FinanzOnline Meldung mittels Webservice
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Voraussetzungen
- Die FON Meldung basiert auf dem Registrierkassen-Webservice. Voraussetzung dafür ist die Registrierung eines Registrierkassen-Webservice-Users in FinanzOnline:
FinanzOnline "Registrierkassen-Webservice-Benutzer" anlegen
Für die Übermittlung mittels Webservice ist das Anlegen eines eigenen Benutzers für das Registrierkassen-Webservice erforderlich.
Um einen Benutzer für die Funktion „Registrierkassen“ zu berechtigen ist der Menüpunkt „Admin“ und „Benutzer Einzel“ aufzurufen.
*Benutzer-Identifikation: In das Pflichtfeld Benutzer-Identifikation ist ein beliebiger Begriff in der Länge von 8 bis 12 Stellen, der mindestens einen Buchstaben und eine Ziffer enthalten muss, einzugeben. Umlaute und Sonderzeichen dürfen im Pflichtfeld Benutzer-Identifikation nicht verwendet werden.
Ein Häkchen bei „Ich möchte einen neuen Benutzer hinzufügen.“ setzen und mit Anfordern bestätigen.
In der Seite „Verwaltung der Benutzerdaten – Übersicht“ ist der Punkt „Benutzerkennung/Benutzerarten“ aufzurufen.
Unter „Benutzerarten“ ist in der Zeile „Benutzer für Registrierkassen-WebService“ auf den Radiobutton bei „Ja“ zu klicken
- PIN: Persönliche Identifikationsnummer Die persönliche Identifikationsnummer ist ein beliebiger Begriff in der Länge von 8 bis 12 Stellen, der mindestens einen Buchstaben und eine Ziffer enthalten muss, einzugeben. Umlaute und Sonderzeichen dürfen im Pflichtfeld Benutzer-Identifikation nicht verwendet werden.
- PIN – Wiederholung: Die PIN muss aus Sicherheitsgründen wiederholt werden.
Die Daten müssen notiert werden, da sie zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr auslesbar sind!
Mit „Weiter“, „Daten prüfen“ und „Speichern“ ist die Anlage des neuen Benutzers abzuschließen.
Nun haben Sie erfolgreich Ihren Registrierkassen-Webservice Benutzer angelegt.
Durch Klick auf Anlegen wird ein Benutzer für das Registrierkassen-Webservice angelegt und die entsprechende Teilnehmer-Identifikation (TID) wird sofort in der Seite angezeigt.
Dieser speziell angelegte Benutzer hat nur die Berechtigung zum Aufruf des Registrierkassen-Webservices und kann, ausgenommen Session-Webservice, für keine anderen Webservices und auch nicht für den Einstieg in FinanzOnline verwendet werden.
Hinweis für Wirtschaftstreuhänder
Bei Bedarf kann auch der Wirtschaftstreuhänder diesen Webservice-Benutzer für jeden Klienten anlegen, unabhängig davon, ob der Klient selbst bereits FinanzOnline-Teilnehmer ist oder nicht.
Im Unterschied zur Benutzerverwaltung kann ein Wirtschaftstreuhänder mit dieser Funktion einen Benutzer für Registrierkassen-Webservice für einen Klienten anlegen, in der Benutzerverwaltung erfolgt eine Benutzeranlage immer für den eigenen Teilnehmer.
Mögliche Fehler
Die eingegebene Benutzer-Identifikation ist nicht zulässig. Sie können einen beliebigen Begriff in der Länge von 8-12 Stellen eingeben, der mindestens eine Ziffer und einen Buchstaben enthält. Umlaute und Sonderzeichen sind nicht zulässig.
Die eingegebene PIN ist nicht zulässig. Sie können einen beliebigen Begriff in der Länge von 8-12 Stellen eingeben, der mindestens eine Ziffer und einen Buchstaben enthält. Umlaute und Sonderzeichen sind nicht zulässig.
Ab nun können in ETRON die FinanzOnline-Meldungen erstellt und automatisch über das Webservice gesendet werden.
FON Meldungen administrieren
Hauptauswahl > Statistik > Kassa-Auswertungen > Journale > FON Meldung
Bei Installationen mit Zentrale - Filialen wird die Filialauswahl angezeigt:
Handelt es sich um eine „Einzelplatzinstallation“ ohne Zentrale so wird so eine Liste nicht angezeigt.
Beim Aufruf der FON Meldungen kommt eine Abfrage, ob nur offene oder alle Einträge angezeigt werden sollen. In der Regel wird man nur die Offenen auswählen, da die Liste sonst unübersichtlich wird.
Nach der Auswahl werden die offenen = noch nicht gesendeten Meldungen angezeigt:
Beim ersten Aufruf der FON Meldungen werden die ersten drei Meldungen angezeigt. Um diese und alle zukünftigen Meldungen an FinanzOnline zu senden ist die Eingabe der FON Zugangsdaten erforderlich. Im Screenshot ist die Definition in einer Filialumgebung zu sehen, wo die Teilnehmerdaten für jede einzelne Filiale separat eingegeben werden können. Dies kann erforderlich sein, wenn eine bestimmte Filiale abweichende Zugangsdaten haben muss. Z.B. ein ETRON wird von mehreren Firmen genutzt.
