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Tags: Wareneingang, Ware übernehmen, Lieferung annehmen, Bestandsveränderung, Lagerbuchung
Nachdem ein Auftrag bestätigt wurde, generiert das System automatisch eine „Lieferung“ für die Ware.
Der Standard der Fakturierungsregel ist bei allen Produkten auf "Bezahlung bei Lieferung" eingestellt, weshalb gebeten wird, die Warenpositionen in der Lieferübersicht abzuändern. Wie Sie die Fakturierungsregel auf "Bezahlung bei Auftrag" ändern können, erfahren Sie hier. Ist die Fakturierungsregel auf "Bezahlung bei Auftrag" eingestellt, können Sie diesen Schritt überspringen und gleich die Rechnung erstellen.
Klicken Sie auf das grün markierte Smarticon um zur „Lieferung“ zu wechseln:
In der Lieferung angekommen, können Sie nun mit „Bearbeiten“ die Positionen der Lieferung bearbeiten. Unter „Erledigt“ können Sie die Anzahl der tatsächlich ausgelieferten Artikel eintragen. Es ist auch möglich Teilmengen einzutragen und auszuliefern.
Falls Sie das Modul "Mehrlager-Verwaltung" in Besitz haben, gehen wir über jegliche Bereiche und Funktionen in diesem Artikel näher ein.
Sind Sie mit der Anpassung zufrieden so klicken Sie auf „Speichern“ und wählen Sie „Bestätigen“:
Sie haben auch die Möglichkeit die Lieferung ohne Anpassung der einzelnen Positionen zu bestätigen. Bestätigen Sie ohne Anpassungen so erhalten Sie folgende Meldung:
Klicken Sie auf „Anwenden“ um alle Artikel als ausgeliefert zu deklarieren.
Nun werden Ihre Artikel aus dem Lager entfernt und der Bestand aktualisiert.
Um einen Lieferschein zu erstellen, kann im Dropdown-Feld "Drucken" die Auswahl "Lieferschein" ausgewählt werden. Bei Auswahl wird eine PDF-Datei generiert und kann abgespeichert werden.
Alternative Suchbegriffe: Rechnung bei Lieferung, Rechnung bei Auftrag, Nachfakturierung, Vorfakturierung
Fakturierung bezeichnet den Vorgang, bei dem ein Unternehmen für seinen Kunden eine Rechnung – oder Faktura – erstellt. Bei erzeugten Rechnungen wird häufig von Vorfakturierung (Rechnung bei Auftrag) oder Nachfakturierung (Rechnung bei Lieferung) gesprochen. Dies bezieht sich auf den Zeitpunkt der Rechnungslegung.
Das ETRON onRetail System hat als Standard für alle neu erstellten Produkte die Nachfakturierung festgelegt, d.h. eine Rechnung kann erst erstellt werden, wenn z.B. die Ware aus dem Lager genommen und ausgeliefert wird oder eine Dienstleistung beendet wurde und anschließend eine konkrete Rechnung erstellt werden kann.
Für jedes einzelne Produkt in den Stammdaten kann eingestellt werden, ob die Rechnung bei Auftrag oder bei Lieferung erstellt wird.
Diese Einstellung kann nur im "Edit" Modus geändert werden. Hierfür wird die Spalte "Fakturierungsregel" benötigt. Um diese anzeigen zu lassen, muss das Feld "Fakturierungsregel" aktiviert werden.
Beim Auswählen einer Zeile werden alle editierbaren Felder aktiviert und können für alle Produkte gleich übernommen werden.
Falls der Standard die Vorfakturierung "Rechnung bei Auftrag" eingestellt werden soll, kann unser ETRON Support kontaktiert werden, damit die Einstellung für Sie geändert wird.
Für eine korrekte Übertragung und Abrechnung der Bestellungen aus dem Webshop ist es wichtig, dass die Fakturierungsregel für alle Produkte auf Rechnung bei Auftrag eingestellt ist.
Um eine Rechnung zu Ihrem Angebot/Auftrag zu erstellen wechseln Sie bitte entweder in den Reiter Verkauf > Angebot oder Verkauf > Auftrag.
