Diese Übersicht liefert Ihnen alle Kassensitzungen über alle Ihre Kassenplätze. Sie können hier unter anderem mehrere Sitzungen markieren und über das Menü Drucken einen gesammelten Kassenbericht aus einzeln zusammenhängenden Kassenberichten in einem PDF erstellen. Wenn Wenn Sie Kassenberichte summieren möchten, können Sie das hier tun.

Ein Klick auf einen Kassenbericht gibt Ihnen viele Detailinformationen zu der ausgewählten Kassensitzung wieder und gibt Aufschlüsse über die Bilanz dieser Sitzung.

Kasse (POS) starten

Die Kasse kann direkt aus der Verwaltungsoberfläche gestartet werden. Wechseln Sie auf den Reiter Kasse und wählen im Menü Kasse->Zur Kasse wechseln.

Sie wählen in der Liste die zu archivierenden Datensätze aus und klicken auf archivieren oder Archivierung aufheben.

Wenn die archivierten Datensätze nicht angezeigt werden, entfernen Sie alle anderen Filter und aktivieren den Filter "Archiviert".

In den Stammdaten werden rechts oben mehrere Action Buttons angezeigt.

Diese zeigen einerseits gewisse Informationen direkt an, andererseits ist es damit möglich eine Einstellung zu Ändern oder eine andere Seite mit weiteren Informationen und Möglichkeiten aufzurufen.

Dieser Button stellt beispielsweise einerseits dar ob der Artikel im Webshop veröffentlicht ist oder nicht und andererseits kann hier auch direkt diese Einstellung geändert werden.

In dieser Übersicht sehen Sie all Ihre Kassenplätze und den Status.

• Sitzung der Kasse ist gestartet

• Kassenplatz ist eine Vorlage

• aktives TSE/RKSV Modul

• kein aktives TSE/RKSV Modul

• RKSV Endbeleg wurde erstellt

Über einen Klick auf die drei Punkte rechts oben am Kassenplatz können weitere Informationen und Ansichten aufgerufen werden. Hierzu werden die jeweiligen Standardansichten aufgerufen und der entsprechende Kassenplatz bereits automatisch gefiltert.

Die Ein & Auszahlungen geben Aufschluss über die getätigten Ein- & Ausgänge aus den jeweiligen Kassenplätzen. Eine Detailansicht hierzu gibt es nicht, es können aber alle benötigen Felder über den Menüpunkt Felder eingeblendet werden.

In diesem Reiter werden Informationen aller vermerkten Preise (Allgemeiner Verkaufspreis und Preise der Standardpreislisten), Kosten des Produktes, sowie die verkauften Mengen, Umsätze und Marge aufgezählt.

Listenpreis

Marge

Ist der Gewinn und ergibt sich hier aus Listenpreis (Netto) - Kosten

Faktor

Kosten

Grundpreiseinheit, Grundpreismenge, Teilmenge (Grundpreisauszeichnung)

Preisliste

Pro Produkt können ein oder mehrere Preislisten zugeteilt werden, die verschiedene Rabatte in einem gewünschten Zeitraum beinhalten.

Preislisten werden hier auch automatisch angeführt, wenn innerhalb der Preislisten Produkte hinzugefügt werden.

Automatisches Ausfüllen der Kosten

Wird ein Produkt bei mehreren Lieferanten bestellt, kann es helfen, dass sich die Kosten automatisch errechnen lassen.

Lieferanten, die das Produkt anbieten, können unter den Preisinformationen des Produktes hinzugefügt werden:

Preis Kalkulator

Der Preis Kalkulator ermöglicht es, bei einem Produkt mit einer Formel den Verkaufspreis und/oder die Kosten ausrechnen zu lassen.

Der Preiskalkulator ist direkt in der Produktübersicht über Aktion zugänglich.

Sollte eine Formel für mehrere Produkte zutreffen, können in der Produktliste mehrere Artikel ausgewählt und anschließend der Preis Kalkulator unter Aktion aufgerufen werden.

Die Fensteransicht bei Auswahl von Preis Kalkulator bleibt bei beiden Auswahlmöglichkeiten gleich:

Kosten Historie

In der Kostenhistorie werden die Kosten pro Mengeneinheit pro Bestellung aufgelistet.

Nummernfolge

Die Nummernfolge legt die Reihenfolge für die Anzeige fest.

In der Produktübersicht kann die Nummernfolge als ein weiteres Feld angezeigt werden.

Um die Reihenfolge mit der Drag & Drop Funktion festzulegen, muss nur nach der Nummernfolge sortiert werden. Es ist aktiviert, wenn der Pfeil sichtbar ist.

Produktart

• Verbrauchsartikel: Artikel ohne Lagerbestand

• Dienstleistung: Artikelart für Dienstleistungen (Haarschnitt, Schulung,…)

• Lagerprodukt: Artikel mit Lagerbestand

Kategorie

Über Anlegen und Bearbeiten kann eine neue Kategorie schnell hinzugefügt werden.

Hersteller

Ist der Hersteller des Produktes und ist nicht mit dem Lieferanten zu verwechseln. Ein neuer Eintrag erfolgt separat unter Stammdaten > Produkte > Konfiguration > Hersteller.

Hersteller Link

Link zur Produktseite des Herstellers.

Interne Referenz

Ist die interne firmenabhängige Bezeichnung des Artikels.

Strichcode(s)

• Codes, welche am Produkt angebracht sind (EAN , UPC, …).

• Beim Hinterlegen eines Strichcodes, kann der Artikel durch einen Scanner in der Kassenoberfläche schnell gefunden werden.

• Es sind mehrere Codes pro Artikel möglich. Trennung: „ , “ (Beistrich) z.B. 4561235451125,7853215451125,…

HS-Code

Standardisierter Code für internationalen Versand und Warendeklaration.

Steuern

Verkauf

Die dazugehörige MwSt. des Produktes.

Außer-Haus-Regelung

Allgemeine Definition

Für Lebensmittel in Deutschland, die der Gast mitnimmt oder nach Hause bestellt, fallen grundsätzlich nur 7 % MwSt. an.

Konfiguration

Die Außer-Haus-Steuern können unter den Einstellungen des Produktes in den Stammdaten im ETRON onRetail eingestellt werden.

Anwendung

1. Der "Außer Haus"-Button muss zuerst betätigt werden, um die MwSt. für die danach ausgewählten Produkte auf 7% umzustellen. Sobald die Schriftfarbe Orange ist, heißt dies, dass die Funktion aktiviert ist.

2. Nach dem Aktivieren kann das Produkt ausgewählt werden. Folgend wird im Warenkorb angezeigt, dass das Produkt "Außer Haus" verzerrt wird.

Einkauf

Die dazugehörige Vorsteuer beim Einkauf des Produktes.

Mengeneinheit

Einkauf ME

Hier haben Sie eine Übersicht über

• alle Belege,

• die Ein-/Auszahlungen.

Diese Übersicht zeigt alle einzelnen Belege und lässt diese entsprechend nach Kassensitzung, Verkäufer oder Kunde gruppieren, sortieren oder filtern.

In der Detailansicht finden Sie Informationen zu den Positionszeilen des Belegs, sowie den Bezahlmethoden und sonstigen Daten die mit dem Beleg verbunden sind.

• Bei bestehendem Webshop Modul können hier Webshop-Bezeichnungen und Webshop-Stammdaten eingetragen werden. Nähere Informationen über den Reiter und dessen Felder sind in der E-Commerce Basic Dokumentation zu finden.

Besteht ein Produkt, welches in mehreren Ausführungen existiert, wie zum Beispiel ein T-Shirt in unterschiedlichen Größen und Farben, dann können Attribute unter dem Reiter Varianten angelegt werden, um Produktvarianten zu kreieren.

Im Bearbeitungsmodus kann ein neues oder bestehendes Attribut über Eintrag hinzufügen hinzugefügt werden und die Attributwerte, die beim Produkt zutreffen, übergeben werden.

Produkt anlegen

Unter Stammdaten > Produkte > Produkte werden alle bereits angelegte Produkte angezeigt. Um ein neues Produkt anzulegen, muss Anlegen ausgewählt werden.

Durch Anlegen wird ein Formular für die Produkterstellung zum Ausfüllen geöffnet:

Produktinformationen

Produktbild

Um ein Produktbild zu setzen, sind Bilder nur im JPG-, JPEG- oder PNG-Format zulässig. Für eine Darstellung in der Kassenoberfläche sind quadratische Bilder (gleiche Höhe und Breite) mit einer Seitenlänge von 1024 oder 1920 Pixel optimal. Falls Skalierungen umgangen werden sollen, wird die Größe 128x128 Pixel empfohlen.

Dieses Bild wird in Ihrem Webshop, falls vorhanden und mit dem ETRON onRetail verbunden, als Hauptbild des Produktes angezeigt. Die optimale Größe hierfür wäre bei 800x800 Pixel.

Produktname

Bezeichnung des Produktes. Bei den Standardetikettendruckvorlagen wird diese Information verwendet.

Kann verkauft werden

Ist kein Häkchen gesetzt, wird dieses Produkt für Verkäufe über alle Vertriebskanäle - PoS/Aufträge/Webshop - inaktiv und kann nicht ausgewählt werden.

Kann eingekauft werden

Ist kein Häkchen gesetzt, kann dieses Produkt bei Einkäufen - Bestellungen an Lieferanten - nicht ausgewählt werden.

Produktnummer

Bei Neuanlage wird dem Produkt eine Produktnummer automatisch vergeben. Kann nur durch einen Import manuell gesetzt oder verändert werden. Falls kein eigener Strichcode gesetzt wird, wird diese Nummer als EAN-Code verwendet.

Herstellernummer

Hier kann der EAN-Code des Produktherstellers eingegeben werden.

Externe ID

Wird durch einen Produktdatenexport automatisch vergeben, solange keine Externe ID durch einen Produktimport gesetzt wurde und ist die einzigartige Identifikation des Produktes. Produkte können durch einen Import mit dieser ID überarbeitet werden.

Produktreiter

In jedem Reiter können die dazugehörigen Felder für das Produkt ausgefüllt oder bearbeitet werden. Felder mit blauem Hintergrund sind Pflichtfelder.

• Allgemeine Informationen

• Preis Informationen

• Varianten

• Verkauf

• Lager

• Webshop

• Webshop Attribute

• Webshop Bilder

• Notizen

• Konten

Sind die notwendigen Daten hinterlegt, so kann durch Auswahl von Speichern die Erstellung abgeschlossen werden.

Produkt suchen

In den Produktstammdaten kann nach verschiedenen Parametern gesucht werden.

Die Vorauswahl „Kann verkauft werden“ ist standardmäßig ausgewählt. Wenn ein nicht verkaufbares Produkt gesucht werden soll, muss der Filter entfernt werden.

Strichcode-Eingabe

Es kann auch nach einem im Produkt hinterlegten Strichcode gesucht werden.

Erweiterte Suchoptionen

Es besteht auch die Möglichkeit, die Suchergebnisse zu filtern. Um erweiterte Filter zu aktivieren, muss die Lupe mit dem Plus in der Suchleiste aktiviert werden.

Dies kann in mehreren Bereichen der Verwaltungsoberfläche genutzt werden.

Suche speichern

Wird eine spezifische Suche öfter gebraucht, kann die Ansammlung aller ausgewählten Filter abgespeichert werden. Hierzu muss die Lupe angewendet und das Feld Favoriten ausgewählt werden.

Produkt löschen

Ein Produkt, welches nie verkauft wurde, kann gelöscht werden. Bei Auswahl der zu löschenden Produkte erscheint Aktion welches zwei Auswahlmöglichkeiten zum Löschen hat.

Löschen

Das Produkt wird gelöscht und kann nicht mehr gefunden werden. Produkte, die schon verkauft worden sind, könnten Komplikationen bei Auswertungen und Berichten, wenn diese gelöscht werden. Daher wird es empfohlen diese zu archivieren.

Löschen/Archivieren

Das Produkt wird nicht ganz gelöscht. Es wird archiviert und dessen Name mit "(Archiv)" verlängert.

Unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ haben Sie die Möglichkeit, Daten Ihrer Produkte, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter anzulegen, zu löschen/deaktivieren und zu pflegen.

Vorgänge

Die Routen können hier festgelegt werden, wie das Produkt eingekauft/beschaffen wird und wie lange die Auslieferungszeit der Ware in Tage beträgt.

Logistik

Unter Logistik können Gewicht und Volumen für die Spedition bzw. Statistik erfasst werden und wer dafür zuständig ist.

Kasse

Aktiv in der Kasse

Wenn das Produkt im PoS verkauft werden soll, muss das Häkchen gesetzt sein.

PoS-Kategorie

Damit das Produkt auf der Kassenoberfläche einfacher gefunden werden kann, kann unter Verkauf eine PoS Kategorie zugeordnet werden.

Kassen Name

Bei mehreren Kassenplätzen kann es dazu kommen, dass nur bestimmte Produkte bei bestimmten Kassen verkauft werden sollen. Falls das Produkt auf allen Kassenplätzen verkauft werden soll, muss dieses Feld leer bleiben.

Kassen Typ

Wenn für ein Produkt kein Bild vorhanden ist, kann stattdessen die Produktanzeige in der Kasse mit einer Farbe als Hintergrund und die Schriftfarbe in Weiß oder Schwarz festgelegt werden.

Rabattgrenze(%) Ein/Aus

Über die Rabattgrenze kann festgelegt werden, ob ein Produkt für eine Rabattvergabe limitiert werden soll. Aktivieren Sie die Rabattgrenze und legen Sie einen Prozentsatz fest der maximal für das Produkt zulässig sein soll.

Unterschreitet die eingetragene Grenze den Einkaufspreis (Einkaufspreis < (Verkaufspreis Netto - Rabattgrenze)), warnt das System, verhindert aber nicht die Eingabe.

