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Datentransfer

Hauptauswahl > Datentransfer

Abgleich

Hauptauswahl > Datentransfer > Filialtransfer > Abgleich

Dieser Menüpunkt läuft bei der Nachtverarbeitung/DFÜ automatisch, unten angeführte Punkte können bei eventuellen Problemen manuell ausgeführt werden. Wird ein Menüpunkt unter ZENTRALE aufgerufen, wird ein Abgleich mit allen Filialen durchgeführt, wird ein Menüpunkt unter einer Filiale aufgerufen, wird der Abgleich nur mit dieser Filiale durchgeführt.

Filialbestände

Macht einen Abgleich der Filialbestände. (Filialbestände die in der Kassa, im Bestellwesen etc. aufgerufen werden können).

Zeitjournal - Zentrale

Überträgt das Zeitjournal (bei Einsatz der Zeitverwaltung) auf den Zentralrechner.

Inventurwerte

Überträgt die über Wirtschaftsjahr-Ende gespeicherten Inventurwerte auf den Zentralrechner.

Angehängte EAN´s

Überträgt angehängte EAN´s an die Filialen.

Dateibasis -> Zentrale

Überträgt Journale und andere Daten in die Zentrale.

Zeitjournal

Überträgt das Zeitjournal an den Zentralrechner.

Kredite

Überträgt die offenen Kredite an den Zentralrechner.

Ausarbeitung

Überträgt die offenen Ausarbeitungen an den Zentralrechner.

Lieferscheine

Überträgt offene Lieferscheine an den Zentralrechner.

Kassajournal

Überträgt das Kassajournal an den Zentralrechner.

Lagerjournal

Überträgt das Lagerjournal an den Zentralrechner.

Kreditkartenjournal

Überträgt das Kreditkartenjournal an den Zentralrechner.

Lieferantenretouren

Überträgt das Lieferantenretourenjournal an den Zentralrechner.

DEP7

Überträgt das RKSV DEP7 Journal an den Zentralrechner.

Gesamt -> Zentrale

Führt einen Gesamtabgleich durch.

Kredite -> Filialen

Führt einen Kreditabgleich mit den Filialen durch.

Lieferscheine -> Filialen

Führt einen Lieferscheinabgleich mit den Filialen durch.

Ausarbeitung -> Filialen

Führt einen Abgleich der Ausarbeitung mit den Filialen durch.

Letztes Artikeltransferdatum

Eingabe des Datums an welchem die letzte Übertragung an die Filialen stattgefunden hat, alle Artikeländerungen ab diesem Datum werden noch einmal in der nächsten Nachverarbeitung/DFÜ übertragen.

Artikel zum Transfer markieren

Aufruf von Artikeln, die mit der Nachtverarbeitung/DFÜ an die Filialen übertragen werden.

Datensicherung starten

Hauptauswahl > Datentransfer > Datensicherung starten

Über diesen Menüpunkt kann die Datensicherung gestartet werden. Die zwischengespeicherten gesicherten Dateien befinden sich im Verzeichnis \ETRBUP.

Das Einspielen/Rücksichern der Datensicherung in das Kassasystem sollte nur über den ETRON Support oder Vertriebspartner erfolgen.

Automatische Datensicherung

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die automatische Datensicherung (nach Abschluss der Nachtverarbeitung) durchgeführt wird:

Die Autosave.bat im \WW-Verzeichnis muss konfiguriert sein (Sicherungslaufwerk und Partnerkürzel eintragen: set SAV_LW=:, set PARTNER=)
In der ETRON Konfiguration (\WW\etrcfg.exe) die Datensicherung einstellen:

In ETRON Trafik ist die Datensicherung über den Menüpunkt Gesamt > Datentransfer > Datensicherung starten erreichbar.

Filialtransfer

Hauptauswahl > Datentransfer > Filialtransfer

EU-OSS One-Stop-Shop

ab Ab 01.07.2021 müssen Lieferungen in EU Länder im jeweiligen Zielland versteuert werden wenn ein jährlicher Gesamtumsatz über alle Zielländer von 10.000,00 EUR überschritten wird.

