Auftragswesen in der Kasse (Auftrag erstellen, laden, liefern, abrechnen)

Abgleich & Bearbeitung von Aufträgen aus der Verwaltungsoberfläche in der Kasse, Aufträge in der Kasse erstellen, laden, liefern, bearbeiten, Click & Collect, Ware auf Lieferschein, Kauf auf Rechnung,

Modul: Auftragswesen + Kasse

Um das Auftragswesen in der Kasse zu verwenden, und Aufträge zwischen der Verwaltungsoberfläche und der Kasse abgleichen und übertragen zu können, muss in der Verwaltungsoberfläche unter Einstellungen ➜ Kasse ➜ Verkauf ➜ Verkaufsaufträge die Einstellung "Verkaufsaufträge" aktiviert, und alle zugehörigen Felder gesetzt werden. Anschließend muss in der Kasse eine Datenaktualisierung durchgeführt werden.

Durch das Auftragswesen in der Kasse können Aufträge aus der Verwaltungsoberfläche in der Kasse geladen (bearbeitet), geliefert und abgerechnet werden, oder aus der Kasse heraus Aufträge erstellt und an das Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche übertragen werden.

Auftragswesen in der Kasse aufrufen (Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften)

Um Verkaufsaufträge (aus der Verwaltungsoberfläche) in der Kasse anzuzeigen, wird in der Verkaufsoberfläche der Kasse das Auftragssymbol in der Statusleiste der Kasse ausgewählt.

Kasse > Verkaufsoberfläche: Auftragssymbol in der Statusleiste

Dadurch öffnet sich das Auftragswesen in der Kassenoberfläche.

Auftragswesen in der Kassenoberfläche mit den Reitern "Aufträge", "Rechnungen", "Lieferscheine" und "Gutschriften"

Dieses ist in 4 Reiter unterteilt, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften.

Im Reiter Aufträge werden die Verkaufsaufträge aus dem Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche angezeigt, zu diesen kann eine Lieferung, Rechnung oder Anzahlung erstellt werden, ebenso können sie geladen und bearbeitet oder eine Retoure erstellt werden.

Im Reiter Rechnungen werden die zum Verkaufsauftrag erstellten Rechnungen angezeigt und können bezahlt und gedruckt werden.

Im Reiter Lieferscheine werden die zum Verkaufsauftrag erstellten Lieferscheine angezeigt, eine (Teil-)Lieferung kann durchgeführt und der Lieferschein gedruckt werden.

Im Reiter Gutschriften werden die in der Verwaltungsoberfläche erstellten Gutschriften angezeigt, die Gutschriften können eingelöst und gedruckt werden.

Aufträge

Im Auftragswesen, im Reiter "Auftrag" angezeigte Aufträge mit verschiedenen Vorgangsmöglichkeiten

Nach Auswahl eines Auftrags sind die Artikel, Mengen, Auftragssumme sowie der Lieferstatus (Geliefert: x/x) und Abrechnungsstatus (Rechnung gelegt x/x) ersichtlich. Wurde ein Auftrag komplett bezahlt, wird neben der Anzeige der Positionszeilen die Summe € 0,00 angezeigt:

Im Reiter Auftrag können folgende Vorgänge durchgeführt werden:

• eine Rechnung erstellen

• und/oder eine Lieferung durchführen

• eine Retoure erstellen

• den Auftrag drucken

• eine Anzahlung erstellen

• den Auftrag in den Warenkorb laden

Aufträge suchen/filtern

Die Anzeige der Verkaufsaufträge aus dem Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche kann durch eine Suche gefiltert werden:

Suchbegriff

Auftragsnummer, z.B. S00030

Minimum (Betrag)

der minimale Betrag des Auftrags

Maximum (Betrag)

der maximale Betrag des Auftrags

Kunden

Auswahl eines Kunden, um nur die Aufträge des ausgewählten Kunden anzeigen

Aufträge laden (in den Warenkorb legen)

Um einen Verkaufsauftrag aus der Verwaltungsoberfläche zu laden und dadurch in den Warenkorb zu legen, einen Auftrag auswählen und den Button auswählen.

Dadurch wird der Auftrag in den Warenkorb gelegt und der Kunde automatisch dem Verkauf zugeordnet.

