Angebote & Aufträge (Auftragswesen)
Angebote, Aufträge, Verkaufsangebote, Verkaufsaufträge, Gutscheine, Rabatte, Werbeaktionen
Auftragswesen -> Angebote / Aufträge
Der Ablauf für Angebote und Aufträge ist gleich. Über den Menüpunkt „Angebote“ kann ein Angebot erstellt und an den Kunden gesendet werden. Durch die Bestätigung wird das Angebot in einen Verkaufsauftrag umgewandelt. Über den Menüpunkt „Aufträge“ kann auch direkt ein Verkaufsauftrag erstellt werden.
In der Listenansicht der Datensätze 
können Column Filter (Spaltenfilter) 
über das Regler-Symbol 
(Spalteneinstellungen) aktiviert werden. Über die Column Filter kann nach Feldwerten gefiltert und gesucht werden.
Angebot anlegen / Auftrag anlegen
Über den Button „Neu“ wird ein neues Angebot oder ein neuer Auftrag erstellt.
Kunde
Im Feld „Kunde“ wird ein bestehender Stammdaten-Kontakt ausgewählt. An diesen wird das Angebot oder der Auftrag gerichtet.
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse des Kunden wird vorausgefüllt, wenn sie beim Kundenkontakt hinterlegt ist.
Lieferadresse
Die Lieferadresse des Kunden wird vorausgefüllt, wenn sie beim Kundenkontakt hinterlegt ist.
Abhängig vom Land der Lieferadresse wird auch die Verkaufssteuer der Produkte gesetzt. Ist das Unternehmensland z.B. Österreich, und es handelt sich um ein B2C Geschäft, bei dem der Kunde aus Deutschland stammt, wird im Reiter „Weitere Informationen“ unter „Steuerposition“ automatisch die Steuerzuordnung „OSS B2C Germany“ angewendet.
Angebotsvorlage
Durch Auswahl einer zuvor angelegten Angebotsvorlage werden die Inhalte der Vorlage, wie Auftragspositionen, AGB usw. übernommen. Die Angebotsvorlagen können unter Konfiguration -> Auftragswesen -> Angebotsvorlagen erstellt werden.
Gültigkeit (Angebot)
Es kann ein Datum als Frist für die Gültigkeit des Angebots eingetragen werden. Nach Ablauf muss ein neues Angebot erstellt werden.
Unter Einstellungen -> Verkauf im Bereich Angebote und Aufträge kann eine „Standardgültigkeit für Angebot“ in Tagen angegeben werden, die dann automatisch bei der Erstellung eines Angebots übernommen wird.
Preisliste
Standardmäßig wird die allgemeine Preisliste ausgewählt. Ist beim Kundenkontakt eine eigene Preisliste hinterlegt, wird diese übernommen. Aus der gesetzten Preisliste werden die Produktpreise für das Angebot oder den Auftrag übernommen.
Zahlungsbedingungen
Hier wird die Zahlungsfrist festgelegt, das ist der Zeitraum, in der der Kunde die Zahlung zu tätigen hat. Zur Auswahl stehen beispielsweise „30 Tage netto“ oder „Zahlung bei Lieferung“. Die Zahlungsbedingungen können unter Konfiguration -> Auftragswesen -> Zahlungsbedingungen angelegt und angepasst werden.
Auftragsdetails
Filiale
Die Filiale, der das Angebot oder der Auftrag zugeordnet ist, wird angezeigt. Vorbelegt wird die Standardfiliale des angemeldeten Benutzers. Bis zur Bestätigung kann die Filiale geändert werden.
Die Filiale legt Folgendes fest:
Die Sichtbarkeit für Benutzer.
Das Lager, wenn der Filiale ein Lager zugeordnet ist.
Die Übernahme der Filiale auf die Ausgangsrechnung.
Weitere Informationen: Filialbetrieb
Freitext-Abschnitte
In den Auftragsdetails können zwei freie Texte erfasst werden. Diese werden direkt unter der Angebots-, Auftrags- oder Rechnungsnummer angezeigt.
Leistungsdatum
In diesem Bereich unter den Auftragszeilen befindet sich ein Standard-Text zum Leistungsdatum, der auf jedem Auftrag und jeder Rechnung, die aus dem Auftrag erstellt wird, angezeigt wird.
Der Standardtext kann im Auftrag und in der Rechnung geändert oder entfernt werden.
Reiter & Felder: Auftragszeilen, Optionale Produkte, Weitere Informationen, Sendcloud
Im Reiter Auftragszeilen werden Produkte über Produkte hinzufügen zum Angebot/Auftrag hinzugefügt.
In der Spalte „Menge“ wird die Verkaufsmenge angegeben. Anhand der Menge und des Preises wird für jedes Produkt die Gesamtsumme in der Spalte „Gesamt“ berechnet. In der Spalte „Rabatt“ kann ein Rabatt in Prozent vergeben werden. Für die Anzeige der Spalte Rabatt muss unter Einstellungen -> Verkauf im Bereich Preiskalkulation die Einstellung „Rabatt“ aktiviert sein.