Wenn die Einstellung gespeichert wurde, wird in der Kasse entsprechend eine Meldung ausgegeben und ein zu hoher Rabatt auf das Produkt verhindert:

Spezial Produkte

Unter Technischer Typ können die Eigenschaften für spezielle Artikel festgelegt werden:

• Ist ein reguläres Produkt: Alle normalen Verkaufsartikel

• Ist ein Sammelartikel: Sammelartikel mit variablem Preis

• Rechnung aus Vorsystem: Ruft eine Bezahlungsfunktion für Rechnungen aus Vorsystemen auf

• Ist ein Gutschein

• Ist eine Anzahlung: Möglichkeit, Kundenanzahlungen zu verwalten

• Ist eine Gutschrift: Wird vom Kunden etwas retourniert, kann ein Gutschein als Gutschrift ausgegeben werden

• Ist ein Rabattprodukt: Dieser Artikel ruft einen Rabatt auf, so kann ein einfacher Rabatt über einen Button vergeben werden

• Ist ein Text Produkt: Das Produkt wird als reiner Text ohne Preis und Menge in Angebot & Rechnung angeführt

• Ist ein Set-Artikel

• Ist eine Kommissionsware: nur über Modul "Kommissionsverkauf" verfügbar

Provision

Wird eine Provision für den Verkauf eines Produktes vorgesehen, kann hier entschieden werden, ob der Lieferant oder der Verkäufer sie bekommt.

Jede Kartentransaktion über eine Bezahlterminal wird protokolliert und hier festgehalten. Egal ob der Vorgang positiv oder negativ war. Sind Sie sich unsicher ob eine Bezahlung des Kunden durchgegangen ist, können Sie den Vorgang hier erneut kontrollieren. Als Referenz kann Datum und Uhrzeit oder die Belegnummer (Auftrag) hergenommen werden.

Die Detailansicht gibt zusätzliche Informationen Preis wie den Kunden- & Händlerbeleg und Informationen warum eine Bezahlung ggfs. fehlgeschlagen hat. Zum Beispiel aufgrund eines manuellen Abbruchs oder weil die Kundenkarte abgelehnt wurde.

Neben den normalen Buchungen befinden sich auch die Tagesabschlüsse im Transaktionslog.

Es kann unter dem Beleg Text 2 Bereich der Kassenschnitt des Bezahlterminals nachgelesen werden.

ETRON onRetail bietet Ihnen die Möglichkeit der schnellen und flexiblen Artikelanlage.

Die Schnellanlage erreichen Sie unter: Stammdaten > Produkte > Schnellanlage.

Anhand der Anlage der Produkte über die Listenansicht (ListView) haben Sie die komplette Freiheit, welche Informationen Sie zu Ihren Produkten in welcher Reihenfolge anlegen wollen.

Wählen Sie also jetzt einfach die Spalten und Reihenfolge aus, so wie Sie die Artikel anlegen möchten.

Anschließend klicken Sie auf den Button "Anlegen" wodurch eine neue Zeile angezeigt wird.

Tragen Sie nun einfach die Informationen zum Artikel ein und wechseln Sie die Spalten mittels TABULATOR-Taste.

Sobald Sie mit dem Tabulator die letzte Spaltenzelle erreicht haben und nochmal den Tabulator betätigen, wird der Artikel angelegt und automatisch eine neue Zeile hinzugefügt.

Wenn Sie die Eingabe beenden möchten springen Sie einfach mit dem Tabulator in die nächste Zeile oder drücken Sie den Button Speichern.

Die Preise von Produkt Varianten können nicht nur über Attribut Aufschläge relativ zum Hauptprodukt verändert werden, sondern auch mittels direkter Preiseingabe. Dazu wird der Preis der "Allgemeinen Preisliste" in der Variante angepasst. Diese Preisliste ist die Standardpreisliste, muss aber an der Kasse einmalig zur Verwendung aktiviert. werden

Sehen wir uns das Detailblatt der Variante an. Unter dem Reiter Preis Information gibt es das Feld Allgemeine Preisliste Preis. Dieses wird befüllt.

Noch komfortabler geht die Bearbeitung in der Listansicht der Varianten zu einem Produkt oder der Liste der Variantenartikeln selbst. Zuerst die Ansicht der Varianten zu einem Hauptprodukt aufrufen. Klicken Sie dazu im Hauptprodukt auf den Aktionsbutton Varianten.

Danach können die allgemeinen Preislisten Preise durch "Editierbar" für alle Varianten schneller gesetzt werden.

Das gleiche geht auch in der allgemeinen Liste der Varianten, da muss auch das Feld "Allgemeine Preislisten Preis" zu den sichtbaren Spalten hinzugefügt werden. Die Reihenfolge der Felder und somit der sichtbaren Spalten lässt sich per Drag&Drop umordnen.

Danach "Editierbar" klicken und in das entsprechende Preisfeld klicken.

An der Kasse aktivieren

Damit diese Preise auch an der Kasse ankommen, verwenden Sie die Einstellung "Verwende Preislisten" in der Kassen Konfiguration unter Abschnitt Preiskalkulation (siehe auch Kassen Konfiguration). Danach muss noch ein Stammdatenabgleich in der Kasse erfolgen.

So könnten dann ihre unterschiedlichen Varianten Preise an der Kasse aussehen

Und im Warenkorb wird der Unterschied zum Listenpreis des Hauptartikels ebenfalls angezeigt.

Produktvarianten ermöglichen uns, auf einfache Art und Weise unsere bestehenden Produkte mit verschiedenen Varianten zu versehen. Wir können z.B. ein Paar Schuhe mit einer Schuhgröße versehen und erhalten automatisch ein eigenes Produkt für diese Variante. Beispiel: Leder Schuhe in Schwarz/40, Schwarz/41, Schwarz/42 und Braun/40, Braun/41, Braun/42.

Stammartikel Anlage

Wenn Sie ein Produkt mit Varianten anlegen möchten, so gehen Sie in das normale Produkt Stammblatt und beginnen damit den Stammartikel, den späteren Vater-Artikel, mit den notwendigen Informationen anzureichern. Also Name, Preise & Steuersätzen, Kategorie-Zuweisungen, etc. -

Diese angereicherten Informationen sind auch später automatisch für die zugehörigen Varianten des Stammartikels gültig. Auch Felder wie die Interne Referenz werden in den Varianten Artikel übernommen und können anschließend nach Erstellung der Varianten spezifisch pro Variante angepasst werden.

Varianten Anlage

Wenn alle Informationen im Stammartikel hinterlegt sind, kann unter dem Reiter Varianten festgelegt werden wie viele Varianten es von diesem Artikel geben soll.

Mit Eintrag hinzufügen können Sie ein bestehendes Attribut auswählen oder neu anlegen. Ist das Attribut gewählt, wählen Sie einen dazugehörigen Attributwert.

So können Sie zum Beispiel mehrere Schuhgrößen mit mehreren Farben darstellen. Um das durchzuführen, fügen Sie einfach einen weiteren Datensatz mit Eintrag hinzufügen zu.

Mit Speichern schließen Sie die Anlage der Varianten ab.

Ihre angelegten Varianten werden direkt im Stammartikel unter dem Aktions-Button Varianten rechts oben angezeigt.

Sie finden aber auch unter Stammdaten → Produktvarianten eine Auflistung Ihrer angelegten Produktvarianten und können diese dort bearbeiten.

Sortierung

Es ist ebenso möglich Variantenwerten eine Sortierung zu geben. Einerseits ergibt sich dadurch eine besser Übersicht.

Produktvarianten Preise

Sollten Ihre Varianten Preise aufweisen die vom Preis des Stammartikel abweichen gibt es dafür zwei Möglichkeiten das abzuwickeln. Arbeiten Sie ausschließlich mit einer der zwei folgenden Varianten.

Attribut Aufschläge

Für Produktvarianten gibt es die Möglichkeit, Preisaufschläge zu hinterlegen. Unter Stammdaten > Produkte > Produkt auswählen > Variantenpreise können Sie den Preisaufschlag setzen. Wir sprechen hier von Attribut Aufschlägen, also Preisanpassungen die von Attributen oder Attributkombinationen abhängen.

Varianten Preise direkt (via Preislisten Funktionalität)

Eine Alternative zu den Preisaufschlägen bietet das Preisfeld "Allgemeine Preisliste Preis". Dieses gibt Ihnen die Möglichkeit für jede beliebige Variante einen fixen Preis zu setzen. Das Feld Listenpreis würde im Gegensatz dazu den Preis für den Hauptartikel setzen. Das heißt der Preis wird für alle Varianten gesetzt. Unter dem folgenden Link zur Seite Varianten Preise wird genau beschrieben wie das funktioniert.

Attribute in der PoS ausblenden

Wenn Sie von einem Produkt jedoch nicht jede Variante in der POS verkaufen, können Sie unter dem Produktstammblatt wie folgt vorgehen:

• Klicken Sie auf Varianten

• Wählen Sie die nicht zu verkaufenden Produktvarianten an und setzen Sie ein Häkchen.

• Navigieren Sie zu Aktion und Archiv, so werden die Produkte in der PoS ausgeblendet.

Die Funktion Rechnung aus Vorsystem ermöglicht es, eine vorhandene Warenwirtschaftssoftware weiterhin zu betreiben, indem Barverkäufe gesetzeskonform über die ETRON onRetail abgerechnet werden. Belege werden wie gewohnt im bestehenden System verbucht und dann in onRetail erfasst und fiskalisiert.

Artikelanlage

Um die Funktion nutzen zu können, legen Sie einen Artikel mit der Bezeichnung „Rechnung aus Vorsystem“ an. Unter „Stammdaten“ → „Produkte“ → „Anlegen“ öffnen Sie ein leeres Produktdatenblatt:

Der Artikel kann beliebig oder eben „Rechnung aus Vorsystem“ genannt werden. Unter „Allgemeine Informationen“ setzen Sie die Steuern Einkauf/Verkauf auf 0% und unter dem Reiter "Preis Informationen" den Verkaufspreis auf 0,-.

Im Reiter „Verkauf“ setzen Sie das Häkchen bei „Rechnung aus Vorsystem“ um die Funktion mit diesem Artikel aufzurufen. Mit „Speichern“ schließen Sie die Anlage ab.

Ablauf in der Kasse

Nach der Artikelanlage sollten die Daten in der Kasse aktualisiert werden.

Nach dem Aktualisieren der (Stamm-)Daten können Sie den Artikel Rechnung aus Vorsystem in den Warenkorb laden.

Sie werden aufgefordert, den Gesamtbetrag von der Rechnung, die sie im Vorsystem angelegt haben, einzugeben. Ist der Betrag eingegeben, bestätigen Sie mit „Enter“ oder mit einem Klick auf den grünen Preis Button. Nun werden Sie aufgefordert die Rechnungsnummer aus Ihrem Vorsystem einzutragen:

Mit Anwenden bestätigen Sie die Eingabe.

Nun können Sie mit „Checkout“ die Rechnung mit einer beliebigen Bezahlmethode begleichen.

Der ausgedruckte (fiskalisierte) Beleg kann nun an die Rechnung des Vorsystem angeheftet werden.

Eine Übersicht über Ihre Verkäufe des Rechnungen aus Vorsystem können Sie im Stammdatenblatt des Artikels sehen:

Nutzung für onRetail

Zusätzlich muss die offene Rechnung im Auftragswesen als bezahlt deklariert werden.

Dafür gehen Sie unter Verkauf > Abrechnung > Ausgangsrechnungen und wählen die gewünschte Rechnung aus. Klicken Sie anschließend auf den Button Einzahlung erfassen.

Tragen Sie nun als Memo die Kassenbelegnummer als Referenz ein.

Ebenso empfiehlt sich vor diesen Vorgang ein extra Journal anzulegen. In unserem Fall Bezahlung über Kasse. Ein extra Journal dient der Buchhaltung als Erleichterung zur Gegenbuchung.

Denn Wichtig: Durch den die Bezahlung als Rechnung aus Vorsystem wurde die Steuer zwar nur einmal berechnet (im Auftragswesen), der Umsatz wurde jedoch einmal an der Kasse und einmal im Auftragswesen gebucht.

Anlage und Verwaltung

Um einen Artikel als Sammelartikel zu deklarieren, legen Sie einen Artikel mit einem Verkaufspreis von € 0,00 an und wechseln Sie zum Reiter Verkauf.

Unter dem Bereich Spezial Produkte wählen Sie nun als Technischer Typ den Wert Ist ein Sammelartikel aus.

Verwendung in der Kasse

Sobald dieser Artikel nun in der Kasse ausgewählt wird, erscheint nach dem Hinzufügen zum Warenkorb automatisch die Preis Abfrage.

Preis

Wenn nur der Preis geändert werden soll, dann kann nun einfach ein Preis eingetippt werden per Touch oder Tastatur und anschließend per ENTER Taste oder den grünen Preis Button bestätigt.

Preis/Menge

Wenn nach der Preis-Eingabe auch direkt eine Mengen-Eingabe folgen soll, dann ist nach der Preis-Eingabe ein direktes Bestätigen per ENTER Taste auf der Tastatur nicht möglich, es muss per Touch oder Maus auf den blauen Preis/Menge Button gedrückt werden.

Produktbewegungen werden bei Einkauf und Verkauf auf Konten gebucht. Der Kontenplan sowie die Kontonummern können von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Diese Informationen sollen der Buchhaltung helfen.

• Erlöskonto: Alle Verkäufe des Produktes werden auf dieses Konto gebucht.

• Aufwandskonto: Alle Einkäufe des Produktes werden auf dieses Konto gebucht.

• Preisdifferenzkonto: Ist ein Kostenkonto und dient der Aufnahme der Differenz zwischen den Marktpreisen und den in der Kostenrechnung verrechneten betrieblichen Verrechnungspreisen für das Material.

• Für nähere Informationen, wie dieser Reiter und dessen Felder funktionieren, finden sie dokumentiert.

• Beschreibung für den Kunden - diese Produktbeschreibung wird auf dem Verkaufsbeleg (in der Kassa sowie im Backend) angedruckt.

• Beschreibung intern - Diese Beschreibung wird nur in der Produktübersicht angezeigt.

Stammdaten → Mengeneinheiten

Die Preislisten, können Sie nicht nur an der Kasse verwenden, sondern auch bei Ihren Aufträgen. Entweder kann hier einem Auftrag direkt eine spezielle Preisliste zugewiesen werden, oder Sie weisen einem Kunden eine Preisliste zu (die dann auch verknüpft bleibt). Wenn Sie den Kunden dann zum Auftrag hinzufügen, wird automatisch die Kundenpreisliste im neuen Auftrag aktiv.