Das Laden von Aufträgen kann auf einen Aktions-Button im Kassenpanel gelegt werden.

Wurde der Auftrag von einem Kassenmitarbeiter erstellt, und der Auftrag wird von einem anderen Kassenmitarbeiter geladen, erscheint die Abfrage, ob der Kassenmitarbeiter gewechselt werden soll.

Wird dies bestätigt, wird auf den Kassenmitarbeiter gewechselt, der den Auftrag erstellt hat (z.B. wichtig für die korrekte Zuordnung von Mitarbeiterumsätzen).

Nach dem Laden des Auftrags können folgende Aktionen durchgeführt werden:

• Durchführen des Checkouts

  • ist nur möglich, wenn zum Auftrag noch keine Rechnung erstellt oder Lieferung durchgeführt wurde

  
• Positionen im Auftrag bearbeiten: Artikel hinzufügen, entfernen (Menge auf 0 setzen), anpassen, z.B. Rabatt vergeben

• Leisten einer Anzahlung

Wird ein Auftrag in den Warenkorb geladen, und der Checkout durchgeführt

• ist ein Retourenvorgang über die Kassenoberfläche in der Beleghistorie über den entsprechenden Beleg durchzuführen (besonders wichtig, wenn ein Artikel mit zugeordneter Seriennummer retourniert wird, damit diese bei der Retoure zugeordnet wird)

• wird der Liefervorgang, der im Auftragswesen beim Auftrag in der Verwaltungsoberfläche angelegt wurde abgebrochen

• und der Liefervorgang stattdessen über die Kasse durchgeführt (sichtbar in der Verwaltungsoberfläche beim entsprechenden Kassenbeleg)

Aufträge drucken, Einstellung automatisch bei Erstellung drucken

Um einen Auftrag direkt nach der Erstellung automatisch im A4-Format zu drucken, kann in den Kasseneinstellungen unter Benutzeroberfläche ➜ Vorgänge die Einstellung Auftrag direkt drucken aktiviert werden.

Zusätzlich bzw. nachträglich können die Verkaufsaufträge in der Kassenoberfläche im Auftragswesen über den Button im A4-Format gedruckt werden.

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Drucken eines Auftrags in der Kasse - Auftrag - S00701.pdf

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Aufträge anzahlen

Um Zahlungen zu Aufträgen aus der Verwaltungsoberfläche vorzunehmen, ist es wichtig, dass unter Einstellungen ➜ Kasse ➜ Verkauf ➜ Verkaufsaufträge alle Felder gesetzt sind.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Anzahlung für einen Auftrag durchzuführen:

• im Funktionsblock wählen, wenn der Auftrag bereits in den Warenkorb geladen wurde oder ein Warenkorb mit einer Anzahlung als Auftrag im Auftragswesen angelegt werden soll.

  
• wurde der Auftrag noch nicht in den Warenkorb geladen, kann das Auftragswesen in der Statusleiste der Kasse geöffnet und anschließend über die Funktion die Anzahlung durchgeführt werden.

Bei beiden Optionen öffnet sich ein Fenster, in dem die Anzahlung als Betrag oder auf Grundlage eines Prozentsatzes eingegeben werden kann.

Es wird der zu zahlende Betrag, der Betrag der Anzahlung und der daraus resultierende Restbetrag angezeigt.

Der Betrag kann entweder als Festbetrag oder als Prozentsatz eingegeben werden.

Die Anzahlung (= das in der Verwaltungsoberfläche eingestellte Anzahlungsprodukt) wird in den Warenkorb der Kasse gelegt. Anschließend kann der übliche Checkout durchgeführt werden.

Auf dem Kassenbeleg wird durch die Auftragsnummer vermerkt, für welchen Auftrag die Anzahlung geleistet wurde.

Im Auftrag ist die Anzahlung als Position angeführt und nur mehr der Restbetrag wird als offene Summe angezeigt.

Aufträge bearbeiten (Positionen ändern/hinzufügen)

Um einen Verkaufsauftrag aus der Verwaltungsoberfläche zu bearbeiten, z.B. in dem weitere Positionen/ein Rabatt hinzugefügt, oder Menge/Preis geändert werden, den Auftrag in den Warenkorb laden.

in den Warenkorb geladener Auftrag

Dann können, wie im üblichen Verkaufsvorgang, weitere Positionen hinzugefügt oder Positionen verändert werden.

