Kontakte

Kunden, Lieferanten, Interessenten, Kommissionsabrechnungen, DSGVO, Kunden-Barcode/-Strichcode, Kontakte bereinigen und zusammenführen, Kontakte deduplizieren, Datenschutz

Stammdaten ➜ Kontakte

Für die Anzeige der Stammdaten ➜ Kontakte muss der Benutzer die entsprechende "Stammdaten"-Berechtigung (Kontakte) unter Einstellungen ➜ Benutzer & Unternehmen ➜ Benutzer ➜ Stammdaten haben.

Import von Kontakten: Import: Kontakte

Das Menü Stammdaten ➜ Kontakte hat die Untermenüpunkte "Alle Kontakte", "Kunden", "Lieferanten" und "Hersteller". Durch Auswahl eines Menüpunkts werden die zugehörigen Kontakte angezeigt.

Alle Kontakte

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Alle Kontakte

Stammdaten➜ Kontakte ➜ Alle Kontakte

In der Ansicht "Alle Kontakte" werden alle vorhandenen Kontakte angezeigt, unabhängig davon, ob sie Kunden oder Lieferanten sind.

Kunden

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Kunden

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Kunden

In dieser Ansicht werden alle Kontakte aufgelistet, die mindestens eine Kundenrechnung haben (also zumindest ein Verkauf an den Kontakt stattgefunden hat), oder die über diesen Menüpunkt erstellt wurden.

In der Listenansicht der Kontakte ist dieser Wert im Feld "Kundenbewertung" gespeichert.

Lieferanten

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Lieferanten

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Lieferanten

Hier werden alle Kontakte aufgelistet, zu denen es mindestens eine Lieferantenrechnung gibt (bei dem Kontakt wurde im Einkauf eine Bestellung aufgegeben) oder die über diesen Menüpunkt erstellt wurden.

In der Listenansicht der Kontakte ist dieser Wert im Feld "Rang des Lieferanten" gespeichert.

Hersteller

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Hersteller

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Hersteller

In dieser Ansicht werden alle Kontakte aufgelistet, die bei mindestens einem Produkt im Feld "Hersteller" hinterlegt wurden, oder die über diesen Menüpunkt erstellt wurden.

In der Listenansicht der Kontakte ist dieser Wert im Feld "Rang des Herstellers" gespeichert.

Kontakte anlegen

Über den Button NEU kann ein neuer Kontakt erstellt werden.

Soll der Kontakt direkt eine Zuordnung als Kunde oder Lieferant haben, muss dieser in der entsprechenden Übersicht (z.B. Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Kunden) erstellt werden.

Anlegen eines neuen Kontakts unter Stammdaten -> Kontakte

Kontaktart: Einzelperson, Unternehmen

Im Kontakt kann eingestellt werden, ob es sich um eine Einzelperson oder um ein Unternehmen handelt.

• Einzelperson: Felder für Vor- und Nachname + Feld Unternehmensname für Eintragen eines Unternehmens werden angezeigt

• Unternehmen: Feld für die Eingabe der Bezeichnung des Unternehmens wird angezeigt

Unternehmensname

Dieses Feld wird bei der Kontaktart "Einzelperson" angezeigt. Über das Dropdown-Feld kann der Kontakt einem Unternehmen zugeordnet werden. In der Verwaltungsoberfläche und in der Kundensuche der Kasse kann der Kontakt dann auch durch die Eingabe des Unternehmensnamens gefunden werden.

Adresse

Im Feld Adresse wird die Adresse des Kontakts (Straße, Straße2, Stadt, Land, PLZ) eingegeben. Diese Adresse wird als Standard-Adresse für Angebote, Aufträge etc. verwendet. Im Reiter Kontakte & Adressen können weitere Adressen wie z.B. eine Lieferadresse angelegt werden.

Bei der Adresse ist es wichtig, dass alle Felder befüllt sind.

USt.

Wenn für den Kontakt vorhanden, kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden. Über die USt.-Nummer wird bei Einkäufen und Verkäufen z.B. die richtige Steuerzuordnung gesetzt.

