Stammdaten
Außer-Haus-Regel
Um die Außer-Haus-Regel Funktion zu verwenden, sind Einstellungen in folgenden Bereichen notwendig.
Menü Stammdaten / Produkte
Menü Konfiguration / Kassenplätze
Stammdaten
Produkte
In den Stammdaten, bei der Produktanlage, kann für jedes Produkt die Eigenschaft „Außer-Haus-Regel fähig“ gesetzt werden.
Wenn aktiv, wird beim Kassiervorgang der unterschiedliche Steuersatz berücksichtigt.
Konfiguration
Kassenplätze
Unter „Kassenplätze“ den gewünschten Kassenplatz wählen und den „Außer-Haus-Regel aktiv“ Haken setzen.
Durch die Aktivierung gibt es dann im POS eine neue Taste „Außer-Haus“, die zum Beenden des Kassiervorgangs verwendet wird.
POS
Wenn ein oder mehrere Produkte als „Außer-Haus“ Produkte verkauft werden sollen, statt der „Gesamt“ Taste die „Außer-Haus“ Taste verwenden.
Es werden nur Produkte die die Option „Außer-Haus-Regel fähig“ aktiviert haben mit dem veränderten Steuersatz abgerechnet, alle anderen Produkte (z.B. bei einem gemischten Warenkorb) behalten den „normalen“ Steuersatz.
Wird statt der „Außer-Haus“ Taste, die „Gesamt“ Taste verwendet, wird keine „Außer-Haus-Regel“ bei einem Produkt berücksichtigt.
Kunden
Um neue Kundendaten zu hinterlegen klicken Sie auf den im Kopfbereich befindlichen Button <Anlegen>.
Wählen Sie ein Bild aus und tragen Sie einen Kundennamen ein. Wenn vorhanden erweitern Sie die Kundendaten um weitere Informationen wie Adresse, Webseite & E-Mail-Adresse.
Setzen Sie den Kunden auf „Aktiv“, damit dieser auch in jeder Kundendaten-Auswahl erscheint. Hinterlegen Sie gegebenenfalls eine Kundennummer und kundenspezifische Zahlungsbedingungen. Hinterlassen Sie eine UID Nummer und interne Notizen.
Zum Bearbeiten vorhandener Kunden wählen Sie einfach in der Kunden Übersicht den gewünschten Kunden aus und klicken auf dessen Position. Sie landen nun in der Detailansicht des ausgewählten Kunden. Anschließend können Sie über den im Kopfbereich befindlichen Button <Bearbeiten> die Eingaben pflegen.
Sie haben in der Detailansicht ebenfalls die Möglichkeit Dateien anzuhängen. Hierfür klicken Sie auf den im Kopfbereich befindlichen Button <Anhänge> und anschließend auf <Hinzufügen>. Anschließend wählen Sie die gewünschte Datei aus und bestätigen die Auswahl.
Unter dem im Kopfbereich befindlichen Button können Sie diesen Kunden löschen. Dies ist nur möglich, solange der Kunde noch nicht eingekauft hat. Nachdem der Kunde einmal eingekauft hat können Sie diesen nur noch deaktivieren um diesen im System auszublenden. Neben der Funktion löschen finden Sie auch unter dem Button die Funktion . Wenn Sie einen Kunden duplizieren, bekommen Sie dieselbe Maske anzeigt, die Sie erhalten wenn Sie auf klicken. Nur das diesmal alle Daten des Kunden bei dem Sie auf duplizieren geklickt haben automatisch übernommen wurden. Dies ist sehr nützlich bei Kunden mit sehr ähnlichen Daten (Beispiel: selbe Adresse).
Lieferanten
Um Lieferantendaten zu hinterlegen klicken Sie links oben auf <Anlegen>.
Wählen Sie ein Bild aus und tragen Sie einen Lieferantennamen ein. Wenn vorhanden erweitern Sie die Lieferantendaten um weitere Informationen wie Adresse, Webseite & E-Mail-Adresse.
Setzen Sie den Lieferanten auf „Aktiv“, damit dieser auch in jeder Lieferantendaten-Auswahl erscheint. Hinterlegen Sie gegebenenfalls eine Lieferantennummer und lieferantenspezifische Zahlungsbedingungen. Hinterlassen Sie eine UID-Nummer und interne Notizen.
