eine Produktverpackung mit dem Typ "Einkauf" wird die Produktverpackung automatisch in der Produktzeile eingetragen. Entspricht die bestellte Produktmenge genau der Menge, die eine Produktverpackung beinhalten kann, wird diese ausgewählt, ansonsten wird die Produktverpackung mit der kleinsten Fassungsmenge ausgewählt.
Abschnitte, Notizen, Textblöcke im Einkauf hinzufügen
Wenn benötigt, kann zu dem Angebot/Auftrag eine Notiz oder ein Abschnitt hinzugefügt werden, z.B. um die Produkte zu gliedern.
Auch Textblöcke können hinzugefügt werden. Textblöcke sind bereits vorgefertigte Texte. Die Textblöcke werden unter Konfiguration -> Auftragswesen -> Textblöcke angelegt.
Zusätzlich kann über "Notiz hinzufügen" eine Notiz als Positionszeile hinterlegt werden.
Im Reiter Weitere Informationen kann man die Liefer- und Zahlungsbedingungen, sowie die Steuerzuordnung auswählen
Im Reiter "Alternativen" können alternative Angebotsanfragen an weitere Lieferanten erstellt werden. Dadurch können diese verglichen werden, und die Warenbestellung bei dem Lieferanten aufgegeben werden, der den besten Preis oder die schnellste Lieferzeit bietet.
Um alternative Angebotsanfragen zu erstellen, wird der Button 
ausgewählt, daraufhin öffnet sich ein Popup.
In diesem wird ein Stammdaten-Kontakt eingetragen, an den die Angebotsanfrage gestellt werden soll. Ist der Haken bei Produkte kopieren gesetzt, werden alle Produkte aus der bestehenden Angebotsanfrage der alternativen Angebotsanfrage hinzugefügt. Über den Button Alternative erstellen wird eine weitere Angebotsanfrage an den ausgewählten Lieferanten erstellt.
Im Reiter "Alternativen" werden nun alle alternativen Angebotsanfragen angezeigt.
Über den Button 
können die Angebotsanfragen, die an verschiedene Lieferanten gerichtet wurden, verglichen werden.
Über den Button "Auswählen" wird gesetzt, dass das Produkt bei diesem Lieferanten bestellt wird, somit wird die angefragte Bestell-Menge des Produkts in allen anderen Angebotsanfragen auf 0 gesetzt.
Versenden / Bestätigen
Wurden alle Einstellungen vorgenommen, kann die fertige Angebotsanfrage nun per E-Mail versendet oder die Anfrage ausgedruckt werden. Den Status der Anfrage erkennt man an den blauen Pfeifen rechts in der Aktionsleiste:
Der Status ist auch in der Angebotsanfragen-Übersicht ersichtlich:
Eine Angebotsanfrage wird über den Button
bestätigt. Wenn alternative Angebotsanfragen erstellt wurden öffnet sich ein Popup. Hier kann ausgewählt werden, ob die alternativen Angebotsanfrage(n) behalten oder abgebrochen werden sollen.
Nach der Bestätigung erhält die Angebotsanfrage den Status "Bestellung". Der Auftrag wird dadurch auch im Menü Einkauf -> Bestellungen angezeigt.
Bei der Bestätigung der Angebotsanfrage wird automatisch ein Eingangs-Lagervorgang (Transfer) für die in der Bestellung enthaltenen Produkte erstellt. Der Lagervorgang kann direkt über die Bestellung, über den Button "Wareneingang" aufgerufen werden.
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