Ihre Gutscheine und die Guthaben der Kunden sollen sicher verwaltet werden. Dazu gibt es in der onRetail Gutscheinverwaltung folgende Sicherheitsfeatures:

ID und Code getrennt

Die ID eines Gutscheines ermöglicht die Aufladung des Gutscheines, aber nicht die Einlösung. Damit kann der Einlöse Code versteckt werden, z.B. unter einer Rubbelschicht, oder in einem Kuvert oder Faltbillet. An der Kasse jedoch kann immer noch der Betrag aufgebucht werden, ohne dass der Kassier oder andere in der Nähe stehende Kunden Einblick auf den Einlöse Code bekommen.

Einlöse Code Export

Die Einlöse Codes, die in einer Gutschein Gruppe generiert werden, können nur solange im Klartext exportiert werden, solange darauf noch keine Einzahlungen bzw. Aufladungen getätigt wurden. Das erlaubt dem Ersteller der Codes, diese (noch leeren) Codes abzuspeichern oder nach eigenen Wünschen auf Karten anzudrucken oder zu versenden. Nach der ersten Aufladung aber kann dann auch im Backend selbst mit den entsprechenden Rechten die Gutscheinverwaltung einzusehen, der Gutschein Code nicht mehr abgerufen oder exportiert werden.

Echtzeit Reservierung im Kassensystem

Vor allem wenn Sie an mehreren Standorten Gutscheine ausgeben und einlösen wollen, hilft Ihnen onRetail immer sicherzustellen, dass das Guthaben eines Gutscheines (Gutschrift / Anzahlung) nur einmal an einer Kasse (oder einem Webshop) eingelöst werden kann. Dazu wird an der Kasse, sobald es beim Beleg zum Checkout kommt, der abzubuchende Gutscheinbetrag im Backend gesperrt. Die Sperre gilt global für alle Kassen, Webshops oder andere Kanäle. Die Sperre wird dann in eine Abbuchung umgewandelt, wenn der Beleg in das Backend übertragen wurde. Natürlich wird die Sperre auch aufgehoben wenn der Belegabschluss verworfen wird.

Gutschein Journal

Die Geschichte eines Gutscheins kann vollständig unter dem Detail des Gutscheins eingesehen werden. Hier wird jegliche Bewegung von Guthaben auf dem Gutschein mitgeschrieben. Ebenso wird je nach verknüpfter Gutscheingruppe der erste oder letzte zugeordnete Kunde angezeigt. In der Listenansicht findet sich auch die Spalte "Referenz", die angibt aus welchem Geschäftsfall die Journaleintragung entstanden ist. So kann jederzeit rückverfolgt werden, was mit dem Gutschein passiert ist.

In der Zusammenfassung ist ebenfalls ersichtlich welcher Gutscheinbetrag noch ausständig ist und ob gerade eine (Teil-)Betrag reserviert und nicht verfügbar ist.

Die PoS Rabatt Funktion ermöglicht es, in ETRON onRetail technische Produkte anzulegen, welche als Aktion-Artikel in Ihrer Kasse erscheinen und durch Klicken auf diese einen Rabatt im Warenkorb auslösen.

Rabatt Artikel anlegen

Gehen Sie in Ihre Stammdaten Verwaltung. Unter dem Menü „Produkte > Spezial Produkte > Rabatt“ finden Sie eine Auflistung aller Ihrer existierenden Rabatt-Artikel.

Um einen vorhandenen Rabatt-Artikel zu bearbeiten, klicken Sie die gewünschte Position in der angezeigten Liste an. Um einen neuen Rabatt-Artikel zu erstellen, klicken Sie auf den Button „Anlegen“.

Geben Sie dem Rabatt-Artikel einen entsprechenden Namen und einen beliebigen Steuersatz (Pflichfeld). Anschließend muss unter dem Reiter „Verkauf“ eine Rabatt Einstellung ausgewählt werden.

Rabatt Einstellung festlegen

Wählen Sie aus einer vorhanden aus oder erstellen Sie eine neue Bedingung durch „Anlegen und Bearbeiten“. Vergeben Sie wieder einen entsprechenden Namen und einen prozentuellen Anteil der rabattiert werden soll.

Der Typ definiert, wie der Rabatt angewendet werden soll:

• Position: Auf die zuletzt hinzugefügte Position (Menge kann mehr als 1 sein)

• Gesamtsumme: Auf den gesamten Warenkorb

• Stück: Auf das zuletzt hinzugefügte Stück (Menge kann nur 1 sein)

• Kategorie: Auf alle Artikel im Warenkorb, welche der anschließend im Formular ausgewählten Kategorie zugewiesen sind

• Kategorien: Auf alle Artikel im Warenkorb, welche der anschließend im Formular ausgewählten Kategorien zugewiesen sind

Folgende weitere Einschränkungen sind möglich:

• Startdatum: Zeitpunkt, AB wann der Rabatt gültig ist

• Enddatum: Zeitpunkt, BIS wann der Rabatt gültig ist

• Tage: Weitere Einschränkung nach Wochentagen & Uhrzeiten. Sinnvoll, wenn ein Rabatt immer nur Montag von 8-10 Uhr gültig sein soll.

Diese Rabatt Einstellungen können auch unter „Einstellungen > Kasse > PoS Rabatt“ bearbeitet werden.

Rabatt in der Kasse vergeben

In der Kasse wählen Sie anschließend einfach den gewünschten Rabatt Artikel aus und dieser führt die eingestellte Rabatt-Aktion durch.

Es kann durchaus sinnvoll sein, eine eigene PoS Kategorie für solche Aktion-Artikel zu erstellen, sodass Sie diese schnell verfügbar haben. Erstellen Sie sich hierfür z.B. die PoS Kategorie „Sonderfunktionen“ und setzten Sie diese Kategorie als Ihre gewünschte Start-Kategorie in den Kasseneinstellung fest. Durch startet Ihre Kasse immer mit dieser Kategorie und Sie haben die Aktion-Buttons immer gleich zur Verfügung.

Stammdaten → Mengeneinheiten → Einheiten

Hier können Kategorien für Einheiten angelegt werden z.B. (Gewicht, Volumen, Arbeitszeit,…). Unter diesen Kategorien können dann mehrere Mengeneinheiten angelegt werden. z.B. Kategorie: Gewicht → Mengeneinheiten: KG, DAG, G, MG.

Stammdaten → Einheiten (Kategorien)

Um eine Kategorie für Einheiten anzulegen, wechseln Sie im Verwaltungsbereich auf den Reiter Stammdaten und wählen Sie unter Produkte den Punkt Einheiten.

Mit Anlegen können Sie nun einen neuen Datensatz anlegen. Tragen Sie in das blaue Feld einen Namen für Ihre Einheit ein z.B Gewicht.

Nach dem Speichern ist die Einheitskategorie angelegt und kann beim Anlegen einer Mengeneinheit verwendet werden.

Stammdaten → Mengeneinheiten → Menge

Um eine Mengeneinheit anzulegen, wechseln Sie im Verwaltungsbereich auf den Reiter Stammdaten und wählen Sie unter Mengeneinheiten → Menge.

Neue Mengeneinheit

Klicken Sie auf Anlegen um einen neuen Datensatz anzulegen:

Mengeneinheit

Hier tragen Sie die Bezeichnung für Ihre Mengeneinheit ein - z.B. „cm“ Es können auch Kommastellen angegeben werden. Diese Einheit wird auch am Rechnungsbeleg mit ausgedruckt.

Kategorie

Tragen Sie hier Ihre zuvor angelegte Einheit ein - z.B. Länge/Entfernung.

Typ

Wählen Sie Referenz Mengeneinheit dieser Kategorie, wenn es keine bestehenden Datensätze zu dieser Mengeneinheit gibt. Möchten Sie aber auf eine bereits existierende Mengeneinheit referenzieren, so wählen Sie Kleiner- oder Größer als die Referenzeinheit

Faktor

Steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie Kleiner- oder Größer als die Referenzeinheit gewählt haben. Hier tragen Sie das Verhältnis zu der bereits existierenden Referenzeinheit ein. Die Formel lautet: 1 * (Grundeinheit) = Umrechnungsfaktor * (diese Mengeneinheit)

Aktiv

Ist das Häkchen gesetzt, so ist die Mengeneinheit aktiv und kann bei Produkten genutzt werden. Wird das Häkchen entfernt, dann wird die Einheit inaktiv gesetzt und kann bis zur Aktivierung nicht mehr verwendet werden.

Rundungseinheit

Hier definieren Sie, wie genau die Mengeneinheit gerundet werden soll.

Mit Speichern schließen Sie nun die Erstellung der Mengeneinheit ab - nun steht sie Ihnen im System zur Verfügung.

Produkten die Mengeneinheit zuordnen

Im Artikelstammblatt kann dann eine Mengeneinheit für den Verkauf und den Einkauf unter Mengeneinheit und Einkauf ME zugeordnet werden. Diese wird dann auf allen Belegen und am Bon angeführt.

Gutschein erstellen

Wenn Sie einen Gutschein verkaufen möchten, verwenden Sie hierfür einen Gutschein Artikel. Hierfür legen Sie ein neues Produkt unter Stammdaten > Produkte in der Verwaltungsoberfläche an und setzen im Artikel unter dem Reiter Verkauf das Häkchen Ist ein Gutschein (Verfügbar für Gutscheincodes).

Sie können somit mehrere Gutscheinartikel mit fixen Beträgen oder alternativ einen Gutscheinartikel für € 0,- anlegen und den Betrag dann während des Verkaufs in der Kasse frei vergeben.

Gutschein einlösen

Um einen Gutschein tatsächlich einlösen zu können, müssen Sie vorerst noch unter Einstellungen > Konfiguration > Kasse > Kasse die Zahlungsmethode „Gutschein“ hinzufügen.

In der Kasse lösen Sie den Gutschein über Ihren Gutschein-Kassenjournal ein.

Klicken Sie die Position "Gutschein" an und prüfen Sie unter dem Reiter "Kasse" ob das Häkchen bei ist ein Gutschein gesetzt wurde.

Gutschein verkaufen

Für den Gutscheinverkauf wird der Gutscheinartikel im Warenkorb benötigt und mit der ausgewählten Zahlungsmethode abgeschlossen.

Nach dem Verkauf wird ein Beleg generiert, der für die Einlösung zum Vorzeigen wichtig sein wird.

Gutschein einlösen

Wenn der Kunde einen Gutscheinbeleg, der von Ihnen erstellt worden ist, herzeigt, wird dem Verkauf dann der Wert des Gutscheins mit dem Gutschein-Kassenjournal hinzugefügt und kann abgeschlossen werden, falls nichts weiteres hinzugefügt werden muss.

Im Verwaltungsbereich unter „Stammdaten“ → „Produktkategorien“ können Sie Ihre Produktkategorien verwalten.

Mit Anlegen können Sie eine neue Produktkategorie im System anlegen.

Hier können Sie nun einen Kategorienamen eintragen und gegebenenfalls eine Oberkategorie eintragen. Zusätzlich können Inventur, Lager und Konto Eigenschaften zur Kategorie definiert werden. Mit Speichern schließen Sie die Neuanlage ab.

Unterkategorien anlegen

Wählen Sie eine bestehende Kategorie als Oberkategorie, so wird die neue Kategorie als Unterkategorie angelegt.

Feldbeschreibung:

Logistik

Hier kann eine Verbrauchsfolge zur Bestandsbewertung definiert werden. FIFO-Verfahren oder LIFO-Verfahren (siehe unten)

Inventurbewertung

Die Art, wie der Inventurwert berechnet wird, kann hier festgelegt werden:

FIFO-Verfahren:

• Restbestand ermitteln, indem ausgehend vom Anfangsbestand alle Zugänge addiert und anschließend alle Abgänge subtrahiert werden.

• Bewertung des Restbestands, wobei als erste Grundlage der jüngste Zugang genutzt wird. Sollte der Restbestand den Umfang dieses Zugangs übersteigen, wird der zweitjüngste hinzugezogen, ggf. der drittjüngste und so weiter.

LIFO-Verfahren:

• Restbestand ermitteln, indem ausgehend vom Anfangsbestand alle Zugänge addiert und anschließend alle Abgänge subtrahiert werden.

• Bewertung des Restbestands: Wenn der Restbestand kleiner ist als der Anfangsbestand, wird der Stückpreis des Anfangsbestands genommen und mal den Restbestand gerechnet. Wenn der Restbestand größer ist als der Anfangsbestand, muss der Restbestand auf den kompletten Anfangsbestand und den ältesten Zugang bzw. die ältesten Zugänge verteilt werden. Zur Bewertung werden dann die verschiedenen Einkaufspreise genutzt.

Durchschnittskosten (AVCO)

• Berechnung „Wert der aktuellen Lieferung (in Euro)“, „Gesamtbestand (Menge)“, „Wert des Gesamtbestands (in Euro)“ und „Aktueller Durchschnittspreis pro Stück (in Euro)“ mittels arithmetischem Mittel.

• Beim Anfangsbestand und bei Zugängen: Neuen Durchschnittspreis berechnen. Bei Abgängen: Durchschnittspreis übernehmen und nur aktuellen Bestand anpassen.

• Dadurch lassen sich der finale Durchschnittspreis und der Wert des Endbestands berechnen.

Konto Eigenschaften

Es können FIBU Konten für den DATEV Export (zusätzliches Modul) festgelegt werden.

Produktinformation

Die erweiterte Gutscheinverwaltung von ETRON onRetail bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Gruppen von Gutscheincodes mit unterschiedlichen Präfixes und Längen zu erstellen.

Die erstellten Gutscheincodes können anschließend selbst ausgedruckt oder an Druckereien für die Erstellung von Gutscheinkarten gesendet werden. Ebenfalls wird das digitale Aussenden der Gutscheincodes unterstützt. Die ETRON onRetail Gutscheincodes sind auch mit Ihrem ETRON onRetail Webshop nutzbar.

