Rechnungen

Rechnungen im Auftragswesen

Modul: Auftragswesen

Auftragswesen ➜ Rechnungen ➜ Rechnungen

Rechnungen aus dem Auftragswesen können auch über die Kassenoberfläche erstellt und aufgerufen werden

Übersicht

Alle erstellten Rechnungen werden in dieser Ansicht aufgelistet.

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Neue Rechnung anlegen

Eine Rechnung kann über den Button NEU, oder direkt über den Auftrag angelegt werden.

Durch Auswählen des Buttons öffnet sich der Rechnungsentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Statusleiste rechts).

Kunde

Ist der Kundenkontakt, für den die Rechnung erstellt wird

Lieferadresse

Soll die Lieferung an eine andere Adresse gesendet werden, als beim Kunden hinterlegt, kann diese hier eingetragen werden.

Rechnungsdatum

Ist das Datum der Rechnungslegung

Zahlungsreferenz

z.B. die Nummer des Auftrags, zu dem die Rechnung erstellt wird oder eine interne Rechnungsnummer

Fälligkeitsdatum oder Bedingung

Wann die Zahlung zu der Rechnung fällig ist. Hier kann entweder ein Datum, oder eine Bedingung (z.B. 15 Tage / sofortige Zahlung) gewählt werden

Journal

Setzt das Buchungsjournal, in dem die Buchung verzeichnet wird.

Leistungsdatum

In diesem Bereich unter den Rechnungszeilen befindet sich ein Standard-Text zum Leistungsdatum, der auf jeder Rechnung angezeigt wird.

Der Standard-Text kann in diesem Bereich der Rechnung abgeändert oder entfernt werden.

Rechnungszeilen, Buchungszeilen, Weitere Informationen

Für das Anzeigen der Marge in den Rechnungszeilen, sowie unter der Gesamtsumme des Auftrags bzw. der Rechnung, muss die entsprechende "Stammdaten"-Berechtigung (Kosten) unter Einstellungen ➜ Benutzer & Unternehmen ➜ Benutzer ➜ Stammdaten aktiviert werden.

Rechnungszeilen

Reiter "Rechnungszeilen" mit Rechnungszeilen, Abschnitten und Notiz

Im Reiter Rechnungszeilen werden die abzurechnenden Produkte über Eintrag hinzufügen hinzugefügt und die Menge eingetragen.

Wenn benötigt, ist es möglich zu der Rechnung über den Button Notiz hinzufügen und den Button Abschnitt hinzufügen Notizen und Abschnitte hinzuzufügen, z.B. um die Produkte in Bereiche aufzuteilen

Unter den Rechnungszeilen ist der Brutto Gesamtpreis (ohne Steuer), der Nettobetrag, Steuersumme mit Steuersatz sowie die Gesamtsumme (mit Steuer) ersichtlich.

Buchungszeilen

Reiter "Buchungszeilen"

Im Reiter Buchungszeilen ist ersichtlich, wie die Rechnung verbucht wird (Konto, Buchungstext, etc.). Es können über den Button Einträge hinzufügen weitere Buchungszeilen angelegt werden

Man kann sich weitere Felder anzeigen lassen, indem man auf diesen Button klickt, und die Felder auswählt, die angezeigt werden sollen.

Weitere Informationen

Reiter "Weitere Informationen"

Im Reiter Weitere Informationen können weitere Daten eintragen werden

Kundenreferenz

Verweis auf den Kunden, z.B. eine Kundennummer

Verkäufer

Der Mitarbeiter, der die Rechnung erstellt (bzw. bei direkter Generierung der Rechnung aus einem Autrag, der Mitarbeiter, der den Auftrag erstellt hat)

Verkaufsteam

Das Verkaufsteam, dem der Verkäufer angehört

Empfängerbank

das Konto, auf das die Rechnungszahlung überwiesen wird

QR-Code zur Bezahlung

siehe QR-Codes

Lieferbedingung

z.B. ab Werk, frei Frachtführer

Steuerzuordnung

siehe Steuerzuordnung

Methode zum Bargeld-Runden

Hierüber wird die kleinste Münze definiert, die für eine Barzahlung verwendet werden kann

siehe Bargeldrundung

Automatisch buchen

ob die Buchung automatisch zu einem gewählten Zeitraum durchgeführt werden soll: Nein/Datum/Monat/Quartal/jährlich

zu prüfen

Wenn aktiviert, bedeutet das, dass die Bewegung noch kontrolliert werden muss, da bei Erstellung eventuell noch nicht alle Informationen vorhanden waren

Die Erstellung der Rechnung wird über den Button abgeschlossen.

