Auftragsverwaltung - Angebot / Auftrag / Lieferschein
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ETRON Win
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Ist die Grundwerte-ID aktiviert, kann die Auftragsverwaltung getrennt von der Kassa durchgeführt werden.
Mit ETRON können Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen erstellt werden. Dies ist auch die Reihenfolge, in der die einzelnen Belegarten umgewandelt werden können. D.h., dass aus einem Angebot ein Lieferschein, oder eine Rechnung, nicht jedoch aus einem Lieferschein ein Auftrag gemacht werden kann. In der Grundwerte-ID kann der Andruck des Hersteller-EAN`s aktiviert werden.
Optional ist der PDF-Druck für Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen verfügbar. Bei Interesse kontaktieren Sie bitte den ETRON Support.
In der Grundwerte-ID kann das Design für Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen festgelegt werden.
Artikel, die individuell zusammengestellt werden, um diese beim Lieferanten zu bestellen und nach der Lieferung dem Kunden zu verkaufen, können in ETRON als Konfigurationsartikel angelegt werden. In der Grundwerte-ID kann ein Lieferhinweis hinterlegt werden z.B. K, der Lieferhinweis muss unter angelegt sein. Für einen mit diesem LHW angelegten Artikel kann ein Auftrag erstellt werden, bei der Auftragserfassung kann zu diesem Artikel über die Texteingabe zusätzlicher Text erfasst werden. Für die weitere Bearbeitung ist das notwendig. Die Kommissionierung stellt diesen Artikel in die Lieferantenbestellung. Beim bearbeiten der Bestellungen wird der zusätzliche Text unter <F4> Zusatztext angezeigt. Der Text wird dann auf die Lieferantenbestellung übernommen. Beim Lagerzugang nach Einzelartikel wird dann der Kunde und der zusätzliche Text angezeigt. Zum Verkauf wird der Auftrag geladen und als Rechnung beendet.
In der Grundwerte-ID kann eine fortlaufende Nummerierung aktiviert werden, ansonsten beginnt der Zähler bei jedem Kunden mit 1.
In den Grundwerte-ID kann statt der Lieferadresse die Telefonnummer ausgegeben werden, die Lieferadresse wird bei den Positionszeilen angedruckt. Voraussetzung dafür die die Rechnungsformularart Arial/Rahmen oder BD.
Der Einstieg in die Kassa erfolgt über die Eingabe der Mitarbeiternummer.
Die Option ALLE DATEN bietet die Möglichkeit, in das Mitarbeiter-Stammblatt zu wechseln. Es werden alle Informationen gezeigt, die über diese Person in den Stammdaten angelegt wurden. Änderungen sind möglich, nicht jedoch eine Neuanlage von Mitarbeiter (Mitarbeiter).
Hauptauswahl > Kassa > Kassa
Bei nicht aktiver Kundenselektion wird durch Drücken von <F8> die Kundenabfrage aktiviert. Um ohne Auswahl eines Kunde in die Kassa einzusteigen, muss die Kundennummer 0 eingegeben werden (Laufkunde).
Um einen Kunden aus den Kundenstammdaten auszuwählen, kann z.B. eine Kundenkarte eingescannt, eine Kundennummer eingeben, oder der Name eingegeben werden.
Im Feld Name 1 kann nach ALLEM (z.B.: Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer, Faxnummer, etc….) gesucht werden. Es ist dabei erforderlich, vor die Eingabe das Dollarzeichen ($) zu setzen. z.B.:
Name 1: $1020
Name 1: $Amstetten
Name 1: $0664/123123
Kunden Suche
Durch Eingabe einer Kundennummer oder über SUCHE sowie Anwahl des Namens wird das Kunden-Stammblatt oder über NEUANLAGE ein leeres Stammblatt geöffnet.
Kunden Suche Detail
Mit einem Klick auf den Button „Suchfilter“ wird ein Hilfetext über die verfügbaren Suchfilter angezeigt.
Diese Filter stehen für die Kundensuche zur Verfügung :
$ : Fragmentsuche in den wichtigsten Feldern des Kundenstammblattes
$EA$ + Datum : Es kann nach dem Anlagedatum z.B. $EA$01.08.04 gesucht werden.
