Kontakte

Kunden, Lieferanten, Interessenten, Kommissionsabrechnungen, DSGVO, Kunden-Barcode/-Strichcode, Kontakte bereinigen und zusammenführen, Kontakte deduplizieren, Datenschutz

Stammdaten ➜ Kontakte

Für die Anzeige der Stammdaten ➜ Kontakte muss der Benutzer die entsprechende "Stammdaten"-Berechtigung (Kontakte) unter Einstellungen ➜ Benutzer & Unternehmen ➜ Benutzer ➜ Stammdaten haben.

Import von Kontakten: Import: Kontakte

Das Menü Stammdaten ➜ Kontakte hat die Untermenüpunkte "Alle Kontakte", "Kunden", "Lieferanten" und "Hersteller". Durch Auswahl eines Menüpunkts werden die zugehörigen Kontakte angezeigt.

Alle Kontakte

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Alle Kontakte

Stammdaten➜ Kontakte ➜ Alle Kontakte

In der Ansicht "Alle Kontakte" werden alle vorhandenen Kontakte angezeigt, unabhängig davon, ob sie Kunden oder Lieferanten sind.

Kunden

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Kunden

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Kunden

In dieser Ansicht werden alle Kontakte aufgelistet, die mindestens eine Kundenrechnung haben (also zumindest ein Verkauf an den Kontakt stattgefunden hat), oder die über diesen Menüpunkt erstellt wurden.

In der Listenansicht der Kontakte ist dieser Wert im Feld "Kundenbewertung" gespeichert.

Lieferanten

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Lieferanten

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Lieferanten

Hier werden alle Kontakte aufgelistet, zu denen es mindestens eine Lieferantenrechnung gibt (bei dem Kontakt wurde im Einkauf eine Bestellung aufgegeben) oder die über diesen Menüpunkt erstellt wurden.

In der Listenansicht der Kontakte ist dieser Wert im Feld "Rang des Lieferanten" gespeichert.

Hersteller

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Hersteller

Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Hersteller

In dieser Ansicht werden alle Kontakte aufgelistet, die bei mindestens einem Produkt im Feld "Hersteller" hinterlegt wurden, oder die über diesen Menüpunkt erstellt wurden.

In der Listenansicht der Kontakte ist dieser Wert im Feld "Rang des Herstellers" gespeichert.

Kontakte anlegen

Über den Button NEU kann ein neuer Kontakt erstellt werden.

Soll der Kontakt direkt eine Zuordnung als Kunde oder Lieferant haben, muss dieser in der entsprechenden Übersicht (z.B. Stammdaten ➜ Kontakte ➜ Kunden) erstellt werden.

Anlegen eines neuen Kontakts unter Stammdaten -> Kontakte

Kontaktart: Einzelperson, Unternehmen

Im Kontakt kann eingestellt werden, ob es sich um eine Einzelperson oder um ein Unternehmen handelt.

• Einzelperson: Felder für Vor- und Nachname + Feld Unternehmensname für Eintragen eines Unternehmens werden angezeigt

• Unternehmen: Feld für die Eingabe der Bezeichnung des Unternehmens wird angezeigt

Unternehmensname

Dieses Feld wird bei der Kontaktart "Einzelperson" angezeigt. Über das Dropdown-Feld kann der Kontakt einem Unternehmen zugeordnet werden. In der Verwaltungsoberfläche und in der Kundensuche der Kasse kann der Kontakt dann auch durch die Eingabe des Unternehmensnamens gefunden werden.

Adresse

Im Feld Adresse wird die Adresse des Kontakts (Straße, Straße2, Stadt, Land, PLZ) eingegeben. Diese Adresse wird als Standard-Adresse für Angebote, Aufträge etc. verwendet. Im Reiter Kontakte & Adressen können weitere Adressen wie z.B. eine Lieferadresse angelegt werden.

Bei der Adresse ist es wichtig, dass alle Felder befüllt sind.