Die Rechnung befindet sich nun im Status Gebucht.

Aktionsleiste nach bestätigter Rechnung

Für die Rechnung können nun über die Buttons die Vorgänge Senden und Drucken, eine Zahlung erfassen, oder eine Gutschrift erstellen durchgeführt werden.

Gutschrift zu einer Rechnung hinzufügen

In der Aktionsleiste kann über den Button zu einer Rechnung eine Gutschrift ausgestellt werden. Über den Button öffnet sich ein Popup für das erstellen der Gutschrift.

Popup für die Gutschrifterstellung zu einer Rechnung

In diesem kann optional eine Begründung für die Gutschrift angegeben werden, und die Rechnungsgutschrift über den Button ausgestellt werden.

Wurde zu einer Rechnung eine Gutschrift ausgestellt, befindet sich in der Rechnungsansicht die Schaltfläche "Stornos". Durch Auswählen der Schaltfläche wird eine Auflistung der Gutschriften aufgerufen.

Schaltfläche "Stornos" bei einer Rechnung, zu der Gutschriften ausgestellt wurden

Sammelrechnung erstellen

Es ist möglich mehrere Aufträge mit einer Rechnung abzurechnen.

Dafür werden in der Verkaufsauftragsübersicht mehrere Aufträge über die Checkbox ausgewählt. Für die ausgewählten Aufträge darf noch keine Rechnung vorhanden sein. Anschließend wird über das Aktions-Menü die Aktion "Rechnungen erstellen" ausgewählt.

Sammelrechnung für Aufträge erstellen

Im erscheinenden Popup kann ausgewählt werden, ob und wie die Sammelrechnung gruppiert werden soll.

Popup beim Erstellen einer Sammelrechnung mit Gruppierungsoption

Vorausgewählt ist die Option, die unter Einstellungen -> Verkauf -> Rechnungsstellung -> Standard-Gruppierung für Sammelrechnungen gesetzt ist.

Was bewirken die Gruppierungs-Optionen für die Sammelrechnung?

• Keine Gruppierung

Die Rechnungszeilen werden nicht gruppiert und können daher auf der Rechnung nicht direkt einem Auftrag oder Lieferschein zugeordnet werden.

• Auftrag

Die Rechnungszeilen werden nach Auftrag gruppiert Auf der Rechnung befinden sich Abschnitte mit der Auftragsnummer, unter denen die zugehörigen Rechnungszeilen angezeigt werden.

• Lieferschein

Die Rechnungszeilen werden nach Lieferschein gruppiert. Auf der Rechnung befinden sich Abschnitte mit der Lieferscheinnummer, unter denen die zugehörigen Rechnungszeilen angezeigt werden.

Über den Button wird die Sammelrechnung erstellt und direkt angezeigt. Die Rechnung kann geprüft und anschließend bestätigt werden.

In der Sammelrechnung befindet sich im Chatter ein Eintrag, aus welchem Aufträgen die Rechnung generiert wurde. Die zugehörigen Verkaufsaufträge können über den Button "Verkaufsaufträge" aufgerufen werden.

Erstellte Sammelrechnung: Chatter-Eintrag mit Angabe der Aufträge, die in dieser Rechnung abgerechnet wurden

Skonto bei Rechnungszahlung in der Verwaltungsoberfläche abziehen

Ist bei einer Rechnung eine Zahlungsbedingung mit Skonto hinterlegt, kann dieser bei der Rechnungszahlung in der Verwaltungsoberfläche abgezogen werden.

Der Abzug eines Skonto ist auch bei Rechnungszahlung in der Kassenoberfläche möglich.

1

Voraussetzung Skontoabzug in der Verwaltungsoberfläche

• Die zu bezahlende Rechnung hat eine Zahlungsbedingung mit Skonto hinterlegt

Verwaltungsoberfläche: Rechnung mit Zahlungsbedingung mit Skonto

2

Vorgang Skontoabzug in der Verwaltungsoberfläche

In der geöffneten Rechnung wird der Button ausgewählt.

Rechnungszahlung in der Verwaltungsoberfläche mit Skonto-Abzug

Sofern die Bedingungen für den Skontoabzug gegeben sind (Zeitraum) erscheint automatisch die Meldung, dass ein Frühzahlerrabatt angewendet wurde. Nachdem die Zahlungsregistrierung über den Button durchgeführt wurde, ist die Rechnungszahlung mit Skonto-Abzug abgeschlossen.

Ein abgezogener Skonto ist im DATEV Export, bei der exportierten Rechnungszahlung in der Spalte "Skonto" sichtbar.