Aufgrund der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten ist neben dem Wiederaufladen und Teileinlösen vorhandener Gutscheincodes, auch das Personalisieren der Gutscheincodes möglich, womit die Gutscheincodes auch als Kundenkarte mit Guthaben genutzt werden können.

Im Verwaltungsbereich unter Einstellungen → Gutscheine können Sie Ihre Gutscheine verwalten.

Anzeige der Funktion in der Kasse

Um den Gutschein Button in der Kasse angezeigt zu bekommen sind folgende Schritte notwendig:

Das Modul für die erweiterte Gutscheinverwaltung muss installiert sein

Ein technischer "Ist ein Gutschein" Artikel muss existieren

Eine Gutscheingruppe mit Codes muss/sollte existieren

Dem Kassenplatz muss ein Gutschein Journal zugeordnet sein

Unter Einstellungen > Kasse > Kassen die Kasse auswählen und in den Einstellungen das Kassen-Journal "Gutschein" hinzufügen:

Verwalten von Gutscheinen - Einstellungen

Gruppen

Gutscheine in ETRON onRetail werden in eigene Gruppen eingeteilt. Wenn Sie zum Beispiel für ein gewisses Event eigene Gutscheincodes/pools erstellen möchten, weil die betroffenen Codes ein anderes Design aufweisen werden und Sie diese später auch speziell nach verfolgen möchten, so kann zum Beispiel eine Gruppen erstellt werden für Weihnachts-Gutscheine. Für diese Gruppe wird anschließend eine Pool an Gutscheincodes erstellt. Um Gutscheincodes zu erstellen, wird zumindest eine Gruppe benötigt. Sie können aber auch eine Standard-Gruppe erstellen und alle Ihre Gutscheincodes über diese Gruppe verwalten.

Alle

Auflistung aller Gutschein-Gruppen und die Möglichkeit diese zu verwalten.

Alle > Anlegen & Bearbeiten

Nach dem Klick auf "Anlegen" kann eine neue Gutschein-Gruppe angelegt werden oder anhand dem Anklicken einer vorhanden Gruppe diese auch überarbeitet werden.

• Name Name der Gutschein Gruppe

• Code ShortCode-Präfix für diese Gutscheine Gruppe. Die unter dieser Gruppe erstellen Gutschein-Codes erhalten neben den gewöhnlich schwer lesbaren Gutschein-Codes, auch einen einfach lesbaren Code, den ShortCode. Dieser Code hilft Verkäufern schnell und einfach Informationen über den Gutschein auszulesen, zum Beispiel das Guthaben, ohne dabei aber den Code einlösen zu dürfen. Das kann bei einer schnellen Statusabfrage ohne Barcode Scanner nützlich sein.

• Art der Kundenzuordnung Art der Kalkulation

  • Erster

  • Letzter

• Produkt Zugehöriges Gutschein-Produkt. Das Produkt muss als Produkt-Typ "Ist ein Gutschein", "Ist eine Anzahlung" oder "ist eine Gutschrift" gesetzt haben. Die Mehrwertsteuer die bei dem ausgewählten Produkt hinterlegt ist, wird automatisch für alle Gutscheincodes tragend.

• Erlaube Erstellung in der Kasse Wenn aktiviert, dürfen neue Codes aus der Kasse heraus erstellt werden. Zum Beispiel bei einer Anzahlung, einer Gutschrift bei einer Retoure oder dem Verkauf eines Gutscheins.

• Erlaube Codes in der Kasse Wenn aktiviert, dürfen Codes dieser Gruppe nicht lesbar als Guthaben von Kunden in der Kasse angeführt werden.

• Technischer Typ Legt fest ob diese Gutscheingruppe für Anzahlungen, Gutscheine oder Gutschriften verwendet werden soll. Eine entsprechende Auswahl unter Produkt muss gegeben sein.

• Erstellungstyp

  • Simple Einfache Festlegung der Gutschein-Code-Aufbaus.

    • Präfix Zeichen die vor jedem Gutschein-Code vorkommen sollen

    • Endung Zeichen die nach jedem Gutschein-Code vorkommen sollen

    • Gutschein Länge Länge des Gutscheines, zum Beispiel 16 für eine Länge von 16 Zeichen

  • Regex Möglichkeit zur eigenen Festlegung des Gutschein-Code-Aufbau anhand von Regex.

• Beschreibung (Tab/Reiter) Tragen Sie sich hier Informationen zu dieser Gruppe ein um zu einem späteren Zeitpunkt den Sinn der Gruppe noch nachvollziehen zu können.

• Customer Screen (Tab/Reiter) Vorschau der Gutschein-Informationsanzeige bei Verwendung von Gutschein ShortURLs.

Nach dem Speichern steht ein weiterer Tab/Reiter zur Verfügung: Mail. Dieser Reiter zeigt eine Vorschau an, wie ein E-Mail-Versand der Gutschein-Codes aussieht.

Ebenfalls wurde nach dem Speichern einer neuen Gutschein-Gruppe das Feld "Gutschein IDs" aktiv. Es könnte nun in weiterer Instanz mit einem Klick auf die Gutschein ID, in unserem Beispiel: Gutschein Gruppe - Weihnachten 2021, die Komplexität der Gutschein-Code-Erstellung erhöht werden.

Alle > Gutscheine Erzeugen

Mit einem Klick auf den Button "Gutscheine erzeugen" können nun für diese Gruppe Codes erzeugt werden. Dafür wird die gewünschte Anzahl der zu erstellenden Codes eingetragen und anschließend per Button "Erzeugen" bestätigt.

Eine Liste der erstellten Codes wird nun angezeigt. Der vergebene Gutschein-Code ist nicht im Backend sichtbar. Um diesen lesen zu können, muss die Gutschein Gruppe exportiert werden.

Drucken

Wählen Sie eine Gutschein-Gruppe aus von welcher Sie die Gutschein Codes drucken möchten. Klicken Sie anschließend auf den Button "Gutscheine exportieren".

Legen Sie jetzt einen Zeitraum fest den Sie exportieren möchten. Der Zeitraum betrifft das Erstell-Datum der Codes und lässt Sie somit die Anzahl der zu exportierenden Codes einschränken. Zum Beispiel, wenn Sie nur eine Gruppe für alle Ihre Gutschein-Codes verwenden, dann können Sie nur die Gutschein-Codes drucken, welche heute erstellt wurden.

Lassen Sie die beiden Felder leer, wenn Sie alle Gutscheine-Codes dieser Gruppe exportieren möchten.

Nachdem Sie die Gutschein-Codes exportiert haben erhalten Sie eine Excel-File. Dieses File können Sie nun an eine Druckerei senden um sich Gutschein-Plastikkarten drucken zu lassen oder um diese zum Beispiel mittels Serienbrief im Microsoft Word selbst zu drucken.

• ID/Nummer Das ist die Identifikationsnummer des Gutscheins. Sie besteht aus dem Code und einer fortlaufenden Nummer. Die ID reicht nicht aus, um einen Gutschein einzulösen, jedoch kann sie verwendet werden, um den Gutschein aufzuladen.

• Code/Gutschein Das ist der tatsächliche Gutscheincode mit dem sowohl der Gutschein aufgeladen werden kann, als auch das Einlösen des Gutscheins möglich ist. Dieser Code wird üblicherweise als Barcode auf den Gutschein gedruckt, sodass er an der Kassa mit dem Scanner erfasst werden kann.

• Kunde Der Gutschein kann einem Kunden zugeordnet werden. Wenn ein Kunde beim Aufladen des Gutscheins in der Kassenoberfläche ausgewählt ist, wird diesem Kunden der Gutschein zugeschrieben.

• URL Beim Aufrufen dieser Seite wird ein ShortCode generiert, der in der Kasse statt des Barcodes verwendet werden kann. Dieser ShortCode ist 3 Minuten gültig und besonders bei digitalen Gutscheinen empfehlenswert.

Digital

Anzeige Ihrer digitalen Gutscheine. Detaillierte Beschreibung folgt.

Codes

Anzeige aller Gutschein-Codes, unabhängig von der Gutschein-Gruppe. Auch hier wäre ein Anlegen von neuen Codes möglich, allerdings muss auch hier eine Gutscheine-Gruppe zugeordnet werden und gleicht somit dem Ablauf der Gutschein-Code-Anlage über den Menüpunkt Gutscheine > Gruppen > Alle > Gutscheine Erzeugen.

Einträge

Dieser Menüpunkt ist als Gutschein Journal zu verstehen und zeigt alle Gutscheincodes und deren Bewegungen an. Die angezeigten Felder im Standard sind:

• Gutschein Code des betroffenen Gutscheins

• Erstellt am Erstellungsdatum des Eintrages

• Benutzer Benutzer welcher den Vorgang durchgeführt hat

• Typ Vorgangs-Typ: Reservieren, Abheben, Aufladen

• Beschreibung Erweiterte Beschreibung des Vorganges

• Kunde Eventuell referenzierter Kunde zum Vorgang

• Referenz Referenz zu Beleg oder Verkäufer, je nach Vorgang

• Betrag Positiver oder Negativer Betrag der bewegt wurde

Arbeiten an der Kasse

Um an der Kasse Gutschein-Codes zu verwalten wird der Funktions-Button "Gutscheine Einlösung/Aufladung" benötigt.

Aufladen & Einlösen

Beim Aufladen können alle 3 Varianten der Gutschein-Identifikation verwendet werden. Beim Einlösen ist die Gutschein-ID nicht gültig.

• Gutscheine-Code (Excel-Spalte: B)

• Gutschein-ID (Excel-Spalte: A)

• ShortURL (Excel-Spalte: D)

Tragen Sie eine der drei Gutschein-Identifikationen in die Suche ein und bestätigen Sie mit ENTER.

Direkt unter der Suche-Eingabe erscheint nun eine Information zu dem Gutschein. Die ID, Nummer, das verfügbare Guthaben und die Steuer des Gutscheins.

Geben Sie anschließend einen Betrag über das Numpad ein und wählen Sie den Betrag Aufladen oder Einlösen möchten.

Aufladen

Wenn mittels Aufladen bestätigt wurde, landet der Gutschein inkl. seinem Aufladewert als Position im Warenkorb Ihres Verkaufsvorgangs. Es können nun ganz normal weitere Produkte hinzugefügt und der Verkauf abgeschlossen werden.

Einlösen

Legen Sie wie gewohnt Artikel in Ihren Warenkorb, sobald Sie den Verkauf abschließen möchten und einen Gutschein zur Einlösung vorgelegt bekommen, wählen Sie erneut den Button "Gutscheine Einlösung/Aufladung". Geben/Scannen Sie den Gutschein-Code im Suchfeld.

Sie erhalten wie gewohnt eine Übersicht des Guthabens, wenn nur ein spezieller Betrag eingelöst werden soll, kann dieser nun im Numpad eingegeben werden. Soll der maximal mögliche Betrag (Abhängig von Guthaben und Summe des Warenkorbes) eingelöst werden, so reicht ein einfacher Klick auf den roten Button "Einlösen".

Es wird nun eine Gutschein-Position im Warenkorb hinzufügt mit der Gesamtsumme des Warenkorbes.

Schließen Sie nun einfach den Verkauf mit Bar 0,- ab.

Barcodes Druck auf dem Kassenbon

Ausdrucken von Gutscheinen mit MS Word Serienbrief Funktion

1.) Installieren der Barcode Schriftart

Installieren Sie die Schriftart "LibreBarcode39Extended-Regular.ttf" für Code39 Barcodes. (Extended bedeutet hier, dass der erweiterte Zeichensatz auch Kleinbuchstaben abbilden kann, andere Code39 Schriftarten reichen daher nicht aus.)

Wenn Sie unter dem Barcode auch die Zeichen andrucken wollen, können Sie auch die folgende Schriftart verwenden.

2.) Codes exportieren

Wählen Sie die Gutscheingruppe in Einstellungen > Gutscheinverwaltung > Drucken und klicken Sie exportieren. Eine Excel Datei wird exportiert. Die ersten 2 Spalten "ID" und "Gutschein" werden wir verwenden.

3.) Mailingfunktion in Word aufrufen und Datenquelle auswählen

Öffnen Sie Word und öffnen eine neue Datei. Im Menupunkt Mailing/Serienbriefe können Sie eine Datenquelle für ihren Serienbrief auswählen. Wählen Sie hier die abgespeicherte CSV Datei aus. Adressaten auswählen > Eine existierende Liste verwenden

4.) Datenfelder einfügen

Jetzt können in den Text der Word Datei Datenfelder aus der Quelle eingefügt werden. Die Felder, die wir verwenden sind "ID" und "Gutschein", wobei letzteres den geheimen Code enthält mit dem der Gutscheinwert an der Kasse eingelöst werden kann.

Im Text sieht das dann so aus: «Gutschein» «ID» Wenn die Vorschau gewählt wird, kann auch durch die einzelnen aufgelösten Werte geblättert werden:

GSX2pDVbnIjXjxe77y WN20210003

5.) Schriftart für Barcode wählen und Datenfeld anpassen

Im letzten Schritt müssen wir den Gutscheincode, um ihn für eine Ausgabe mittels Code 39 Barcode vorzubereiten, mit 2 umgebenden Sternen versehen. Wechseln Sie wieder zurück aus der Vorschau Ansicht und machen Sie aus «Gutschein»: *«Gutschein»* Markieren Sie dann den Text inklusive der Sternchen und ändern die Schriftart auf Libre Barcode39 Extended. Im Ergebnis sollte das dann so aussehen:

Und im Preview so:

Bezw mit Schrift unten, wenn zweitere Schriftart gewählt wurde.

Produkt- vs. Kassenkategorien

Produktkategorien

Produktkategorien dienen zur Kategorisierung der Produkte für Auswertungszwecke. (Sie sind nicht in der PoS zu sehen). Dies hilft Ihnen zum Beispiel, Statistiken besser aufzuteilen und auszuwerten.

Wie wird eine Produktkategorie angelegt:

Kassenkategorien

Kassenkategorien dienen zum Kategorisieren von Produkten in Ihrer Kassenansicht (POS) und ermöglichen Ihnen das schnelle Finden von Artikeln im Verkaufsvorgang.

