Export/Import
Datensätze importieren, Übertragung von Daten, Datenaktualisierung, Importformat, Exportformat
Export
Bei der Arbeit mit einer Datenbank ist gelegentlich die Notwendigkeit gegeben, die Daten in eine separate Datei zu übertragen. Dies kann hilfreich sein, um Berichte über Aktivitäten zu erstellen (auch wenn ETRON onRetail ein präzises und einfaches Berichtswerkzeug bereitstellt).
Mit ETRON onRetail wird ermöglicht, die Werte jedes Feldes in jedem Datensatz zu exportieren.
Datensätze markieren
Option Aktion auswählen
Exportieren
Diese Aktion ist recht einfach, hat aber einige Besonderheiten. Wenn die Schaltfläche "Exportieren" angeklickt wird, erscheint ein Popup-Fenster mit mehreren Optionen für die zu exportierenden Daten:
Ich will Daten aktualisieren (Import-kompatibler Export) aktiviert bedeutet, dass nur importierbare Felder angezeigt werden, was bei der Aktualisierung von Datensätzen hilfreich ist. Wenn es deaktiviert ist, sind alle Felder sichtbar, unabhängig davon, ob sie importiert werden können oder nicht. Das bietet mehr Flexibilität, kann aber unübersichtlicher sein.
Exportformat Beim Exportieren gibt es die Wahl zwischen zwei Formaten: XLSX und .CSV Im .csv-Format werden die Elemente durch Kommata getrennt, während das .xlsx-Format (Excel) Informationen zu allen Arbeitsblättern in einer Datei enthält, einschließlich Inhalt und Formatierung.
Verfügbare Felder Eine Auflistung aller exportierbaren Felder. Die Pfeile können verwendet werden, um weitere Unterfelder anzuzeigen. Alternativ kann auch die Suchleiste verwendet werden, um bestimmte Felder leichter zu finden. Um die Suchoption effizienter zu nutzen, können alle Felder angezeigt werden, indem auf alle Pfeile geklickt wird.
+ Ermöglicht es, der Liste der zu exportierenden Felder weitere Felder hinzuzufügen.
Reihenfolge ändern Die "Griffe" neben den ausgewählten Feldern erlauben es, die Reihenfolge der Felder in der exportierten Datei durch Verschieben nach oben oder unten zu ändern.
Zu exportierende Felder löschen Der Mülleimer ist vorhanden, falls Felder entfernt werden müssen.
Vorlage speichern Für wiederkehrende Berichte ist es möglicherweise interessant, Exportvorgaben zu speichern. Dazu werden alle benötigten Vorlagen ausgewählt, auf die Vorlagenleiste geklickt und eine neue Vorlage erstellt, der ein Name gegeben wird. Bei Bedarf können Sie die entsprechende Vorlage auswählen, um beim nächsten Export dieselben Einstellungen zu verwenden.
Import
Daten können entweder im Excel- (.xlsx) oder CSV-Format (.csv) unter Favoriten -> Datensätze importieren importiert werden.
Importvorlage anpassen
Spalten können entfernt werden, die nicht benötigt werden. Empfehlenswert ist es, die ID-Spalte nicht zu entfernen. Warum?
Für jeden einzelnen Datensatz eine eindeutige ID festlegen, indem die ID-Reihenfolge nach unten gezogen wird.
Beschriftungen der Spalten nicht ändern, die importiert werden sollen. Andernfalls erkennt ETRON onRetail sie nicht mehr und müssen im Importbildschirm selber zugeordnet werden.
Neue Spalten können hinzugefügt werden, müssen jedoch im ETRON onRetail vorhanden sein. Wenn ETRON onRetail den Spaltennamen nicht mit einem Feld abgleichen kann, kann dieser beim Importieren manuell abgeglichen werden, indem eine Liste der verfügbaren Felder durchsucht wird.
Importieren von Beziehungsfeldern
Eine ETRON onRetail-Position ist stets mit vielen anderen Objekten verknüpft (z.B. ein Produkt ist mit Produktkategorien, Attributen, Lieferanten usw. verknüpft). Um diese Verknüpfungen zu importieren, müssen zuerst die Datensätze des entsprechenden Objekts aus dem entsprechenden Listenmenü importiert werden.
Hier müssen z.B. zuerst die Attribute und Produktkategorien importiert oder angelegt werden, damit Produkte mit deren Informationen importiert werden können. Sind die Attribute und Kategorien noch nicht im System hinterlegt, kann der Import nicht stattfinden.
Dies kann entweder über den Namen des verknüpften Datensatzes oder über dessen ID erfolgen. Die ID wird benötigt, wenn zwei Datensätze denselben Namen haben. In diesem Fall muss hier „/ID“ am Ende des Spaltentitels hinzugefügt werden.
z. B. für Produktattribute: Produktattribute / Attribut / ID
Daten importieren
Wichtig!