Produktverpackung im Verkauf hinzufügen
Zum Produkt kann eine Produktverpackung hinzugefügt werden. Gibt es für das Produkt eine Produktverpackung mit dem Typ "Verkauf" wird die Produktverpackung automatisch in der Produktzeile eingetragen. Entspricht die bestellte Produktmenge genau der Menge, die eine Produktverpackung beinhalten kann, wird diese ausgewählt.
Abschnitte, Notizen, Textblöcke im Verkauf hinzufügen
Bei Bedarf kann dem Angebot oder Auftrag eine Notiz oder ein Abschnitt hinzugefügt werden, um die Produkte zu gliedern.
Auch Textblöcke können hinzugefügt werden. Textblöcke sind bereits vorgefertigte Texte. Die Textblöcke werden unter Konfiguration -> Auftragswesen -> Textblöcke angelegt.
Im Reiter Optionale Produkte hinzugefügte Einträge werden nicht zur Gesamtsumme des Angebots gerechnet und können als Produktvorschlag dienen. Die Positionszeilen können durch Auswahl des Warenkorb-Icons 
zu den Angebotszeilen hinzugefügt werden.
Optionale Produkte/Alternativpositionen mit Menge, Einheit und Gesamtpreis drucken
Bei der Standard-Druckfunktion "Angebot / Auftrag" werden optionale Positionszeilen nur mit der Angabe "Menge" und "Stückpreis" angeführt.
Durch die Druckfunktion „Angebot / Auftrag mit Optionen“
werden bei den optionalen Positionszeilen die Angaben zu "Menge", "Einheit", "Rabatt", "Einzelpreis" und "(Gesamt)Betrag" angeführt.
Im Reiter Weitere Informationen können weitere Daten zu Verkauf, Lieferung, Rechnung und Nachverfolgung hinzugefügt werden.
Verkäufer
Der Mitarbeiter, von dem das Angebot oder der Auftrag erstellt wurde.
Verkaufsteam
Das Verkaufsteam, dem das Angebot oder der Auftrag zugeordnet ist.
Online-Bestätigung
Wenn die Online-Bestätigung aktiviert ist, wird das Angebot durch Unterschrift oder Zahlung des Kunden automatisch bestätigt. Das Angebot muss den Status „Angebot gesendet“ haben, damit es online bestätigt werden kann.
Weitere Informationen: Online-Signatur und Online-Bestätigung
Kundenreferenz
Eine Referenz des Kunden, beispielsweise die Kundennummer.
Stichwörter
Stichwörter, die dem Angebot oder Auftrag hinzugefügt werden.
Auslieferungsbedingungen
Die Bedingung für die Auslieferung, beispielsweise „so bald wie möglich“ oder „bei Verfügbarkeit aller Produkte“.
Liefertermin
Der Termin wird anhand der Auslieferungsbedingungen gesetzt, außer es wird manuell ein Liefertermin eingetragen. Anhand des Liefertermins wird die Frist für den Transfer bzw. die Produktbewegung gesetzt.
Steuerzuordnung
Das Feld sollte leer bleiben, wenn die Steuerzuordnung automatisch erfolgen soll. Dies gilt beispielsweise für Anpassungen an die Kunden- oder Lieferadresse sowie für Versandadressen mit Abholung vor Ort. Wird eine Steuerzuordnung fest hinterlegt, werden immer die Steuern dieser Zuordnung verwendet.
Referenzbeleg
Das Dokument, aus dem das Angebot oder der Auftrag erstellt wurde.
Chance
Die Chance, aus der der Auftrag stammt oder generiert wurde.
Kampagne
Wenn das Angebot mit einer Kampagne zusammenhängt, kann diese eingetragen werden. Beispielsweise kann eine Weihnachtsaktion zugeordnet werden.
Medium
Der Weg, über den der Kunde erreicht wurde, beispielsweise Postkarte, E-Mail oder Bannerwerbung. Das Feld dient gemeinsam mit „Kampagne“ und „Herkunft“ der Nachverfolgung im Marketing.
Herkunft
Die Quelle eines Links oder einer E-Mail-Liste.
Zoll Lieferart (Sendcloud)
Wird beim Auftrag eine Sendcloud Versandmethode hinzugefügt, kann im Reiter "Sendcloud" die Zoll Lieferart eingestellt werden.
Sendcloud-Abgleich (Testmodus)
Ist in den Lager-Einstellungen der Sendcloud-Testmodus aktiviert, kann der Abgleich mit Sendcloud für diesen Auftrag getestet werden.
Versand hinzufügen
Über den Button 
kann eine Versandmethode zum Angebot oder Auftrag hinzugefügt werden.
Es können automatisch nur jene Versandmethoden angezeigt werden, die für das Gewicht der Sendung gültig sind.