USt.

Wenn für den Kontakt vorhanden, kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden. Über die USt.-Nummer wird bei Einkäufen und Verkäufen z.B. die richtige Steuerzuordnung gesetzt.

Ist in den Allgemeinen Einstellungen die Einstellung MwSt.-Nummern überprüfen aktiviert, wird die Nummer bei Neuanlage eines Kontakts (auch durch Import) und bei der Rechnungserstellung überprüft. Bei einem Import empfiehlt es sich, die Einstellung zu deaktivieren.

Website

Wenn der Kontakt eine Website hat, kann die URL zu dieser hinterlegt werden

Stichwörter

Hier können Stichwörter (Tags) hinzugefügt werden, um den Kunden zuzuordnen, z.B. "Stammkunde".

Kontakt-Stichwörter werden unter Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Stichwörter angelegt.

Kontaktkategorien

Jedem Kontakt kann 1 Kontaktkategorie zugeordnet werden. Durch die Kontaktkategorie kann ein Kontakt z.B. je nach Branche (Gastro, LMH) kategorisiert werden. Über die Gruppierung nach Kontaktkategorie können auch diverse Berichte ausgewertet werden.

Die Kontaktkategorien werden unter Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Kontaktkategorien angelegt.

Telefon

In diesem Feld wird die Telefonnummer des Kontakts eingetragen.

Ist das Modul Sendcloud installiert, und wird eine Bestellung mit einer Sendcloud Versandmethode verschickt, muss beim Kontakt eine Telefonnummer angegeben werden.

Mobil

In diesem Feld wird die Mobiltelefonnummer des Kontakts eingetragen.

E-Mail

Die Email des Kontakts, an diese Email werden Dokumente/Benachrichtigungen versendet.

Reiter: Kontakte & Adressen, Verkauf & Einkauf, Fibu Daten, Interne Notizen, Eigenschaften

Kontakte & Adressen

Kontakte ➜ Tab "Kontakte & Adressen"

Unterkontakte / Hauptkontakte

Im Reiter "Kontakte & Adressen" können für den Kontakt weitere Kontakte (z.B. Mitarbeiter des Unternehmens) und Adressen (z.B. Rechnungsadresse, Lieferadresse) hinterlegt werden.

Anlegen eines Eintrags im Reiter "Kontakte & Adressen"

Verkauf & Einkauf

Kontakte -> Reiter Verkauf & Einkauf

Verkauf

Kontakte ➜ Reiter "Verkauf & Einkauf" -> Verkauf

Verkäufer

der für diesen Kontakt zuständige Verkäufer

Zahlungsbedingungen

individuelle Zahlungsbedingungen für diesen Kontakt (bei Verkaufsaufträgen und Kundenrechnungen)

(Kunden-)Preisliste

Preisliste, die für diesen Kontakt herangezogen wird

Standard: Allgemeine Preisliste

Um die Preisliste zu ändern, muss eine andere Preisliste ausgewählt werden. Das Feld kann nicht leer gelassen werden.

Für die Verwendung von Kunden-Preislisten in der Kassenoberfläche können unter Einstellungen -> Kasse -> Preiskalkulation diverse Einstellungen getroffen werden, z.B. ob Kundenpreislisten verwendet werden oder ob Kundenpreislisten auch nach einer Preisänderung in der Kassenoberfläche zusätzlich angewendet werden.

Auslieferungsmethode

Standard-Liefermethode für diesen Kunden

Kassensystem

Kontakte ➜ Reiter "Verkauf & Einkauf" -> Kassensystem

Barcode

Barcode, mit dem der Kunde identifiziert/zum Verkauf hinzugefügt werden kann, z.B. durch Scan im Suchfeld der Kasse.

Für die Erkennung eines Kontakt-Barcodes im Kassen-Suchfeld, muss der Barcode zumindest 8 Stellen haben.

Die automatische Erstellung des Barcodes kann in den Einstellungen ein-/ausgeschalten werden.

