Belegerstellung

Was muss auf dem Kassabeleg stehen?

Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

• Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens

• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden

• Tag der Belegausstellung

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung

• Betrag der Barzahlung

Bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung (verpflichtend ab 4/2017) müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen:

• Kassenidentifikationsnummer

• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung

• Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt

• maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)

Siehe auch Belegerteilungsverpflichtung

Was ist ein Start-, Monats- und Jahresbeleg? (§ 8 RKSV)

Neben der Verkettung und Signierung der Einzelumsätze dienen die Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege als zusätzliche Sicherheiten für die Gewährleistung der vollständigen Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse. Diese Belege müssen daher ebenfalls signiert und damit in die Belegkette eingeflochten werden. Jahresbelege sind wie Startbelege zu prüfen, wobei diese Prüfung spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt sein muss.

Zudem bestehen für Start-, Jahres- und Schlussbelege eine verpflichtende Ausdruck- und Aufbewahrungspflicht. Der Jahresbeleg stellt gleichzeitig den Monatsbeleg für Dezember des jeweiligen Jahres dar.

Der Registrierkassenpflichtige hat daher am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag seiner getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, den Jahresbeleg herzustellen und nach Ausdruck aufzubewahren. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr bleibt im Zusammenhang mit der Registrierkassenpflicht ohne Auswirkungen. Die Bewerkstelligung des Ausdruckes obliegt dem registrierkassenpflichtigen Unternehmer.

Bei sogenannten Saisonbetrieben (zB Schwimmbad) kann dieser Vorgang auch zu Saisonende, spätestens jedoch vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr erfolgen.

Bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Monatsbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, so dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche). In Monaten, in denen keine Geschäftstätigkeit stattfindet bzw. in denen aus geschäftlichen Gründen kein oder ein eingeschränkter Bedarf an Registrierkassen besteht müssen für diese im jeweiligen Monat nicht verwendeten Kassen keine Monatsbelege erstellt werden.

Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege sollten als solche bzw. als Nullbelege im Feld der handelsüblichen Bezeichnung gekennzeichnet werden. Wird nach einem Monats- oder Jahresbeleg noch ein Beleg ausgestellt, sind neuerliche Monats- oder Jahresbelege erforderlich. Ist die Erstellung der Monats- und Jahresbelege wegen Ausfalles der Registrierkasse nicht möglich, ist dies im Sinne § 132 BAO zu dokumentieren.

Betriebe, die keine Sperrstunde haben (Öffnungszeiten rund um die Uhr), können ihre Monats- bzw. Jahresbelege auch vor oder nach Mitternacht erstellen, wenn es der Geschäftsbetrieb zulässt. Der Zeitpunkt des Jahresbeleges soll in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.

Wenn ich grundsätzlich für alle Kunden eine Rechnung ausstelle, muss ich die Rechnungspositionen auch alle am Kassabeleg stehen haben?

Wenn Sie ohnehin eine Rechnung ausstellen (z.B. mit Ihrem Fakturensystem, einer Textverarbeitung oder aber auch per Hand), dann müssen die einzelnen Positionen nicht am Kassenbon stehen. Es reicht die Angabe der Rechnungsnummer und des Barzahlungsbetrages (dieser muss auch 2017 nicht nach den Steuersätzen aufgegliedert sein).

Muss im Jahr 2016 die Ust ausgewiesen werden oder reicht es, nur den gesamten (Bar)Zahlungsbetrag anzuführen?

2016 reicht es wenn der (Bar-)Zahlungsbetrag angeführt wird. Erst durch die Einführung der RKSV ab 4/2017 muss dieser nach Steuersätzen getrennt ausgewiesen werden.

Kann ich bei Verwendung einer PC Kasse den Beleg morgens ausdrucken und im Laufe des Tages kassieren?

Leider nein, die Belegerstellung darf erst bei der Barzahlung erfolgen.

Wie ist mit durchlaufenden Posten umzugehen?

Beträge, die im fremden Namen und auf fremde Rechnung vereinnahmt und als solche dem Kunden gegenüber auf einem Beleg eindeutig ausgewiesen werden (z.B. Kur- und Ortstaxen, Gerichtsgebühren), zählen nicht als Barumsatz. D.h. wenn nur solche Beträge eingenommen werden, entsteht keine Registrierkassenpflicht. Ist aber eine Registrierkasse vorhanden, so sind sie von demjenigen, der den Barbetrag kassiert, einzeln zu erfassen.

