Auftragsverwaltung - Angebot / Auftrag / Lieferschein

Ist die Grundwerte-ID 66 / Kassa und Auftrag spalten aktiviert, kann die Auftragsverwaltung getrennt von der Kassa durchgeführt werden.

Mit ETRON können Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen erstellt werden. Dies ist auch die Reihenfolge, in der die einzelnen Belegarten umgewandelt werden können. D.h., dass aus einem Angebot ein Lieferschein, oder eine Rechnung, nicht jedoch aus einem Lieferschein ein Auftrag gemacht werden kann. In der Grundwerte-ID 586 / Hersteller-EAN andrucken kann der Andruck des Hersteller-EAN`s aktiviert werden.

Optional ist der PDF-Druck für Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen verfügbar. Bei Interesse kontaktieren Sie bitte den ETRON Support.

In der Grundwerte-ID 533 / Formulardesign kann das Design für Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen festgelegt werden.

Artikel, die individuell zusammengestellt werden, um diese beim Lieferanten zu bestellen und nach der Lieferung dem Kunden zu verkaufen, können in ETRON als Konfigurationsartikel angelegt werden. In der Grundwerte-ID 315 / LHW Konfigurationsartikel kann ein Lieferhinweis hinterlegt werden z.B. K, der Lieferhinweis muss unter LHW / LKZ festlegen angelegt sein. Für einen mit diesem LHW angelegten Artikel kann ein Auftrag erstellt werden, bei der Auftragserfassung kann zu diesem Artikel über die Texteingabe zusätzlicher Text erfasst werden. Für die weitere Bearbeitung ist das Modul Kommissionierung notwendig. Die Kommissionierung stellt diesen Artikel in die Lieferantenbestellung. Beim bearbeiten der Bestellungen wird der zusätzliche Text unter <F4> Zusatztext angezeigt. Der Text wird dann auf die Lieferantenbestellung übernommen. Beim Lagerzugang nach Einzelartikel wird dann der Kunde und der zusätzliche Text angezeigt. Zum Verkauf wird der Auftrag geladen und als Rechnung beendet.

In der Grundwerte-ID Angebot/273 / Fortlaufende Angebot/Auftrag/Lieferscheinnummern kann eine fortlaufende Nummerierung aktiviert werden, ansonsten beginnt der Zähler bei jedem Kunden mit 1.

In den Grundwerte-ID 598 / Telefonnummer statt Lieferadresse kann statt der Lieferadresse die Telefonnummer ausgegeben werden, die Lieferadresse wird bei den Positionszeilen angedruckt. Voraussetzung dafür die die Rechnungsformularart Arial/Rahmen oder BD.

Eingabe der Mitarbeiternummer

Der Einstieg in die Kassa erfolgt über die Eingabe der Mitarbeiternummer.

Es besteht die Möglichkeit, den Bearbeiter zu fixieren. Wird die Mitarbeiternummer mit <ENTER> übersprungen und im Feld Name 1 ein Name eingegeben, wird die Person angezeigt, die der Eingabe am ehesten entspricht. Ein Blättern zwischen den Namen (in alphabetischer Reihenfolge) ist mit den Pfeiltasten möglich. Ist die Grundwerte-ID 238 / Mitarbeiter automatisch fixieren auf JA, ist der Bearbeiter solange in der Kasse angemeldet, bis die Kasse mit <ESC> verlassen wird. Zusätzlich kann mit Grundwerte-ID 305 / Automatische Fixierung beenden eine Zeitspanne gewählt werden nach der der Bearbeiter automatisch abgemeldet werden kann.

Die Option ALLE DATEN bietet die Möglichkeit, in das Mitarbeiter-Stammblatt zu wechseln. Es werden alle Informationen gezeigt, die über diese Person in den Stammdaten angelegt wurden. Änderungen sind möglich, nicht jedoch eine Neuanlage von Mitarbeiter (Mitarbeiter).

Der Punkt weiter übernimmt die Eingabe (entspricht der Eingabe des EAN-Codes). Eingabe der Mitarbeiternummer oder Mitarbeiter PIN.

Wurde die Grundwerte-ID 134 / Mitarbeiterzuordnung die Mitarbeiterzuordnung auf Abfrage Kassier und Verkäufer konfiguriert, so ist die erste Zuordnung für Kassier (kann auch fixiert werden) und die zweite für Verkäufer.