Wir wird eine Kassenkategorie angelegt:

Zu finden unter „Stammdaten > Produkte > Konfiguration > Produktverpackungen“.

Produktverpackungen anlegen/bearbeiten

Durch die Funktion Produktverpackungen kann einem Produkt ein Strichcodes zu einer Überverpackung zugeordnet werden.

Typ der Verpackung

Geben Sie dem Typ der Verpackung einen sinnvollen Namen, wie zum Beispiel 10x Pack T-Shirt Disney 12304.

Produkt

Wählen Sie das entsprechende Produkt aus, in unserem Beispiel „T-Shirt Disney 12304“.

Menge pro Verpackung

Hier wird die Verpackungseinheit eingetragen. Zum Beispiel 10 Stück.

Strichcode

Strichcode der Überverpackung. Neben dem Strichcode wird auch noch eine Produktverpackungseinheit eingetragen, wodurch der Strichcode dann das hinterlegte Produkt mit dem Faktor der Produktverpackungseinheit hinzufügt.

Produktverpackungen Funktion/Anwendung

Der bei der Produktverpackung hinterlegte Strichcode kann in der Kasse oder in der onRetail Verwaltungsoberfläche verwendet werden. Das Einscannen oder Auswählen dieser Produktverpackung fügt das in der Produktverpackung hinterlegte Produkt mit der Wert auf dem Feld „Menge pro Verpackung“ in den Warenkorb/Angebot/Auftrag/Einkauf hinzu.

Für einen neuen Kontakt wählen Sie im Reiter Stammdaten den Punkt Kontakte.

Sie können nun entweder einen Kontakt „anlegen“ oder „importieren“. Sie können oben angeben ob es sich um eine Einzelperson oder ein Unternehmen handelt.

Geben Sie dann alle Daten dazu an. Bei den Kontakten handelt es sich entweder um Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter – geben Sie dies unter dem Tab Verkauf & Einkauf an.

Kontakte & Adressen

Hier können weitere Kontaktadressen zum Kontakt angelegt werden, wie zum Beispiel weitere Ansprechpartner, Liefer- oder Rechnungsadressen.

Interne Notizen

Interner Hinweis

Dient für einfache interne Notizen zum Kunden.

Warnung Kommissionieren/Kasse/Rechnung/Auftrag/Einkaufsauftrag

• Warnung: Information, die aufspringt und den weiteren Vorgang nach dem Bestätigen erlaubt.

• Blockierende Meldung: Information, die aufspringt und den weiteren Vorgang nach dem Bestätigen verhindert.

Verkauf & Einkauf

Verkauf

• Ist ein Kunde: Häkchen, wenn Kontakt ein Kunde ist.

• Verkäufer: Hier kann dem Kunden ein vorausgewählter Verkäufer zugeordnet werden.

• Auslieferungsmethode: Hier kann dem Kunden eine vorausgewählte Auslieferungsmethode zugeordnet werden.

• Verkaufspreisliste: Hier kann die für den Kontakt gültige Preisliste ausgewählt werden.

Einkauf

• Ist ein Lieferant: Häkchen, wenn Kontakt ein Lieferant ist.

• Lieferantenwährung: Hier kann dem Lieferanten eine vorausgewählte Währung zugeordnet werden.

• Kundennummer beim Lieferanten: Hier kann die Kundennummer beim Lieferanten hinterlegt werden.

Diverse

• Interne Referenz: Ihre interne eigene Kundennummer für diesen Kunden.

• cituro Reference: Kontaktnummer des Kunden bei cituro.

• Gateway-Referenz: Kontaktnummer, die zum Webshop übertragen werden soll, falls diese von der onRetail Kontaktnummer abweicht.

Kasse

• Strichcode: Strichcodes des Kontaktes (vom System vergeben)

• Strichcode(s): Möglichkeit, eigene Strichcodes für den Kontakt zu hinterlegen. Mehrere Strichcodes mit Komma getrennt.

Provision

Zahlungen

• Option zum Hinterlegen von unterschiedlichen Zahlungsdaten.

Abrechnung

Verkauf

• Zahlungsbedingung: Hier kann dem Kunden eine vorausgewählte Zahlungsbedingung zugeordnet werden.

• Zahlungsmethode: Hier kann dem Kunden eine vorausgewählte Zahlungsmethode zugeordnet werden.

Einkauf

• Zahlungsbedingung: Hier kann dem Lieferanten eine vorausgewählte Zahlungsbedingung zugeordnet werden.

• Zahlungsmethode: Hier kann dem Lieferanten eine vorausgewählte Zahlungsmethode zugeordnet werden.

Steuerinformation

Buchungen

• Debitorenkonto: Option zum Zuweisen eines Debitorenkontos.

• Kreditorenkonto: Option zum Zuweisen eines Kreditorenkontos.

Eigenschaften

Hier können Sie weitere Felder zum Anreichern der Kontaktdaten hinzufügen.

PoS Kategorien dienen dazu, die Vielzahl an Produkten in der Kassenoberfläche (PoS) in verschiedene Gruppen sortieren zu können. In der Kassenoberfläche werden dann, nach auswählen der Kategorie, nur die dazugehörigen Produkte angezeigt.

Wenn Sie viele PoS-Kategorien haben, können Sie mittels der blauen Pfeil-Buttons durch diese Kategorien navigieren (vor/zurück).

Im Verwaltungsbereich unter Stammdaten → Kategorien → Kassenkategorien können Sie Ihre PoS Kategorien verwalten.

PoS Kategorien anlegen

Um eine PoS Kategorie anzulegen, welche dann in der Kasse angezeigt wird, wechseln Sie zuerst in die Verwaltungsoberfläche (Backend).

Dann wählen Sie oben im Menü den Punkt Stammdaten aus und anschließend wählen Sie links unter dem Punkt Kategorien den Menüpunkt Kassenkategorien aus: nachdem Sie Name, Bild und Nummernfolge (Reihenfolge in der PoS - nach dieser Nummer wird aufsteigend sortiert) eingetragen haben, klicken Sie auf Speichern.

Nun ist Ihre Point of Sale Kategorie angelegt und diese kann den zugehörigen Produkten unter Stammdaten → Produkte → Produkte zugeordnet werden, in dem man unter dem Tab Verkauf die PoS Kategorie auswählt.

Unterkategorien anlegen

Wählen Sie beim Bearbeiten oder beim Anlegen einer PoS Kategorie eine andere PoS Kategorie als Oberkategorie aus, so wird die neue Kategorie als Unterkategorie dieser angelegt.

Ein Stattpreis ist kein spezielles Feld, in das man einen fiktiven Preis einträgt, der dann immer als durchgestrichener Preis erscheint. Der reguläre Verkaufspreis (Listenpreis) wird automatisch zum Stattpreis, wenn er aufgrund einer Preislistenregel durch einen günstigeren Preis unterboten wird.

Es kann eine Vielzahl von Preislisten geben, die konfiguriert werden können und entsprechend berücksichtigt werden müssen. Preislisten können NICHT gestapelt werden, d.h. wenn z.B. für die Kategorie Obst ein Rabatt von 10% und dann ein Rabatt von 20% hinzugefügt wird, wird automatisch nur ein Rabatt verwendet.

Standardmäßig liefert ETRON onRetail folgende zwei Preislisten aus

Stammdaten -> Produkte

• Webshop Die Webshop-Preisliste ist das Webshop-Pendant zur allgemeinen Preisliste. Diese Preisliste ist die Standardpreisliste für Webshop Produkte und überschreibt den Listenpreis. Auch hier gibt es nur einen Stattpreis, wenn der Listenpreis durch eine angewandte Webshop-Preislistenregel unterboten wird.

Stattpreis im Warenkorb

Ein Stattpreis wird immer dann sichtbar im Warenkorb angezeigt, wenn der hinterlegte Listenpreis durch manuelle Änderung oder durch einen Preislistenpreis geändert wird.

Stattpreis am Beleg

Es besteht die Option, dem Kunden auf dem Beleg mitzuteilen, wie viel im Vergleich zum Listenpreis gespart wurde. Hier ist ein Beispiel:

Ein Stattpreis wird nur dann angegeben, wenn ein rabattierter Preis vorliegt. Bei einer Preiserhöhung wird dies nicht sichtbar gemacht.

Stattpreis im Webshop

Damit ein Stattpreis auch im Webshop korrekt angezeigt wird, muss der Webshop-Preis mindestens ein Startdatum haben und unter dem Listenpreis liegen.

Dies ist eine Voraussetzung für WooCommerce, Magento und ETRON onRetail Onlineshop.

Logik für die Preisanzeige im Webshop

Tabellenerklärung mit Beispielen

Stattpreise bei Varianten

Stammdaten -> Produktvarianten -> Varianten

Für Variantenprodukte folgt der gleiche Ablauf wie bei normalen Produkten. Der Preislistenpreis wird jedoch nicht für alle Varianten im Hauptartikel hinterlegt, sondern muss für jede einzelne Variante separat festgelegt werden.

Wenn der Kunde im selben Land wie Ihr Unternehmen ist können Sie dieses Feld leer lassen.

Andernfalls ist die korrekte Zuordnung für die Steuerzuordnung im Verkauf notwendig.

Wenn der Kunde ein EU-Unternehmen mit USt-ID ist wird steuerfreier innergemeinschatlicher Erwerb verwendet.

Falls es sich um einen Kunden ohne USt-ID handelt wird die Steuer auf der Rechnung aufscheinen.

Preislisten ermöglichen eine einfache Rabattierung von Artikeln für bestimmte Kunden. So können z.B. Stammkunden, Wiederverkäufer und vieles mehr abgebildet werden. Welche Preisliste für eine Kasse gilt, kann in den Kasseneinstellungen festgelegt werden. Ebenso, ob Kundenpreislisten, falls vorhanden, diese ersetzen sollen, oder ob Kundenpreislisten nur von der Kassenpreisliste erben, d.h. Rabatte oder Preisänderungen auf der Kassenpreisliste basieren.

Preisliste anlegen

Durch Anlegen kann ein neues Datenblatt eröffnet werden.

Preislisten Positionen

Hier können Regeln der Rabattsetzung für alle oder bestimmte Produkte, Produktkategorien und Produktvarianten hinzugefügt werden.

Mit Eintrag hinzufügen kann eine neue Regel erstellt werden.

• Anzuwenden auf: Die Regel kann entweder global oder auf ein bestimmtes Produkt, eine Kategorie oder eine Variante angewendet werden.

• Min. Bestellmenge: Es kann eine Mindestbestellmenge definiert werden. Die vergebene Verkaufspreis gilt erst, wenn dieser Wert bei einem Kauf/Verkauf überschritten wird.

• Start und Enddatum: Der Zeitraum für die Gültigkeit der Preisliste kann hier definiert werden.

Preisberechnung

Die Produkte, die in Anzuwenden auf eingestellt wurden, können entweder einen Festpreis, einen Prozentsatz (Rabatt/Aufschlag) oder eine Formel erhalten.

• Festpreis: In der Preisliste haben die ausgewählten Produkte einen fixen Preis.
• Prozentsatz (Rabatt): In der Preisliste werden die Preise der ausgewählten Produkte mit einem Prozentsatz (Rabatt) auf Grundlage des Verkaufspreises berechnet.
• Formel: In der Preisliste werden die Preise der ausgewählten Produkte anhand einer Formel berechnet.

  Die Formel kann basieren auf

  • Allgemeiner Preis

  • Kosten

  • andere Preisliste

Soll auf Grundlage der Basis ein Abschlag in % erfolgen, kann der Rabatt mit einem Minus (-) eingegeben werden (siehe Bild).

Sie können nun mit Speichern und Neu einen weiteren Datensatz hinzufügen. Mit Speichern und schließen und Speichern (oben links) können Sie die Erstellung der Preisliste finalisieren.

Die erstellte Preisliste steht beim Verkauf zur Auswahl bereit.

Preisliste in der Kasse verwenden

Um Preislisten in der Kassenoberfläche zu hinterlegen, muss die Option Preisliste in den Kasseneinstellungen unter Preiskalkulation aktiviert sein.

Wird hier eine Standardpreisliste hinterlegt, gelten die hinterlegten Verkaufspreise der Produkte von der Preisliste. Kundenpreislisten können ebenso verwendet werden. Es wird hier immer der günstigere Wert beim Verkauf verwendet.

Im Reiter Verkauf wird nochmals die Möglichkeit geboten, Kunden anzulegen, zu bearbeiten und zu archivieren, wie es in der Kontaktanlage in den Stammdaten funktioniert.

• Unter Forderungen wird die USt. für den Verkauf festgelegt.

• Unter Verbindlichkeiten wird die Vorsteuer für den Einkauf festgelegt.

• Es können Konten für den FIBU Export festgelegt werden.

• Weitere Fakturierungsregeln können hier festgelegt werden.

Nachdem ein Auftrag bestätigt wurde, generiert das System automatisch eine „Lieferung“ für die Ware.

Klicken Sie auf das grün markierte Smarticon um zur „Lieferung“ zu wechseln:

In der Lieferung angekommen, können Sie nun mit „Bearbeiten“ die Positionen der Lieferung bearbeiten. Unter „Erledigt“ können Sie die Anzahl der tatsächlich ausgelieferten Artikel eintragen. Es ist auch möglich Teilmengen einzutragen und auszuliefern.

Sind Sie mit der Anpassung zufrieden so klicken Sie auf „Speichern“ und wählen Sie „Bestätigen“:

Sie haben auch die Möglichkeit die Lieferung ohne Anpassung der einzelnen Positionen zu bestätigen. Bestätigen Sie ohne Anpassungen so erhalten Sie folgende Meldung:

Klicken Sie auf „Anwenden“ um alle Artikel als ausgeliefert zu deklarieren.

Nun werden Ihre Artikel aus dem Lager entfernt und der Bestand aktualisiert.

Lieferschein erstellen

Um einen Lieferschein zu erstellen, kann im Dropdown-Feld "Drucken" die Auswahl "Lieferschein" ausgewählt werden. Bei Auswahl wird eine PDF-Datei generiert und kann abgespeichert werden.

Skonto

In ETRON onRetail ist es möglich über Zahlungsbedingungen einen Skonto anzubieten. Der Skonto muss im tragenden Fall dann manuell abgezogen werden.

