Kontakte

Kunden, Lieferanten, Interessenten, Kommissionsabrechnungen, DSGVO

Stammdaten -> Kontakte

Für die Anzeige der Stammdaten -> Kontakte muss der Benutzer die entsprechende "Stammdaten"-Berechtigung (Kontakte) unter Einstellungen -> Benutzer & Unternehmen -> Benutzer -> Stammdaten haben.

Kontakte können Unternehmen oder Personen sein. Die Kontakte gliedern sich in Kunden und Lieferanten.

Import von Kunden und Lieferanten: Import: Kontakte

Alle Kontakte

Stammdaten -> Kontakte -> Alle Kontakte

Stammdaten -> Kontakte -> Alle Kontakte

Kontakt Neunlage

Auf NEU klicken um einen neuen Kontakt zu erstellen.

Soll der Kontakt eine Zuordnung als Kunde oder Lieferant haben, kann dieser in der entsprechenden Übersicht erstellt werden.

Einzelperson

Extrafelder für Vor- und Nachname

Unternehmen

Ein Feld für den Firmennamen

Adresse

Eingabe der Adresse des Kontakts (Straße, Straße2, Stadt, Land, PLZ). Diese Adresse wird, wenn keine weiteren Adressen hinterlegt sind, als Adresse für Angebote, Aufträge etc. verwendet

USt.

Die Umsatzsteuer-Identifikationssnummer (wenn vorhanden)

Ist in den Allgemeinen Einstellungen die Einstellung MwSt.-Nummern überprüfen aktiviert, wird die Nummer bei Neuanlage eines Kontakts (auch durch Import) und bei der Rechnungserstellung überprüft. Bei einem Import empfiehlt es sich, die Einstellung zu deaktivieren.

Website

Die Website des Kontakts (URL)

Stichwörter

Hier können Stichwörter (Tags) hinzugefügt werden, um den Kunden zuzuordnen.

Telefon

Die Festnetznummer des Kontakts

Ist das Modul Sendcloud installiert, und wird eine Bestellung mit einer Sendcloud Versandmethode verschickt, muss beim Kontakt eine Telefonnummer angegeben werden.

Mobil

Die Mobiltelefonnummer des Kontakts

E-Mail

Die Email des Kontakts, an diese Email werden Dokumente/Benachrichtigungen versendet.

Kontakte & Adressen

Kontakte -> Tab "Kontakte & Adressen"

Unterkontakte / Hauptkontakte

Im Tab "Kontakte & Adressen" können für diesen Kontakt weitere Kontakte (z.B. Mitarbeiter des Unternehmens) und Adressen (z.B. Rechnungsadresse, Lieferadresse) hinterlegt werden.

Anlegen eines Eintrags im Tab "Kontakte & Adressen"

Verkauf & Einkauf

Kontakte -> Tab "Verkauf & Einkauf"

Verkauf

Verkäufer

der für diesen Kontakt zuständige Verkäufer

Zahlungsbedingungen

individuelle Zahlungsbedingungen für diesen Kontakt (bei Verkaufsaufträgen und Kundenrechnungen)

Preisliste

Preisliste, die für diesen Kontakt herangezogen wird

Standard: Allgemeine Preisliste

Um die Preisliste zu ändern, muss eine andere Preisliste ausgewählt werden. Das Feld kann nicht leer gelassen werden.

Auslieferungsmethode

Standard-Liefermethode für diesen Kunden

Kassensystem

Barcode

Barcode, mit dem der Kunde identifiziert/zum Verkauf hinzugefügt werden kann, z.B. durch Scan im Suchfeld der Kasse.

Für die Erkennung eines Kontakt-Barcodes im Kassen-Suchfeld, muss der Barcode zumindest 8 Stellen haben.

Die automatische Erstellung des Barcodes kann hier ein-/ausgeschalten werden.

Lieferschein ohne Rechnung

Diese Einstellung legt fest, ob bei der Kassen-Funktion Warenkorb als Auftrag an die Verwaltungsoberfläche übertragen (Auftrag erstellen) Lieferungen durchgeführt werden dürfen, ohne eine offene Rechnung zu erstellen.

Für die Aktivierung / Deaktivierung des Toggles wird die Systemrolle Manager oder Administrator benötigt

Diverse

Unternehmens-ID

Registrierungsnummer des Unternehmens

Referenz (Kundennummer)

Die Referenz bzw. Kundennummer des Kontakts (es kann auch Text statt einer Nummer eingegeben werden)

Die automatische Erstellung der Referenz kann hier ein-/ausgeschalten werden.

Die Referenz wird auch auf Kassenbelegen angezeigt.

cituro Referenz

Wenn in der Kasse ein cituro Termin mit hinterlegtem Kunden verrechnet wird, wird der Kunde in der ETRON onRetail Verwaltungsoberfläche als Kontakt angelegt und dabei die cituro Referenz hinterlegt. Anhand dieser ist der cituro-Kundenkontakt mit der Verwaltungsoberfläche verknüpft.

