Anbindung
Es muss die Schnittstelle zu Webshop aktiviert sein.
Hauptauswahl > Kassa > Webshopbestellungen > Optionen
für xtCommerce /Magento
Mit der Webshopanbindung können Artikeldaten bereitgestellt und Kundendaten mit Bestellungen vom Webshop übernommen werden. Der Datenaustausch erfolgt über einen FTP Server. Der FTP Server muss vom Kunden zur Verfügung gestellt werden, es kann nicht der ESV FTP Server verwendet werden.
Voraussetzungen
Folgende Grundwerte-IDs müssen eingestellt sein:
437 / Großhandel mit erweitertem Auftrag muss auf Ja gestellt sein.
254 / Aufträge automatisch kommissionieren muss auf Nein gestellt sein.
273 / Fortlaufende Angebot/Auftrag/Lieferscheinnummern muss auf Ja gestellt sein.
96 / Kleinbuchstaben im Artikeltext erlauben muss auf Ja gestellt sein.
Für ETRON Support:
Die Datei Q:\Basis\Webshop\webshop.ini muss in das Arbeitsverzeichnis der aktiven Filiale in der Zentrale kopiert werden
Die Datei Q:\Basis\Webshop\ZFM.txt im Standardimport - Artikel importieren.
Die Lagerfilialen für den Webshopexport können optional beschränkt werden:
Import
Option | Beschreibung |
Bestellungsimportintervall | In diesem Intervall werden die Bestellungen vom FTP Server geladen. |
Dateien am FTP Server | Legt fest in welchem Verzeichnis am FTP Server die Quelldateien stehen. |
Anzahl der Auftragsdrucke | Legt fest wie viele Aufträge bei der Übernahme der Bestellungen ausgedruckt werden. |
Kdn. Lagerausbuchung | Über die hier eingegebene Kundennummer wird der Lagerstand in ETRON reduziert. Dies ist dafür da, wenn Rechnungen in einem anderen System erstellt werden. |
Rechnung statt Auftrag | Beim Verbuchen der Bestellungsübernahme wird eine Rechnung gedruckt, sollte die bestelle Ware nicht lagernd sein, muss der Beleg storniert und neu geschrieben werden. Ist das Feld nicht aktiviert, so wird die Bestellung als Auftrag übernommen und bei der Kunde als Auftrag in der Kassa hinterlegt. Diese Aufträge können dann aufgerufen und Rechnungen erstellt werden. |
Notiz auf Auftrag übernehmen | Die Übernahme der Bestellungsnotiz auf den Auftrag und in Folge auf die Rechnung wird aktiviert. |
Export
Option | Beschreibung |
Artikelexportintervall | Legt fest in welchen Zeitabständen die Artikeldaten für den Webshop am FTP Server bereitgestellt werden. Nicht unter 30 Minuten eintragen! |
Zieldatei am FTP Server | Legt fest in welchem Verzeichnis/Datei am FTP Server die Artikeldatei bereit gestellt wird. |
Stammdaten-Quellfiliale | Legt fest aus welcher Filiale die Stammdaten genommen werden. |
LHW Filter | Es werden nur Artikel mit dem entsprechenden LHW (Lieferhinweis) exportiert. |
LKZ Filter | Es werden nur Artikel mit dem entsprechenden LKZ (Lieferkennzeichen) exportiert. |
VKP 1 Filiale / Preisgruppe | Legt fest aus welcher Filiale / Preisgruppe der Verkaufspreis genommen wird. Die Preisgruppe ist jene Gruppe, die an den Shop übertragen wird. |
LHW Ausverkauft | |
Transferstation | Legt die Station für den Webshopdatentransfer fest. |
Zusatzpreisgruppen | Wird in Magento 2 nicht mehr verwendet |
Satzlimit | Wird in Magento 2 nicht mehr verwendet |
Untertags nur Lagerupdate | Ist dieses Häkchen gesetzt, startet der Datentransfer immer mit Lagerstandsupdate |
Filialbestände zum WS-Bestand rechnen | Sollen Filialbestände im Webshop angezeigt werden muss dieses Häkchen gesetzt werden |
Basistext als Bilddateiname | Legt fest ob der Basistext oder der Bildtext übertragen wird. Sollte immer angehakt sein |
Bilder konvertieren | konvertiert Bilder … |
Überkategorien automatisch zuordnen | Mit dieser Option werden bei der manuellen Kategoriezuordnung die übergeordneten Kategorien automatisch dem Artikel zugeordnet. Eine Änderung dieser Einstellung Bedarf eines Neustartes des ETRON Webshop-Transfer Programmes. Führen Sie anschließend einen Gesamtexport durch um bestehende Kategoriezuordnungen anzupassen. |
Exportart | Gesamtexport Artikel/Alle, Text/Änderung Artikel/Änderung, Text/Änderung Artikel/Änderung, Text/Immer |
Kundenexport | Für externe Shops, nicht für ETRON Startershop |
Einzelartikel Konfigurationsattribute | Soll die Möglichkeit bestehen, alle Attribute aller Artikel hochzuladen, um im Webshop einen Gesamtartikel zu konfigurieren, muss diese Option angehakt sein. |
Vorauszahlung
Bei der Zahlungsart Vorauszahlung wird dem Kunden eine Vorauszahlungsrechnung gemailt. Im Mail werden die Felder %ANR% mit der Auftragsnummer und %AND% mit dem Auftragsdatum ersetzt.