Zuerst wird eine Zahlungsbedingung mit entsprechender Skonto Information benötigt.

Gehen Sie dazu unter Einstellungen > Verkauf > Zahlungsbedingungen und legen Sie eine neue Zahlungsbedingung an.

Vergeben Sie der Zahlungsbedingung einen logischen Namen und fügen Sie anschließend einen neuen Eintrag bei den Bedingungen hinzu.

In unserem Beispiel legen wir einen Skonto von 2% fest, wenn innerhalb von 3 Tagen bezahlt wird.

Nach dem Abspeichern der neuen Zahlungsbedingung kann diese im Verkaufsauftrag ausgewählt werden.

Verkaufsauftrag

Wählen Sie bei einem Angebot/Auftrag unter Zahlungsbedingung Ihre erstellte Skonto-Zahlungsbedingung aus.

Wenn Ihr Auftrag fertig ist, speichern Sie diesen ab und bestätigen diesen anschließend.

Auf dem Ausdruck Ihres Auftrags wird nun Ihre Zahlungsbedingungsinformation angedruckt:

Erstellen Sie nun eine Rechnung und Bestätigen Sie diese.

Sie erhalten auf der Rechnung Ihre Informationen zu der Zahlungsbedingung:

Bestätigen Sie nun den Zahlungseingang der Rechnung und ziehen Sie den entsprechenden Skonto Wert (derzeit manuell) ab.

Wählen Sie anschließend unter Zahlungsdifferenz das trotz offenen Betrag die Rechnung als vollständig beglichen erklärt werden soll und wählen Sie ein entsprechendes Konto auf das die Differenz gebucht werden soll. Welches Konto Sie dafür wählen besprechen Sie am Besten mit Ihrer Buchhaltung.

Anschließend ist die Rechnung als vollständig bezahlt deklariert.

• Um eine Rechnung zu Ihrem Angebot/Auftrag zu erstellen wechseln Sie bitte entweder in den Reiter Verkauf > Angebot oder Verkauf > Auftrag.

• Nun werden Ihnen Ihre Angebote oder Aufträge aufgelistet. Wählen Sie das Angebot/den Auftrag, für welchen Sie eine Rechnung erstellen möchten.

Rechnung erzeugen

• Angebot und Auftrag müssen Bestätigt werden damit Rechnung erzeugen erscheint. Hier steht Ihnen nun Rechnung erzeugen zur Verfügung.

• Sie können die Rechnung mit Rechnung erstellen ausstellen. Bevor ein Entwurf erzeugt wird, öffnet sich ein Optionsfenster.

• Sie können dann zwischen diesen Optionen wählen.

  • Abrechenbare Zeilen: Erzeugt eine Rechnung und ignoriert vorhandene Anzahlungen

  • Abrechenbare Zeilen (abzgl. Anzahlungen) Erzeugt eine Rechnung für den noch offenen Betrag

  • Anzahlung (Prozent) Erzeugt eine Rechnung für eine Anzahlung mit einem wählbaren Prozentsatz der Gesamtsumme

  • Anzahlung ( Fester Betrag) Erzeugt eine Rechnung für eine Anzahlung mit einem wählbaren Betrag (der geringer als der Rechnungsbetrag sein sollte)

• In diesem Fenster wird die Option geboten die Rechnung zu erzeugen, zu betrachten und ggfs. zu bearbeiten. Wählen Sie hierfür den Button "Erzeuge und betrachte Rechnungen". Ein Entwurf wird erzeugt und muss danach als Rechnung bestätigt werden. Entwürfe können einfach gelöscht werden, falls gewünscht.

• Die Rechnung ist nun erstellt und kann nun weiter verarbeitet werden.

Per E-Mail versenden

• Ist ein E-Mail Server hinterlegt, so können Sie Ihre Rechnungen per E-Mail versenden.

Rechnung Drucken

• Erlaubt Ihnen, einen Ausdruck von Ihrer Rechnung zu erstellen.

Einzahlung erfassen

• Erlaubt Ihnen, eine Einzahlung für diese Rechnung zu erfassen.

Gutschrift erfassen

• Wenn Sie eine Gutschrift zu der Rechnung ausstellen möchten, z.B. bei einer Rückerstattung.

SEPA Zahlungen

• Informationen zu unserem Zusatzmodul „SEPA Lastschrift“ finden Sie hier.

Voraussetzungen

Um eine Sammelrechnung zu erstellen müssen alle Aufträge und Angebote die in der Sammelrechnung zusammengefasst werden sollen bereits bestätigt sein. Sie können dies direkt bei der Erstellung eines Auftrages machen oder wie in Rechnung erstellen beschrieben jeden Auftrag einzeln .

Auswählen der Aufträge

Einzeln auswählen

Um eine Sammelrechnung zu erstellen müssen Sie alle Aufträge und Angebote die Sie mit der Sammelrechnung abrechnen möchten markieren. Sie finden die Angebote und Aufträge unter Verkauf > Angebot oder Verkauf > Auftrag. Sie können dann die entsprechenden Aufträge und Angebote mit einem Häkchen in der Checkbox links neben der Nummer markieren.

Auswahl via Filter

Sie können auch einen Filter aktivieren und dann alle dem Filter entsprechenden Aufträge und Angebote auf einmal auswählen. Sie wählen alle Aufträge und Angebote aus indem Sie die oberste Checkbox anklicken.

Abrechnen der Auswahl

Nachdem alle Aufträge und Angebote die Sie als Sammelrechnung zusammenfassen möchten markiert sind, können Sie diese gemeinsam abrechnen. Dazu klicken Sie Sie auf Aktion > Abrechnung Auftrag.

Danach können Sie die Rechnung entweder erzeugen und betrachten oder nur erstellen. Wenn Sie die erste Möglichkeit wählen wird Ihnen die Rechnung als Vorlage angezeigt und Sie können mit bearbeiten etwaige Änderungen vornehmen. Der nächste Schritt ist das Bestätigen der Rechnung. nach diesem Können Sie die Rechnung Drucken, direkt per E-Mail versenden, eine Einzahlung erfassen, eine Gutschrift hinzufügen oder eine SEPA Zahlung initialisieren.

Verkauf → Aufträge -> Angebote / Aufträge

Kopfbereich

• Kunde: Der Name des Kunden wird hier eingetragen. Wenn der Kunde schon existiert, wird er zum Auswählen zur Verfügung gestellt. Ist kein Vorschlag zu sehen, kann der Name angegeben und mit Anlegen und Bearbeiten neu angelegt werden.

• Rechnungsadresse & Lieferadresse: Diese Adressen werden automatisch vom ausgewählten Kunden übernommen. Den Feldern können für eine abweichende Rechnungs- oder Lieferadresse andere Kontakte zugewiesen werden.

• Dokumentvorlage: Vordefinierte Dokumentvorlagen können hier ausgewählt oder neu angelegt werden.

• Ablaufdatum: Bis wann das Angebot oder der Auftrag gültig ist.

• Preisliste: Wenn Sie für diesen Kunden spezielle Preise und Ermäßigungen haben, dann können Sie hier eine eigene Preisliste für den Kunden definieren oder neu anlegen.

• Zahlungsbedingungen: Es können hier zuvor angelegte Zahlungsbedingungen eingetragen werden.

• Anzeige der Positionen im Auftragswesen: Netto- oder Bruttoanzeige der Auftragszeilen

• Auslieferungsmethode: Hier können vordefinierte Auslieferungsmethoden, wie z.B. Versandkostenfrei oder Expresslieferung, gewählt werden. Wenn Auftragszeilen mit Produkten oder Dienstleistungen befüllt werden, kann der aktuellste Preis geprüft und dieser Preis für die Kosten festgelegt werden.

Mittiger Bereich

Auftragszeilen

Mit Eintrag hinzufügen kann eine neue Zeile erstellt werden.

Wenn unter der Spalte Produkt ein bestehender Artikel ausgewählt wurde, werden alle notwendigen Felder automatisch befüllt. Hier kann ebenfalls auch ein neues Produkt mit Anlegen und Bearbeiten erstellt werden.

Set-Artikel hinzufügen

Der Button ermöglicht, einen Set-Artikel oder einen Bundle als Auftragszeile hinzuzufügen. Der Bundle, sowie die beinhalteten Produkte werden aufgeführt. Wenn der Button ausgewählt wird, kann der Preis und die Menge angegeben werden. Wird der Set-Preis auf 0€ gesetzt, werden allen inkludierten Produkten im Bundle der originale Listenpreis gegeben.

Weitere Informationen

Hier können weitere Details wie die Lieferadresse, die Abrechnung und Information Umsatz definiert werden.

Mit dem Info-Text kann ein zusätzlicher Text angeführt werden, der im oberen Bereich des Angebot/Auftrags angezeigt wird.

Eigenschaften

Zusätzlich zu dem Auftrag können Eigenschaften hinzugefügt werden.

• Checkbox: Der Wert wird zu einer "Switch" und kann für Eigenschaften verwendet werden, die JA/NEIN als Wert haben können

• Zeitstempel: Falls ein weiteres Datum definiert werden muss

• Text: Ein weiteres Feld für einen Text

• Nummer: Hier werden nur Zahlen mit max. 2 Dezimalstellen zugelassen

• Datei: Eine Datei kann für das Angebot oder für den Auftrag hochgeladen werden

Fußbereich

Rabatt

Mit Speichern wird die Angebotserstellung beendet. Das Angebot ist nun erstellt und kann nun weiter verarbeitet werden.

Funktionen

Per E-Mail versenden

• Ist ein E-Mail Server hinterlegt, so können Angebote via E-Mail versendet werden.

Proformarechnung

• Ist ein E-Mail Server hinterlegt, so kann eine Proformarechnung via E-Mail versendet werden.

Drucken

• Erlaubt einen Ausdruck von diesem Angebot/Auftrag zu erstellen.

Auftrag bestätigen

• Erlaubt, das Angebot in einen Auftrag umzuwandeln. Wurde das Angebot in einen Auftrag umgewandelt, so kann auch direkt mit Rechnung erzeugen eine Rechnung erstellt werden, solange die Fakturierungsregel bei allen ausgewählten Produkten auf "Rechnung auf Auftrag" gestellt ist.

Abbrechen

Erlaubt es, das Angebot oder den Auftrag abzubrechen.

Für den Fall, dass abgebrochene Angebote/Aufträge doch weitergeführt werden sollen, wird nach dem Abbrechen die Option "Setze auf Angebot" bereitgestellt, damit sie wieder aktiviert werden können.

Nach der Auswahl des Buttons kann mit dem Angebot/Auftrag nochmals verarbeitet und bestätigt werden.

Einkauf > Angebotsanfragen

• Sie können unter dem Reiter Einkauf > Angebotsanfragen - Angebotsanfragen an Ihre Lieferanten richten.

Neue Anfrage

• Mit Anlegen eröffnen Sie eine neue Anfrage:

Lieferant

• Wählen Sie den Lieferanten aus, dem Sie eine Angebotsanfrage zukommen lassen möchten.

Lieferantenreferenz (optional)

• Tragen Sie hier Ihre Kundennummer ein, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben.

Bestelldatum

• Bestimmt das Datum, indem eine Angebotsanfrage bestätigt und in eine Bestellung umgewandelt werden sollte.

Lieferadresse (optional)

• Hier können Sie eine abweichende Adresse für die Lieferung eintragen.

Produkte

• Mit Eintrag hinzufügen können Sie Ihre gewünschten Produkte zu der Angebotsanfrage hinzufügen.

Lieferungen & Rechnungen

• Lieferungen & Rechnungen führen immer zusätzlich die Herstellerartikelnummer im Beschreibungstext Ihres Artikels

• Hier können Sie ihr geplantes/gewünschtes Datum für Ihre Lieferung, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen und die Steuerzuordnung eintragen.

• Die Angebotsanfrage ist nun erstellt und kann nun weiter verarbeitet werden mit:

Per E-Mail versenden

• Ist ein E-Mail Server hinterlegt, so können Sie Ihre Rechnungen per E-Mail versenden.

Anfrage drucken

• Erlaubt Ihnen, einen Ausdruck von Ihrem Angebot zu erstellen.

Auftrag bestätigen

• Erlaubt Ihnen, das Angebot in einen Auftrag umzuwandeln.

Abbrechen

• Erlaubt Ihnen, das Angebot abzubrechen.

Notiz

Jedes Angebot enthält die Historie der Kommunikation/Verhandlung, die Sie mit dem Lieferanten geführt haben. Sobald die Bestellung bestätigt ist, wird eine Angebotsanfrage in eine Bestellung konvertiert. Die meisten Bestellvorschläge werden automatisch auf Basis der Bestände im onRetail errechnet.

Das ETRON onRetail System hat als Standard für alle neu erstellten Produkte die Nachfakturierung festgelegt, d.h. eine Rechnung kann erst erstellt werden, wenn z.B. die Ware aus dem Lager genommen und ausgeliefert wird oder eine Dienstleistung beendet wurde und anschließend eine konkrete Rechnung erstellt werden kann.

Einstellung pro Produkt

Für jedes einzelne Produkt in den Stammdaten kann eingestellt werden, ob die Rechnung bei Auftrag oder bei Lieferung erstellt wird.

Diese Einstellung kann nur im "Edit" Modus geändert werden. Hierfür wird die Spalte "Fakturierungsregel" benötigt. Um diese anzeigen zu lassen, muss das Feld "Fakturierungsregel" aktiviert werden.

Beim Auswählen einer Zeile werden alle editierbaren Felder aktiviert und können für alle Produkte gleich übernommen werden.

Einstellung Gesamt

Einstellung der Fakturierungsregel für den Webshop

Um ein Storno oder eine Gutschrift zu einer Backend A4 Rechnung vorzunehmen gehen Sie wie folgt vor,

wählen Sie unter Verkauf/Abrechnung/Ausgangsrechnungen die zu stornierende Rechnung aus und klicken auf "Gutschrift hinzufügen"

Teilweise Gutschrift (Teilgutschrift bzw Teilstorno) auf Rechnung

Eine Teilgutschrift erfolgt über "Gutschrift im Entwurf erstellen", danach können Sie die gutzuschreibenden Positionen anpassen und die Gutschrift fertigstellen.