+ : Kombinierte Suche aus Name + PLZ (Mayer:1120)
+S= : Zusatzsuche nach Straße (Mayer+S=Pottendorfer)
+O= : Zusatzsuche nach Ort (Mayer+S=Wien)
+P= : Zusatzsuche nach PLZ (Mayer+P=1120)
Die Filter +S=, +O= und +P= können auch kombiniert werden (Mayer+S=Pottendorfer+P=1120)
+LANDFALSCH : Alle Kunden mit einem ungültigen Wert im Feld Land
+LANDFALSCH+LEER : Alle Kunden mit einem ungültigen oder leeren Wert im Feld Land
Zusätzlich zum Namen können Fragmente von Straße und Ort angegeben werden.
Format: a=Straße p=PLZ o=Ort „ma+a=perfa+o=wien“ Namenfragment „ma“ Straßenfragment „perfa“ Ortfragment „wien“
Durch Anwahl von ZW Ablage werden die Daten des gewählten Kunden in die Zwischenablage kopiert und können z.B. im Word etc. eingefügt werden.
Durch Drücken von <F8> kann ein aufgerufener Kunde gewechselt werden. Ein Wechsel ist nicht möglich, wenn Anzahlungen, Kreditbezahlungen oder Reparaturen zum Verkauf erfasst wurden. Geladene Angebote/Aufträge/Lieferscheine/Rechnungen werden auf den neuen Kunden kopiert. Das Original bleibt unverändert.
Es wird über die eingegebenen Positionen ein Auftrag erstellt. Die weitere Vorgehensweise entspricht dem Lieferschein Wird aus einem Auftrag ein Teil-Lieferschein weil noch nicht alle beauftragten Artikel verfügbar sind, muss der Auftrag geladen werden, in der EINGABE in der Erweiterten Bearbeitung unter <w> weitere Hilfe müssen die nicht lieferbaren Artikel als <R> Rückstand eingegeben werden. Anschließend abspeichern als Lieferschein, die nicht lieferbaren Artikel bleiben als Auftrag bestehen.
Die Proformarechnung resultiert aus einem Auftrag, wenn in der Kurzbeschreibung PROFORMA eingetragen wird.
Mit der Wahlmöglichkeit MIT PREIS, OHNE PREIS und NUR ERSTER OHNE PREIS. Bei Ausdruck mehrerer Lieferscheine wird der erste ohne, alle weiteren Lieferscheine werden mit Preis gedruckt.
Die Kurzbezeichnung wird auf dem Lieferschein nicht aufgedruckt, sondern dient der internen Information und wird bei den OP-Informationen als Text angezeigt.
Der Lieferschein wird dem gewählten Kunden zugeordnet, die Nummerierung der Lieferscheine erfolgt innerhalb des Kunden aufsteigend (ebenso bei Aufträgen und Angeboten). Rechnungen haben einen allgemeinen Nummernkreis, d.h. für die nächste Rechnung wird die nächste Nummer vergeben, unabhängig davon, welchem Kunden die Rechnung gestellt wird.
Feldbeschreibung
Datum
Erstellungsdatum, vorgeschlagen wird das aktuelle Datum, kann geändert werden
Zahlungsart
Auswahl der Zahlungsart
Lieferart
Auswahl der Lieferart
Anzahlung
Eingabe einer Anzahlung
Skonto Tage
Eingabe der Skonto Tage
Netto Tage
Eingabe der Netto Tage
Wenn die Buchung über die Kommissionierung erfolgt:
AZ/VZ mailen
Die Rechnung für Anzahlung/Vorauszahlung wird an die E-Mail-Adresse im Kundenstamm gemailt.
Info
Mit den Schlüsselwörtern AZ-INFO oder VZ-INFO kann ein Infotext festgelegt werden der auf die Rechnung gedruckt wird.
Bei Kunden mit eingetragenen Lieferadressen können über <F2> alle verfügbaren Kunden gewählt werden.
Beleg-Umwandlung und Nachbearbeitung
<ESC> Abbruch
bricht die Bearbeitung ab.
<F3> Schnellansicht
zeigt die Positionen des Belegs an.
<F6> Kopie
Druckt eine Kopie des Lieferscheines.
<F4> Duplikat
ladet die Positionen des Belegs, diese können dann bearbeitet werden und z.B. als Rechnung ausgedruckt werden, der Ursprungsbeleg bleibt erhalten.