Lieferschein ohne Rechnung

Diese Einstellung legt fest, ob bei der Kassen-Funktion Warenkorb als Auftrag an die Verwaltungsoberfläche übertragen (Auftrag erstellen) Lieferungen durchgeführt werden dürfen, ohne eine offene Rechnung zu erstellen.

Für die Aktivierung / Deaktivierung des Toggles wird die Systemrolle Manager oder Administrator benötigt

Sonstige

Kontakte ➜ Reiter "Verkauf & Einkauf" -> Sonstige

Unternehmens-ID

Registrierungsnummer des Unternehmens

Referenz (Kundennummer)

Die Kontakt-Referenz muss einzigartig sein. Wird eine Referenz eingegeben, die bereits ein anderer Kontakt hat, erscheint eine Warnung.

Die Referenz bzw. Kundennummer des Kontakts (es kann auch Text statt einer Nummer eingegeben werden)

Die automatische Erstellung der Referenz kann in den Einstellungen ein-/ausgeschalten werden.

Die Referenz wird auch auf Kassenbelegen angezeigt.

cituro Referenz

Wenn in der Kasse ein cituro Termin mit hinterlegtem Kunden verrechnet wird, wird der Kunde in der ETRON onRetail Verwaltungsoberfläche als Kontakt angelegt und dabei die cituro Referenz hinterlegt. Anhand dieser ist der cituro-Kundenkontakt mit der Verwaltungsoberfläche verknüpft.

Anybill Referenz

Kontaktnummer bei anybill

Gateway

Kontaktnummer, die zum Webshop übertragen werden soll, falls diese von der onRetail Kontaktnummer abweicht.

Website

Die Website des Kontakts (Url)

Einkauf

Kontakte ➜ Reiter "Verkauf & Einkauf" -> Einkauf

Zahlungsbedingungen

individuelle Zahlungsbedingungen für diesen Kontakt (bei Bestellaufträgen und Lieferantenrechnungen)

Einbringer-Typ

Es wird bestimmt, welche Einkaufssteuern auf der Kommissionsabrechnung vorgeschlagen werden.

• Privater Einbringer: Es werden die für private Einbringer hinterlegten Steuern verwendet.

• Gewerblicher Einbringer: Es werden die für gewerbliche Einbringer hinterlegten Steuern verwendet.

Sind keine Angaben hinterlegt, wird der Kontakt als privater Einbringer behandelt.

Die Felder Einbringer-Typ, Abrechnungsart für Kommissionsware und Steuern für Kommissionsabrechnung werden mit folgendem Modul angezeigt:

Modul: ETRON onRetail v2 Kommissionsverwaltung

Abrechnungsart für Kommissionsware

Der unternehmensweite Standard wird für diesen Einbringer überschrieben.

• Provision Fixbetrag: Je Stück wird ein fixer Betrag ausbezahlt.

• Provision Prozentsatz: Es wird ein prozentualer Anteil des erzielten Verkaufspreises ausbezahlt.

Ist das Feld leer, wird der unternehmensweite Standardwert verwendet.

Provisionssatz für Kommissionsware

Dieses Feld wird nur bei der Abrechnungsart Provision Prozentsatz angezeigt.

Es wird ein individueller Provisionssatz in Prozent festgelegt. Bei 0 oder einem leeren Feld wird der unternehmensweite Standardprovisionssatz verwendet.

Steuern für Kommissionsabrechnung

Es können individuelle Steuern für die Abrechnungszeilen dieses Einbringers hinterlegt werden. Die Einstellungen des Einbringer-Typs und die unternehmensweiten Einstellungen werden dadurch vollständig überschrieben.

Ist das Feld leer, werden die Steuern gemäß Einbringer-Typ und Unternehmenseinstellungen verwendet.