Anybill Referenz

Kontaktnummer bei anybill

Gateway

Kontaktnummer, die zum Webshop übertragen werden soll, falls diese von der onRetail Kontaktnummer abweicht.

Website

Die Website des Kontakts (Url)

Einkauf

Zahlungsbedingungen

individuelle Zahlungsbedingungen für diesen Kontakt (bei Bestellaufträgen und Lieferantenrechnungen)

Erinnerung

wenn gesetzt: x Tage vor dem Empfang der Lieferung wird eine automatische Email mit Anforderung einer Terminbestätigung an den Lieferanten geschickt

Steuerinformation

Steuerzuordnung (OSS)

z.B. Drittstaaten, National, EU, ... Zuordnung der Steuern und Konten für diesen Kontakt Die Steuerzuordnung wird z.B. für das korrekte Steuermapping bei Bestellungen aus dem Ausland bzw. Abholung von Bestellungen vor Ort verwendet.

Die Steuerzuordnungen können unter Konfiguration -> Fibu Daten -> Steuerzuordnung eingesehen und angepasst werden.

Um die Steuerzuordnung automatisch zu setzen, muss das Feld leer gelassen werden. Wird eine Steuerzuordnung eingetragen, wird immer diese Steuerzuordnung verwendet.

Fibu Daten

Kontakte -> Tab "Fibu Daten"

Interne Notizen

Kontakte -> Tab "Interne Notizen"

Allgemeine Hinweise

Interne Anmerkungen

Kassen Notizen

Notizen zum Kontakt, die in der Kasse angezeigt werden

Warnung in der Kasse

• keine Nachricht

• Warnung + Nachrichtentext (Informationsfenster öffnet sich und benötigt eine Bestätigung)

Eigenschaften

Kontakte -> Reiter "Eigenschaften"

Eigenschaften

Hier können Eigenschaftsfelder zu den Kontaktdaten hinzugefügt werden.

Kontakte -> Reiter "Eigenschaften": hinzugefügte Felder

In der Kassenoberfläche werden beim Kontakt hinterlegte Eigenschaftsfelder in der Kundenübersicht angezeigt.

Nach Eigenschaftsfeldern kann nicht gesucht oder gefiltert werden, und sie können auch nur über den geöffneten Kontakt eingesehen werden. Eine Anzeige der Eigenschaftsfelder in der Listen-Ansicht unter Stammdaten -> Kontakte ist nicht möglich, für diese Funktionen können Stichwörter verwendet werden.

Filtern

In der Kontaktübersicht kann man für die Anzeige bestimmter Kunden-Datensätze verschiedene Filter verwenden, z.B. eine Filterung nach Unternehmen/Einzelpersonen oder einen Benutzerdefinierten Filter (Alle Kontakte aus der Stadt ... / Alle Kontakte mit der PLZ ...)

Aktionen

In der Kontaktansicht können verschiedene Funktionen (Duplizieren, Löschen, Archivieren,...) über die Aktionsschaltfläche ausgeführt werden.

Stammdaten -> Kontakte -> Alle Kontakte -> [Kontakt]: Aktion

Nachschlagen von Datenschutzregelung

Die DSGVO sieht vor, dass Daten auf Wunsch des Kontakts eingesehen, bearbeitet oder gelöscht werden können. Diese Funktion ermöglicht es, sich einen Überblick über alle Einträge zu verschaffen und die Daten entsprechend zu archivieren oder komplett zu löschen. Auf Wunsch kann auch ein Export aller Daten durchgeführt werden, um dem Ansprechpartner einen Überblick über alle seine im System gespeicherten Daten zu geben.

Wenn diese Funktion ausgewählt wird, werden der Name und die E-Mail-Adresse angezeigt, um die Richtigkeit zu überprüfen, und wenn alles korrekt erscheint, kann ausgewählt werden.

Die Ansicht wird automatisch nach allen Modellen gruppiert, die Daten zu diesem Kontakt enthalten.

Nach der Auswahl einzelner oder aller Daten können diese durch die Aktionsschaltfläche exportiert, archiviert oder gelöscht werden.

Solange die Daten keinen Bezug zu bereits gebuchten Datensätzen haben, können sie gelöscht werden, z.B. Gutscheine. Kontakte, Aufträge, Bestellungen, Kassenverkäufe, usw. sind bereits verbucht und daher können sie nicht entfernt werden.

Kommissionen Abrechnen

Modul: Kommissionsverwaltung

In der Kontaktansicht kann über den Button Aktion -> Kommissionen abrechnen direkt die Abrechnung von Kommissionen vorgenommen werden.

Kunden

Stammdaten -> Kontakte -> Kunden

Hier werden alle Kontakte aufgelistet, die mindestens eine Kundenrechnung haben.

Stammdaten -> Kontakte -> Kunden

Lieferanten

Stammdaten -> Kontakte -> Lieferanten

Hier werden alle Kontakte aufgelistet, die mindestens eine Lieferantenrechnung haben.

Stammdaten -> Kontakte -> Lieferanten