Mahnwesen

Mahnungen erstellen

Allgemein

Unter Auftragswesen -> Rechnungen -> Rechnungen können offene Rechnungen und deren Fälligkeit eingesehen werden. Die Spalte Fälligkeit zeigt an, wie viele Tage eine Rechnung bereits überfällig ist (z.B. „seit 80 Tagen“). Dadurch lässt sich schnell erkennen, welche Rechnungen zu mahnen sind.

Vorgehensweise

Bevor Mahnungen geschickt werden können, muss eine neue E-Mail-Vorlage erstellt werden.

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Offene Rechnungen prüfen

1. Auftragswesen -> Rechnungen -> Rechnungen öffnen.

2. Nach offenen oder überfälligen Rechnungen filtern.

3. Die Fälligkeit prüfen, um zu erkennen, welche Rechnungen zu mahnen sind.

Es können Aktivitäten erstellt werden, um Benutzer nach einem bestimmten Zeitraum daran zu erinnern, offene Rechnungen zu prüfen, gegebenenfalls Mahnungen zu versenden oder diese als erledigt zu markieren.

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Mahnungen erstellen und versenden

1. Die gewünschte Rechnung öffnen.

2. Die Schaltfläche auswählen

   
3. Die passende E-Mail-Vorlage auswählen (z. B. Mahnstufe 1, Mahnstufe 2, Letzte Mahnung).

4. Der Text, Betreff und Empfänger werden automatisch aus der Vorlage übernommen und können bei Bedarf angepasst werden.

Hinweise zur Einrichtung der E-Mail-Vorlagen

• Die Vorlagen für Mahnungen können unter Konfiguration -> Kommunikation -> Vorlagen angelegt und verwaltet werden.

• Jede Mahnstufe kann mit eigenem Betreff und Inhalt hinterlegt werden (z. B. "Erste Mahnung - offene Rechnung (Ref {{ object.name or 'n/a' }})").

• Für die korrekte Bearbeitung und Anpassung der E-Mail-Vorlagen ist die Vorlagen-Dokumentation heranzuziehen. Vorlagen anpassen Codevorlage: Mahnung

Beispiel für Mahnstufen

Mahnstufe	Beschreibung	Empfohlener Inhalt
Mahnstufe 1	Erste Erinnerung nach Ablauf der Zahlungsfrist	Freundliche Erinnerung an die ausstehende Zahlung
Mahnstufe 2	Zweite Mahnung nach weiterer Fristüberschreitung	Hinweis auf erneute Fälligkeit und mögliche Konsequenzen
Letzte Mahnung	Endgültige Zahlungsaufforderung	Hinweis auf Inkasso oder rechtliche Schritte

Bereits bestätigte Rechnungen können nicht um ein weiteres Mahnprodukt erweitert werden, da dies die ursprüngliche Rechnungsbestätigung verändern würde. Sollten Mahngebühren verrechnet werden, kann dafür eine separate Rechnung an den Kunden ausgestellt werden.