Eingangserinnerung

wenn gesetzt: x Tage vor dem Empfang der Lieferung wird eine automatische Email mit Anforderung einer Terminbestätigung an den Lieferanten geschickt

Standard Rabatt

In diesem Feld kann ein Rabatt in % eingetragen werden. Wird bei einem Produkt im Reiter "Einkauf" dieser Kontakt als Lieferanten-Eintrag hinzugefügt, wird in der Spalte "Rabatt" der gesetzte Standard Rabatt vorausgefüllt.

Weitere Informationen: Produkt-Stammdaten, Reiter Einkauf: Produkt-Lieferanten hinterlegen

Steuerinformation

Kontakte ➜ Reiter "Verkauf & Einkauf" -> Steuerinformation

Steuerposition (OSS)

z.B. Drittstaaten, National, EU, ... Zuordnung der Steuern und Konten für diesen Kontakt Die Steuerzuordnung wird z.B. für das korrekte Steuermapping bei Bestellungen aus dem Ausland bzw. Abholung von Bestellungen vor Ort verwendet.

Die Steuerzuordnungen können unter Konfiguration -> Fibu Daten -> Steuerzuordnung eingesehen und angepasst werden.

Um die Steuerzuordnung automatisch zu setzen, muss das Feld leer gelassen werden. Wird eine Steuerzuordnung eingetragen, wird immer diese Steuerzuordnung verwendet.

Fibu Daten

Kontakte ➜ Reiter "Fibu Daten"

Bankkonten

Die bekannten Bankkonten des Kontakts können hier hinterlegt werden

Debitorenkonto, Kreditorenkonto

Für den Kontakt kann ein eigenes Konto für die Buchhaltung eingestellt werden. Wird nichts eingestellt, werden die Standardkonten aus den Einstellungen übernommen

Interne Notizen

Kontakte ➜ Reiter "Interne Notizen"

Allgemeine Hinweise

Interne Anmerkungen

Kassen Notizen

Notizen zum Kontakt, die in der Kundeninfo der Kasse angezeigt werden

Warnung in der Kasse

Wenn eingestellt, wird in der Kasse eine Warnung angezeigt, wenn der Kontakt zum Verkauf hinzugefügt wird.

• keine Nachricht

• Warnung + Nachrichtentext (Popup wird geöffnet und eine Bestätigung benötigt)

Eigenschaften

Kontakte ➜ Reiter "Eigenschaften"

Eigenschaften

Hier können Eigenschaftsfelder zu den Kontaktdaten hinzugefügt werden.

Kontakte ➜ Reiter "Eigenschaften": hinzugefügte Felder

In der Kassenoberfläche werden beim Kontakt hinterlegte Eigenschaftsfelder in der Kundenübersicht angezeigt.

Nach Eigenschaftsfeldern kann nicht gesucht oder gefiltert werden, und sie können auch nur über den geöffneten Kontakt eingesehen werden. Eine Anzeige der Eigenschaftsfelder in der Listen-Ansicht unter Stammdaten -> Kontakte ist nicht möglich, für diese Funktionen können Stichwörter verwendet werden.

Kontakt-Filter / Kontakt-Suche

In der Kontaktübersicht können für die Anzeige bestimmter Kunden-Datensätze verschiedene Filter verwendet werden, z.B. eine Filterung nach Unternehmen/Einzelpersonen oder einen Benutzerdefinierten Filter (Alle Kontakte aus der Stadt ... / Alle Kontakte mit der PLZ ...)

Indem ein Begriff in das Suchfeld eingegeben wird, kann auch nach verschiedenen Kontakt-Daten wie Name, PLZ usw. gesucht werden. Die Sucheingaben lassen sich kombinieren.

Kontakte: Aktionsleiste & Funktionen

In der Kontaktübersicht und direkt im Kontaktstammblatt können verschiedene Funktionen (Duplizieren, Löschen, Archivieren,...) über das Aktions-Menü ausgeführt werden.

Kontakte: Aktions-Menü mit unterschiedlichen Funktionen

Bei einem geöffneten Kontakt können über die Schaltflächen in der Aktionsleiste unterschiedliche Ansichten aufgerufen werden.