Nun werden Ihnen Ihre Angebote oder Aufträge aufgelistet. Wählen Sie das Angebot/den Auftrag, für welchen Sie eine Rechnung erstellen möchten.
Angebot und Auftrag müssen Bestätigt werden damit Rechnung erzeugen erscheint. Hier steht Ihnen nun Rechnung erzeugen zur Verfügung.
Sie können die Rechnung mit Rechnung erstellen ausstellen. Bevor ein Entwurf erzeugt wird, öffnet sich ein Optionsfenster.
Sie können dann zwischen diesen Optionen wählen.
Abrechenbare Zeilen: Erzeugt eine Rechnung und ignoriert vorhandene Anzahlungen
Abrechenbare Zeilen (abzgl. Anzahlungen) Erzeugt eine Rechnung für den noch offenen Betrag
Anzahlung (Prozent) Erzeugt eine Rechnung für eine Anzahlung mit einem wählbaren Prozentsatz der Gesamtsumme
Anzahlung ( Fester Betrag) Erzeugt eine Rechnung für eine Anzahlung mit einem wählbaren Betrag (der geringer als der Rechnungsbetrag sein sollte)
In diesem Fenster wird die Option geboten die Rechnung zu erzeugen, zu betrachten und ggfs. zu bearbeiten. Wählen Sie hierfür den Button "Erzeuge und betrachte Rechnungen". Ein Entwurf wird erzeugt und muss danach als Rechnung bestätigt werden. Entwürfe können einfach gelöscht werden, falls gewünscht.
Die Rechnung ist nun erstellt und kann nun weiter verarbeitet werden.
Ist ein E-Mail Server hinterlegt, so können Sie Ihre Rechnungen per E-Mail versenden.
Erlaubt Ihnen, einen Ausdruck von Ihrer Rechnung zu erstellen.
Erlaubt Ihnen, eine Einzahlung für diese Rechnung zu erfassen.
Wenn Sie eine Gutschrift zu der Rechnung ausstellen möchten, z.B. bei einer Rückerstattung.
Informationen zu unserem Zusatzmodul „SEPA Lastschrift“ finden Sie hier.
Modul: oder
Um eine Sammelrechnung zu erstellen müssen alle Aufträge und Angebote die in der Sammelrechnung zusammengefasst werden sollen bereits bestätigt sein. Sie können dies direkt bei der Erstellung eines Auftrages machen oder wie in Rechnung erstellen beschrieben jeden Auftrag einzeln .
Um eine Sammelrechnung zu erstellen müssen Sie alle Aufträge und Angebote die Sie mit der Sammelrechnung abrechnen möchten markieren. Sie finden die Angebote und Aufträge unter Verkauf > Angebot oder Verkauf > Auftrag. Sie können dann die entsprechenden Aufträge und Angebote mit einem Häkchen in der Checkbox links neben der Nummer markieren.
Sie können auch einen Filter aktivieren und dann alle dem Filter entsprechenden Aufträge und Angebote auf einmal auswählen. Sie wählen alle Aufträge und Angebote aus indem Sie die oberste Checkbox anklicken.
Nachdem alle Aufträge und Angebote die Sie als Sammelrechnung zusammenfassen möchten markiert sind, können Sie diese gemeinsam abrechnen. Dazu klicken Sie Sie auf Aktion > Abrechnung Auftrag.
Danach können Sie die Rechnung entweder erzeugen und betrachten oder nur erstellen. Wenn Sie die erste Möglichkeit wählen wird Ihnen die Rechnung als Vorlage angezeigt und Sie können mit bearbeiten etwaige Änderungen vornehmen. Der nächste Schritt ist das Bestätigen der Rechnung. nach diesem Können Sie die Rechnung Drucken, direkt per E-Mail versenden, eine Einzahlung erfassen, eine Gutschrift hinzufügen oder eine SEPA Zahlung initialisieren.
Angebote schreiben, Aufträge schreiben, Verkauf, Auf Rechnung
Verkauf → Aufträge -> Angebote / Aufträge
Modul: oder
Felder mit blauem Hintergrund sind Pflichtfelder. Alle weiteren Felder sind optional.
Kunde: Der Name des Kunden wird hier eingetragen. Wenn der Kunde schon existiert, wird er zum Auswählen zur Verfügung gestellt. Ist kein Vorschlag zu sehen, kann der Name angegeben und mit Anlegen und Bearbeiten neu angelegt werden.