Zum Bearbeiten vorhandener Lieferanten wählen Sie einfach in der Lieferanten Übersicht den gewünschten Lieferanten aus und klicken auf dessen Position. Sie landen nun in der Detailansicht des ausgewählten Lieferanten. Anschließend können Sie über den im Kopfbereich befindlichen Button <Bearbeiten> die Eingaben pflegen.
Sie haben in der Detailansicht ebenfalls die Möglichkeit Dateien anzuhängen. Hierfür klicken Sie auf den im Kopfbereich befindlichen Button „Anhänge“ und anschließend auf <Hinzufügen>. Anschließend wählen Sie die gewünschte Datei aus und bestätigen die Auswahl.
Unter dem im Kopfbereich befindlichen Button <Mehr> können Sie diesen Lieferanten löschen. Dies ist nur solange möglich, solange der Lieferant noch nicht gebucht wurde. Nachdem der Lieferant einmal gebucht wurde können Sie diesen nur noch deaktivieren um diesen im System auszublenden. Neben der Funktion löschen finden Sie auch unter dem Button <Mehr> die Funktion <duplizieren>. Wenn Sie einen Lieferanten duplizieren, bekommen Sie dieselbe Maske anzeigt, die Sie erhalten wenn Sie auf „Anlegen“ klicken. Nur das diesmal alle Daten des Lieferanten bei dem Sie auf duplizieren geklickt haben automatisch übernommen wurden. Dies ist sehr nützlich bei Lieferanten mit sehr ähnlichen Daten (Beispiel: Selbe Adresse).
Ebenso steht Ihnen unter dem Button <Mehr> die Funktion <Verbundenes Dokument> zur Verfügung. Hier können Sie auf bereits hinterlegte Dokumente zugreifen und diese dem ausgewählten Lieferanten ebenfalls zuordnen.
Mitarbeiter
Um Mitarbeiterdaten zu hinterlegen klicken Sie auf den im Kopfbereich befindlichen Button <Anlegen>.
Wählen Sie ein Bild aus und tragen Sie eine Bezeichnung/Mitarbeiternamen ein. Unter Login können Sie einen Username, oder eine E-Mail-Adresse hinterlegen. Diesen Login benötigt der Mitarbeiter für seine Anmeldung. Die Passwortvergabe ist weiter unten erklärt.
Setzen Sie den Mitarbeiter auf „Aktiv“, damit dieser auch in jeder Mitarbeiter-Auswahl erscheint. Hinterlegen Sie eine Mitarbeiternummer und legen Sie fest ob bei dem betreffenden Mitarbeiter der Name oder dessen Mitarbeiternummer auf den Verkaufsbelegen angedruckt werden soll.
Sie können einen Security PIN hinterlegen, welcher beim Starten eines Verkaufsvorgangs oder beim Mitarbeiterwechsel während eines Verkaufsvorgangs abgefragt wird.
Legen Sie die Rolle des Mitarbeiters fest:
| Verkäufer mit Abschluss | Darf verkaufen und eine Kassensitzung abschließen. Im Office-Bereich ist der Zugang zum Journal und dem Datenänderungsprotokoll möglich, kein Zugriffsrecht auf den restlichen Office-Bereich. |
|---|---|
Verkäufer ohne Abschluss | Darf verkaufen aber keine Kassensitzung abschließen. Im Office-Bereich ist der Zugang zum Journal und dem Datenänderungsprotokoll möglich, kein Zugriffsrecht auf den restlichen Office-Bereich. |
Buchhalter | Zugriff auf die Menüpunkte Point of Sale, Stammdaten und Berichtswesen. In den genannten Bereichen gelten dieselben Rechte wie für den Hauptuser. |
Hauptuser | Alle Rechte |
Rechts oben unter <Passwort ändern> können Sie ein Passwort für den Mitarbeiter festlegen. Das Passwort muss mindesten 8 alphanumerische Zeichen aufweisen und aus mindestens einem Sonderzeichen bestehen. Das Passwort kann anschließend vom Mitarbeiter, nach seinem Login, im gesamten Office-Bereich rechts oben bei einem Klick auf seinen Namen und einen weiteren Klick auf Einstellungen geändert werden. Die Zugangsdaten werden, nach dem Erstellen des Mitarbeiters nicht automatisch versendet, Sie müssen den Login und das Passwort dem Mitarbeiter mitteilen.
Um die Anlage abzuschließen klicken Sie auf den im Kopfbereich befindlichen Button <Speichern>.