Kontakte: Schaltflächen der Aktionsleiste im geöffneten Kontakt

Portalzugriff gewähren

Dem Kontakt kann ein Zugriff zum Kundenportal gewährt werden, über den Angebote, Rechnungen usw. eingesehen und auch online unterzeichnet und bezahlt werden können.

Weitere Informationen: Kundenportal

Zusammenführen

Für diese Funktion dürfen keine Kassensitzungen geöffnet sein.

Doppelte Kontakte können in der Listenansicht der Kontakte über Aktion -> Zusammenführen bereinigt werden. Beim Zusammenführen wird ein Kontakt als Hauptkontakt festgelegt. Alle anderen markierten Kontakte werden in diesen übernommen. Leere Felder im Hauptkontakt werden automatisch aus den übrigen Kontakten befüllt.

Die hinterlegten Daten müssen nicht exakt übereinstimmen, damit Kontakte zusammengeführt werden können.

Vorgang: Kontakte zusammenführen

1

Doppelte Kontakte markieren und Aktion Zusammenführen

In der Kontaktübersicht werden die gewünschten Datensätze durch Setzen des Häkchens markiert und dann über das Aktionsmenü Aktion -> Zusammenführen ausgewählt.

Stammdaten -> Kontakte -> Aktions-Menü -> Zusammenführen

2

Zielkontakt im Popup festlegen

Popup: Kontakte zusammenführen

Im Dialogfenster wird der Zielkontakt bestimmt. Dieser Datensatz fungiert als Hauptkontakt und bleibt nach der Zusammenführung bestehen. Alle anderen markierten Kontakte werden in diesen übernommen.

3

Zusammenführen bestätigen

Die Zusammenführung wird über den Button bestätigt.

4

Weitere Duplikate suchen (optional)

Nach dem Zusammenführen stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:

• „Die anderen Kontakten deduplizieren“ öffnet eine Abfrage. Weitere Duplikate können gesucht und bereinigt werden.

• „Schließen“ beendet den Vorgang.

5

E-Mail-basierte Deduplizierung (optional)

Bei fortgesetzter Deduplizierung kann eine E-Mail-Adresse als Suchkriterium gewählt werden. Die Zusammenführung kann automatisch oder mit manueller Prüfung erfolgen.

Bei „Zusammenführen mit manueller Prüfung“ wird für jede Duplikatgruppe ein eigenes Fenster geöffnet. Dort kann erneut ein Zielkontakt festgelegt werden. Mit „Diese Kontakte überspringen“ wird die jeweilige Gruppe ohne Zusammenführung übersprungen.

Zusammenführen mit manueller Prüfung

Ergebnis: Duplikate werden entfernt. Alle verknüpften Datensätze, wie Rechnungen und Aufträge, bleiben beim Hauptkontakt erhalten.

Nachschlagen von Datenschutzregelung (Auskunft DSGVO)

Über Aktion -> Nachschlagen von Datenschutzregelung können alle gespeicherten Daten zu einem Kontakt eingesehen werden. Zulässige Daten können exportiert, archiviert oder gelöscht werden.

Die DSGVO räumt Kontakten das Recht ein, gespeicherte Daten einzusehen, zu berichtigen oder löschen zu lassen. Mit dieser Funktion werden betroffene Einträge identifiziert und verarbeitet. Auf Wunsch können alle Daten für eine vollständige Übersicht exportiert werden.

Vorgang: Nachschlagen von Datenschutzregelung für Kontakte (Auskunft DSGVO)

1

Kontakt auswählen und Aktion starten

Der Kontakt, für den die Daten eingesehen werden sollen, wird in der Listenansicht markiert oder der Kontakt geöffnet. Anschließend wird über das Aktions-Menü Aktion -> Nachschlagen von Datenschutzregelung ausgewählt.