Die Meldung kann entweder direkt im Zielland mit Beantragung einer Steuernummer oder über den EU-OSS (One-Stop-Shop) gemacht werden.

Wenn die Teilnahme am EU-OSS gewünscht wird muss rechtzeitig vor dem 01.07.2021 eine Anmeldung über das USP (Unternehmensservice Portal) erfolgen.

Aktivierung im ETRON

Grundwert 831 "Webshop Zielland Besteuerung (ab Datum)„ das gewünschte Startdatum einstellen

Grundwert 832 "Webshop Zielland Steuersätze" die Steuersätze der Mitgliedsstaaten festlegen

Bei der Aktivierung müssen die vorgeschlagenen Steuersätze geprüft werden!

Ändert ein Land die Steuersätze muss der alte Steuersatz mit „Gültig-Bis“ geschlossen und der neue Steuersatz mit „Gültig-Von“ festgelegt werden.

Alte Steuersätze dürfen nicht entfernt werden da sonst der Kassabericht nicht mehr korrekt berechnet werden kann!

Grundwert 836 „Alle Umsätze der Filiale sind Webshopumsätze“ (UPD 5.805)

Nein

Wenn ein Webshop Verkauf erfasst wird muss als erste Position der ONLAID Artikel aufgerufen werden damit die Ziellandbesteuerung aktiv wird.

Bei Erfassungsbeginn wird automatisch die Zeile „Online-Auftrags-ID“ eingefügt. Dadurch ist automatisch die Ziellandbesteuerung aktiv und es entfällt der händische Aufruf des ONLAID Artikel.

Diese Option darf nur in Filialen oder auf Arbeitsplätzen aktiviert werden auf der ausschließlich Webshop Aufträge gebucht werden. Bei einer Mischung mit einem Stationären Verkauf muss der ONLAID Artikel aufgerufen werden bevor ein Webshopverkauf erfasst wird.

Alle Lieferungen in andere EU Länder

Bei einer Erfassung unter einem Kunden aus einem anderen EU Land wird automatisch die Zeile „Online-Auftrags-ID“ eingefügt.

Es entfällt der Aufruf des ONLAID Artikel.

Wenn diese Einstellung an einer Kassa gesetzt ist wird die Ziellandbesteuerung auch bei Kunden aus anderen EU-Ländern die lokal im Geschäft einkaufen aktiv! Von einer Aktivierung auf einer Kassa auf der lokale Verkäufe an registrierte Kunden aus anderen EU-Ländern erfolgen wird daher abgeraten bzw. ist mit dem Steuerberater abzuklären!

Der ONLAID Artikel wird nur für die händische Aktivierung von Webshop Erfassungen erforderlich. Für alle automatischen Varianten ist die Artikelanlage nicht notwendig.

Grundwert 837 „Webshop Order ID erforderlich“ (UPD 5.805)

Wird diese Einstellung deaktiviert erfolgt keine Abfrage der Order-ID beim Start einer Webshoperfassung.

Grundwert 838 „Verkaufspreise an Zielland anpassen“ (UPD 5.805)

Wird diese Einstellung aktiviert wird mit MwSt. Änderung auf ein Zielland der VKP auf Basis des Netto-VKP ebenfalls angepasst.

Artikel mit Bestellnummer ONLAID anlegen

Mit Aktivierung der Ziellandbesteuerung wird der Artikel automatisch angelegt. (UPD 5.805)

Einstellungen im Webshop

Je nach gewünschter Preisfindung und Darstellung der Auftragsbestätigung müssen im Webshop die Steuersätze festgelegt werden.

Auf der ETRON Rechnung werden immer die im ETRON für das Zielland hinterlegten Steuersätze verwendet. Der Webshop entscheidet jedoch wie bisher ob grundsätzlich eine Steuer anzuwenden ist oder nicht.