Zum Bearbeiten vorhandener Mitarbeiter wählen Sie einfach in der Kunden Übersicht den gewünschten Mitarbeiter aus und klicken auf dessen Position. Sie landen nun in der Detailansicht des ausgewählten Mitarbeiters. Anschließend können Sie über den im Kopfbereich befindlichen Button <Bearbeiten> die Eingaben pflegen.
Sie haben in der Detailansicht ebenfalls die Möglichkeit Dateien anzuhängen. Hierfür klicken Sie auf den im Kopfbereich befindlichen Button <Anhänge> und anschließend auf <Hinzufügen>. Anschließend wählen Sie die gewünschte Datei aus und bestätigen die Auswahl.
Unter dem im Kopfbereich befindlichen Button <Mehr> können Sie diesen Mitarbeiter löschen. Dies ist nur solange möglich, solange der Mitarbeiter noch nicht gearbeitet hat. Nachdem der Mitarbeiter einmal gearbeitet hat können Sie diesen nur noch deaktivieren um diesen im System auszublenden. Neben der Funktion löschen finden Sie auch unter dem Button <Mehr> die Funktion <duplizieren>. Wenn Sie einen Mitarbeiter duplizieren, bekommen Sie dieselbe Maske anzeigt, die Sie erhalten wenn Sie auf „Anlegen“ klicken. Nur das diesmal alle Daten des Mitarbeiters bei dem Sie auf duplizieren geklickt haben automatisch übernommen wurden. Dies ist sehr nützlich bei Mitarbeitern mit sehr ähnlichen Daten (Beispiel: Selber Verkaufsbeleg und gleiche Rolleneinstellung).
POS Kategorien
POS (Point of Sale) Kategorien dienen zum Kategorisieren von Produkten in Ihrer Kassenansicht (POS) und ermöglichen Ihnen das schnelle Finden von Artikeln im Verkaufsvorgang.
Zum Anlegen einer POS Kategorie klicken Sie unter Stammdaten > POS Kategorie auf den Button <Anlegen> links oben.
Tragen Sie eine Bezeichnung für die Kategorie ein und wählen Sie eine eventuelle übergeordnete Kategorie aus bzw. erstellen Sie eine gewünschte übergeordnete Kategorie. Eine POS Kategorie wäre zum Beispiel „Alkoholfrei“ und deren übergeordnete Kategorie „Getränke“. Später können Sie dann Produkte wie Mineralwasser, Orangensaft und weitere hinzufügen.
Legen Sie eventuell eine gewünschte Reihenfolge fest. Hier handelt es sich um die Reihenfolge in der die POS Kategorien im Verkaufsfenster angezeigt werden sollen.
Klicken Sie anschließend auf den im Kopfbereich befindlichen Button <Speichern> wenn Sie alle Daten eingetragen haben. Wollen Sie die Dateneingabe doch nicht speichern können Sie auf den Button <Verwerfen> klicken.
Zum Bearbeiten vorhandener POS Kategorien wählen Sie einfach in der POS Kategorie Übersicht die gewünschte POS Kategorie aus und klicken auf deren Position. Sie landen nun in der Detailansicht der ausgewählten POS Kategorie. Anschließend können Sie über den im Kopfbereich befindlichen Button <Bearbeiten> die Eingaben pflegen. Sie haben in der Detailansicht ebenfalls die Möglichkeit Dateien anzuhängen. Hierfür klicken Sie auf den im Kopfbereich befindlichen Button <Anhänge> und anschließend auf <Hinzufügen>. Anschließend wählen Sie die gewünschte Datei aus und bestätigen die Auswahl.
Wenn Sie in der POS Kategorien Übersicht eine oder mehrere Positionen über die Checkbox auswählen können Sie diese anschließend über den im Kopfbereich erscheinenden Button löschen.
Produkte
(auch als Artikelstammdaten bekannt)
Wenn Sie Produkte einzeln anlegen möchten, klicken Sie links oben auf <Anlegen>. Für eine Mehrfachanlage der Artikel per Importfunktionen sehen Sie sich den Punkt <Produkte importieren> an.
Nachdem Sie auf <Anlegen> geklickt haben bekommen Sie die Möglichkeit dem Produkt ein Produktbild zu hinterlegen. Wählen Sie eine Produktbezeichnung aus und hinterlegen Sie einen Einkaufspreis (exkl. MwSt.) und einen Verkaufspreis (inkl. MwSt.).