Kontakt auswählen und Aktion -> Nachschlagen von Datenschutzregelung wählen

2

Kontaktdaten bestätigen und Datenschutzregelung nachschlagen

Im Dialogfenster werden Name und E-Mail-Adresse zur Überprüfung angezeigt. Nach Kontrolle der Angaben wird der Button ausgewählt.

Kontaktdaten bestätigen und Datenschutzregelung nachschlagen

3

Anzeige der mit dem Kontakt verknüpften Daten

Die Ansicht zeigt alle Datensätze die mit dem Kontakt verknüpft sind. Die Einträge werden nach Datentyp gruppiert.

Ergebnis: Alle mit dem Kontakt verknüpften Daten werden angezeigt

4

Daten verarbeiten (Exportieren, Archivieren, Löschen)

Daten verarbeiten (Exportieren, Archivieren, Löschen)

Einzelne oder alle Einträge können markiert werden.

Um alle Einträge zu markieren, muss eine der Gruppierungen aufgeklappt und ein Eintrag markiert werden. Anschließend kann der Button "Alle auswählen" ausgewählt werden. Dadurch werden alle Einträge markiert.

Alle Einträge markieren

Über das Aktions-Menü stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Exportieren gibt die markierten Daten als Datei aus.

• Archivieren deaktiviert Einträge, ohne sie zu löschen.

• Löschen entfernt die markierten Einträge - sofern möglich - endgültig.

Einträge ohne Bezug zu bereits gebuchten Datensätzen können gelöscht werden. Gebuchte Datensätze, wie Rechnungen, Aufträge, Bestellungen oder Kassensitzungen, können nicht entfernt werden. Sie müssen für Buchhaltung und Nachvollziehbarkeit erhalten bleiben.

An den Kontakt verkaufte Produkte anzeigen, vom Kontakt eingekaufte Produkte anzeigen

Im geöffneten Kontakt kann in der Aktionsleiste der Button Mehr -> Eingekaufte Produkte ausgewählt werden, um alle Produkte anzuzeigen, die bei diesem Kontakt eingekauft wurden.

Um alle an den Kontakt verkauften Produkte anzuzeigen, wird über die Aktionsleiste der Button Mehr -> Verkaufte Produkte ausgewählt.

Kommissionen Abrechnen

Modul: ETRON onRetail v2 Kommissionswarenverwaltung

In der Kontaktübersicht und im Kontaktstammblatt kann über das Aktions-Menü die Aktion ➜ Kommissionen abrechnen direkt die Abrechnung von Kommissionen vorgenommen werden.

Kontakte: Aktions-Menü mit Aktion Kommissionen abrechnen

Aktions-Buttons für Kommissionsware

Modul: ETRON onRetail v2 Kommissionswarenverwaltung

Sobald für einen Kontakt Kommissionsbewegungen vorhanden sind, werden im geöffneten Kontakt in der Aktionsleiste über den Button Mehr folgende Aktionsbuttons bezüglich Kommission angezeigt:

Aktions-Buttons für Kommissionsware

K. Bewegungen (Kommissionsbewegungen)

Abgeschlossene Kommissionsbewegungen, einschließlich Eingänge und Verkäufe, werden angezeigt.

K. Lieferscheine (Kommissionslieferscheine)

Die Lieferscheine des Kommittents (Einbringers) werden angezeigt.

K. Bestand (Kommissionsbestand)

Der aktuelle Lagerbestand der Kommissionsware des Kommittents (Einbringers) wird angezeigt.

K. Ausschuss (Kommissions-Ausschussmeldungen)

Ausschuss-Meldungen zu Kommissionsware des Kommittents (Einbringers) werden angezeigt.

K. Offene Kommissionsware

Noch nicht verkaufte und nicht zurückgegebene Kommissionswaren werden angezeigt.

K. Rechnungen (Kommissionsrechnungen)

Gebuchte Kommissionsabrechnungen des Kommittents (Einbringers) werden angezeigt.