Eingabe der FON Zugangsdaten:
Klick auf <F6 FON Zugang>
Bei einer Einzelplatzinstallation wird diese Auswahlliste nicht angezeigt und sofort die Eingabemaske für alle Benutzer angezeigt:
In die Felder sind nun die Zugangsdaten für den Webservice-User einzutragen. Diese speziellen Zugangsdaten sind nicht mit den „normalen“ Zugangsdaten für FinanzOnline gleichzusetzen!
ETRON-Feldname
FinanzOnline Feldname
FON Teilnehmer
Teilnehmer-Identifikation
Diese Nummer wird nach erfolgreicher Anlage eines Benutzers angezeigt.
FON Benutzer
Benutzer-Identifikation
FON Pin
PIN
Durch Klick auf den Button <F2 Test FON> können die eingetragenen Werte und Einstellungen überprüft werden. Sind die Eingaben korrekt so wird eine Meldung - Erfolreich - angezeigt:
Sind die Eingaben fehlerhaft so bekommen Sie eine Meldung mit dem Fehlercode -4:
Auch der Versand der Infomails sollte getestet werden. Infomails sind die E-Mails mit den Statusmeldungen. Diese sind wichtig, weil darin stehen kann, dass etwas fehlgeschlagen ist:
Nachdem die Einstellungen getestet und korrekt sind mit <F10 Eingaben speichern> die Eingaben speichern.
Die tagsüber gesammelten Daten werden ab nun automatisch mit der Nachtverarbeitung an FinanzOnline gesendet oder können direkt in diesem Formular durch klick auf <F4 FON Buchung> sofort gebucht werden:
Falls eine Buchung fehlschlägt wird sie von der Automatik kein zweites Mal gebucht. Denn dann muss der Fehler gefunden und bereinigt werden, bevor die Position erneut gebucht werden kann.
Zu jeder Position wird nach der Buchung die Erfolgszeile geschrieben, in der entweder „0/OK“ oder eine Fehlernummer und die Fehlermeldung steht. Durch Doppelklick auf die Meldung oder Auswahl der Meldung und klick auf <Enter> wird die Meldung in einem eigenen Fenster angezeigt:
Durch Anklicken der Statusmeldung kann der Status einer Buchung manuell geändert werden:
Nach der Statusänderung der manuell gebuchten Position wird der neue Status als gebucht angezeigt:
Meldungen manuell erstellen
Durch Klick auf <F2 Neu> können händisch außergewöhnliche Meldungen erfasst werden:
Meldung
Beschreibung
Registrierung Zertifikat
Auswahl eines Zertifikates
Nach der Auswahl muss das Datum und die Zeit eingetragen werden.
Registrierung Kassa
Die Kassa (das DEP) wird übermittelt
Belegprüfung
Der Startbeleg wird übermittelt
Ausfall Zertifikat
Auswahl eines Zertifikates
Auswahl des Grundes:
*Gestohlen
*Defekt
*Anderer
Nach der Auswahl muss das Datum und die Zeit eingetragen werden.
Ausfall Kassa
Auswahl des Grundes:
*Gestohlen
*Defekt
*Anderer
Nach der Auswahl muss das Datum und die Zeit eingetragen werden.
Wiederinbetriebnahme Zertifikat
Auswahl eines Zertifikates
Nach der Auswahl muss das Datum und die Zeit eingetragen werden.
Wiederinbetriebnahme Kassa
Das Datum und die Zeit müssen eingetragen werden.
Außerbetriebnahme Kassa
Auswahl des Grundes:
*Defekt
*Geplant
Dies erfasste Buchung kann nun mit <F4 FON Buchung> über das Webservice gebucht werden. Als Bestätigung kommt ein E-Mail an die eingetragene E-Mail-Adresse.
Bei Filialbetrieben führen die Filialen die FON-Buchungen durch. In der Zentrale können die Buchungen auch bearbeitet werden, wenn eine Buchung fehlschlägt. Die Zentrale kann den Eintrag klären und die Buchung nochmals mit der FON-Meldung in der Zentrale anstoßen.
Wenn die Buchung händisch verbucht wird dann kann sie sofort angestoßen werden, ohne auf den Filialtransfer zu warten.
Da die Automatik fehlschlagen kann und es keine Garantie gibt, dass die Meldungen per E-Mail ankommen, ist jeder selbst dafür verantwortlich, die Meldungsübersicht zu überwachen. Wenn z.B. eine Firewall alles blockiert und somit nichts gebucht wird oder niemand die E-Mails ansieht ist dies wichtig.
In den Filialbriefen zwischen der Zentrale und den Filialen gibt es eine Mitteilung, wenn eine Meldungen nicht gesendet wurde.
Ausfall Signatureinheit
Ist die Kassa für länger als 48 Stunden ausgefallen, so wird der Ausfall der Signatureinheit wird nach der Wiederinbetriebnahme als Ausfall Signatureinheit und Wiederinbetriebnahme Signatureinheit im FON Modul mit den entsprechenden Daten und Uhrzeiten automatisch eingetragen.
Manuell kann Ausfall Zertifikat bei defektem oder nicht vorhandenem Signatureinheit oder Ausfall Kassa bei defektem Computer gewählt werden. Danach über <F4 FON Buchung> alle ungebuchten Meldungen buchen.
FON - Weiterführende Informationen
HANDBUCH Registrierkassen in FinanzOnline
Video-Tutorials zur Registrierkassen-Anmeldung bei FON der WKO
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