Grunddaten
ArtikelNr/Barcodes
Hinterlegen Sie mehrere Barcodes (durch <ENTER> getrennt). Diese Barcodes können anschließend im Verkaufsvorgang gescannt werden. Ein Barcode ist ein sogenannter Strichcode. Diesen finden Sie auf den meisten Produkten direkt aufgedruckt. In manchen Fällen befindet sich der Barcode nur auf der Überverpackung. Sie können den beim Barcode befindlichen Zahlencode direkt manuell eintragen oder einfach per Barcodescanner abscannen. Klicken Sie hierfür in das Feld und scannen Sie das Produkt ab. Sollten Sie eigene Produkte verkaufen (Beispiel: Dienstleistungen, selbst produzierte Ware: Seifen), die nicht im offenen Handel vorhanden sind (Beispiel: Haribo Goldbären) brauchen Sie hier keinen Barcode hinterlegen.
Aktiv
Wählen Sie das Produkt als aktiv. Produkte die bereits verkauft wurden können nicht mehr gelöscht werden und müssen in weiterer Folge deaktiviert werden, damit diese nicht mehr in den Produktlisten aufscheinen.
Produktkategorie
Weisen Sie dem Produkt eine Produktkategorie zu, damit Sie das Produkt später in den Statistiken besser auswerten können.
POS Kategorie
Weisen Sie das Produkt einer POS Kategorie zu, damit Sie das Produkt im Verkaufsvorgang schneller finden und verkaufen können.
Zuletzt verkauft
Dieses Feld bekommt erst nach dem ersten Verkauf einen Wert zugewiesen und zeigt Ihnen das Datum des letzten Verkaufs an.
Interne Referenz
Dieses Feld bekommt erst nach dem Anlegen/Speichern seinen Wert und stellt die automatisch vergebene Artikelnummer dar.
Herstellernummer
Tragen Sie hier, wenn vorhanden, die Artikelnummer des Herstellers zu diesem Produkt ein. Sie können dieses Feld auch für Ihre alte Artikelnummer verwenden. Dieses Feld wird bei der Suche im Verkaufsvorgang berücksichtigt und kann Ihnen somit helfen Produkte schneller zu finden und diese besser zu verkaufen.
Umsatzsteuer (Verkauf)
Legen Sie für das Produkt den korrekten Steuersatz fest. Zur Auswahl stehen folgende MwSt. Sätze: 0, 10, 12, 13 und 20 %.
Sammelartikel
Setzen Sie das Häkchen, wenn dieses Produkt als Sammelartikel gelten soll. Ein Sammelartikel bietet Ihnen die Möglichkeit direkt beim Auswählen des Produktes im Verkaufsvorgang einen Verkaufspreis festzulegen bevor das Produkt in den Warenkorb gelegt wird. Wenn Sie dieses Häkchen aktivieren, wird ein eventuell eingetragener Wert im Feld „Verkaufspreis (brutto)“ ignoriert.
Klicken Sie anschließend auf den im Kopfbereich befindlichen Button <Speichern> wenn Sie alle Daten eingetragen haben. Wollen Sie die Dateneingabe doch nicht speichern können Sie auf den Button <Verwerfen> klicken.
Zum Bearbeiten vorhandener Produkte wählen Sie einfach in der Produkt Übersicht das gewünschte Produkt aus und klicken auf deren Position. Sie landen nun in der Detailansicht des ausgewählten Produktes. Anschließend können Sie über den im Kopfbereich befindlichen Button <Bearbeiten> die Eingaben pflegen.
Sie haben in der Detailansicht ebenfalls die Möglichkeit Dateien anzuhängen. Hierfür klicken Sie auf den im Kopfbereich befindlichen Button <Anhänge> und anschließend auf <Hinzufügen>. Anschließend wählen Sie die gewünschte Datei aus und bestätigen die Auswahl.
Unter dem im Kopfbereich befindlichen Button <Mehr> können Sie dieses Produkt löschen. Dies ist nur solange möglich, solange das Produkt noch nicht verkauft wurde. Nachdem das Produkt einmal verkauft wurde können Sie es nur noch deaktivieren um es dem System auszublenden. Neben der Funktion löschen finden Sie auch unter dem Button <Mehr> die Funktion <duplizieren>.
Wenn Sie ein Produkt duplizieren, bekommen Sie dieselbe Maske anzeigt, die Sie erhalten wenn Sie auf <Anlegen> klicken. Nur das diesmal alle Daten des Produktes bei dem Sie auf duplizieren geklickt haben automatisch übernommen wurden. Dies ist sehr nützlich bei Produkten mit sehr ähnlichen Eigenschaften (Beispiel: Selber Preis, selbe Produktgruppe, selbe Steuer).