Beim Import von Webshopbestellungen über die Schnittstelle ist es unbedingt erforderlich, dass in der Webshop XML Datei das Feld

und

mit dem Land des Kunden gefüllt wird! Bitte wenden Sie sich ggf. an Ihren Webshop-Betreuer.

Ablauf im ETRON

Rechnungen werden automatisch mit den MwSt-Sätzen des jeweiligen Ziellandes erstellt Die Ziellandversteuerung ist an der Ust Art „B2CZLS:xx“ in der ersten Zeile ersichtlich. xx = Länder-ID des Ziellandes

Wird ein Beleg händisch erfasst muss als erste Position der „Online-Auftrags-ID“ Artikel erfasst werden damit die Ziellandsteuersätze verwendet werden.

Dies kann entfallen wenn 836 „Alle Umsätze der Filiale sind Webshopumsätze“ aktiv ist.

Tagesbericht / Kassabericht

Am Tagesbericht und am Kassabericht werden die Umsätze getrennt nach Zielland dargestellt.

Die für die Meldung der Umsätze im USP benötigten Netto-Werte sind bei den berichtigten Umsatzzeilen dargestellt.

Eine direkte online Schnittstelle ist vom Finanzamt nicht vorgesehen. Die Werte können jedoch aus einer XML Datei in Meldeformular importiert werden. Die Erstellung der XML Datei und Vorgangweise der Meldung muss mit der Buchhaltung bzw. dem Buchhaltungssoftwarelieferaten abgeklärt werden.

Ziellandumsatz Retoure

Die Retoure läuft gleich ab wie der Verkauf. Soll eine Retoure unter einem Ziellandkunden mit dem österreichischen Steuersatz gebucht werden, weil es eine Retoure vor der OSS Umstellung ist, kann durch eine Textänderung der „Online-Auftrags-ID“ Zeile die Steuerart geändert werden. (UPD 5.805)

Dies ist jedoch nur möglich bevor Artikel erfasst werden. Wurden bereits Artikel erfasst müssen diese aus der Erfassung gelöscht werden damit eine Änderung der Steuer möglich ist.

Ziellandumsatz Fibuexport

Beim Fibuexport werden die Buchungszeilen für neu hinzugekommene Zielländer automatisch angelegt.

Es erscheint dann die Meldung

Die Kontonummer muss dann über „Verschiedenes“ → „Fibu Export/Import“ → „Export Kontonummern festlegen“ → “<F4> Detailumsätze„ festgelegt werden.

Danach muss die Werteermittlung für den Export neu ausgeführt werden.

Sofern vorher mit Umsätzen in bestimmten Zielländern gerechnet wird können die Konten auch bereits vorab festgelegt werden.

BIOGAST Schnittstelle

Das ist erforderlich.

Artikelimport

Der Stammdatenimport läuft automatisch im Zuge der Nachtverarbeitung. Ist die Grundwerte-ID gesetzt, werden BNN Bestellungen beim Export immer auf ganze Bestelleinheiten aufgerundet.

Inbetriebnahme:

Steuersatz 13% muss hinzugefügt werden
Biogast Lieferanten falls nicht vorhanden anlegen.
Unter Datentransfer > Import/Fremddaten > Biogast > Optionen die Zugangsdaten für den Artikelimport eintragen. Host Die Zugangsdaten müssen bei Biogast angefordert werden.
Import durchführen.
Beim 1. Import werden keine Artikel übernommen weil es keine Warengruppenzuordnungen gibt, diese müssen in der Biogast Warengruppenumschlüsselung festgelegt werden. Damit werden alle Artikel dieser Warengruppe importiert in ETRON importiert.
Import nochmals starten. Unter \WW\BNNIMP\Archiv\ wird die Protokolldatei „Protokoll Biogast.xls“ abgelegt. Zeilen die mit der Spalte „ERR“ auf „WAHR“ stehen wurden nicht importiert.