Eingabe der Kundennummer

Hauptauswahl > Kassa > Kassa

Wurde in der Grundwerte-ID 90 / Kundenselektion im Verkauf die Kundenselektion aktiviert, (bei mehr als 50 % Stammkunden) ist die nächste Eingabe die Kundennummer. Wurde die Grundwerte-ID 288 / Kleine Kundenanzeige im Verkauf aktiviert, wird nur der Kundenname ohne Adresse angezeigt, es gibt dadurch mehr Platz für die erfassten Positionen.

Bei nicht aktiver Kundenselektion wird durch Drücken von <F8> die Kundenabfrage aktiviert. Um ohne Auswahl eines Kunde in die Kassa einzusteigen, muss die Kundennummer 0 eingegeben werden (Laufkunde).

Um einen Kunden aus den Kundenstammdaten auszuwählen, kann z.B. eine Kundenkarte eingescannt, eine Kundennummer eingeben, oder der Name eingegeben werden.

Ist der gewählte Kunde auf einer anderen Station in Bearbeitung wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Ist die Grundwerte-ID 312 / Infofeld beim Kundenaufruf anzeigen aktiviert, wird eine im Info-Feld im Kundenstammblatt eingetragene Info angezeigt.

Im Feld Name 1 kann nach ALLEM (z.B.: Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer, Faxnummer, etc….) gesucht werden. Es ist dabei erforderlich, vor die Eingabe das Dollarzeichen ($) zu setzen. z.B.:

Name 1: $1020
Name 1: $Amstetten
Name 1: $0664/123123

Kunden Suche

Durch Eingabe einer Kundennummer oder über SUCHE sowie Anwahl des Namens wird das Kunden-Stammblatt oder über NEUANLAGE ein leeres Stammblatt geöffnet.

Kunden Suche Detail

Mit einem Klick auf den Button „Suchfilter“ wird ein Hilfetext über die verfügbaren Suchfilter angezeigt.

Diese Filter stehen für die Kundensuche zur Verfügung :

* : Fragmentsuche im Kundennamen (Kann in den Grundwerten dauerhaft aktiviert werden)
$ : Fragmentsuche in den wichtigsten Feldern des Kundenstammblattes
$EA$ + Datum : Es kann nach dem Anlagedatum z.B. $EA$01.08.04 gesucht werden.
+ : Kombinierte Suche aus Name + PLZ (Mayer:1120)
+S= : Zusatzsuche nach Straße (Mayer+S=Pottendorfer)
+O= : Zusatzsuche nach Ort (Mayer+S=Wien)
+P= : Zusatzsuche nach PLZ (Mayer+P=1120)
Die Filter +S=, +O= und +P= können auch kombiniert werden (Mayer+S=Pottendorfer+P=1120)
+LANDFALSCH : Alle Kunden mit einem ungültigen Wert im Feld Land
+LANDFALSCH+LEER : Alle Kunden mit einem ungültigen oder leeren Wert im Feld Land

Zusätzlich zum Namen können Fragmente von Straße und Ort angegeben werden.

Format: a=Straße p=PLZ o=Ort „ma+a=perfa+o=wien“ Namenfragment „ma“ Straßenfragment „perfa“ Ortfragment „wien“

Durch Anwahl von ZW Ablage werden die Daten des gewählten Kunden in die Zwischenablage kopiert und können z.B. im Word etc. eingefügt werden.

Ist die Grundwerte-ID 245 / Preisgruppenwahl bei Angebot/Auftrag/Lieferschein aktiviert, kann dem Kunden für die Auftragsbearbeitung eine unter Basispreisgruppen festlegen (Preislisten) angelegte Preisliste zugeordnet werden.

Kundenwahl/Kundenwechsel

Durch Drücken von <F8> kann ein aufgerufener Kunde gewechselt werden. Ein Wechsel ist nicht möglich, wenn Anzahlungen, Kreditbezahlungen oder Reparaturen zum Verkauf erfasst wurden. Geladene Angebote/Aufträge/Lieferscheine/Rechnungen werden auf den neuen Kunden kopiert. Das Original bleibt unverändert.