Soll eine Position aus dem Auftrag entfernt werden, ist die Menge der Position auf 0 zu setzen. Das Entfernen der kompletten Position aus dem Auftrag führt zu einer Fehlermeldung.

zum geladenen Auftrag ein weiteres Produkt hinzufügen und Rabatt auf den Auftrag vergeben

Nun kann der Checkout-Prozess durchgeführt werden, oder der aktuelle Warenkorb wieder an die Verwaltungsoberfläche übertragen werden, um den Auftrag zu aktualisieren.

Auftrag in der Kasse erstellen (Warenkorb als Auftrag an Verwaltungsoberfläche übertragen und optional Rechnung erstellen und liefern)

Über den Button kann

• ein in der Kasse angelegter Warenkorb an das Auftragswesen in der Verwaltungsoberfläche übertragen werden, dadurch wird ein neuer Auftrag erstellt

• optional direkt nach der Erstellung der Auftrag automatisch im Format A4 ausgedruckt werden

• die Ware direkt ausgeliefert werden (Lieferung & Teil-Lieferung)

• eine offene Rechnung sowie eine Anzahlung für den Auftrag erstellt werden

• ein Auftrag, der in den Warenkorb der Kasse geladen und bearbeitet wurde, aktualisiert werden. Dadurch werden die bearbeiteten Auftragsdaten auch im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche aktualisiert.

Um einen in der Kasse angelegten Warenkorb als neuen Auftrag an die Verwaltungsoberfläche zu übertragen, muss ein Kunde zum Verkauf hinzugefügt werden.

Der Auftrags-Button kann auch auf einen Aktions-Button im Kassenpanel gelegt werden.

Warenkorb mit hinzugefügten Artikeln und zum Verkauf zugeordneter Kunde

Nach Auswahl des Buttons im Funktionsblock öffnet sich ein Fenster, in dem die Auftragserstellung bzw. Auftragsübertragung bestätigt oder abgebrochen werden kann.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine offene Rechnung zu erstellen, oder die Ware direkt auszuliefern.

Popup nach Button "Auftrag erstellen" mit Checkbox offene Rechnung erstellen / Ware direkt ausliefern

Um Ware direkt auszuliefern, ohne eine Rechnung zu erstellen, muss für den jeweiligen Kunden die Einstellung Lieferschein ohne Rechnung aktiviert sein.

Die Einstellungen kann auch in der Kassenoberfläche bei den Kundendaten gesetzt werden, sofern der Kassenmitarbeiter die Zugriffsebene "Manager" hat.

Beispiel: Auftrag erstellen mit offener Rechnung und Teil-Lieferung

Die Produkte werden in der Verkaufsoberfläche der Kasse in den Warenkorb gelegt und ein Kunde dem Verkauf hinzugefügt.

Artikel im Warenkorb, Kundenzuordnung zum Verkauf

Anschließend wird der Button ausgewählt. Da der Kunde nicht sofort zahlt, einen Teil der Artikel aber gleich mitnimmt, wird bei den Checkboxen für "offene Rechnung erstellen" und "Ware wird direkt ausgeliefert" ein Haken gesetzt.

Nach der Bestätigung wird der Auftrag (bei aktivierter Einstellung Auftrag direkt drucken) im A4-Format gedruckt und das Erstellen der offenen Rechnung über ein Info-Fenster bestätigt.

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Auftragsdruck nach Auftragserstellung.pdf

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Zugleich öffnet sich das Fenster für die Lieferung und die Mengen der zu liefernden Positionen werden eingetragen. Da der Kunde die Blumenerde noch nicht mitnehmen möchte, werden diese Positionen abgewählt und die Teillieferung durchgeführt

Der Lieferschein wird im Anschluss gedruckt.

Die Anzeige des Auftrags wird über den Reiter "Aufträge" aufgerufen. Es ist ersichtlich, welche Positionen abgerechnet und welche bereits geliefert wurden. Noch nicht gelieferte Positionen werden über den Button "Liefern" ausgeliefert.

Im Reiter "Rechnungen" befindet sich die offene Rechnung, die erstellt wurde. Diese kann bezahlt oder gedruckt werden.