Storno / Stornierung der Rechnung

Zum Stornieren haben Sie danach zwei Optionen: Abbrechen oder Modifizieren.

Die Gutschrift wird angelegt, validiert und gegen die Rechnung verrechnet. Die Gutschrift können Sie nicht mehr verändern.

Die Gutschrift wird erstellt, validiert und mit der aktuellen Rechnung ausgeglichen. Eine neue Rechnung im Entwurf wird erstellt, damit Sie sie bearbeiten können.

In beiden Fällen müssen Sie einen Grund angeben und danach auf Gutschrift hinzufügen drücken. Falls die Rechnung noch nicht erstellt wurde sondern nur ein Entwurf besteht kann dieser einfach gelöscht werden.

Unter dem Reiter „Einkauf“ haben Sie die Möglichkeit Lieferanten und Lieferantenbestellungen anzulegen, zu löschen/deaktivieren und zu pflegen.

Um einen Lieferanten anzulegen, wechseln Sie im Verwaltungsbereich auf den Reiter Einkauf.

Hier steht Ihnen das Untermenü Lieferanten zur Verfügung. Klicken Sie nun auf Lieferanten, so sehen Sie eine Auflistung Ihrer bereits angelegten Lieferanten im System.

Neuer Lieferant

• Mit Anlegen können Sie nun einen neuen Eintrag erstellen.

• Sind die notwendigen Daten hinterlegt, so können Sie nun mit Speichern die Erstellung abschließen. Nun steht der Lieferant im Kassensystem zur Verwendung bereit.

Einkauf → Einkaufbare Produkte

• Unter Einkauf → Einkaufbare Produkte erhalten Sie eine Auflistung aller einkaufbaren Artikel bei Ihren Lieferanten.

Einkauf → Eingangsrechnungen

• Um eine Eingangsrechnung im onRetail zu erstellen, wechseln Sie in den Reiter Verkauf und wählen Sie Eingangsrechnungen.

Neue Eingangsrechnung

• Mit Anlegen können Sie einen neuen Datensatz für eine Eingangsrechnung eröffnen.

• Befüllen Sie die notwendigen Felder mit den Rechnungsdaten und klicken Sie auf Speichern.

• Nun ist die Eingangsrechnung in Ihrer Kassa verbucht und kann weiter verarbeitet werden.

Einkauf → Bestellungen

• Sie können unter dem Reiter Einkauf → Bestellungen - eine Bestellung an Ihre Lieferanten aufgeben.

Neue Bestellung

• Mit Anlegen eröffnen Sie eine neue Bestellung:

Lieferant

• Wählen Sie den Lieferanten aus, dem Sie eine Bestellung zukommen lassen möchten.

Lieferantenreferenz (optional)

• Tragen Sie hier Ihre Kundennummer ein, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben.

Bestelldatum

• Bestimmt das Datum, indem eine Angebotsanfrage bestätigt und in eine Bestellung umgewandelt werden sollte.

Lieferadresse (optional)

• Hier können Sie eine abweichende Adresse für die Lieferung eintragen.

Produkte

• Mit Eintrag hinzufügen können Sie Ihre gewünschten Produkte zur Bestellung hinzufügen.

Lieferungen & Rechnungen

• Hier können Sie ihr geplantes/gewünschtes Datum für Ihre Lieferung, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen und die Steuerzuordnung eintragen.

• Ihre Bestellung ist nun erstellt und kann nun weiter verarbeitet werden mit:

Per E-Mail versenden

• Ist ein E-Mail Server hinterlegt, so können Sie Ihre Rechnungen per E-Mail versenden.

Anfrage drucken

Erlaubt Ihnen, einen Ausdruck von Ihrer Anfrage zu erstellen.

Auftrag bestätigen

• Erlaubt Ihnen, die Bestellung in einen Auftrag umzuwandeln.

Abbrechen

• Erlaubt Ihnen, das Angebot abzubrechen.

Produktzugänge

• Ist der Auftrag bestätigt, so können Sie Ihre gelieferten Produkte direkt in Ihr Lager buchen.

Kontrolle → Produktzugänge

• Im Verwaltungsbereich unter Kontrolle → Produktzugänge können Sie im Detail alle Ihre Produktzugänge von Ihren Lieferanten einsehen.

• Sie erhalten eine Aufstellung von diversen Informationen wie Lagerort, Lagerziel, Produkt, Referenzbeleg usw.

Neuer Produktzugang

• Sie können mit Anlegen auch manuell neue Produktzugänge im System angelegt werden:

• Befüllen Sie die blauen Pflichtfelder und bestätigen Sie mit „Speichern“

Das Thema Lagerverwaltung, Lagerführung und Inventur kompakt erklärt.

Allgemeine Information

Mithilfe der Schnittstelle können Stamm- und Bewegungsdaten als DATEV-Format exportiert werden.

Funktion

Unter Abrechnung sind die für DATEV verfügbaren Funktionen ersichtlich.

Export-Dateien

Hier sehen Sie die Übersicht der durchgeführten DATEV Exporte.

Export

Wählen Sie den gewünschten Zeitraum für den Export aus.

Einstellungen

Datev Einstellungen

Unter "Abrechnung > DATEV > Einstellungen" können für Ihren DATEV-Export wichtige Einstellungen vorgenommen werden.

Notizfelder

Die Reiter ermöglich den Datev Export um beliebige Rechnungs- & Kassenfelder zu erweitern.

Diese Funktion ermöglich das hinzu von weiteren 20 Feldern in den DATEV Export. Ein Klick auf Eintrag hinzufügen fügt eine weitere Zeile hinzu.

Note Field

Es muss ein Feldnummer zwischen 1 und 20 ausgewählt werden. Die Feldnummer definiert die Spaltenposition in der Exportdatei.

Note Description

Hier wird der zu exportierenden Spalte ein Name vergeben. Dieser Name sollte dem Empfänger der Exportdatei deutlich machen um welchen Inhalt es sich in der Spalte handelt.

Field

Hier wird aus einer Vielzahl von Werten aus dem Rechnungs- & Kassenverkaufsbereich ausgewählt. Dieser Wert wird anschließend als Inhalt der angelegten Spalte im Export geschrieben.

Kontenplan

Der Kontenplan kann unter Einstellungen > Abrechnungen > Kontenplan eingesehen und bearbeitet werden.

Kunden

In den Kunden-Stammdaten wird unter dem Reiter "Abrechnung" die DATEV Personenkontonummer angeführt. Die Personenkontonummer ist eine Addition der Internen Referenz des Kunden + der Datev Personenkontonummer unter den DATEV Einstellungen.

Zuweisung von Konten

Wenn Sie alles korrekt überprüft und eingestellt haben, müssen noch die entsprechenden Konten dort zugewiesen werden wo Sie gewollt sind. Dafür muss in den Unterschieden Bereichen die Zuweisung durchgeführt werden. Grundsätzlich lässt sich für fast alle Stammdaten (Produkte, Kunden, ...) einzeln eigene Konten hinterlegen. Als Beispiel zeigen wir Ihnen hier nur die gängigsten Bereiche:

Kassenplatz

Unter Einstellungen > Kassen > Kassen kann für jeden Kassenplatz unter dessen Einstellungen ein Konto festgelegt werden, über welches die Kassenumsätze laufen und welches beim Export verwendet werden soll.

Ein- & Auszahlung

Unter Einstellungen > Point of Sale > Ein-/Auszahlungen könnten Sie für jede Ein- & Auszahlung eigenes Konto zuweisen. Sie können Ihre Ein- & Auszahlungen beliebig erweitern und auch entsprechend neue Konten direkt in der A

Sie können Ihre Ein- & Auszahlungen beliebig erweitern und auch entsprechend neue Konten direkt in der Zuweisung anlegen. Klicken Sie dafür einfach auf "Anlegen und Bearbeiten" und füllen die benötigen Felder aus.

Warengruppen/Kategorien

Unter Stammdaten > Produkte > Kategorien > Produktkategorien können Sie eigene Erlös- & Aufwandskonten festlegen.

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen werden aktuell nicht beim DATEV Export berücksichtigt und müssen der Buchhaltung unabhängig von den DATEV Dateien übergeben werden.

Lager > Vorgänge > Inventur

• Neue Inventur anlegen

  • Inventurauftrag: Inventur benennen

  • Inventur von: "Alle Produkte" auswählen

  • Bei aktivem Modul Mehrlagerverwaltung richtiges Inventurlager auswählen

  • Enthaltene Produkte einschließen: Häkchen setzen

• Inventur starten

• Report Inventur auswählen

Export

• Seitenanzahl: 1- max. 1000

  Wenn mehr als 1000 Artikel zu inventieren sind, müssen alle Excel-Dateien auf 1000 begrenzt werden. Daher sollten hier immer nur bis zu 1000 Produkte exportiert werden. Die folgenden Schritte sollten also so oft wiederholt werden, bis die letzte Seite auch exportiert wurde.

• Alle Produkte markieren

• Aktion > Exportieren

  • Exporttyp: Alle Daten exportieren

  • Export Format: Excel

  • Aus den "verfügbaren Feldern" Produkt/Anzeigename, Geprüfte Menge und wenn mit einem MDE Gerät erfasst werden möchte dann auch Produkt/Strichcode(s) zu den "exportierenden Feldern" hinzufügen

  • Es wird hier empfohlen, die Feldliste zu speichern, um einen zukünftigen Export schneller durchzuführen

  • In Datei exportieren auswählen, um den Export abzuschließen

  • Wenn noch weitere Produkte zu exportieren sind, auf die nächste Produktseite gehen und die Schritte für den Export wiederholen

Exportierte Excel-Datei

Bei jedem Export werden automatisch die externen IDs für die jeweiligen Produktzeilen der Report Inventur mit exportiert. Nur für die Bestandsaufnahme ist der Anzeigename wichtig, damit Übersicht gegeben ist.

• Die Geprüfte Menge aller Produkte befüllen

• Alle Spalten bis auf Externe ID und Geprüfte Menge entfernen

• Speichern

Import-Test-Datei

Empfehlenswert ist es auch eine Import-Test-Datei mit ca. 3 Zeilen zu erstellen, um zuerst den Import vor dem eigentlichen Importieren zu testen.

Import

• In der Report Inventur sein

• Import auswählen

• Select File anklicken

• Die Import-Test-Datei wählen

• Import testen

Wenn "Alles scheint o.k. zu sein" angezeigt wird

• Select File anklicken

• Die richtige Import-Datei mit max. 1000 Zeilen auswählen

• Import auswählen

• In der Übersicht nochmals Import auswählen, wenn weitere Excel-Dateien importiert werden müssen

• Schritte hier wiederholen bis keine Dateien mehr importiert werden müssen

Wenn Fehler aufkommen

• Fehlercode analysieren

• Beachten, ob Bestandszeilen in der Inventur gelöscht oder geändert wurden. Die Inventur sollte nach dem Exportieren nicht verändert werden, damit der Import richtig durchgeführt werden kann

• Unseren ETRON Support für Hilfe kontaktieren, wenn der Fehler nicht gelöst werden kann

Lager → Bewegungen

Hier werden alle Bewegungen, die in Ihrem Lager stattfinden, dargestellt:

Wie führe ich eine Lagerumbuchung durch?

Sie können mit Anlegen auch manuell Bewegungen in Ihre Aufzeichnungen eintragen:

• Klicken Sie auf zusätzliche Informationen.

• Bei Partner geben Sie an, was auf Ihrem Lieferschein stehen soll.

• Geben Sie die Quelle und das Ziel der umzubuchenden Produkte ein. Wichtig ist hierbei, den Vorgangstyp, in diesem Fall Lagerumbuchung auszuwählen.

• Unter Tracking-Referenz wird die Sendungsnummer eingetragen, sofern diese vorhanden ist.

• Nachdem Sie die Daten ausgefüllt haben, erscheint automatisch ein weiterer Reiter.

• Navigieren Sie zum Reiter Detaillierte Vorgänge.

Arbeiten mit Scanner

• Sobald der Lagerbewegungsvorgang im Bearbeitungsmodus ist, kann jederzeit mittels Handscanner Ware abgescannt werden.

• Gültige Barcodes sind alle Barcodes aus dem Feld Strichcode(s) im Produktstammblatt, als auch Barcodes aus dem Feld Strichcodes im Bereich Produktverpackungen.

• Es gibt drei Arten von akustischen Signalen als Scanbestätigung:

  • Heller, positiver Ton: Produkt gefunden und hinzugefügt.

  • Tiefer, negativer Ton: Produkt gefunden und hinzugefügt. (Nicht gefunden bedeutet in diesem Fall, dass wenn Sie einen Warenzugang aus einer Bestellung heraus machen und das gescannte Produkt nicht Teil der Bestellung ist)

  • Langer, irritierender Ton: Barcode wurde nicht erkannt / im System gefunden.

Arbeiten mit manueller Eingabe

• Unter Eintrag hinzufügen wählen Sie das umzubuchende Produkt aus.

• Unter Erledigt geben Sie die gewünschte Anzahl ein, die wie hier in diesem Beispiel, von Zentrales Lager nach Graz umgebucht werden soll.

• Danach klicken Sie auf Bestätigen.

• Nach dem Bestätigen haben Sie am oberen Rand einige neue Funktionen zu Ihrem neuen Umbuchungsauftrag hinzugefügt.

Das Lager Dashboard gibt Ihnen eine Übersicht über Ihre anstehenden An- und Auslieferungen in Ihrem Lager. Sie können das Lager in verschiedene Kategorien unterteilen und über diese Aufteilung dann steuern:

Anlieferungen

Hier finden Sie eine Auflistung Ihrer aufgegebenen Bestellungen an Ihre Lieferanten und Sie können auch direkt neue Bestellungen/Einkäufe tätigen.

Warenauslieferungen

Hier finden Sie eine Auflistung Ihrer offenen Auslieferungen an den Kunden/Partner. Auslieferungen können hier auch direkt in der Liste bearbeitet und „Bestätigt“ werden.