Mögliche Fehlermeldungen:

OVRERR

Warengruppe unbekannt oder nicht zugelassen

V! im Artikeltext bedeutet Besorgerartikel

ETRON bestellt in Stück, es wird auf VPE Verpackungseinheiten gerundet (siehe auch Grundwerte 597)

Produktimport und Bestellung bei BIOGAST können unabhängig voneinander verwendet werden.

Bestellung und Lieferscheinimport

Bestellungen und der Lieferscheinimport werden in den jeweiligen Abschnitten erklärt.

POS Data Exchange

General

The module Kassendatenaustausch (POS Data Exchange) is the easy option to exchange data (master data or document data) with an external merchandise management system and our cash register software.

Features

Import of product groups, products and customer data
Import and booking of voucher data
Export of cash data

The field can also be left empty as start value. The export starts with the current day. Goods, categories, products, customers, order numbers and supplier numbers are imported. The cash journal and in / out payments are exported.

In the case of document importation in the POS data exchange, the data are parked if no payment is specified. Texts beginning with #IT are information texts and are only displayed in the selection, but are not accepted into the document.

In the training version, no test bookings with the POS Data Exchange are possible.

Format versions

Data types

Conditions

Data must be saved with the code page 1252 Windows Latin 1, otherwise umlauts will not be accepted correctly
An older version of ETRON can be transferred to a newer version of ETRON, but not vice versa
File names are provided with a date / time or a running number
The exchange takes place in a freely definable directory
The field names must be specified as the header line
The order of the fields is arbitrary
Fields that are not needed in any record can be omitted
If the respective configuration requires the presence of certain fields, an appropriate message is output during the import
The values of the department Department/Main Equipment Group/Department (Abt/Hwg/Wag) must be indicated in two digits Update in Version 5.710: The values can now also be 1-digit
The directory for the data exchange is defined in the basic value ID 612 / Kassendatenaustausch-Verzeichnis
The last value for the journal export is set in the basic value ID 613 / Kassendatenaustausch-Letzte Position
The exchange of the document data takes place automatically in the background. For this purpose, the base value ID 619 / Kassendatenaustausch-Autom. Verarbeitung has to be activated
The names of the quantity units must match the values stored in ETRON Mengeneinheiten
When the DEP is activated, the format must be updated to version 9
Always use the latest format version

Recommendations

If the document data is to be automatically posted - the payment medium is transferred, then the basic value ID 122 / Centausgleich to Nein (No) and the basic value ID 626 / Standardbeleg automatisch drucken to Ja (Yes).

Master data

General

In order for the master data to be automatically updated, the file STM.RDY must be created with no or any content after creating the data files. After the master data has been posted, the import files are deleted from the import. The next data provision is not allowed until the file has been deleted. To import the ma

Products

Example:

Example

Product Groups

Example:

All product groups must always be handed over. Product groups can be seen as a tree structure: Abt → Hwg → Wag.

Example

Customers

Example:

Title + Given Name + Surname may be maximum 30 characters long. For companies, the company name is written under surname. If the space is not sufficient, the fields Name2 and Name3 can be used.

If a 6-digit customer number is to be transmitted, the fieldlength in ETRON must be changed by default from 5 to 6 digits.

Example

Document import

Since the productnames are not taken over from the productmaster, the productnames must be entered in the „Text“ column!

Download:

1) Required for record type KZ
2), 3), 4), 5), 6) Required for record type VK
7) Record type ZM: a cash entered in the means of payment Record type VK: the productname Record type TX: the additional text

Record type KZ / Header line

Record type VK / Selling

Record type TX / Textline

Record type RA / product discount

Record type G / Total discount

Record type ZM / means of payment

The payment method „BAR“ is used to indicate the amount paid in cash. If too few means of payment are indicated, the remainder is considered as bar. The means of payment are all the means of payment indicated in the basic value definitions Zahlungsmitteln (Payment methods).

If no payment method is specified, the import is parked and can be loaded and booked in the cash desk. Texts beginning with #IT are in this context infotexts which are displayed when loading but are not accepted to the document.

Cancellation bookings

If a cancellation is sent, the amount and the amount of the payment medium must be negative values.