Auch im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche wird der erstellte Auftrag mit dem erstellten Lieferschein für die durchgeführte und noch ausstehende Lieferung sowie die Rechnung angezeigt.

Auftrag im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche

Beispiel: Auftrag in der Kasse laden, bearbeiten und wieder übertragen

In der Verwaltungsoberfläche wurde der Verkaufsauftrag S01014 erstellt.

Auftrag S01014 im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche

Der Verkaufsauftrag S01014 soll in der Verkaufsoberfläche der Kasse geladen und bearbeitet und anschließend wieder übertragen werden, um die Auftragsdaten zu aktualisieren.

Dafür wird das Auftragswesen der Kasse über das Icon geöffnet.

Der entsprechende Auftrag wird ausgewählt und der Auftrag über den Button in den Warenkorb geladen.

In der Kasse geladener und bearbeiteter Auftrag

Nun können die Positionen bearbeitet oder hinzugefügt werden. In diesem Fall wurde der Artikel "Service" hinzugefügt. Nach der Bearbeitung wird der aktuelle Warenkorb durch Auswahl des Buttons wieder an das Auftragswesen in der Verwaltungsoberfläche zurück übertragen und der Auftrag dadurch aktualisiert.

Von der Kasse in die Verwaltungsoberfläche übertragener & bearbeiteter Auftrag S01014

Rechnungen

Rechnung erstellen

Wenn ein Warenkorb an die Verwaltungsoberfläche übertragen werden soll, kann hierbei auch gleich eine offene Rechnung erstellt werden:

• Artikel in den Warenkorb legen und anschließend den Button auswählen

• die Checkbox bei "offene Rechnung erstellen" setzen und bestätigen

Auftrag mit offener Rechnung erstellen.

Der Warenkorb wird nun als Auftrag in der Verwaltungsoberfläche erstellt, sowie eine offene Rechnung angelegt. Zur Bestätigung der Rechnungserstellung erscheint ein Fenster in der Kasse.

Die offene Rechnung kann auch in der Kasse geladen und bezahlt werden.

Rechnung bezahlen und drucken

Um Zahlungen zu Aufträgen aus der Verwaltungsoberfläche vorzunehmen, ist es wichtig, dass unter Einstellungen ➜ Kasse ➜ Verkauf ➜ Verkaufsaufträge alle Felder gesetzt sind.

Um offene Rechnungen aus der Verwaltungsoberfläche in der Kasse einzusehen, zu bezahlen oder zu drucken, wird das Auftragswesen der Kasse über das Icon geöffnet und der Reiter "Rechnungen" ausgewählt.

Die offenen Rechnungen werden nun angezeigt.

Die Anzeige kann durch die Suche, sowie einen Kundenfilter eingeschränkt werden.

Für die Bezahlung einer offenen Rechnung, eine Rechnung anwählen und mit dem Button bestätigen.

Wie bei der Anzahlung kann nun ein fixer Zahlungsbetrag oder die Zahlungshöhe in Prozent angegeben und mit dem entsprechenden Button bestätigt werden.

Als erledigt markieren

Um eine Rechnung als abgerechnet zu markieren, auch wenn der komplette Betrag nicht beglichen wurde ( = der restliche Betrag nicht mehr zu zahlen ist) , wird die Checkbox aktiviert. Dadurch wird die Rechnung als bezahlt markiert.

offene Rechnung zu einem Auftrag bezahlen

Die Rechnungszahlung wird nun in den Warenkorb hinzugefügt und der Checkout-Prozess mit der Bezahlung kann durchgeführt werden. Es können auch mehrere Rechnung von einem Kunden auf einmal bezahlt werden.

Es ist nicht möglich, Rechnungen von verschiedenen Kunden in einem Checkout-Vorgang zu bezahlen.

in den Warenkorb gelegte Rechnungszahlung

Vollständig angezahlte Rechnungen abrechnen und drucken

Rechnungen, die bereits vollständig angezahlt wurden und daher einen Zahlbetrag von 0 haben, können direkt abgerechnet und gedruckt werden.