In der Detailansicht eines Produktes finden Sie im Kopfbereich auch den Button . Hier können Sie Etiketten erstellen welche Ihnen in zwei Formaten zu Verfügung stehen: 57×24 und 40×25. Auf den Etiketten befinden sich folgende Informationen: Produktname, Barcode/Artikelnummer und Preis.
Wenn Sie mehrere Produktetiketten auf einmal abbilden möchten, können Sie in der Listenansicht der Produkte einfach die gewünschten Produkte über die Checkbox auswählen und anschließend unter dem Button <Druck> auf das gewünschte Produktetiketten Format wählen.
Produkt wiegen
Wird das Häkchen bei „Produkt wiegen“ angehakt, ohne dass eine gültige Lizenz für eine Waage vorhanden ist, bekommen Sie die folgende Fehlermeldung:
Produktbutton in der Kasse
Im Feld Bezeichnung kann eine andere - verkürzte - Produktbezeichnung für das Produkt eingegeben werden. Beim Typ kann zwischen einem Bild und einer Hintergrundfarbe unterschieden werden:
Bleibt der Typ „Bild“ ausgewählt so wird ein eventuell vorhandenes Produktbild genommen. Wird der Typ „Farbe“ gewählt so klicken Sie in das Feld „Farbe“. Es öffnet ein Farbauswahlfenster. Ein Klick auf eine gewünschte Farbnuance schreibt den Farbwert in das Feld „Farbe“ und färbt das Feld mit der ausgewählten Farbe ein. Zusätzlich kann bei dunklen Farben auch die Schriftfarbe - schwarz oder weiß - ausgewählt werden.
Nachdem die Eingaben gespeichert wurden werden die Daten verkürzt angezeigt:
Im Point of Sale wird der Button dann wie vorgegeben angezeigt:
Im Warenkorb wird die volle Produktbezeichnung angezeigt:
Auswahl Set-Artikel
Ist dieser Artikel ein Set-Artikel, so ist das Häkchen bei „Set-Artikel“ zu setzen. Daraufhin wird die erweiterte Artikelmaske angezeigt:
Handelt es sich um Waren mit verschiedenen Steuersätzen, so setzen Sie das Häkchen bei „Set-Preis und UST manuell setzen“, geben einen Preis ein und definierten die MWSt (ein Set-Artikel muss die MWSt. des Artikels mit der höchsten MWSt-Summe haben).
Sollen die Set-Artikel am Beleg aufgelistet werden, so ist das Häkchen bei „Set-Artikel am Beleg auflisten“ zu setzen.
Nun im Feld „Bestandteile“ auf den Link <Eintrag hinzufügen> klicken. Es öffnet ein neues Fenster, in dem die Bestandteile des Set-Artikels ausgewählt und/oder angelegt werden können:
Wählen Sie ein Produkt, ändern Sie die Menge und klicken Sie <Speichern & Neu> für den nächsten Artikel, <Speichern & Beenden> beim letzten Artikel des Set-Artikels.
Ist ein Produkt des Set-Artikels noch nicht angelegt, so klicken Sie in der Dropdown-Liste „Produkt“ auf Anlegen und Bearbeiten. Es öffnet ein Fenster um einen neuen Artikel anzulegen, in dem „Set-Artikel“ natürlich nicht angeklickt werden darf:
Nachdem alle Bestandteile definiert sind werden diese beim Set-Artikel in einer Liste angezeigt:
Nachdem der Set-Artikel gespeichert wurde wird der Verkaufspreis als Summe der Mengen x Preise der Bestandteile aktualisiert:
Im Point of Sale wird der Set-Artikel mit den Bestandteilen dargestellt:
Set-Artikel OHNE aufgelistete Bestandteile am Beleg:
Set-Artikel MIT aufgelisteten Bestandteilen am Beleg:
Produkte deaktivieren
Bereits verkaufte Produkte können nicht mehr gelöscht werden. Wenn Sie diese nicht mehr im Sortiment sehen möchten, müssen Sie diese deaktivieren. Klicken Sie hierfür auf den Menüpunkt <Produkte deaktivieren>, anschließend erhalten Sie ein PopUp Fenster.