Record type EA / Deposit/Payout

An EA booking can not be mixed with a normal document.

There can only be one EA booking per file.

Examples

Example 1: Open sale

Open sale means no payment method is given.

Example 2: Open sale with discount

Open sale means no payment method is given.

Example 3: Open sale with discount and pledge

Open sale means no payment method is given.

Example 4: Closed sale with cash

Closed sale means a payment method is given.

Example 5: Cancellation

Import result

Filename: BL*.RES

After the BL*.csv file is written, a file with the same filename and any content or null must be created with the .RDY extension. When this file is created, the data is imported. After the import the .RDY file will be deleted. From this point, the result of the import is available in the same file name with the extension .RES.

Example

Journal

Filename: JO*.CSV

In order to get the journal data from automatic processing, the file JRN.RDY must be created with any content or null and written to the exchange directory. After the journal file has been created, the JRN.RDY file is deleted. From this point, the data may be accessed.

If a retroactive export is to be carried out, the desired date must be entered in the basic value-ID 613 / Kassendatenaustausch-last position The format for this is: yyyymmddssssssssss year/month/day/sequencenumber. Example: 20160801000000000.

Since a separate exchange of data can be carried out in each ETRON, no entry of the station or branch is included in the journal file. It is therefore not possible to carry out the exchange for branches in a central office or to assign branches to the journal files.

Recordtype:

VK = Selling
RT = Cancellation
RA = Discount per product
RG = Discount/overall
TX = Textline
MS = TAX Sum
ZM = Payment method
BZ = Payment
KR = Credit
KB = Credit payment
AG = Deposit / Payment
TA = Daily closing

Example

Error numbers in the response file

Filename: BL*.RES

External invoices

Payments that refer to an external merchandise management must be posted as record type „VK“ and begin with the text specified in the basic value ID 621 / Postionstext externer Belegzahlungen. This is followed by the document number. The maximum length of the text is 25 characters. For longer texts, the document number must be transferred as a text line in the following sentence.

Step 1

Define the article for the external assignment

Create a new article Text1: „Belegzahlung Nr“ VAT: 0

Step 2

Create an export file (BL*.csv) with the entry in the external merchandise management

Sample

Step 3

Select the document in the parked sales

Load parked sales

Step 4

Select the document and go to the checkout with <Enter> / <F10>

External receipt in ETRON

Step 5

Collect the receipt

External receipt as bill

Step 6

Import journaling data to the external merchandise management

The transferred invoice number is then displayed in the journal file with the ETRON document number in the first line of the ETRON document number.

Datum: 08.11.2016 Verfasser: SAM

Importing Products

The AR*.CSV is provided by the WaWi of the customer. To tell ETRON a record change, there are 3 possibilities:

To re-import products and assign a new item number, leave the „Item number“ and „HstEan“ columns blank. ETRON imports these products and creates them with a new article EAN.
To import articles with an existing item number that has less than 7 digits, the item number of the preceding merchandise management system must be entered in the „Artikelnummer“ column.
To import articles with an existing item number that has more than 7 digits, the article number of the preceding merchandise management system is to be entered as EAN in the column „HstEan“.

This article number is entered as a new internal article EAN.

In every case a new product-number will be created.

In order to get the article EANs to the article numbers of the preceding merchandise management system in case 1, it is recommended to make an article export. Open the generated Artikel.dbf with Microsoft® Excel®, read the EAN numbers and add them to the corresponding products of the WaWi.

Examples

Example:

Product-Update

The AR * .CSV is provided by the WaWi of the customer. Before the changed products an additional line with the keyword EANZUORT is entered in the column „Bestellnummer“.

The line with the key value “EANZUORT” in the column “Bestellnummer” above the following product is for updated products only, not for non existing ones!

Download:

Questions

If you have any questions about module „Cashbox Data Exchange“ send an e-mail including a sample file to support@etron.at.

Flowchart

POS Data Exchange

General

The module Kassendatenaustausch (POS Data Exchange) is the easy option to exchange data (master data or document data) with an external merchandise management system and our cash register software.