Rechnungsadresse & Lieferadresse: Diese Adressen werden automatisch vom ausgewählten Kunden übernommen. Den Feldern können für eine abweichende Rechnungs- oder Lieferadresse andere Kontakte zugewiesen werden.
Dokumentvorlage: Vordefinierte Dokumentvorlagen können hier ausgewählt oder neu angelegt werden.
Ablaufdatum: Bis wann das Angebot oder der Auftrag gültig ist.
Zahlungsbedingungen: Es können hier zuvor angelegte Zahlungsbedingungen eingetragen werden.
Anzeige der Positionen im Auftragswesen: Netto- oder Bruttoanzeige der Auftragszeilen
Auslieferungsmethode: Hier können vordefinierte Auslieferungsmethoden, wie z.B. Versandkostenfrei oder Expresslieferung, gewählt werden. Wenn Auftragszeilen mit Produkten oder Dienstleistungen befüllt werden, kann der aktuellste Preis geprüft und dieser Preis für die Kosten festgelegt werden.
Mit Eintrag hinzufügen kann eine neue Zeile erstellt werden.
Wenn unter der Spalte Produkt ein bestehender Artikel ausgewählt wurde, werden alle notwendigen Felder automatisch befüllt. Hier kann ebenfalls auch ein neues Produkt mit Anlegen und Bearbeiten erstellt werden.
Der Button ermöglicht, einen Set-Artikel oder einen Bundle als Auftragszeile hinzuzufügen. Der Bundle, sowie die beinhalteten Produkte werden aufgeführt. Wenn der Button ausgewählt wird, kann der Preis und die Menge angegeben werden. Wird der Set-Preis auf 0€ gesetzt, werden allen inkludierten Produkten im Bundle der originale Listenpreis gegeben.
Hier können weitere Details wie die Lieferadresse, die Abrechnung und Information Umsatz definiert werden.
Mit dem Info-Text kann ein zusätzlicher Text angeführt werden, der im oberen Bereich des Angebot/Auftrags angezeigt wird.
Zusätzlich zu dem Auftrag können Eigenschaften hinzugefügt werden.
Checkbox: Der Wert wird zu einer "Switch" und kann für Eigenschaften verwendet werden, die JA/NEIN als Wert haben können
Zeitstempel: Falls ein weiteres Datum definiert werden muss
Text: Ein weiteres Feld für einen Text
Nummer: Hier werden nur Zahlen mit max. 2 Dezimalstellen zugelassen
Datei: Eine Datei kann für das Angebot oder für den Auftrag hochgeladen werden
Mit Speichern wird die Angebotserstellung beendet. Das Angebot ist nun erstellt und kann nun weiter verarbeitet werden.
Ist ein E-Mail Server hinterlegt, so können Angebote via E-Mail versendet werden.
Ist ein E-Mail Server hinterlegt, so kann eine Proformarechnung via E-Mail versendet werden.
Erlaubt einen Ausdruck von diesem Angebot/Auftrag zu erstellen.
Erlaubt es, das Angebot oder den Auftrag abzubrechen.
Für den Fall, dass abgebrochene Angebote/Aufträge doch weitergeführt werden sollen, wird nach dem Abbrechen die Option "Setze auf Angebot" bereitgestellt, damit sie wieder aktiviert werden können.
Nach der Auswahl des Buttons kann mit dem Angebot/Auftrag nochmals verarbeitet und bestätigt werden.
Preisliste: Wenn Sie für diesen Kunden spezielle Preise und Ermäßigungen haben, dann können Sie hier eine eigene für den Kunden definieren oder neu anlegen.
Um einen Rabatt auf das gesamte Angebot/Auftrag zu geben, kann dies rechts unten in das Feld Rabatt-Zwischensumme für einen fixen Rabattwert oder in das Feld Rabatt (%) für die Eingabe eines Prozentsatzes gemacht werden. Die Eingabe muss durch das -Icon bestätigt werden, damit sich der Preis aktualisieren kann.
