Belegversand E-Mail

Mit der Beleg E-Mail Funktion können Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen per E-Mail an den Kunden gesendet werden.

Voraussetzung:

• Modul BELEGEMAIL je Filiale.

• SMTP Zugangsdaten für E-Mailversand

• PDF Druckumleitung

Konfiguration

Grundwert 633 „Beleg E-Mail für Neukunden“

Ist diese Option aktiv, wird bei Neukunden automatisch der Belegversand per E-Mail aktiviert.

Grundwert 634 „Text für Rechnung E-Mail“

Text für den E-Mailversand von Rechnungen. Die erste Zeile ist der Betreff

Variablen:

%RNR% = Rechnungsnummer
%RND% = Rechnungsdatum
%EKU% = ETRON Kundennummer

Grundwert 635 „Text für Mahnung E-Mail“

Text für den E-Mailversand von Mahnungen. Die erste Zeile ist der Betreff

Variablen:

%BLA% = Belegart (Mahnung)
%RND% = Rechnungsdatum
%EKU% = ETRON Kundennummer

Grundwert 636 „Text für Anb./Auft./Lieferschein E-Mail“

Text für den E-Mailversand von Angebot, Auftrag, Lieferschein. Die erste Zeile ist der Betreff

Variablen:

%BLA% = Belegart (Angebot / Auftrag / Lieferschein)
%BLN% =Belegnummernummer
%RND% = Rechnungsdatum
%EKU% = ETRON Kundennummer

Grundwert 639 „E-Mailversand Belegarten“

Mit dieser Einstellung wird festgelegt, für welche Belegarten ein E-Mailverstand stattfindet.

Grundwert 789 „E-Mailversand Server Konfiguration“

Mit dieser Einstellung werden die Zugangsdaten für den SMTP Versand festgelegt.

Kundenstamm

Im Kundenstamm gibt es zusätzlich das Feld „E-Mail-Beleg“

In dieses Feld wird die E-Mail-Adresse für den Beleg E-Mailversand eingetragen.

Ist das Feld leer, erfolgt kein E-Mailversand. Enthält das Feld einen * ist die E-Mail-Adresse für Belege gleich der E-Mailadresse der Kontaktperson.

Mit der Option „E-Mail aktiv“ kann der E-Mailversand trotz eingetragener Beleg E-Mail-Adresse deaktiviert werden.

Ablauf

Beleg wie gewohnt erfassen.

Beim Speichern kommt dann ein Dialog für den Versand

<F6> Drucken - Der Beleg wird gedruckt. Es erfolgt kein E-Mailversand

<F8> Speichern - Der Beleg wird gespeichert. Es erfolgt kein E-Mailversand

<F9> Ansehen - PDF Beleg ansehen, das Fenster bleibt offen.

<F10> Mailen - Beleg per E-Mail versenden.

Wenn der E-Mailversand nach 3 Wiederholungen nicht funktioniert, wird in der Hauptauswahl eine Warnung ausgegeben. In diesem Fall muss die Fehlerursache über das Versandprotokoll behoben werden.

E-Mail Versandprotokoll