Lieferschein / Angebot / Auftrag

Unter EINGABE werden die einzelnen Positionen erfasst, es stehen die gleichen Funktionen wie in der Kassa unter (Verkauf) zur Verfügung. Durch Anklicken von Funktion > Lief./Anbot kann die Art des Belegs gewählt werden. Bei aktivierter Auftragsverwaltung kann die Funktion einfach durch <F10> Beenden aufgerufen werden.

Angebot

Es wird über die eingegebenen Positionen ein Angebot erstellt mit der Wahlmöglichkeit MIT SUMME oder OHNE SUMME. Die weitere Vorgehensweise entspricht dem Lieferschein.

Auftrag

Es wird über die eingegebenen Positionen ein Auftrag erstellt. Die weitere Vorgehensweise entspricht dem Lieferschein Wird aus einem Auftrag ein Teil-Lieferschein weil noch nicht alle beauftragten Artikel verfügbar sind, muss der Auftrag geladen werden, in der EINGABE in der Erweiterten Bearbeitung unter <w> weitere Hilfe müssen die nicht lieferbaren Artikel als <R> Rückstand eingegeben werden. Anschließend abspeichern als Lieferschein, die nicht lieferbaren Artikel bleiben als Auftrag bestehen.

Proformarechnung

Die Proformarechnung resultiert aus einem Auftrag, wenn in der Kurzbeschreibung PROFORMA eingetragen wird.

Lieferschein

Update in Version 5.715

Für diese Funktion muss die Grundwerte-ID 150 / Direkt Lieferschein/Kredittaste eingestellt sein.

Mit der Wahlmöglichkeit MIT PREIS, OHNE PREIS und NUR ERSTER OHNE PREIS. Bei Ausdruck mehrerer Lieferscheine wird der erste ohne, alle weiteren Lieferscheine werden mit Preis gedruckt.

Die Kurzbezeichnung wird auf dem Lieferschein nicht aufgedruckt, sondern dient der internen Information und wird bei den OP-Informationen als Text angezeigt.

Der Lieferschein wird dem gewählten Kunden zugeordnet, die Nummerierung der Lieferscheine erfolgt innerhalb des Kunden aufsteigend (ebenso bei Aufträgen und Angeboten). Rechnungen haben einen allgemeinen Nummernkreis, d.h. für die nächste Rechnung wird die nächste Nummer vergeben, unabhängig davon, welchem Kunden die Rechnung gestellt wird.

Ist die Grundwerte-ID 618 / Änderungssperre für Mitarbeiterlieferscheine aktiviert, können Lieferscheine von Kunden, bei denen die Option "Mitarbeiter" im Kundenstamm gesetzt ist, nicht mehr geändert werden.

Abhängig von den Einstellungen in den Grundwerten / Laufende Rechnungsnummern erhalten Barrechnungen einen eigenen Nummernkreis, oder werden zusammen mit den Zielrechnungen in den allgemeinen Nummernkreis aufgenommen. Ist die Grundwerte-ID 437 / Großhandel mit erweitertem Auftrag aktiviert (wird vom ETRON-Support aktiviert), können die Konditionen eigegeben werden.

Feldbeschreibung

Kurzbeschreibung	Dieser Text wird beim Kunden unter offene Posten angezeigt
Datum	Erstellungsdatum, vorgeschlagen wird das aktuelle Datum, kann geändert werden
Zahlungsart	Auswahl der Zahlungsart
Lieferart	Auswahl der Lieferart
Anzahlung	Eingabe einer Anzahlung
Skonto Tage	Eingabe der Skonto Tage
Netto Tage	Eingabe der Netto Tage

Kurzbeschreibung

Dieser Text wird beim Kunden unter offene Posten angezeigt

Datum

Erstellungsdatum, vorgeschlagen wird das aktuelle Datum, kann geändert werden

Zahlungsart

Auswahl der Zahlungsart

Lieferart

Auswahl der Lieferart

Anzahlung

Eingabe einer Anzahlung

Skonto Tage

Eingabe der Skonto Tage

Netto Tage

Eingabe der Netto Tage

Wenn die Buchung über die Kommissionierung erfolgt:

Update in Version 5.733

Teillieferung zulässig	Angabe ob Teillieferung zulässig ist.
AZ/VZ mailen	Die Rechnung für Anzahlung/Vorauszahlung wird an die E-Mail-Adresse im Kundenstamm gemailt.
Info	Mit den Schlüsselwörtern AZ-INFO oder VZ-INFO kann ein Infotext festgelegt werden der auf die Rechnung gedruckt wird.