Features

Import of product groups, products and customer data
Import and booking of voucher data
Export of cash data

In the training version, no test bookings with the POS Data Exchange are possible.

Format versions

Format version

ETRON Version

Changes

Data types

type

decimal places

Description

Conditions

Data must be saved with the code page 1252 Windows Latin 1, otherwise umlauts will not be accepted correctly
An older version of ETRON can be transferred to a newer version of ETRON, but not vice versa
File names are provided with a date / time or a running number
The exchange takes place in a freely definable directory
The field names must be specified as the header line
The order of the fields is arbitrary
Fields that are not needed in any record can be omitted
If the respective configuration requires the presence of certain fields, an appropriate message is output during the import
The values of the department Department/Main Equipment Group/Department (Abt/Hwg/Wag) must be indicated in two digits Update in Version 5.710: The values can now also be 1-digit
The directory for the data exchange is defined in the basic value ID 612 / Kassendatenaustausch-Verzeichnis
The last value for the journal export is set in the basic value ID 613 / Kassendatenaustausch-Letzte Position
The exchange of the document data takes place automatically in the background. For this purpose, the base value ID 619 / Kassendatenaustausch-Autom. Verarbeitung has to be activated
The names of the quantity units must match the values stored in ETRON Mengeneinheiten
When the DEP is activated, the format must be updated to version 9
Always use the latest format version

Recommendations

Master data

General

Products

Example:

no.

Description

Max length

Type

Required

Value(s)

Description

Example

Artikelnummer

Artikeltext

Ekp

Vkp

MwSt

Abt

Hwg

Wag

Meh

Bestellnummer

Lieferantennummer

HstEan

Zusatztext

Lgb

Aktiv

Product Groups

Example:

All product groups must always be handed over. Product groups can be seen as a tree structure: Abt → Hwg → Wag.

no.

Description

Max length

Type

Required

Value(s)

Description

Example

Abt

Hwg

Wag

AbtText

HwgText

WagText

Customers

Example:

no.

Description

Max length

Type

Required

Value(s)

Description

Title + Given Name + Surname may be maximum 30 characters long. For companies, the company name is written under surname. If the space is not sufficient, the fields Name2 and Name3 can be used.

If a 6-digit customer number is to be transmitted, the fieldlength in ETRON must be changed by default from 5 to 6 digits.

Example

Customer number

Anrede

Titel

Vorname

Nachname

Name2

Name3

Adresse

Plz

Ort

Land

E-Mail

Telefon

Mobil

Document import

Since the productnames are not taken over from the productmaster, the productnames must be entered in the „Text“ column!

Download:

no.

Description

Max length

Type

Required

Value(s)

Description

1) Required for record type KZ
2), 3), 4), 5), 6) Required for record type VK
7) Record type ZM: a cash entered in the means of payment Record type VK: the productname Record type TX: the additional text

Record type KZ / Header line

Field

Note

Record type VK / Selling

Field

Note

Record type TX / Textline

Field

Note

Record type RA / product discount

Field

Note

Record type G / Total discount

Field

Note

Record type ZM / means of payment

Cancellation bookings

If a cancellation is sent, the amount and the amount of the payment medium must be negative values.

Record type EA / Deposit/Payout

An EA booking can not be mixed with a normal document.

There can only be one EA booking per file.

Examples

Example 1: Open sale

Open sale means no payment method is given.

Satzart

Mitarbeiter

Customer number

RaAnr

RaNa1

RaNa2

RaNa3

RaStr

RaPlz

RaOrt

RaLnd

RaUid

Artikelnummer

Menge

Meh

Vkp/Stück

MwSt

Text

Example 2: Open sale with discount

Open sale means no payment method is given.

Satzart

Mitarbeiter

Customer number

RaAnr

RaNa1

RaNa2

RaNa3

RaStr

RaPlz

RaOrt

RaLnd

RaUid

Artikelnummer

Menge

Meh

Vkp/Stück

MwSt

Text

Example 3: Open sale with discount and pledge

Open sale means no payment method is given.