Das Datum das Sie auswählen können definiert den letzten Verkaufszeitpunkt. Wenn Sie ein Datum ausgewählt haben müssen Sie noch auf „aktualisieren“ klicken und es werden alle Produkte angezeigt die seit diesem Datum nicht mehr verkauft wurden. Sollten Sie nach Ihrer Datumsauswahl keine Produkte angezeigt bekommen, dann existieren keine Artikel für den ausgewählten Zeitraum. Verwenden Sie gegebenenfalls ein jüngeres Datum. Wenn Sie nun eine Anzeige von Produkten erhalten können Sie auf klicken. Es werden anschließend alle angezeigten Suchergebnisse deaktiviert. Sie können aber auch durch einen Klick auf das rechts befindliche Produkte von aus dieser Regel ausnehmen, diese Produkte verschwinden dann aus der angezeigten Liste. Wichtig: Es werden nur die Produkte deaktiviert, welche in der angezeigten Liste vorkommen.
Produktkategorien
(auch als Warengruppen bekannt)
Produktkategorien dienen zur Kategorisierung der Produkte für Auswertungszwecke. Dies hilft Ihnen zum Beispiel Statistiken besser aufzuteilen und auszuwerten.
Klicken Sie unter Produktkategorien auf Anlegen.
Tragen Sie eine Bezeichnung ein und wählen Sie eine eventuelle Oberkategorie aus, bzw. erstellen Sie eine gewünschte Oberkategorie.
Klicken Sie anschließend auf den im Kopfbereich befindlichen Button <Speichern> wenn Sie alle Daten eingetragen haben. Wollen Sie die Dateneingabe doch nicht speichern können Sie auf den Button <Verwerfen> klicken.
Zum Bearbeiten vorhandener Produktkategorien wählen Sie einfach in der Produktkategorien Übersicht die gewünschte Produktkategorie aus und klicken auf deren Position. Sie landen nun in der Detailansicht der ausgewählten Produktkategorie. Anschließend können Sie über den im Kopfbereich befindlichen Button <Bearbeiten> die Eingaben pflegen. Sie haben in der Detailansicht ebenfalls die Möglichkeit Dateien anzuhängen. Hierfür klicken Sie auf den im Kopfbereich befindlichen Button <Anhänge> und anschließend auf <Hinzufügen>. Anschließend wählen Sie die gewünschte Datei aus und bestätigen die Auswahl.
Wenn Sie in der Produktkategorien Übersicht eine oder mehrere Positionen über die Checkbox auswählen können Sie diese anschließend über den im Kopfbereich erscheinenden Button löschen.
Senkung der Umsatzsteuer - onR
Ab dem 01.07.2020 wird Ihnen in Ihrer onR Kasse der neue Steuersatz von 5% zur Verfügung stehen. Hier finden Sie eine kurze Anleitung, wie Sie den Steuersatz anpassen können:
Unter „Stammdaten“ → „Produkte“ → wählen Sie das anzupassende Produkt:
Klicken Sie oben links auf „Bearbeiten“, um eine Anpassung zu ermöglichen:
Wählen Sie den gewünschten Steuersatz und klicken Sie auf „Speichern“
Nun haben Sie den Steuersatz des Artikels geändert
Massenverarbeitung
Handelt es sich bei Ihnen um eine große Menge an Artikeln die angepasst werden müssen, so empfehlen wir Ihnen unsere Export/Import Funktion. Dies ermöglicht Ihnen Ihre Stammdaten in einer Excel Dateien anzupassen und dann zu importieren.
Die Anleitungen dazu finden Sie unten.
Stammdaten Export
Sie können Ihre Stammdaten jederzeit exportieren um von diesen ein Backup zu erstellen, für andere Programme zur Verfügung zu stellen oder um diese extern zu bearbeiten, wie zum Beispiel in Microsoft Excel. Um einen Export Ihrer Daten durchzuführen gehen Sie unter ETRON onR auf den Reiter <Stammdaten> und dort auf die gewünschten Stammdaten die Sie exportieren möchten. Bei unserem Beispiel wären dies Produkte.
Wenn Sie den Menüpunkt <Produkte> aufgerufen haben, können Sie entscheiden ob Sie nur bestimmte Produkte exportieren möchten oder alle Produkte auf einmal. Wenn Sie bestimmte Produkte exportieren möchten, müssen Sie diese manuell über die ganz links befindliche Checkbox anhaken. Wenn Sie alle Produkte exportieren möchten brauchen Sie nur die oberste Checkbox in der Zeile der Spaltenbezeichnungen markieren, wenn Sie dies tun werden alle anderen Checkboxen automatisch angehakt.