Wie immer empfiehlt es sich, bei größeren Importen zunächst nur 5 - 10 Zeilen der Datei zu testen und die Rückmeldung des Systems abzuwarten. Wenn die Datei Fehler enthält, wird eine Meldung in kurzer Zeit angezeigt und die Import-Datei sollte dann dementsprechend angepasst werden. Erst wenn die ersten 5-10 Zeilen ohne Probleme importiert wurden, sollte die gesamte Datei importiert werden.
Feldzuordnung
Nun erhält man eine Voransicht des Imports, mit allen Daten (Felder/Spalten) aus der Import-Datei und der Feldzuordnung in der Instanz.
Die Zuordnung kann beim jeweiligen Feld per Dropdown-Auswahl verändert werden.
1. Zeile als Kopfzeile verwenden
Enthält die 1. Zeile der Importdatei die Feldbezeichnung ist links diese Checkbox zu aktivieren:
Import im Hintergrund ausführen
Bei großen Import-Dateien (z.B. mehr als 100 Zeilen) wird empfohlen, den Import im Hintergrund auszuführen:
Der Vorteil bei einem Hintergrundexport ist auch, dass bei Fehlern nur fehlerhafte Pakete (Teile) neu importiert werden können, und nicht der gesamte Import erneut durchgeführt werden muss.
Ebenso kann normal in ETRON onRetail weitergearbeitet werden, wenn der Import im Hintergrund abläuft.
Der Import im Hintergrund sowie sein Status ist dann unter dem Importstatus zu finden.
Teil Größe
bestimmt die Anzahl der Zeilen die pro Import stattfinden sollen. Dieser Wert sollte möglichst unter 50 bleiben. Jeder Teil wird als eigener Import im System angestoßen, dass bedeutet, befinden sich zu viele Zeilen in diesem Import-Teil, dann kann der Import-Teil zu einem Timeout führen, obwohl dieser im Hintergrund ausgeführt wird. Hinzukommt, sobald eine Zeile einen Fehler in diesem Import-Teil aufweist, muss der gesamte Import Teil heruntergeladen, überarbeitet und erneut importiert werden. Je kleiner dieses Import-Teil (Paket) also ist, desto schlanker und schneller überarbeitbar ist er im Fehlerfall.
Teile pro Job
definiert wie viele Import-Teile (Pakete) gleichzeitig importiert werden sollen. Grundsätzlich lässt sich sagen, es sollten insgesamt nicht mehr als 1000 Zeilen pro Job importiert werden. Das heißt, wenn definiert wird, dass die Teil Größe 50 ist (also 50 Zeilen pro Import Paket) dann wäre es zulässig zu sagen, man möchte das 20 Teile pro Job auf einmal durchführt werden (50 Zeilen mal 20 gleichzeitigen Imports = 1000 Zeilen).
Importstatus
Den Status des im Hintergrund laufenden Exports findet man unter Berichte -> Stammdaten -> Importstatus
Der Import kann hier im Detail angesehen, und fehlerhafte Pakete neu importiert werden.
Testbetrieb / Testimport
Durch Klick auf den Button "Testbetrieb" kann der Import vorab getestet werden. Das ist zur vorherigen Fehlererkennung von Vorteil.
Werden beim Testbetrieb keine Auffälligkeiten bzw. Fehler gefunden, erscheint eine entsprechende Rückmeldung.
Werden beim Testbetrieb Auffälligkeiten bzw. Fehler gefunden, erscheint eine Rückmeldung und in den Importzeilen eine Beschreibung des Fehlers.
Importdatei: Kategorien richtig zuordnen (Oberkategorie / Unterkategorie)
In der Importdatei werden die Ober-und Unterkategorien der Produkte mit der Schreibweise "Oberkategorie / Unterkategorie" angegeben, damit diese richtig zugeordnet werden.
Bsp.:
Kategorie "Alle Produkte"
Kategorie "Eigenmarken" (hat "Alle Produkte" als Oberkategorie)
Kategorie "Essig" (hat "Eigenmarken" als Oberkategorie)
Hinweis zum Import von Referenz sowie Barcode (Kontakt, Produkte)
Wenn Produkte/Kontakte mit Referenz/Barcode importiert werden sollen, sollte die entsprechende Automatisierung in den Einstellungen deaktiviert werden.
Beim Import von Barcodes ist weiters zu beachten, ob in den Einstellungen der Verwaltungsoberfläche die Beschränkung des EAN/Barcodes auf 13 Stellen aktiviert/deaktiviert ist.
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