Was ist ein Import & wie funktioniert er?

Das Thema Import ist komplex und es ist wichtig zu verstehen, was ein Import ist und wann er sinnvoll ist und wie er funktioniert.

Was genau ist ein Import?

Bei einem Import spricht man über das Einspielen von Daten in ein System. Diese Daten können Stammdaten wie Produktinformationen und Kundendaten sein, aber auch Auftragsdaten und Lagerinformationen sind als Import möglich.

Die meisten Importe funktionieren über das CSV oder XLS Format. Es ist also ratsam, ein Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel oder entsprechende gratis Produkte von OpenOffice oder LibreOffice zu verwenden.

Hier ist ebenfalls ratsam, sich kleine Tipps & Tricks anzusehen, wie man am besten mit Tabellenkalkulationsprogrammen arbeitet. Hierzu bietet Ihnen eine Suchmaschine Ihrer Wahl und Youtube alle Möglichkeiten.

Aktualisieren oder neu anlegen

Es ist wichtig zu unterscheiden, ob Daten, die eingespielt werden, neu angelegt werden sollen oder ob vorhandene Daten aktualisiert werden sollen.

Beim Aktualisieren ist es für jedes Programm wichtig, eine Referenznummer zu haben, damit das Programm weiß, ob ein Datensatz bereits existiert. Wenn er existiert, wird dieser mit den gewünschten Feldern überschrieben und nicht neu anlegt. Ansonsten kann es passieren, dass man doppelte Datensätze erhält.

Um bei ETRON onRetail vorhandene Daten zu aktualisieren empfiehlt es sich, die gewünschten Datensätze erst einmal zu exportieren, um anschließend darauf zu referenzieren. Mehr dazu im Absatz Export/Import.

Reihenfolge

Wenn Sie gleich mehrere Daten Importieren möchten, ist es enorm wichtig, eine korrekte Reihenfolge einzuhalten.

Angenommen als glücklicher Besitzer einer neuen ETRON onRetail Warenwirtschaftssoftware soll nun die Warenwirtschaft mit Produkten zum Leben erweckt werden. Es wurde schon viel Zeit in das Aufbereiten der Produktdaten investiert, ein Pricing überlegt und sinnvolle Warengruppen ausgedacht. Nun ist es an der Zeit, die große XLS Datei mit allen diesen Informationen zu importieren.

Dieser Import wird zu einem Fehler führen. Warum? Weil onRetail die Warengruppe „Obst“ noch nicht kennt. Es wird also auf etwas referenziert, dass noch nicht existiert.

Es ist also wichtig, erst einmal alles, auf das der gewünschte Import referenziert (in unserem Beispiel der Produktimport) auch in ETRON onRetail anzulegen. Diese Anlage kann entweder manuell passieren oder ebenfalls mittels Import.

Welche Felder sind Referenzfelder?

Grundsätzlich lässt sich sagen, jedes Feld, das eine Auswahl zulässt, ist ein Referenzfeld. Wenn man sich jetzt das Formular von der Produktanlage ansieht, sieht man gleich, dass hier einige Referenzfelder existieren.

Erkennbar an dem kleinen Pfeil nach unten, wären das in unserem Fall die Felder: Produktart, Kategorie, Steuer EK, Steuer VK, Mengeneinheit, etc.

Die Steuer von 20%, auf die unser Produkt Apfel verweist, ist sowohl für den EK als auch den VK bereits vorhanden und sollte uns beim Import keine Probleme machen. Die Warengruppe „Obst“ allerdings existiert leider noch nicht, ebenso ist dem System nicht klar, welche Produktart das Produkt Apfel sein soll. Soll es als Dienstleistung, Verbrauchsartikel oder als Lagerprodukt angelegt werden. Wenn diese Information nicht mit importiert wird, dann weist onRetail den Standardwert zu, welcher in dem Fall eine Dienstleistung ist. Welche Informationen für onRetail relevant sind, neben den Daten die wir für unseren Import relevant finden, erkennt man am besten an den blau markierten Pflichtfeldern in der Formular Ansicht der Produkte oder einem anderen Bereich, bei dem Daten importiert werden sollen.

Nicht alles auf einmal

Die CSV/XLS Datei ist aufbereitet, alle Spalten sind da, die Referenzen sollten im System angelegt und gesetzt sein, dann geht es ja los, oder? Nein.

Ein Import braucht seine Zeit, nicht nur bei der Vorbereitung der Daten, sondern auch beim Import selbst. Es kann schon mal passieren, dass man länger wartet, bis der angestoßene Import abgeschlossen ist. Es wäre richtig ärgerlich, wenn man 30 Minuten auf den Import wartet, nur um dann festzustellen, dass er nicht funktioniert hat.

Goldene Regel: Langsam testen, schneller fertig.

Am besten wird die CSV/XLS Datei abgespeichert und erneut mit nur den ersten 1-5 Zeilen abgespeichert. Diese kleine, maximal 5 zeilige, CSV/XLS Datei wird nun importiert, das dauert nicht lange und man erhält schnell Informationen über die Qualität der Datei.