Sie erhalten nun ein Pop-Up Fenster mit zwei Bereichen. Auf der linken Seite stehen alle verfügbaren Spalten die Sie exportieren können, auf der rechten Seite stehen alle Spalten die Sie aus den Verfügbaren Spalten ausgewählt haben. Um eine Spalte auszuwählen können Sie diese mit der Maus markieren und anschließend auf den in der Mitte befindlichen Button <Hinzufügen> klicken. Eine Mehrfachmarkierung ist ebenso möglich, hierfür halten Sie auf Ihrer Tastatur die Taste <Strg> gedrückt und klicken alle Spalten an die Sie auswählen möchten.
Wenn Sie alle Felder markieren möchten können Sie ganz einfach die oberste Spalte anklicken, anschließend halten Sie auf Ihrer Tastatur die Taste <SHIFT> gedrückt und klicken auf die unterste Spalte, durch diesen Vorgang markieren Sie alle zwischen der obersten und untersten befindlichen Spalte befindlichen Positionen.
Eine weitere Möglichkeit wäre jede einzelne Spalte die Sie auswählen möchten per Maus Doppelklick auf die rechte Seite hinzuzufügen.
Wenn Sie alle gewünschten Spalten ausgewählt haben bestätigen Sie Ihre Auswahl über den Button <In Datei exportieren>.
Sie können die erstellte Datei speichern oder gleich öffnen. Die heruntergeladene Datei liegt im CSV Format vor.
Öffnen der exportierten Datei
Mit Programmen wie Microsoft® Excel oder OpenOffice® Calc lassen sich diese Export-Dateien öffnen und bearbeiten.
Zur Anleitung
Stammdaten Import
Sie können für sämtliche Stammdaten Importe durchführen. Hier klicken Sie einfach auf die gewünschten Stammdaten und den dort befindlichen Link „Import“.
Sie können Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden, Produktkategorien, POS Kategorien und Produkte importieren
Information: Bedenken Sie, wenn Sie Produkte importieren möchten welche auf Produktkategorien oder POS Kategorien verweisen, dass diese Kategorien zuerst angelegt bzw. importiert werden müssen!
Import mit Vorlage
Vorlagendateien:
Kunden
Lieferanten
Mitarbeiter
POS Kategorien
Produkte
Zahlungsbedingungen
Vorgangsweise
Laden Sie die gewünschte Vorlagendatei herunter, fügen Sie die gewünschten Datensätze ein, löschen Sie die Musterdaten und speichern Sie die Datei wieder.
Anschließend gehen Sie im entsprechenden Datenstamm, zum Beispiel „Produkte“ auf „Import“. Dort wählen Sie über „Durchsuchen…“ die von Ihnen bearbeitete Datei aus.
Da die Vorlagendateien alle mit Semikolon oder Tabulator als Trennzeichen arbeiten, muss auch in den „Datei Formatoptionen“ unter „Trennzeichen“ → Semikolon od. Tabulator ausgewählt werden.
Sie erhalten nun eine Vorschau Ihrer Importdatei. ETRON onR versucht nun automatisch Ihre Spalten korrekt zuzuweisen. Kontrollieren Sie die Spaltenzuweisungen.
Die erste, dunkelgrau hinterlegte, Zeile zeigt Ihnen die Spaltenbezeichnungen aus Ihrer Importdatei. Die zweite, mit Dropdown-Feldern bestückte Zeile zeigt Ihnen die Spaltenbezeichnungen aus ETRON onR. Die Namensgebung muss in diesem Fall nicht buchstabengenau sondern sinngemäß übereinstimmen. Zum Beispiel ist die Spalte „Name“ aus Ihrer Importdatei nicht wortgleich mit der Spalte „Bezeichnung“ aus ETRON onR aber sinngemäß korrekt zugewiesen. Sie haben aber die Möglichkeit die Zuweisung abzuändern. Hierfür öffnen Sie einfach das Dropdown Menü bei der entsprechenden Spalte und weisen eine andere Spalte zu.
Importablauf
Wenn Sie alle Spalten korrekt zugewiesen haben klicken Sie den Button <Bestätigen>.
Falls alles korrekt ist und der endgültige Import durchführbar ist erscheint ein grüner Balken mit dem Textinhalt: „Alles scheint o.k. zu sein.“ Nun erst klicken Sie den Button <Import>.