Dafür ist bei den Produktstammdaten im Reiter Lager unter Logistik ein Gewicht einzutragen. Bei den Versandmethoden ist das gültige Gewicht einzustellen.
Sendcloud - Versandmethode hinzufügen, Sendcloud-Labels erstellen
Wenn das Modul Sendcloud aktiv ist und das Sendcloud-Setup durchgeführt wurde, wird beim Validieren des zum Auftrag erstellten Lieferscheins/Transfers automatisch ein Popup für das Hinzufügen der Sendcloud-Versandmethode geöffnet.
Nach Hinzufügen der Sendcloud-Versandmethode kann über den Button "Sendcloud Labels erstellen" das Versandlabel direkt über die Verwaltungsoberfläche erstellt werden. Das Versandlabel kann auch nach der Durchführung des Sendcloud-Abgleichs im Sendcloud-Portal erstellt werden.
Gutscheincode / Rabatt / Werbeaktion einlösen
Im Angebot oder Auftrag können die Prämien aus dem Rabatt & Treue-Programm über die Buttons „Gutscheincode“ oder „Werbeaktionen“ hinzugefügt werden.
Nach Auswahl des Buttons 
kann der Rabatt- oder Gutscheincode eingegeben werden.
Nun werden die verfügbaren Prämien angezeigt und können angewendet werden.
Nach der Einlösung wird der Gutschein oder die Aktion zu den Auftragszeilen hinzugefügt. Je nach Art der Prämie wird ein Rabatt abgezogen, ein Gratisprodukt oder Gratisversand gewährt.
Zwischensummen
Innerhalb der Auftragszeilen können mehrere Abschnitte erstellt werden. Am gedruckten Dokument werden pro Abschnitt zusätzlich Zwischensummen angezeigt.
Bestätigen / per E-Mail versenden
Das Angebot oder der Auftrag kann per E-Mail versendet werden. Ein Angebot wird über den Button „BESTÄTIGEN“ in einen Verkaufsauftrag umgewandelt.
Über das Menü Verkaufsauftrag wird eine Übersicht über alle bestätigten Angebote und direkt erstellten Verkaufsaufträge dargestellt. Zu jedem Auftrag wird der Rechnungsstatus angezeigt (z.B. "Abzurechnen" - zu diesem Auftrag muss noch eine Rechnung erstellt werden).
Durch Auswahl des Eintrags wird der Verkaufsauftrag geöffnet.
Rechnung für Auftrag erstellen
Eine Rechnung zum Auftrag wird über den Button 
erstellt. Dadurch öffnet sich ein Popup in dem eingestellt werden kann, welche Art von Rechnung erstellt werden soll:
Reguläre Rechnung
Rechnung mit der Gesamtsumme des Auftrags wird erstellt
Anzahlung in Prozent
Es wird eine Anzahlung mit dem angegebenen Prozentsatz erstellt, die Höhe des Prozentsatzes lässt sich bei Auswahl der Option festlegen
Anzahlung mit festem Betrag
Es wird eine Anzahlung mit einem festen Betrag erstellt, die Höhe des Betrags lässt sich bei Auswahl der Option festlegen (sollte kleiner sein als die Gesamtsumme)
Die Rechnung wird über den Button "Rechnung erstellen" erstellt. Durch Auswahl des Buttons 
wird die Rechnung nach dem Erstellen direkt geöffnet.
Die Rechnung befindet sich im Rechnungsentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Aktionsleiste rechts). Um die Erstellung der Rechnung abzuschließen, ist der Button 
zu wählen.
Die Rechnung befindet sich nun im Status Gebucht.
Die Rechnung kann man nun Senden und Drucken, eine Zahlung erfassen, oder eine Gutschrift erstellen.
Liefervorgang
Zu jedem Verkaufsauftrag der Produkte mit der Produktart "Lagerfähige Produkte" oder "Verbrauchsartikel" enthält, wird ein Liefervorgang bzw. Transfer erstellt. Wenn der Button 
ausgewählt wird, werden alle Liefervorgänge zu diesem Auftrag angezeigt.
Weitere Informationen: Transfers
Summe der offenen Posten (unbezahlten Rechnungen) im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche anzeigen
Wenn im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche ein Auftrag oder Angebot geöffnet wird, wird rechts oben der Button "Offene Posten mit der Gesamtstumme aller offenen Posten" des Kunden angezeigt. Dies umfasst alle unbezahlten Rechnungen = Rechnungen mit dem Zahlungsstatus unbezahlt, Teilzahlung oder in Zahlung.
Durch Auswahl des Buttons werden die offenen Rechnungen des Kunden aufgelistet.
Über das Download-Symbol können alle unbezahlten Rechnungen als Excel-Datei exportiert werden.
Weitere Informationen: Offene Posten-Liste anzeigen und exportieren Gesamtstumme der offenen Posten im Auftragswesen der Kasse anzeigen
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