Nullbelege (RKSV)

RKSV, Startbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg, Endbeleg/Schlussbeleg

Der Startbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg und Schlussbeleg sind sogenannte „Nullbelege“ die keine Summen enthalten!

Nach erfolgreicher RKSV Einrichtung werden erstellte Nullbelege automatisch an FinanzOnline übertragen. Der Status der Belegsübertragung kann in den FON Meldungen eingesehen werden.

Startbeleg

Der Startbeleg muss üblicherweise innerhalb einer Woche nach Erstellung an das Finanzamt übermittelt werden, damit die Kassa beim Finanzamt registriert werden kann. Die Übermittlung des Belegs wird durch die RKSV-Einrichtung in ETRON onRetail automatisch durchgeführt.

Nach dem Erstellen des Kassenplatzes und Aktivieren des RKSV Moduls muss ein Startbeleg erzeugt werden, welcher automatisch bei Eröffnung der ersten Sitzung (solange der Kassenplatz mit dem RKSV Modul verbunden ist) angefordert wird. Dieser Schritt schließt die Inbetriebnahme des Kassenplatzes ab. Danach können gesetzeskonforme Belege erstellt werden.

In der Kassenübersicht zeigt der Kassenplatz in diesem Fall auch den Status "RKSV Startbeleg" an.

Beim Öffnen der 1. Sitzung am entsprechenden Kassenplatz, erscheint die Meldung, dass nun ein Startbeleg erstellt wird.

Mit diesem Beleg kann auch gleich durch einen Scan-Test sichergestellt werden, dass die Fiskalisierung finanzkonform ist. Dazu kann die BMF Belegcheck-App - für Android oder iPhone - verwendet werden.

Nach dem Erstellen des Startbeleges wird dieser durch das RKSV Modul im ETRON onRetail System an FinanzOnline (FON) weitergeleitet. Der Status der Übermittlung kann unter Berichte -> Kassen -> FON Meldung eingesehen werden.

Nullbeleg

In den folgenden Fällen ist ein Nullbeleg unbedingt erforderlich:

Nachsignierung von Belegen nach Wiederherstellen der Funktionalität nach einem Ausfall der Signatureinheit
Nachsignierung von Belegen nach dem Beenden des Notfallmodus

Nullbeleg drucken

Der Nullbeleg kann bei geöffneter Sitzung über das Kassenmenü gedruckt werden.

Nach Auswahl des Menüpunkts "Nullbeleg" und bestätigen der Warnung, wird der Nullbeleg erstellt.

Monatsbeleg

Der Monatsbeleg wird bei der 1. Sitzungseröffnung am 1. Tag des neuen Monats am jeweiligen Kassenplatz automatisch erstellt. Der Jahresbeleg ist zugleich der Monatsbeleg für Dezember.

Nach Erstellung des Monatsbelegs, wird eine entsprechende Meldung in der Kassenoberfläche angezeigt.

Jahresbeleg

Der Jahresbeleg wird automatisch an das Finanzamt übertragen, wenn die Kasse im neuen Jahr das erste Mal aufgerufen wird. Die Übermittlung an FinanzOnline muss in jedem Fall spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt werden. Der Status der Übermittlung kann unter Berichte -> Kassen -> FON Meldung eingesehen werden.

Am Jahresende wird statt dem Monatsbeleg ein Jahresbeleg fällig.

Unternehmer haben am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, den Jahresbeleg herzustellen und nach Ausdruck aufzubewahren.

Bei Saisonbetrieben (z.B. Schwimmbad) kann dieser Vorgang auch vorzeitig zu Saisonende, spätestens jedoch vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr erfolgen.

Bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Jahresbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, sofern dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche).

Bei Betrieben, die rund um die Uhr geöffnet haben, kann, wenn es der Geschäftsbetrieb zulässt, der Jahresbelege auch vor oder nach Mitternacht erstellen werden. Der Zeitpunkt des Jahresbeleges soll in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.

Vorzeitige Erstellung

Sollte vor Jahresende bereits ein Jahresbeleg benötigt werden (Saisonbetriebe, Beenden der Geschäftstätigkeit, ...) wird ein Nullbeleg als Jahresbeleg akzeptiert.

Es dürfen danach keine weiteren Umsätze vor dem neuen Jahr getätigt werden. Die Prüfung dieses Beleges kann unmittelbar nach der Erstellung durchgeführt werden, und muss nicht am Ende des Kalenderjahres erfolgen. Sollte darauffolgend im neuen Jahr in der Kassenoberfläche automatisch der Jahresbeleg erstellt werden, so muss dieser in diesem Fall nicht mehr an das Finanzamt übermittelt werden.

Jahresbeleg drucken

Der Jahresbeleg wird am 1. des neuen Jahres bei Verbindung mit dem jeweiligen Kassenplatz erstellt. Sollte der Jahresbeleg nicht automatisch erstellt werden, kann ein Nullbeleg gedruckt werden. Siehe Nullbeleg drucken.

Schlussbeleg / Endbeleg

Die Meldung ist laut Bundesministerium für Finanzen nur dann erforderlich, wenn die Registrierkasse geplant dauerhaft außer Betrieb genommen wird – NICHT bei Betriebsferien oder zwischen den Saisonen bei einem Saisonbetrieb.

In der Kassenoberfläche in den Einstellungen kann der Endbeleg im Bereich "Fiskal Einstellungen" erstellt werden.

Der Kassenbenutzer benötigt die Zugriffsebene "Manager" sowie die Rechte für "Einstellungen"

Sollten die Fiskal Einstellungen durchgestrichen angezeigt werden, fehlt dem Kassenbenutzer die entsprechende Berechtigung um einen Endbeleg zu erstellen.

Falls der Button ausgegraut ist, muss eine bestehende Sitzung geschlossen werden. Sollte er noch immer grau angezeigt werden, sollten die Stammdaten nochmals aktualisiert werden.

Wenn der Button "Rksv Endbeleg" ausgewählt wird, erscheint eine Meldung in der Kassenoberfläche.

Um den Rksv-Endbeleg erstellen zu können, wird noch die Eingabe des Passworts des jeweiligen Kassenplatzes benötigt. Das Passwort für den jeweiligen Kassenplatz kann unter Einstellungen -> Kasse -> Auswahl Kassenplatz -> Verbindung eingesehen werden

Nach der Bestätigung wird der Schluss-/ bzw. Endbeleg gedruckt.

In der Kassenübersicht der Kassenoberfläche erscheint die Fiskalisierungsmeldung "Fiskalisierung abgeschlossen", und ein Sitzungsstart ist nicht mehr möglich.

In der Kassenübersicht der Verwaltungsoberfläche wird beim jeweiligen Kassenplatz der Status "RKSV abgeschlossen" angezeigt.

Sammelbeleg nach Signaturausfall

Wurden (Vekaufs-)Belege erstellt, während die Kasse offline war (keine Internetverbindung), wird ein RKSV-Sammelbeleg für den Zeitraum des Signaturausfalls erstellt, sobald die Kasse wieder online ist.