Teillieferung zulässig

Angabe ob Teillieferung zulässig ist.

AZ/VZ mailen

Die Rechnung für Anzahlung/Vorauszahlung wird an die E-Mail-Adresse im Kundenstamm gemailt.

Info

Mit den Schlüsselwörtern AZ-INFO oder VZ-INFO kann ein Infotext festgelegt werden der auf die Rechnung gedruckt wird.

Bei Kunden mit eingetragenen Lieferadressen können über <F2> alle verfügbaren Kunden gewählt werden.

Beleg-Umwandlung und Nachbearbeitung

<ENTER> laden	ladet den ausgewählten Beleg um ihn zu bearbeiten.
<ESC> Abbruch	bricht die Bearbeitung ab.
<F3> Schnellansicht	zeigt die Positionen des Belegs an.
<F6> Kopie	Druckt eine Kopie des Lieferscheines.
<F4> Duplikat	ladet die Positionen des Belegs, diese können dann bearbeitet werden und z.B. als Rechnung ausgedruckt werden, der Ursprungsbeleg bleibt erhalten.

<ENTER> laden

ladet den ausgewählten Beleg um ihn zu bearbeiten.

<ESC> Abbruch

bricht die Bearbeitung ab.

<F3> Schnellansicht

zeigt die Positionen des Belegs an.

<F6> Kopie

Druckt eine Kopie des Lieferscheines.

<F4> Duplikat

ladet die Positionen des Belegs, diese können dann bearbeitet werden und z.B. als Rechnung ausgedruckt werden, der Ursprungsbeleg bleibt erhalten.

Laden

Das Laden von Rechnungen ist nicht möglich.

Nach dem Laden kann der Auftrag im Menü Verkauf nachbearbeitet, (z.B. Positionen löschen oder neue hinzufügen, Preise ändern,…) und anschließend über LIEF./ANBOT wieder gespeichert werden. Die Belegnummer bleibt dabei gleich. Bei der Umwandlung in eine Rechnung bekommt der Beleg eine neue Nummer aus dem aktuellen Rechnungsnummernkreis. Wird ein bestehender Auftrag in derselben oder einer höheren Stufe noch einmal gespeichert (z.B. Lieferschein als Lieferschein = Nachbearbeitung, Angebot als Lieferschein = Umwandlung) kommt die Frage, ob der neue Auftrag gedruckt werden soll.

Bei einer Nachbearbeitung bleibt die Nummer des Auftrages erhalten, bei einer Umwandlung erhält der Auftrag eine neue Nummer und der alte wird gelöscht.

Beleg auflösen

Wie unter Umwandlung und Nachbearbeitung beschrieben, können im Menü Verkauf - erweiterte Bearbeitung mit <F9> die Positionen gelöscht werden, der Beleg kann dann durch Anwahl von „gelöscht“ gelöscht werden oder stehen bleiben.

Handelt es sich beim Löschen um einen Lieferschein, so wird automatisch ein Retourlieferschein gedruckt, mit der Auswahlmöglichkeit ob dieser mit oder ohne Preis gedruckt werden soll.

Zum FAQ-Eintrag Wie storniere ich eine Anzahlung?

Laden

Beleg-Umwandlung und Nachbearbeitung

Anwahl von LADEN.

Taste	Beschreibung
<ENTER> laden	ladet den ausgewählten Beleg um ihn zu bearbeiten.
<ESC> Abbruch	bricht die Bearbeitung ab.
<F3> Schnellansicht	zeigt die Positionen des Belegs an.
<F4> Duplikat	ladet die Positionen des Belegs, diese können dann bearbeitet werden und z.B. als Rechnung ausgedruckt werden, der Ursprungsbeleg bleibt erhalten.

Taste

Beschreibung

<ENTER> laden

ladet den ausgewählten Beleg um ihn zu bearbeiten.

<ESC> Abbruch

bricht die Bearbeitung ab.

<F3> Schnellansicht

zeigt die Positionen des Belegs an.