Laden
Das Laden von Rechnungen ist nicht möglich.
Nach dem Laden kann der Auftrag im Menü Verkauf nachbearbeitet, (z.B. Positionen löschen oder neue hinzufügen, Preise ändern,…) und anschließend über LIEF./ANBOT wieder gespeichert werden. Die Belegnummer bleibt dabei gleich. Bei der Umwandlung in eine Rechnung bekommt der Beleg eine neue Nummer aus dem aktuellen Rechnungsnummernkreis. Wird ein bestehender Auftrag in derselben oder einer höheren Stufe noch einmal gespeichert (z.B. Lieferschein als Lieferschein = Nachbearbeitung, Angebot als Lieferschein = Umwandlung) kommt die Frage, ob der neue Auftrag gedruckt werden soll.
Bei einer Nachbearbeitung bleibt die Nummer des Auftrages erhalten, bei einer Umwandlung erhält der Auftrag eine neue Nummer und der alte wird gelöscht.
Beleg auflösen
Wie unter Umwandlung und Nachbearbeitung beschrieben, können im Menü Verkauf - erweiterte Bearbeitung mit <F9> die Positionen gelöscht werden, der Beleg kann dann durch Anwahl von „gelöscht“ gelöscht werden oder stehen bleiben.
Handelt es sich beim Löschen um einen Lieferschein, so wird automatisch ein Retourlieferschein gedruckt, mit der Auswahlmöglichkeit ob dieser mit oder ohne Preis gedruckt werden soll.
Beleg-Umwandlung und Nachbearbeitung
Anwahl von LADEN.
<ENTER> laden
ladet den ausgewählten Beleg um ihn zu bearbeiten.
<ESC> Abbruch
bricht die Bearbeitung ab.
<F3> Schnellansicht
zeigt die Positionen des Belegs an.
<F4> Duplikat
ladet die Positionen des Belegs, diese können dann bearbeitet werden und z.B. als Rechnung ausgedruckt werden, der Ursprungsbeleg bleibt erhalten.
Das Laden von Rechnungen ist nicht möglich! Nach dem Laden kann der Beleg unter EINGABE nachbearbeitet, (z.B. Positionen löschen oder neue hinzufügen, Preise ändern,…) und anschließend wieder gespeichert werden. Werden alle Positionen gelöscht, kann der Beleg durch Anwahl von:
Wird ein bestehender Auftrag in derselben oder einer höheren Stufe noch einmal gespeichert (z.B. Lieferschein als Lieferschein = Nachbearbeitung, Angebot als Lieferschein = Umwandlung) kommt die Frage, ob der neue Auftrag gedruckt werden soll. Bei einer Nachbearbeitung bleibt die Nummer des Auftrages erhalten, bei einer Umwandlung erhält der Auftrag eine neue Nummer und der alte wird gelöscht.
Sammelrechnung
Hauptauswahl > Kassa > Lief./Anbot
Es können mehrere offene Lieferscheine eines Kunden zu einer Rechnung zusammengefasst werden. Nach Eingabe des Datums werden alle offenen Lieferscheine des Kunden angezeigt.
Lieferscheine, die in dieser Liste durch einen Pfeil vor der Lieferscheinnummer markiert sind, werden in die Rechnung aufgenommen. Durch Drücken von <ENTER> in der jeweiligen Position kann der Pfeil entfernt oder wieder hinzugefügt werden.
Alle gewählten Lieferscheine werden durch Drücken von <F10> geladen, durch nochmaliges Drücken der Taste <F10> wird der Verkauf beendet.
Um die gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen/Kassenbelege einzuhalten, wird auf allen Belegen der Hinweis Rechnungsdatum = Lieferdatum angedruckt, ausser es befindet sich am Beleg eine Textzeile die mit Lieferdatum beginnt.