Option | Beschreibung |
Betreff | Betreffzeile im E-Mail |
Text | Mitteilung im E-Mail |
Anhang | Dateiname für die angehängte Rechnung. Es dürfen nur für Dateien erlaubte Zeichen verwendet werden. Die Endung muss immer auf .pdf lauten. |
Für den automatischen Mailversand als PDF muss die ID 495 PDF-Druckumleitung in den filialspezifischen Einstellungen eingerichtet sein. Das Verzeichnis C:\PDF muss angelegt sein.
Rechnung
Hier wird festgelegt ob der E-Mail Versand der Rechnungen aktiv ist.
FTP
Hier werden die Zugangsdaten für den FTP Server festgelegt.
Wird der ETRON-FTP-Server mit der ETRON Gateway verwendet so ist der REST-Server zu benennen. Beispiel: RS:http://123.456.789.123
Dazu ist zuerst RS: einzutragen, die Daten zu speichern und das Fenster schließen:
Das Fenster wieder öffnen. Die Eingabemaske ist erweitert und es kann der Rest der Daten eingeben werden:
Wird ein eigener FTP-Server verwendet so wird nur die IP-Adresse eingetragen. Beispiel: 123.456.789.123
Mail
Hier werden die Daten für den automatischen Mailversand festgelegt. Alle Mails werden auch an den BCC-Empfänger geschickt und bilden so ein Protokoll der gesendeten Mails.
Sprache
Hier werden die Sprachen festgelegt.
Webshopdaten im Artikelstamm
Zu den Webshopdaten im Artikel Stammblatt: Artikelarten
Datenaustausch mit dem Webshopserver
Der Aufruf des Datenaustausches kann auch von dieser Oberfläche aus angestoßen werden.
Dazu muss aber immer das Datentransfer-ETRON gestartet sein, da diese Oberfläche das Webshop-Transfer-ETRON steuert. Ist das Webshop-Transfer-ETRON nicht gestartet wird dies angezeigt:
Der Datenaustausch wird von der im Feld Transferstation festgelegten ETRON Station aus durchgeführt. Es kann dafür auch ein Arbeitsplatz verwendet werden der für sonstige Arbeiten genutzt wird. Der regelmäßige Start des Übertragungsprogrammes könnte jedoch störend sein.
Damit sich ETRON im richtigen Verzeichnis befindet, muss für die Transferstation der Direkteinstieg in die Webshopfiliale aktiviert sein.
Beim ETRON Start auf dieser Station wird automatisch der Webshopdatenaustausch gestartet. Beim Gesamtexport kommt vor der Durchführung noch eine Sicherheitsabfrage.
Die Restzeit bis zum nächsten Transfer wird angezeigt. Mit Jetzt durchführen kann ein sofortiger Transfer ausgelöst werden. Mit der Option Bilderupdate werden zu den übertragenen Artikeln alle Bilder auch ohne Änderung übertragen. Das Transferprogramm beendet sich für die Nachtverarbeitung automatisch und muss daher nicht geschlossen werden. Sollen nur die Artikel übertragen werden so ist nur die Option Gesamtexport OHNE die Option Lagerupdateexport zu wählen.