Ihr Bildschirm verdunkelt sich nun und im Hintergrund wird der Import bearbeitet. Sie erhalten verschiedene Wartemeldungen. Bitte beachten Sie dass je nach Anzahl der Stammdaten ein Import sehr lange Zeit in Anspruch nehmen kann und bewahren Sie Geduld. Nach erfolgreichem Import erhalten Sie eine tabellarische Übersicht aller importierten Stammdaten.
Stammdatenaktualisierung / Massendatenänderung
Um Ihre Stammdaten zu aktualisieren wählen Sie die Artikel aus die Sie aktualisieren möchten und exportieren Sie diese. Beim Export können Sie auswählen welche Felder Sie aktualisieren möchten. Die ID des Artikels ist jedoch immer automatisch ausgewählt. Nach der aktualisierung importieren Sie die Datei wie gewohnt.
Produktbilder
Wenn Sie mehrere Bilder auf einmal in ETRON onR laden und den passenden Produkten zuordnen möchten, können Sie die Funktion <Produktbilder importieren> nutzen.
Wichtig: Bevor Sie Bilder hochladen können, müssen die dazugehörigen Produkte in ETRON onR existieren. Um mehrere Bilder in ETRON onR deren Produkten zuzuweisen müssen die gewünschten Bilder in einer ZIP Datei hochgeladen werden. Das ZIP-Dateiformat ist ein Format für komprimierte Dateien, das einerseits den Platzbedarf bei der Archivierung reduziert und andererseits als Containerdatei fungiert, in der mehrere zusammengehörige Dateien oder auch ganze Verzeichnisbäume zusammengefasst werden können. Die Dateiendung für ZIP-archivierte Dateien ist (.zip).
Erstellen Sie hierfür einen Ordner in dem Sie alle Produktbilder ablegen, die Sie hochladen möchten. Damit ETRON onR versteht welches Bild zu welchem Produkt gehört müssen Sie das Bild exakt so benennen wie Ihre im Produkt hinterlegte Artikelnummer (Interne Referenz) oder Ihre im Produkt hinterlegte Herstellernummer heißt. Erlaubte Dateiformate sind .PNG und .JPG.
Beispiel A: Name: Handelsware 10% Interne Referenz: 2110000000011 Herstellernummer: -
Der Bildername müsste nun wie folgt lauten: 2110000000011.jpg oder 2110000000011.png
Beispiel B: Name: Fahrradschloss Interne Referenz: 2110000000016 Herstellernummer: FRS12345
Der Bildername müsste nun wie folgt lauten: 2110000000016.jpg oder 2110000000016.png
Ebenfalls wäre folgende Benennung möglich: FRS12345.jpg oder FRS12345.png
Wenn Sie alle gewünschten Produktbilder korrekt benannt haben markieren Sie diese per Maus oder Tastatur. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Produktbilder und wählen Sie <zum Archiv hinzufügen>. Dieser Vorgang kann je nach installierter ZIP-Software variieren, für unser Beispiel verwenden wir Winrar, diese Software können Sie gratis bei WINRAR beziehen.
Den Archivnamen können Sie frei wählen. Das Archivformat muss „ZIP“ sein. Alle anderen Einstellungen können Sie ignorieren. Klicken Sie nun auf <OK>.
Es wird nun im selben Ordner in dem Sie Ihre Bilder markiert haben eine ZIP Datei erstellt. Gehen Sie nun in ETRON onR unter <Stammdaten> auf <Produktbilder importieren>.
Klicken Sie nun auf den Button <Auswählen> und wählen Sie Ihre erstelle ZIP Datei aus. Sollten Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben können Sie einfach auf den Button <Suche löschen> klicken und anschließend erneut auf den Button <Auswählen>.
Wenn Sie die gewünschte ZIP Datei ausgewählt haben müssen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf den Button <Produktbilder importieren> bestätigen.
Es startet nun der Bilderimport.
Wenn der Bilderimport korrekt abgeschlossen wurde, erscheint eine Listenansicht mit allen Ihren Produkten zu denen Sie erfolgreich Bilder importiert haben.
Wenn Ihre ZIP Datei nicht korrekt aufgebaut ist erhalten Sie den Fehler „Dies ist keine gültige ZIP-Datei.“
Kontrollieren Sie ob sich in Ihrer ZIP File ein ungültiger Dateityp befindet. Erlaubte Dateitypen sind JPG oder PNG. In seltenen Fälle kann auch Ihre ZIP Datei defekt sein, in diesem Fall erstellen Sie die ZIP Datei erneut und wiederholen Sie den Importvorgang.
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