Erlaubt, das Angebot in einen Auftrag umzuwandeln. Wurde das Angebot in einen Auftrag umgewandelt, so kann auch direkt mit Rechnung erzeugen eine Rechnung erstellt werden, solange die bei allen ausgewählten Produkten auf "Rechnung auf Auftrag" gestellt ist.
Alternative Suchbegriffe: Zahlungsziele, Zahlungskonditionen
In ETRON onRetail ist es möglich über Zahlungsbedingungen einen Skonto anzubieten. Der Skonto muss im tragenden Fall dann manuell abgezogen werden.
Zuerst wird eine Zahlungsbedingung mit entsprechender Skonto Information benötigt.
Gehen Sie dazu unter Einstellungen > Verkauf > Zahlungsbedingungen und legen Sie eine neue Zahlungsbedingung an.
Vergeben Sie der Zahlungsbedingung einen logischen Namen und fügen Sie anschließend einen neuen Eintrag bei den Bedingungen hinzu.
Wichtig: Tragen Sie eine Beschreibung auf der Rechnung ein, da dieser Text die einzige Information zu Ihrer Zahlungsbedingung ist welcher anschließend auf Auftrag und Rechnung angedruckt wird
In unserem Beispiel legen wir einen Skonto von 2% fest, wenn innerhalb von 3 Tagen bezahlt wird.
Nach dem Abspeichern der neuen Zahlungsbedingung kann diese im Verkaufsauftrag ausgewählt werden.
Wählen Sie bei einem Angebot/Auftrag unter Zahlungsbedingung Ihre erstellte Skonto-Zahlungsbedingung aus.
Wenn Ihr Auftrag fertig ist, speichern Sie diesen ab und bestätigen diesen anschließend.
Auf dem Ausdruck Ihres Auftrags wird nun Ihre Zahlungsbedingungsinformation angedruckt:
Erstellen Sie nun eine Rechnung und Bestätigen Sie diese.
Sie erhalten auf der Rechnung Ihre Informationen zu der Zahlungsbedingung:
Bestätigen Sie nun den Zahlungseingang der Rechnung und ziehen Sie den entsprechenden Skonto Wert (derzeit manuell) ab.
Wählen Sie anschließend unter Zahlungsdifferenz das trotz offenen Betrag die Rechnung als vollständig beglichen erklärt werden soll und wählen Sie ein entsprechendes Konto auf das die Differenz gebucht werden soll. Welches Konto Sie dafür wählen besprechen Sie am Besten mit Ihrer Buchhaltung.
Anschließend ist die Rechnung als vollständig bezahlt deklariert.
Um ein Storno oder eine Gutschrift zu einer Backend A4 Rechnung vorzunehmen gehen Sie wie folgt vor,
wählen Sie unter Verkauf/Abrechnung/Ausgangsrechnungen die zu stornierende Rechnung aus und klicken auf "Gutschrift hinzufügen"
Verwenden Sie "Gutschrift im Entwurf erstellen", um nur Teile der Rechnung gutzuschreiben
Eine Teilgutschrift erfolgt über "Gutschrift im Entwurf erstellen", danach können Sie die gutzuschreibenden Positionen anpassen und die Gutschrift fertigstellen.
Zum Stornieren haben Sie danach zwei Optionen: Abbrechen oder Modifizieren.
Verwenden Sie Abbrechen, um eine Rechnung zu stornieren, die Sie gar nicht hätten stellen wollen/sollen.
Die Gutschrift wird angelegt, validiert und gegen die Rechnung verrechnet. Die Gutschrift können Sie nicht mehr verändern.
Verwenden Sie Modifizieren, wenn Sie eine Rechnung stornieren und eine neue Rechnung erstellen möchten.
Die Gutschrift wird erstellt, validiert und mit der aktuellen Rechnung ausgeglichen. Eine neue Rechnung im Entwurf wird erstellt, damit Sie sie bearbeiten können.
In beiden Fällen müssen Sie einen Grund angeben und danach auf Gutschrift hinzufügen drücken. Falls die Rechnung noch nicht erstellt wurde sondern nur ein Entwurf besteht kann dieser einfach gelöscht werden.
Im Reiter Verkauf wird nochmals die Möglichkeit geboten, Kunden anzulegen, zu bearbeiten und zu archivieren, wie es in der funktioniert.