Neue Webshopbestellungen übernehmen
1. Allgemeiner Ablauf
Benachrichtigung über einen Bestelleingang kommt per Email Gateway verarbeitet die Bestellung (kann gut 5-10 Minuten dauern)
2. ETRON Webshoptransfer starten
Nächsten Bestellungsimport abwarten (frei wählbarer Intervall) oder auf „Jetzt durchführen“ klicken
3. In ETRON importieren
Unter Hauptauswahl - > Kassa > Webshopbestellungen > <Neue Bestellungen übernehmen> anklicken.
ACHTUNG: Findet ETRON keine Bestellungen? Es kann unter Umständen dazu kommen, dass um 14:01 eine Bestellbestätigung vom Webshop per Email einlangt, welche noch nicht im ETRON auftaucht obwohl der ETRON Webshoptransfer um 14:04 das letzte Mal einen Bestellungsimport gemacht hat. Die Ursache dafür kann der noch nicht abgeschlossene Vorgang der Gateway sein. In diesem Fall bitte bis zum nächsten Intervall warten oder nach weiteren 5 Minuten manuell auf „Jetzt durchführen“ klicken.
Es wird nun jede zu importierende Bestellung einzeln nach einander angezeigt. ETRON führt automatisch einen Dublettenabgleich durch und ermöglicht es Bestellungen bereits vorhandenen Kunden zuzuweisen oder einen neuen Kunden für den Bestelleingang anzulegen.
Bei jeder Bestellung besteht die Option die Bestellung zu übernehmen aber auch diese abzulehnen. Nach dem erfolgreichen Bestellungsimport landet der Auftrag in ETRON.
4. Auftragsbearbeitung
Die weitere Bearbeitung kann über die Kommissionierung oder über die Auftragsverwaltung oder die Kassa erfolgen.
Bearbeitung über die Kommissionierung
Bearbeitung über die Auftragsverwaltung
Unter Hauptauswahl > Kassa / Auftrag > Auftrag einsteigen und je nach gewünschten Prozess den Auftrag in einen Lieferschein / Rechnung umwandeln.
Bearbeitung über die Kassa
Unter Hauptauswahl > Kassa / Auftrag > Kassa einsteigen und je nach gewünschten Prozess den Auftrag in einen Lieferschein / Rechnung umwandeln.
Achtung ! Bei der Abwicklung über die Kassa muss das Zahlungsmittel händisch bei der Rechnungserstellung gewählt werden!
Allgemeine Information: Rechnungen, Aufträge und Lieferscheine können im Ordner „ETRON\WW\Belege“ automatisch gespeichert werden. Hierzu muss die ID 495 PDF-Druckumleitung und ID 338 Auftrag/Anb./Lief./Rechnung als PDF speichern aktiviert werden.
Rechnungen mit MwSt. des Ziellandes
Ab 01.07.2021 müssen Lieferungen in EU Länder im jeweiligen Zielland versteuert werden wenn ein jährlicher Gesamtumsatz über alle Zielländer von 10.000,00 EUR überschritten wird.
Nähere Informationen dazu unter: EU-OSS One-Stop-Shop
Sonder MwSt. Satz / Zielland
Diese Variante ist veraltet. Es muss EU-OSS verwendet werden.
Falls Rechnungen auf Grund der Umsatzschwellenüberschreitung mit der MwSt. des Ziellandes ausgestellt werden müssen ist dies folgendermaßen möglich:
Für jedes benötigte Zielland ist eine eigene Filiale erforderlich.
Mit der Einstellung 690 „Sonder MwSt. Satz“ müssen in der Filiale die benötigten Steuersätze festgelegt werden.
In den Webshopoptionen müssen die Ziellandfilialen festgelegt werden.
Mit der Webshopbestellungsübernahme wird der Auftrag abhängig vom Land der Rechnungsadresse unter dem Zielland gebucht.
Die Kommissionierung läuft in der Webshopfiliale für alle Zielländer.
Andere Aktivitäten wie Auftragsbearbeitung/Storno müssen direkt unter dem jeweiligen Zielland erfolgen.
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