Wie ist das mit Gutscheinen?

Bei Gutscheinen müssen zwei Fälle unterschieden werden:

• Der Wertgutschein, mit dem beliebige Waren oder Dienstleistungen aus dem Sortiment bezogen werden können. Da als Barumsatz auch die Bezahlung mittels Gutschein angesehen wird, ist der Verkauf dieses Gutscheins selbst kein Barumsatz. So komisch dies auf den ersten Blick erscheinen mag, da ja der Moment, wo wirklich Bargeld (Verkauf des Gutscheins) in die Kasse kommt, keinen Barumsatz erzeugt, so notwendig ist dies, da sonst ja der Umsatz doppelt anfallen würde. Im Wesentlichen muss dies durch die Kasse gelöst werden, der Verkauf von Gutscheinen erhöht nur den Bargeldbestand, nicht aber den Barumsatz. Der Verkauf von Waren gegen solche Gutscheine erhöht den Barumsatz, nicht aber den Bargeldbestand und ist in der Registrierkasse dann einzugeben.

• Der Waren- oder Dienstleistungsgutschein, mit dem eine konkrete Leistung bezogen werden kann. Ist auf einem solchen Gutschein schon die Leistung eindeutig konkretisiert (etwa zwei Übernachtungen mit einem Wellnesspaket) dann gilt bereits der Verkauf der Gutscheine als registrierkassenpflichtiger Barumsatz, bei der Einlösung muss dann gar nichts mehr über die Kasse gehen.

Ist es auch möglich den Beleg per Mail zu versenden anstelle ihn auszudrucken?

Ja, ein elektronischer Beleg (z.B. Mail, Smartphone-App oder Online-Plattform) ist zulässig und sicher eine innovative Variante, die auch umweltschonend ist.

Was sind die Anforderungen an den Bondrucker?

Der Drucker muss einen QR-Code drucken können, alternativ ist auch noch die Unterstützung der OCR-A-Schrift ausreichend. Ansonsten gibt es keine Vorschriften, es kann daher durchaus auch ein vorhandener A4-Drucker verwendet werden, was bei einer geringen Anzahl von Belegen auch sehr sinnvoll sein kann, bei größerer Anzahl wird aber die Anschaffung eines Bondruckers zu überlegen sein, weil damit Bons schneller und günstiger produziert werden können.

Belegerteilungspflicht

Das Papier des Druckers geht aus und es ist kein Papier zum Nachfüllen des Druckers vor Ort vorhanden. Die Kasse selbst funktioniert weiterhin, Belege können ordnungsgemäß erfasst und signiert im DEP abgespeichert werden. Einzig der Beleg für den Kunden kann nicht ausgedruckt werden. Ähnliches Beispiel: Drucker funktioniert nicht; Tinte des Druckers ist leer.

Folgende Fragen ergeben sich in diesem Zusammenhang: 1a) Darf mit der Kasse weitergearbeitet werden? Ja. 1b) Sind händische Belege zu erstellen, welche dem Kunden übergeben werden können, obwohl eine rksv-konforme Erfassung in der Kasse weiterhin gewährleistet ist, allerdings derzeit kein Ausdruck des Beleges möglich ist? Ja, mit Durchschriften, die aufzubewahren sind. 1c) Eine Nacherfassung der händischen Belege ist nicht erforderlich weil diese ohnedies in der Kasse weiterhin ordnungsgemäß erfasst worden sind? Ja.

2a) Handelt es sich um einen Kassenausfall? Ist eine Meldung bei FON, wenn länger als 48 Stunden, erforderlich? Nein. 2b) Darf hier dann nicht mehr mit der Kasse erfasst werden bis das Problem (fehlendes Papier im Drucker) behoben worden ist und sind händische Belege zu erstellen? siehe Pkt. 1 a und b 2c) Bei einer erforderlichen Nacherfassung der händischen Belege ist ein Sammelbeleg zulässig. siehe Pkt. 1 c (Sammelbeleg nach Ausfall der RK lt. neuem Erlass zulässig; im ggstdl. Fall aber kein Ausfall der RK)

Der Bon/QR Code wird abgeschnitten

Wird der QR Code nicht vollständig angedruckt, so ist die Einstellung für die Papiergröße des Druckers falsch.

Die Papiergröße in den Druckeinstellungen des Druckers muss auf 80mm x Receipt eingestellt werden!