<F4> Duplikat

ladet die Positionen des Belegs, diese können dann bearbeitet werden und z.B. als Rechnung ausgedruckt werden, der Ursprungsbeleg bleibt erhalten.

Das Laden von Rechnungen ist nicht möglich! Nach dem Laden kann der Beleg unter EINGABE nachbearbeitet, (z.B. Positionen löschen oder neue hinzufügen, Preise ändern,…) und anschließend wieder gespeichert werden. Werden alle Positionen gelöscht, kann der Beleg durch Anwahl von:

Wird ein bestehender Auftrag in derselben oder einer höheren Stufe noch einmal gespeichert (z.B. Lieferschein als Lieferschein = Nachbearbeitung, Angebot als Lieferschein = Umwandlung) kommt die Frage, ob der neue Auftrag gedruckt werden soll. Bei einer Nachbearbeitung bleibt die Nummer des Auftrages erhalten, bei einer Umwandlung erhält der Auftrag eine neue Nummer und der alte wird gelöscht.

Sammelrechnung

Hauptauswahl > Kassa > Lief./Anbot

Es können mehrere offene Lieferscheine eines Kunden zu einer Rechnung zusammengefasst werden. Nach Eingabe des Datums werden alle offenen Lieferscheine des Kunden angezeigt.

Lieferscheine, die in dieser Liste durch einen Pfeil vor der Lieferscheinnummer markiert sind, werden in die Rechnung aufgenommen. Durch Drücken von <ENTER> in der jeweiligen Position kann der Pfeil entfernt oder wieder hinzugefügt werden.

Alle gewählten Lieferscheine werden durch Drücken von <F10> geladen, durch nochmaliges Drücken der Taste <F10> wird der Verkauf beendet.

Wenn es sich um eine Barzahlung handelt, kann wie unter Der einfache Verkauf beschrieben vorgegangen werden. Soll dem Kunden eine Zielrechnung geschrieben werden, muss im gibt-Feld 0 (Null) eingegeben werden (siehe offene Rechnungen. Es wird eine offene Rechnung gedruckt und in den OP-Informationen des Kunden scheint diese Rechnung nun auf. Die Aufträge (Lieferscheine,…), aus denen eine Rechnung erstellt wird werden automatisch gelöscht.

Um die gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen/Kassenbelege einzuhalten, wird auf allen Belegen der Hinweis Rechnungsdatum = Lieferdatum angedruckt, ausser es befindet sich am Beleg eine Textzeile die mit Lieferdatum beginnt.

Beleg auflösen

Siehe Verkauf > Lieferschein > Beleg auflösen

Rechnung

Erstellt eine Kreditrechnung. Einstellungen siehe RECHNUNGEN. Um die gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen/Kassenbelege einzuhalten, wird auf allen Belegen der Hinweis Rechnungsdatum = Lieferdatum angedruckt, außer es befindet sich am Beleg eine Textzeile die mit Lieferdatum beginnt. Beim Schreiben einer Rechnung erfolgt ein Hinweis wenn dem Lieferschein eine Anzahlung zugeordnet ist, diese wird dann automatisch abgezogen. Wenn dem Kunden eine Anzahlung zugeordnet ist erfolgt ein Hinweis, diese kann auf Wunsch abgezogen werden.

Exportrechnung

Über die eingegebenen Positionen wird eine Exportrechnung erstellt, bei der keine Verrechnung der USt. erfolgt (sowohl bei den Artikeln, als auch bei der Endsumme). Hat der Kunde eine UID-NR. eingetragen, wird der Hinweis „Steuerfreie, innergemeinschaftliche Lieferung“ angedruckt. Es kann auch ein individueller Text für Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung festgelegt werden, dazu muss ein entsprechender Artikel angelegt werden (Artikel für innergemeinschaftliche Lieferung). Um die gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen/Kassenbelege einzuhalten, wird auf allen Belegen der Hinweis Rechnungsdatum = Lieferdatum angedruckt, ausser es befindet sich am Beleg eine Textzeile die mit Lieferdatum beginnt. Für Lieferscheine die auf Grund der UID des Kunden als Exportrechnung gebucht wurden werden bei der Umwandlung in eine Rechnung jetzt auch im Exportrechnungsnummernkreis gebucht.

Kundennummer