Beleg auflösen
Über die eingegebenen Positionen wird eine Exportrechnung erstellt, bei der keine Verrechnung der USt. erfolgt (sowohl bei den Artikeln, als auch bei der Endsumme). Hat der Kunde eine UID-NR. eingetragen, wird der Hinweis „Steuerfreie, innergemeinschaftliche Lieferung“ angedruckt. Es kann auch ein individueller Text für Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung festgelegt werden, dazu muss ein entsprechender Artikel angelegt werden (Artikel für innergemeinschaftliche Lieferung). Um die gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen/Kassenbelege einzuhalten, wird auf allen Belegen der Hinweis Rechnungsdatum = Lieferdatum angedruckt, ausser es befindet sich am Beleg eine Textzeile die mit Lieferdatum beginnt. Für Lieferscheine die auf Grund der UID des Kunden als Exportrechnung gebucht wurden werden bei der Umwandlung in eine Rechnung jetzt auch im Exportrechnungsnummernkreis gebucht.
Hauptauswahl > Kassa > Kassa
Bei nicht aktiver Kundenselektion wird durch Drücken von <F8> die Kundenabfrage aktiviert. Um ohne Auswahl eines Kunde in die Kassa einzusteigen, muss die Kundennummer 0 eingegeben werden (Laufkunde).
Um einen Kunden aus den Kundenstammdaten auszuwählen, kann z.B. eine Kundenkarte eingescannt, eine Kundennummer eingeben, oder der Name eingegeben werden.
Im Feld Name 1 kann nach ALLEM (z.B.: Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer, Faxnummer, etc….) gesucht werden. Es ist dabei erforderlich, vor die Eingabe das Dollarzeichen ($) zu setzen. z.B.:
Name 1: $1020
Name 1: $Amstetten
Name 1: $0664/123123
Kunden Suche
Durch Eingabe einer Kundennummer oder über SUCHE sowie Anwahl des Namens wird das Kunden-Stammblatt oder über NEUANLAGE ein leeres Stammblatt geöffnet.
Kunden Suche Detail
Mit einem Klick auf den Button „Suchfilter“ wird ein Hilfetext über die verfügbaren Suchfilter angezeigt.
Diese Filter stehen für die Kundensuche zur Verfügung :
$ : Fragmentsuche in den wichtigsten Feldern des Kundenstammblattes
$EA$ + Datum : Es kann nach dem Anlagedatum z.B. $EA$01.08.04 gesucht werden.
+ : Kombinierte Suche aus Name + Plz (Mayer:1120)
+S= : Zusatzsuche nach Straße (Mayer+S=Pottendorfer)
+O= : Zusatzsuche nach Ort (Mayer+S=Wien)
+P= : Zusatzsuche nach Plz (Mayer+P=1120)
Die Filter +S=, +O= und +P= können auch kombiniert werden (Mayer+S=Pottendorfer+P=1120)
+LANDFALSCH : Alle Kunden mit einem ungültigen Wert im Feld Land
+LANDFALSCH+LEER : Alle Kunden mit einem ungültigen oder leeren Wert im Feld Land
Zusätzlich zum Namen können Fragmente von Straße und Ort angegeben werden.
Format: a=Straße p=PLZ o=Ort „ma+a=perfa+o=wien“ Namenfragment „ma“ Straßenfragment „perfa“ Ortfragment „wien“
Durch Anwahl von ZW Ablage werden die Daten des gewählten Kunden in die Zwischenablage kopiert und können z.B. im Word etc. eingefügt werden.
Offene Posten
Angebote
Aufträge
Lieferscheine
Rechnungen
Anzahlung
Gutschrift
Kundenbestellungen
Reparaturen
Ausarbeitungen
Kundenwechsel
Durch Drücken von <F8> kann ein aufgerufener Kunde gewechselt werden. Ein Wechsel ist nicht möglich, wenn Anzahlungen, Kreditbezahlungen oder Reparaturen zum Verkauf erfasst wurden. Geladene Angebote/Aufträge/Lieferscheine/Rechnungen werden auf den neuen Kunden kopiert. Das Original bleibt unverändert.
Es besteht die Möglichkeit, den Bearbeiter zu fixieren. Wird die Mitarbeiternummer mit <ENTER> übersprungen und im Feld Name 1 ein Name eingegeben, wird die Person angezeigt, die der Eingabe am ehesten entspricht. Ein Blättern zwischen den Namen (in alphabetischer Reihenfolge) ist mit den Pfeiltasten möglich. Ist die Grundwerte-ID auf JA, ist der Bearbeiter solange in der Kasse angemeldet, bis die Kasse mit <ESC> verlassen wird. Zusätzlich kann mit Grundwerte-ID eine Zeitspanne gewählt werden nach der der Bearbeiter automatisch abgemeldet werden kann.