Summe der offenen Posten (unbezahlten Rechnungen) des Kunden im Auftragswesen der Kasse anzeigen

Wenn im Reiter Rechnungen der Filter auf einen Kunden gesetzt wird, wird auch die Gesamtstumme der offenen Posten des Kunden angezeigt. Dies umfasst alle unbezahlten Rechnungen = Rechnungen mit dem Zahlungsstatus unbezahlt, Teilzahlung oder in Zahlung

Reiter Rechnungen: Gesamtsumme der offenen Posten (unbezahlte Rechnungen) des Kunden in der Kasse anzeigen

Lieferscheine, Lieferung, Teillieferung

Lieferung bei Erstellen eines Auftrags

Wenn ein Warenkorb an die Verwaltungsoberfläche übertragen werden soll, kann hierbei auch gleich eine Lieferung oder Teil-Lieferung durchgeführt werden:

• Artikel in den Warenkorb legen und anschließend den Button auswählen

• die Checkbox bei "Ware wird direkt ausgeliefert" setzen und bestätigen

Um Ware direkt auszuliefern, ohne eine Rechnung zu erstellen, muss für den jeweiligen Kunden die Einstellung Lieferschein ohne Rechnung aktiviert sein.

Die Einstellungen kann auch in der Kassenoberfläche bei den Kundendaten gesetzt werden, sofern der Kassenmitarbeiter die Zugriffsebene "Manager" hat.

In diesem Fenster kann nun ausgewählt werden, welche Menge direkt geliefert wird. Werden alle Positionen geliefert, handelt es sich um eine Komplettlieferung, ansonsten um eine Teillieferung. Die Menge kann durch Eingabe eines Werts oder über die + / - Buttons verändert werden.

Nach Bestätigen der Lieferung werden 2 Lieferscheine gedruckt, einer für den Kunden, sowie ein Händlerbeleg, der von dem Kunden auszufüllen und zu unterschreiben ist.

Am Beleg befindet sich die Angabe zu der jetzt gelieferten Menge (Liefermenge), der bereits (insgesamt) gelieferten Menge, sowie der Restmenge.

In den Druck-Einstellungen der Kassenoberfläche kann auch die Einstellung Preise auf Lieferscheinen aktiviert werden, um Preis + MwSt-Betrag auf dem Lieferschein anzuzeigen.

Nachträgliche Lieferung zu einem Auftrag

Wurde zu einem Auftrag keine Lieferung oder nur eine Teil-Lieferung vorgenommen, kann die Lieferung nachträglich durchgeführt werden.

Dafür wird das Auftragswesen der Kasse über das Icon geöffnet und der Reiter "Aufträge" ausgewählt.

In der Auftragsübersicht wird der Auftrag und dann der Button ausgewählt.

Nun kann wie unter Lieferung bei Erstellen eines Auftrags beschrieben die Lieferung durchgeführt werden.

Bei Auftragspositionen, die bereits geliefert wurden, kann die Menge nicht mehr verändert werden, und sie werden grau hinterlegt angezeigt.

Gutschriften

Über die Rechnungszahlung in der Kasse können Gutschriften, die über die Verwaltungsoberfläche erstellt wurden, eingelöst werden.

In der Gutschriften-Übersicht werden die erstellten Gutschriften und der zugehörige Kunde angezeigt. Die Gutschriften können durchsucht und gefiltert werden.

Ist der Filter "Abgeschlossene anzeigen" aktiviert, werden alle Gutschriften angezeigt (auch Gutschriften, die storniert, oder vollständig eingelöst wurden). Ansonsten werden die Gutschriften angezeigt, die noch nicht vollständig eingelöst wurden.

Gutschrift einlösen

Über den Button wird die ausgewählte Gutschrift eingelöst. Beim Einlösen der Gutschrift kann der Betrag ausgewählt werden, der eingelöst wird.

Nachdem das Einlösen Bestätigt wurde, wird die Gutschrift in der gewählten Höhe in den Warenkorb gelegt und der Kunde, zu dem die Gutschrift gehört, automatisch zum Verkauf hinzugefügt.

Nun kann der Checkout durchgeführt werden, um die Gutschrift auszuzahlen, oder weitere Artikel in den Warenkorb gelegt werden.

Gutschrift drucken

Über den Button in der Gutschriften-Übersicht wird die Gutschrift im A4-Format gedruckt.

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Gutschrift_A4.pdf

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