Ist in den Allgemeinen Einstellungen die Einstellung MwSt.-Nummern überprüfen aktiviert, wird die Nummer bei Neuanlage eines Kontakts (auch durch Import) und bei der Rechnungserstellung überprüft. Bei einem Import empfiehlt es sich, die Einstellung zu deaktivieren.

Website

Wenn der Kontakt eine Website hat, kann die URL zu dieser hinterlegt werden

Stichwörter

Hier können Stichwörter (Tags) hinzugefügt werden, um den Kunden zuzuordnen, z.B. "Stammkunde".

Kontakt-Stichwörter werden unter Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Stichwörter angelegt.

Kontaktkategorien

Jedem Kontakt kann 1 Kontaktkategorie zugeordnet werden. Durch die Kontaktkategorie kann ein Kontakt z.B. je nach Branche (Gastro, LMH) kategorisiert werden. Über die Gruppierung nach Kontaktkategorie können auch diverse Berichte ausgewertet werden.

Die Kontaktkategorien werden unter Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Kontaktkategorien angelegt.

Telefon

In diesem Feld wird die Telefonnummer des Kontakts eingetragen.

Ist das Modul Sendcloud installiert, und wird eine Bestellung mit einer Sendcloud Versandmethode verschickt, muss beim Kontakt eine Telefonnummer angegeben werden.

Mobil

In diesem Feld wird die Mobiltelefonnummer des Kontakts eingetragen.

E-Mail

Die Email des Kontakts, an diese Email werden Dokumente/Benachrichtigungen versendet.

Reiter: Kontakte & Adressen, Verkauf & Einkauf, Fibu Daten, Interne Notizen, Eigenschaften

Kontakte & Adressen

Kontakte ➜ Tab "Kontakte & Adressen"

Unterkontakte / Hauptkontakte

Im Reiter "Kontakte & Adressen" können für den Kontakt weitere Kontakte (z.B. Mitarbeiter des Unternehmens) und Adressen (z.B. Rechnungsadresse, Lieferadresse) hinterlegt werden.

Anlegen eines Eintrags im Reiter "Kontakte & Adressen"

Verkauf & Einkauf

Fibu Daten

Interne Notizen

Eigenschaften

Kontakt-Filter / Kontakt-Suche

In der Kontaktübersicht können für die Anzeige bestimmter Kunden-Datensätze verschiedene Filter verwendet werden, z.B. eine Filterung nach Unternehmen/Einzelpersonen oder einen Benutzerdefinierten Filter (Alle Kontakte aus der Stadt ... / Alle Kontakte mit der PLZ ...)

Indem ein Begriff in das Suchfeld eingegeben wird, kann auch nach verschiedenen Kontakt-Daten wie Name, PLZ usw. gesucht werden. Die Sucheingaben lassen sich kombinieren.

Kontakte: Aktionsleiste & Funktionen

In der Kontaktübersicht und direkt im Kontaktstammblatt können verschiedene Funktionen (Duplizieren, Löschen, Archivieren,...) über das Aktions-Menü ausgeführt werden.

Kontakte: Aktions-Menü mit unterschiedlichen Funktionen

Bei einem geöffneten Kontakt können über die Schaltflächen in der Aktionsleiste unterschiedliche Ansichten aufgerufen werden.

Kontakte: Schaltflächen der Aktionsleiste im geöffneten Kontakt

Portalzugriff gewähren

Dem Kontakt kann ein Zugriff zum Kundenportal gewährt werden, über den Angebote, Rechnungen usw. eingesehen und auch online unterzeichnet und bezahlt werden können.

Kundenportal

Zusammenführen

Für diese Funktion dürfen keine Kassensitzungen geöffnet sein.

Doppelte Kontakte lassen sich über die Funktion „Zusammenführen“ bereinigen.

Beim Zusammenführen spielt es keine Rolle, ob die hinterlegten Daten exakt übereinstimmen.

Entscheidend ist, welcher Kontakt als Hauptkontakt ausgewählt wird.