Menu: Lager → Ausschuss melden

Wenn Sie einen Bruch, Schwund oder eine anderen Art von Ausschuss verbuchen möchten, wechseln Sie bitte im Verwaltungsbereich auf „Lager“ → „Ausschuss melden“.

Klicken Sie auf „Anlegen“ und tragen Sie den auszubuchenden Artikel ein.

Definieren Sie die Menge und klicken Sie auf „Bestätigen“. Nun ist der Artikel aus Ihrem Lager ausgebucht.

Warenanlieferungen können Sie über das Bestellwesen (Extra Modul) durchführen oder auch direkt in der Lagerverwaltung als eine freie Anlieferung abwickeln.

Gehen Sie dafür unter "Lager > Dashboard > Anlieferungen".

Bestehende Anlieferung

Hier werden alle Anlieferung in Ihrem System inkl. deren Status dargestellt. Anzeigt wird das Ziellager, der Lieferant, das geplante Datum der Anlieferung, eine Referenzbezeichnung und der Status (Entwurf, Bereit oder Erledigt).

Neue Anlieferung

Um eine Anlieferung durchzuführen, öffnen Sie eine bestehende oder erstellen Sie eine neue mittels des Button „Anlegen“.

Wählen Sie, wenn gewünscht, einen Partner/Lieferanten aus und ändern falls nötig den Lagerort, in dem die Ware eingebucht werden soll. Das Standard Lager ist „WH/Lager“. Falls von Ihrem Lieferanten angegeben, können Sie auch eine Referenzbelegnummer hinterlegen, um spätere die Anlieferung besser filtern zu können.

In der Tabelle darunter (Reiter „Vorgänge“) haben Sie nun die Möglichkeit, die angelieferten Produkte einzutragen.

Dies kann manuell mittels des Links „Eintrag hinzufügen“ gemacht werden oder aber auch mittels Scanner. Wenn Sie mit Scannern arbeiten, müssen Sie nichts weiter tun, als im Bearbeitungsmodus der ausgewählten Anlieferung zu sein. Nun scannen Sie einfach ein Produkt nach dem anderen ein, um es zur Liste hinzuzufügen.

Wenn Sie alle gewünschten Artikel hinzugefügt haben, können Sie die Anlieferung „Speichern“, um diese zu sichern und zu einem späteren Zeitpunkt zu bestätigen, oder direkt mit dem Button „Bestätigen“ durchzuführen.

Lagerbestände werden erst nach der Bestätigung der Anlieferung ergänzt.

Im onRetail Verwaltungsbereich können Sie Ihren Kassen und Filialen ein Lager oder Lagerort zuweisen. Um dies durchzuführen, wechseln Sie bitte zu „Einstellungen“ → „Kasse“ → „Kassenplatz auswählen“:

Scrollen Sie bis zur Überschrift „Lager“:

Stellen Sie sicher, dass unter „Vorlage verwenden“ kein Häkchen gesetzt ist. Unter „Lagerort“ können Sie nun Ihrer Kassa ein Lager zuweisen.

Verkäufe die in dieser Kassa getätigt werden, werden direkt vom eingestellten Lager abgebucht.

Inventur erstellen

Lager > Vorgänge > Inventur

Um eine Inventur anzulegen, wechseln Sie im Verwaltungsbereich auf den Reiter Lager und wählen Sie Inventur. Wählen Sie Anlegen und tragen Sie unter Inventurauftrag den Namen für Ihre Inventur ein z.B. jährliche Inventur.

In dieser Ansicht können Sie auch definieren, ob Sie alle Produkte, eine bestimmte Produktkategorie, die Produkte eines bestimmten Lieferanten oder nur ein einziges Produkt inventieren möchten. Sie können auch manuell die Produkte eintragen, die Sie inventieren möchten.

Ebenso können Sie einen Lagerort auswählen, für den die Inventur durchgeführt werden soll

Nun kommen Sie zur Inventurübersicht. Hier können Sie noch die Menge aller tatsächlichen Bestände auf 0 setzen, falls gewünscht. Nehmen Sie in der Übersicht sonst keine weiteren Änderungen vor.

Inventur bearbeiten

Ist Ihre Inventur angelegt, klicken Sie auf Report Inventur, um in den Bestandszeilen Ihre Inventurliste zu bearbeiten.

Hier können Sie mit Klick auf den Button Anlegen Ihre Inventurliste manuell befüllen oder ergänzen. Sie können ebenfalls direkt neue Artikel mit Anlegen und Bearbeiten anlegen und inventieren.

Filtern und Gruppieren, Fehlbestände anzeigen

Sie können die Zeilen Filtern und Gruppieren indem Sie auf die Lupe rechts oben klicken

Sie können z.B. den Filter > Fehlbestände auswählen, um sich diese anzeigen zu lassen.

Oder auf Gruppieren > Hersteller klicken, um die Zeilen nach Hersteller zu sortieren.

Unter benutzerdefinierten Filter / benutzerdefinierte Gruppe hinzufügen, können Sie noch individuelle Einstellungen treffen.

Inventurbericht drucken

Den Inventurbericht können Sie mit einem Klick auf Drucke Report ausdrucken.

Abschluss, Bestandsbuchung durchführen

Sind alle Bestände erfasst, gehen Sie wieder zurück in die Inventurübersicht, indem Sie auf den Inventurtitel klicken (im Beispiel: testInventur5) um die Bestandsbuchung durchzuführen.

Klicken Sie auf Bestandsbuchung durchführen, oder Bestandsbuchung im Hintergrund durchführen

Den Status der Bestandsbuchung sehen Sie in der Übersicht über alle Inventuren in der Spalte Status

• in Arbeit - noch keine Bestandsbuchung durchgeführt

• im Hintergrund - wenn laufend

• Bestätigt - wenn abgeschlossen

Oder bei den Bestandszeilen in der jeweiligen Inventurübersicht in der Spalte Erledigt

Notiz

• Der Inventur Abgleich erfolgt durch einen Vergleich der gezählten und gebuchten Produktmenge.

• Sie können Positionen löschen, um einige Produkte zu ignorieren.

• Befindet sich das Produkt an einem anderen Lagerort, ändern Sie die Anzahl auf 0 und ergänzen eine Zeile mit dem korrigierten Lagerort.

Um ein Produkt aus Ihrem Kassensystem in einem Webshop anzubieten bzw. in den Webshop zu übertragen, ist die Aktivierung der Funktions-App ETRON onRetail E-Commerce Basic notwendig.

Um die Funktions-App zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an den verkauf@etron.at oder verkauf@etron.de .

Kurzbeschreibung

• Stammdatenerweiterung für die Anbindung von Webshops

• Bereitstellung von Produktdaten für B2C, einfache, einsprachige Webshops

• Übernahme der Kunden- und Bestelldaten von Webshops

Generell

• 1 Sprache

• 1 Währung

• Max. 2.000 Produkte

• Einfache Produkte

• Variantenprodukte

• Stammdatenerweiterung

• Export der Stammdaten im JSON-Format in bestimmten Zeitintervallen (einstellbar)

• Import der Bestelldaten im JSON-Format über die REST-Schnittstelle

Produkt veröffentlichen

Stammdaten > Produkte Wählen Sie das im Webshop anzubietende Produkt aus.

Wählen Sie Bearbeiten und wechseln Sie auf den Reiter Webshop.

• Produktname: Eigener Produktname nur zur Anzeige im Webshop

• URL Schlüssel: Der Pfad in der URL kann für dieses Produkt gesetzt werden. Mehrere Produkte dürfen nicht den gleichen Schlüssel haben!

• Webshop Kategorien: Hierarchisches Menü zur Unterteilung/Kategorisierung der Produkte im Webshop

• Neu ab: Produkt wird als „Neu“ markiert

• Neu bis: Ist kein „Bis“-Datum gesetzt, bleibt das Produkt dauerhaft als „Neu“ markiert

• Alternative Produkte: Cross-selling-Produkte zu einem bestimmten Produkt im Warenkorb

• Empfohlene Produkte: Upselling-Produkte für die Produktdetailseite

• Zubehör: Zubehör-Produkte, die auf Produktdetailseite angezeigt werden

• Kurzbeschreibung: Kurztext, der neben dem Produkt angezeigt wird. Standard reiner Text, wenn eine HTML Formatierung gewünscht ist, kann diese hier eingestellt werden: HTML aktivieren.

• Beschreibung: Langbeschreibung des Produktes, kann auch frei, per HTML, formatiert werden.

• Featured: Produkt erhält im Webshop ein besonderes Label

• Versandbereit in: Spezielle Versandkonditionen

• Export ausständig: Kann für den nächsten Export über dem Gateway gesetzt werden um das Produkt nachtragend in den Webshop zu übertragen oder getätigte Einstellungen zu übernehmen.

• Aktiv im Webshop: Wenn es gesetzt ist, heißt es, dass das Produkt im Webshop aktiv ist.

Speichern Sie Ihre Änderung und wählen Sie am rechten Rand im Kästchen Veröffentlichen, um das Produkt in Ihrem Webshop zu aktivieren.

Preisaufschläge für Varianten

Für Produkte in verschiedenen Varianten (Größe, Farbe) können Preisaufschläge pro Attribut festgelegt werden.

Webshop Bilder

Um im Webshop alternative Produktbilder zu zeigen, wechseln Sie zu Webshop Bilder.

Mit Anlegen können Sie weitere Bilder zu Ihrem Produkt hinzufügen.

Das Bild kann auch mit einem alternativen Bildnamen versorgt werden.

Nach dem Speichern ist das neue Produktbild für den Webshop verfügbar.

Webshop Kategorien

Stammdaten > Webshop Kategorien

Hier können die Webshop Kategorien angelegt und hierarchisch sortiert werden.

Webshop Attribute

Stammdaten > Webshop Attribute

Diese Funktion steht Ihnen unter E-Commerce Advanced zur Verfügung.

Dieses Modul fungiert als Erweiterung des ETRON onRetail Lagersystems. Bitte kontrollieren Sie ab welcher Version das Modul "Mehrlager-Verwaltung" inkludiert ist - Sie können das Modul "Mehrlager-Verwaltung" auch direkt bei unserem Vertrieb bestellen.

Funktion

Die Möglichkeit wird geboten, die Lagerverwaltung zu optimieren, um Einkäufe und Verkäufe übersichtlicher zu gestalten und eine nähere Einsicht der Lageraufteilungen zu bekommen. Durch die Mehrlagerverwaltung können existierende Lager mit mehreren Lagerorten erweitert werden. Unter Einstellungen > Lager > Lager & Logistik > Lagerorte können, solange das Modul installiert ist, weitere Lagerorte angelegt werden.

Einkauf

Bei Auswahl des Lieferung-Buttons wird eine Bestellübersicht angezeigt. Bevor jegliche Informationen eingestellt werden können, muss der Bearbeitungsmodus aktiviert werden.

Detailliere Vorgänge EK

Das bestellte Produkt kann in diesem Fenster zu einem Lagerort eingeordnet werden

Grundsätzlich werden Artikel immer zu einem bestimmten Lagerort einsortiert. Aber es ist möglich, bestellte Einheiten auf mehrere Lagerorte zu splitten.

Verkauf

Bei Auswahl des Lieferung-Buttons wird eine Angebots-/Auftragsübersicht angezeigt. Bevor jegliche Informationen eingestellt werden können, muss der Bearbeitungsmodus aktiviert werden.

Detailliere Vorgänge VK

Beim Verkauf wird der Lagerort vom zu verkaufenden Produkt erkannt, wenn dieser Einheiten gelagert hat. Falls Einheiten eines Produktes auf mehrere Lagerorte gesplittet wurden, können diese in dem Fenster ausgewählt und die gewünschte Anzahl der Einheiten per Lagerort zum Entnehmen angegeben werden.

Auf Lager

Bei Wahl eines Produktes über Stammdaten > Produkte wird bei Auswahl "Auf Lager" eine Einsicht aller Lagerorte der Einheiten des Produktes geboten. Da es möglich ist, bestellte Ware auf verschiedene Lagerorte zu splitten, ist das für die Übersicht ein großer Vorteil.

Produktlieferungen

Gibt es den Bedarf, aller Bewegungen eines Produktes (d.h. wieviel, wann und wo gelagert ist/war), einsehen zu wollen, wird dies mit dem Button Produktlieferungen in der Produktübersicht ermöglicht.

Archivierung

Die Möglichkeit, inaktive Lager zu archivieren, ist über Einstellungen > Lager > Lager & Logistik > Lager geboten.

Über Einstellungen > Lager > Lager & Logistik > Lagerorte können die gewünschten Lagerorte archiviert werden.

Wurde ein Lager archiviert, werden die verknüpften Lagerorte trotzdem aktiv angezeigt. Um dies zu umgehen, müssen diese auch archiviert werden. Es kann auch vorkommen, dass nur ein Lagerort wie z.B. ALH/Archiv Lager archiviert werden muss. Dadurch, dass ALH/Archiv Lager/Regal 1 und dessen verknüpfter Lagerort ALH/Archiv Lager/Regal 1/Ordner 1 im selben Lagerort sind, müssen diese auch ausgewählt werden, um zum Archiv hinzugefügt zu werden.

Reaktivierung

Da archivierte Lager und Lagerorte in der Liste nicht mehr angezeigt werden, können sie diese nur sichtbar gemacht werden, wenn in der Suchleiste nach dem Filter Archiviert gesucht wird.

Durch Auswählen des Lagers mit der Aktion auf Archivierung aufheben kann dann das Lager oder der Lagerort wieder auf Aktiv gesetzt werden.

Wie Sie einen Webshop mit onRetail ansteuern können und mehr zum Thema E-Commerce Anbindungen.

Übersicht aller Felder, die für ETRON onRetail Onlineshop, WooCommerce oder Magento zu befüllen sind:

a

Aufbauend auf E-Commerce Basic bietet Ihnen E-Commerce Advanced zusätzlich die Verwaltung von Webshop Attributen.

Webshop Attribute

Stammdaten > Webshop Attribute

Mittels Webshop Attributen können einem Artikel beliebige Informationen zugewiesen werden.

Attribute werden global angelegt und sind dann bei jedem Artikel hinterlegt.

Der Wert des Attributes kann im Artikel geändert werden.