Der Punkt weiter übernimmt die Eingabe (entspricht der Eingabe des EAN-Codes). Eingabe der Mitarbeiternummer oder .
Wurde die Grundwerte-ID die Mitarbeiterzuordnung auf Abfrage Kassier und Verkäufer konfiguriert, so ist die erste Zuordnung für Kassier (kann auch fixiert werden) und die zweite für Verkäufer.
Wurde in der Grundwerte-ID die Kundenselektion aktiviert, (bei mehr als 50 % Stammkunden) ist die nächste Eingabe die Kundennummer. Wurde die Grundwerte-ID aktiviert, wird nur der Kundenname ohne Adresse angezeigt, es gibt dadurch mehr Platz für die erfassten Positionen.
Ist der gewählte Kunde auf einer anderen Station in Bearbeitung wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Ist die Grundwerte-ID aktiviert, wird eine im Info-Feld im Kundenstammblatt eingetragene Info angezeigt.
* : Fragmentsuche im Kundennamen (Kann in den dauerhaft aktiviert werden)
Ist die Grundwerte-ID aktiviert, kann dem Kunden für die Auftragsbearbeitung eine unter angelegte Preisliste zugeordnet werden.
Unter EINGABE werden die einzelnen Positionen erfasst, es stehen die gleichen Funktionen wie in der Kassa unter (Verkauf) zur Verfügung. Durch Anklicken von Funktion > Lief./Anbot kann die Art des Belegs gewählt werden. Bei aktivierter kann die Funktion einfach durch <F10> Beenden aufgerufen werden.
Es wird über die eingegebenen Positionen ein Angebot erstellt mit der Wahlmöglichkeit MIT SUMME oder OHNE SUMME. Die weitere Vorgehensweise entspricht dem .
Für diese Funktion muss die Grundwerte-ID eingestellt sein.
Ist die Grundwerte-ID aktiviert, können Lieferscheine von Kunden, bei denen die im Kundenstamm gesetzt ist, nicht mehr geändert werden.
Abhängig von den Einstellungen in den erhalten Barrechnungen einen eigenen Nummernkreis, oder werden zusammen mit den Zielrechnungen in den allgemeinen Nummernkreis aufgenommen. Ist die Grundwerte-ID aktiviert (wird vom ETRON-Support aktiviert), können die Konditionen eigegeben werden.
Zum FAQ-Eintrag
Wenn es sich um eine Barzahlung handelt, kann wie unter beschrieben vorgegangen werden. Soll dem Kunden eine geschrieben werden, muss im gibt-Feld 0 (Null) eingegeben werden (siehe . Es wird eine offene Rechnung gedruckt und in den OP-Informationen des Kunden scheint diese Rechnung nun auf. Die Aufträge (Lieferscheine,…), aus denen eine Rechnung erstellt wird werden automatisch gelöscht.
Siehe
Erstellt eine Kreditrechnung. Einstellungen siehe . Um die gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen/Kassenbelege einzuhalten, wird auf allen Belegen der Hinweis Rechnungsdatum = Lieferdatum angedruckt, außer es befindet sich am Beleg eine Textzeile die mit Lieferdatum beginnt. Beim Schreiben einer Rechnung erfolgt ein Hinweis wenn dem Lieferschein eine Anzahlung zugeordnet ist, diese wird dann automatisch abgezogen. Wenn dem Kunden eine Anzahlung zugeordnet ist erfolgt ein Hinweis, diese kann auf Wunsch abgezogen werden.
Wurde in der Grundwerte-ID die Kundenselektion aktiviert, (bei mehr als 50 % Stammkunden) ist die nächste Eingabe die Kundennummer. Wurde die Grundwerte-ID aktiviert, wird nur der Kundenname ohne Adresse angezeigt, es gibt dadurch mehr Platz für die erfassten Positionen.
Ist der gewählte Kunde auf einer anderen Station in Bearbeitung wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Ist die Grundwerte-ID aktiviert, wird eine im Info-Feld im Kundenstammblatt eingetragene Info angezeigt.
* : Fragmentsuche im Kundennamen (Kann in den dauerhaft aktiviert werden)
Wurde die Grundwerte-ID aktiviert, werden alle offenen Posten des Kunden angezeigt:
