Angebote & Aufträge (Auftragswesen)

Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge erstellen und bearbeiten, Gutscheine, Rabatte und Aktionen im Auftragswesen einlösen

Modul: Auftragswesen

Der Ablauf der Erstellung eines Angebots oder Auftrags sind gleich. Über den Menüpunkt "Angebote" kann ein Angebot erstellt werden um dieses an den Kunden zu senden, das Angebot wird durch eine Bestätigung in einen Verkaufsauftrag umgewandelt. Ebenso kann über das Menü "Auftrage" direkt ein Verkaufsauftrag erstellt werden.

Übersicht: Angebot

Aufträge aus der Verwaltungsoberfläche können auch in der Kassenoberfläche aufgerufen werden.

Angebot anlegen / Auftrag anlegen

Diverse Einstellungen für Angebote & Aufträge können unter Einstellungen -> Verkauf -> Angebote und Aufträge vorgenommen werden, z.B. ob auf den Dokumenten die Artikelnummer oder der Barcode eines Produkts angezeigt werden.

Über den Button Neu wird ein neues Angebot/neuer Auftrag erstellt.

Angebot anlegen

Ein Angebot kann auch auf Grundlage einer Angebotsvorlage erstellt werden. So müssen bestimmte Abschnitte oder Texte, die sich auf allen Angeboten befinden sollen, nicht immer wieder neu erstellt werden.

Kunde

Im Feld Kunde wird ein bestehender Stammdaten-Kontakt als Kunde ausgewählt, an den das Angebot/Auftrag gerichtet ist.

Rechnungsadresse

die Rechnungsadresse des Kunden (vorausgefüllt, wenn beim Kundenkontakt hinterlegt)

Lieferadresse

die Lieferadresse des Kunden (vorausgefüllt, wenn beim Kundenkontakt hinterlegt)

Abhängig vom Land der Lieferadresse wird auch die Verkaufssteuer der Produkte gesetzt. Ist das Unternehmensland z.B. Österreich, und es handelt sich um ein B2C Geschäft, bei dem der Kunde aus Deutschland stammt, wird im Reiter „Weitere Informationen“ unter „Steuerposition“ automatisch die Steuerzuordnung „OSS B2C Germany“ angewendet.

Angebotsvorlage

Durch Auswahl einer zuvor angelegten Angebotsvorlage werden die Inhalte der Vorlage, wie Auftragspositionen, AGB usw. übernommen. Die Angebotsvorlagen können unter Konfiguration -> Auftragswesen -> Angebotsvorlagen erstellt werden.

Gültigkeit (Angebot)

Es kann ein Datum als Frist für die Gültigkeit des Angebots eingetragen werden. Nach Ablauf muss ein neues Angebot erstellt werden.

Unter Einstellungen -> Verkauf im Bereich Angebote und Aufträge kann eine „Standardgültigkeit für Angebot“ in Tagen angegeben werden, die dann automatisch bei der Erstellung eines Angebots übernommen wird.

Preisliste

Standard wird die Allgemeine Preisliste ausgewählt. Ist beim Kundenkontakt eine eigene Preisliste hinterlegt, wird diese übernommen. Aus der gesetzten Preisliste werden die Preise für die Produkte im Angebot übernommen.

Zahlungsbedingungen

Ist die Frist, in der der Kunde die Zahlung zu tätigen hat. Zur Auswahl stehen z. B. 30 Tage netto, Zahlung bei Lieferung,.. Die Zahlungsbedingungen können unter Konfiguration -> Auftragswesen -> Zahlungsbedingungen angelegt und angepasst werden.

Auftragsdetails

In den Auftragsdetails gibt es zwei Abschnitte, in denen ein freier Text eingegeben werden kann.

Diese werden direkt unter der Angebots-/Auftrags-/Rechnungsnummer angezeigt.

Reiter & Felder: Auftragszeilen, Optionale Produkte, Weitere Informationen, Sendcloud

Für das Anzeigen der Marge in den Auftragszeilen, sowie unter der Gesamtsumme des Auftrags bzw. der Rechnung, muss die entsprechende "Stammdaten"-Berechtigung (Kosten) unter Einstellungen ➜ Benutzer & Unternehmen ➜ Benutzer ➜ Stammdaten aktiviert werden.

Auftragszeilen

Produkt hinzufügen

Im Reiter Auftragszeilen werden Produkte über Produkte hinzufügen zum Angebot/Auftrag hinzugefügt.

In der Spalte „Menge“ wird die Verkaufsmenge angegeben. Anhand der Menge und des Preises wir für jedes Produkt die Gesamtsumme in der Spalte „Gesamt“ berechnet. In der Spalte „Rabatt“ kann ein Rabatt in Prozent vergeben werden. Für die Anzeige der Spalte Rabatt muss unter Einstellungen -> Verkauf im Bereich Preiskalkulation die Einstellung „Rabatt“ aktiviert sein.

Produktverpackung im Verkauf hinzufügen

Gibt es für das Produkt eine Produktverpackung mit dem Typ "Verkauf" wird die Produktverpackung automatisch in der Produktzeile eingetragen. Entspricht die bestellte Produktmenge genau der Menge, die eine Produktverpackung beinhalten kann, wird diese ausgewählt, ansonsten wird die Produktverpackung mit der kleinsten Fassungsmenge ausgewählt.

Abschnitte, Notizen, Textblöcke im Verkauf hinzufügen

Wenn benötigt, kann zu dem Angebot/Auftrag eine Notiz oder ein Abschnitt hinzugefügt werden, z.B. um die Produkte zu gliedern.

Abschnitt hinzufügen: Pflanzen, Pflanzenzubehör

Auch Textblöcke können hinzugefügt werden. Textblöcke sind bereits vorgefertigte Texte. Die Textblöcke werden unter Konfiguration -> Auftragswesen -> Textblöcke angelegt.

Optionale Produkte

Weitere Informationen

Sendcloud

Versand hinzufügen

Über den Button kann eine Versandmethode zum Angebot/Auftrag hinzugefügt werden.

Es können automatisch nur jene Versandmethoden angezeigt werden, die für das Gewicht der Sendung gültig sind.

Dafür ist bei den Produktstammdaten im Reiter Lager unter Logistik ein Gewicht einzutragen, und bei den Versandmethoden das gültige Gewicht einzustellen.

Sendcloud - Versandmethode hinzufügen, Sendcloud-Labels erstellen

Bei der Verwendung einer Sendcloud-Versandmethode muss beim Kontakt an den geliefert wird eine Telefonnummer hinterlegt sein!

Ebenso muss in den Produktstammdaten im Reiter Lager unter Logistik ein Gewicht eingetragen werden, um das Gewicht der Sendung zu berechnen.

Alternativ können im Sendcloud-Portal Versandstandards und Versandregeln erstellt werden, über die das Standardgewicht für Produkte gesetzt wird: Doku Sendcloud Standardgewicht, Versandregeln

Wenn das Modul Sendcloud aktiv ist, und das Sendcloud Setup durchgeführt wurde, wird beim Validieren des Lieferscheins bzw. Transfers, der zum Auftrag erstellt wurde, automatisch ein Popup für das Hinzufügen der Sendcloud-Versandmethode geöffnet.

Nach Hinzufügen der Sendcloud-Versandmethode kann über den Button "Sendcloud Labels erstellen" das Versandlabel direkt über die Verwaltungsoberfläche erstellt werden. Das Versandlabel kann auch nach der Durchführung des Sendcloud-Abgleichs im Sendcloud-Portal erstellt werden.

Gutscheincode / Rabatt / Werbeaktion einlösen

Im Auftrag/Angebot können die Prämien aus dem Rabatt & Treue-Programm über Klick auf einen der Buttons hinzugefügt werden.

Werbeaktionen benötigen keinen Code, und werden erst zum Hinzufügen angezeigt, wenn die Regeln und Bedingungen des Programms erfüllt sind.

Nach Auswahl des Buttons kann der Rabatt- bzw. Gutscheincode eingegeben werden.

Nun werden die verfügbaren Prämien angezeigt und können angewendet werden.

Nach Einlösung wird der Gutschein bzw. die Aktion in den Auftragszeilen hinzugefügt, und je nach Art der Prämie ein Rabatt abgezogen oder z.B. ein Gratisprodukt oder Gratisversand gewährt.

Zwischensummen

Innerhalb der Auftragszeilen können mehrere Abschnitte erstellt werden. Am gedruckten Dokument werden pro Abschnitt zusätzlich Zwischensummen angezeigt.

Bestätigen / per E-Mail versenden

Das Angebot/der Auftrag kann nun per E-Mail versendet werden. Handelt es sich um ein Angebot, wird dieses über den Button "BESTÄTIGEN" in einen Verkaufsauftrag umgewandelt.

Angebot / Auftrag per E-Mail versenden oder bestätigen

Über das Menü Verkaufsauftrag wird eine Übersicht über alle bestätigten Angebote und direkt erstellten Verkaufsaufträge dargestellt. Zu jedem Auftrag wird der Rechnungsstatus angezeigt (z.B. "Abzurechnen" - zu diesem Auftrag muss noch eine Rechnung erstellt werden).

Übersicht: Verkaufsaufträge

Durch Auswahl des Eintrags wird der Verkaufsauftrag geöffnet.

Erstellter Verkaufsauftrag

Rechnung für Auftrag erstellen

Eine Rechnung zum Auftrag wird über den Button erstellt. Dadurch öffnet sich ein Popup in dem eingestellt werden kann, welche Art von Rechnung erstellt werden soll:

Reguläre Rechnung

Rechnung mit der Gesamtsumme des Auftrags wird erstellt

Anzahlung in Prozent

Es wird eine Anzahlung mit dem angegebenen Prozentsatz erstellt, die Höhe des Prozentsatzes lässt sich bei Auswahl der Option festlegen

Anzahlung mit festem Betrag

Es wird eine Anzahlung mit einem festen Betrag erstellt, die Höhe des Betrags lässt sich bei Auswahl der Option festlegen (sollte kleiner sein als die Gesamtsumme)

Die Rechnung wird über den Button "Rechnung erstellen" erstellt. Durch Auswahl des Buttons wird die Rechnung nach dem Erstellen direkt geöffnet.

Die Rechnung befindet sich im Rechnungsentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Aktionsleiste rechts). Um die Erstellung der Rechnung abzuschließen, ist der Button zu wählen.

Die Rechnung befindet sich nun im Status Gebucht.

Aktionsleiste nach bestätigter Rechnung

Die Rechnung kann man nun Senden und Drucken, eine Zahlung erfassen, oder eine Gutschrift erstellen.

Liefervorgang

Zu jedem Verkaufsauftrag der Produkte mit der Produktart "Lagerfähige Produkte" oder "Verbrauchsartikel" enthält, wird ein Liefervorgang bzw. Transfer erstellt. Wenn der Button ausgewählt wird, werden alle Liefervorgänge zu diesem Auftrag angezeigt.

Liefervorgang: Warenausgang

Weitere Informationen:

Transfers

Summe der offenen Posten (unbezahlten Rechnungen) im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche anzeigen

Auftragswesen, geöffnetes Angebot/Auftrag: Button Offene Posten mit Gesamtsumme der unbezahlten Rechnungen des Kunden

Für die Anzeige muss die Einstellung "Summe der offenen Posten anzeigen" aktiviert werden.

Wenn im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche ein Auftrag oder Angebot geöffnet wird, wird rechts oben der Button Offene Posten mit der Gesamtstumme aller offenen Posten des Kunden angezeigt. Dies umfasst alle unbezahlten Rechnungen = Rechnungen mit dem Zahlungsstatus unbezahlt, Teilzahlung oder in Zahlung.

Durch Auswahl des Buttons werden die offenen Rechnungen des Kunden aufgelistet.

Weitere Informationen: Offene Posten im Auftragswesen der Kasse anzeigen