• Alle weiteren Kontakte werden in diesen Hauptkontakt übernommen.

• Felder, die im Hauptkontakt leer sind, werden automatisch mit Informationen aus den zusammengeführten Kontakten ergänzt.

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Alle Kontakte: Aktion

1. Doppelte Kontakte markieren Die gewünschten Kontakte markieren.

2. Aktion wählen Im oberen Menü Aktion → Zusammenführen auswählen.

   
3. Zielkontakt festlegen Im Pop-up den Zielkontakt bestimmen.

   • Der Zielkontakt fungiert als Hauptkontakt.

   • Entscheidend ist, dass dieser Datensatz die wichtigsten und korrektesten Informationen enthält.

   • Alle weiteren Kontakte werden in diesen Hauptkontakt übernommen.

4. Kontakte zusammenführen auswählen

   
5. Weiter machen ODER schließen "DIE ANDEREN KONTAKTEN DEDUPLIZIEREN" wählen, wenn weitere Duplikate mithilfe einer Abfrage gesucht und ebenfalls zusammengeführt werden sollen.

   "SCHLIESSEN", wenn keine weiteren Kontakte zusammengeführt werden sollen.

   
6. Beispiel bei Pop-Up "Kontakte deduplizieren": E-Mail-basiertes Zusammenführen Im nächsten Pop-up die E-Mail-Adresse auswählen.

   • Zusammenführung kann entweder manuell oder automatisch erfolgen.

     
   • Bei Auswahl von „Zusammenführen mit manueller Prüfung“ öffnet sich ein weiteres Fenster.

     • Auch hier kann erneut ein Zielkontakt festgelegt werden.

     • Soll in einem konkreten Fall keine Zusammenführung erfolgen, kann über den Button „Diese Kontakte überspringen“ übersprungen werden.

     

Ergebnis: Die Kontaktliste wird bereinigt, Dubletten entfernt und die Datenbasis bleibt konsistent.

Nachschlagen von Datenschutzregelung

Die DSGVO sieht vor, dass Daten auf Wunsch des Kontakts eingesehen, bearbeitet oder gelöscht werden können. Diese Funktion ermöglicht es, sich einen Überblick über alle Einträge zu verschaffen und die Daten entsprechend zu archivieren oder komplett zu löschen. Auf Wunsch kann auch ein Export aller Daten durchgeführt werden, um dem Ansprechpartner einen Überblick über alle seine im System gespeicherten Daten zu geben.

Wenn diese Funktion ausgewählt wird, werden der Name und die E-Mail-Adresse angezeigt, um die Richtigkeit zu überprüfen, und wenn alles korrekt erscheint, kann ausgewählt werden.

Die Ansicht wird automatisch nach allen Modellen gruppiert, die Daten zu diesem Kontakt enthalten.

Nach der Auswahl einzelner oder aller Daten können diese durch die Aktionsschaltfläche exportiert, archiviert oder gelöscht werden.

Solange die Daten keinen Bezug zu bereits gebuchten Datensätzen haben, können sie gelöscht werden, z.B. Gutscheine. Kontakte, Aufträge, Bestellungen, Kassenverkäufe, usw. sind bereits verbucht und daher können sie nicht entfernt werden.

Kommissionen Abrechnen

Modul: Kommissionsverwaltung

In der Kontaktübersicht und im Kontaktstammblatt kann über den Button Aktion ➜ Kommissionen abrechnen direkt die Abrechnung von Kommissionen vorgenommen werden.

An den Kontakt verkaufte Produkte anzeigen, vom Kontakt eingekaufte Produkte anzeigen

Im geöffneten Kontakt kann in der Aktionsleiste der Button Mehr -> Eingekaufte Produkte ausgewählt werden, um alle Produkte anzuzeigen, die bei diesem Kontakt eingekauft wurden.

Um alle an den Kontakt verkauften Produkte anzuzeigen, wird über die Aktionsleiste der Button Mehr -> Verkaufte Produkte ausgewählt.