Satzart

Mitarbeiter

Customer number

RaAnr

RaNa1

RaNa2

RaNa3

RaStr

RaPlz

RaOrt

RaLnd

RaUid

Artikelnummer

Menge

Meh

Vkp/Stück

MwSt

Text

Example 4: Closed sale with cash

Closed sale means a payment method is given.

Satzart

Mitarbeiter

Customer number

RaAnr

RaNa1

RaNa2

RaNa3

RaStr

RaPlz

RaOrt

RaLnd

RaUid

Artikelnummer

Menge

Meh

Vkp/Stück

MwSt

Text

Example 5: Cancellation

Satzart

Mitarbeiter

Customer number

RaAnr

RaNa1

RaNa2

RaNa3

RaStr

RaPlz

RaOrt

RaLnd

RaUid

Artikelnummer

Menge

Meh

Vkp/Stück

MwSt

Text

Import result

Filename: BL*.RES

Nr.

Description

Max length

Typ

Value(s)

Description

Example

Status

Belegnummer

Text

Journal

Filename: JO*.CSV

Nr.

Description

Max length

Typ

Value(s)

Description

Recordtype:

VK = Selling
RT = Cancellation
RA = Discount per product
RG = Discount/overall
TX = Textline
MS = TAX Sum
ZM = Payment method
BZ = Payment
KR = Credit
KB = Credit payment
AG = Deposit / Payment
TA = Daily closing

Example

Datum

Zeit

Artikelnummer

Menge

Vkp/Stück

Rab/Pos

MwSt

Text

Art

Beleg

Kundennummer

Error numbers in the response file

Filename: BL*.RES

External invoices

Step 1

Define the article for the external assignment

Create a new article Text1: „Belegzahlung Nr“ VAT: 0

Step 2

Create an export file (BL*.csv) with the entry in the external merchandise management

Field

Value

Sample

Satzart

Mitarbeiter

Kundennummer

RaAnr

RaNa1

RaNa2

RaNa3

RaStr

RaPlz

RaOrt

RaLnd

RaUid

Artikelnummer

Menge

Mengeneinheit

Vkp/Stück

MwSt

Text

Step 3

Select the document in the parked sales

Load parked sales

Step 4

Select the document and go to the checkout with <Enter> / <F10>

External receipt in ETRON

Step 5

Collect the receipt

External receipt as bill

Step 6

Import journaling data to the external merchandise management

The transferred invoice number is then displayed in the journal file with the ETRON document number in the first line of the ETRON document number.

Datum: 08.11.2016 Verfasser: SAM

Importing Products

The AR*.CSV is provided by the WaWi of the customer. To tell ETRON a record change, there are 3 possibilities:

To re-import products and assign a new item number, leave the „Item number“ and „HstEan“ columns blank. ETRON imports these products and creates them with a new article EAN.
To import articles with an existing item number that has less than 7 digits, the item number of the preceding merchandise management system must be entered in the „Artikelnummer“ column.
To import articles with an existing item number that has more than 7 digits, the article number of the preceding merchandise management system is to be entered as EAN in the column „HstEan“.

This article number is entered as a new internal article EAN.

In every case a new product-number will be created.

Examples

Artikelnummer

Artikeltext

xSpalten

HstEan

Description

Example:

Product-Update

The AR * .CSV is provided by the WaWi of the customer. Before the changed products an additional line with the keyword EANZUORT is entered in the column „Bestellnummer“.

The line with the key value “EANZUORT” in the column “Bestellnummer” above the following product is for updated products only, not for non existing ones!

Artikelnummer

Artikeltext

Ekp

Vkp

MwSt

Abt

Hwg

Wag

Meh

Bestellnummer

Lieferantennummer

HstEan

Zusatztext

Lgb

Aktiv

Download:

Questions

If you have any questions about module „Cashbox Data Exchange“ send an e-mail including a sample file to support@etron.at.

Flowchart

EU-OSS One-Stop-Shop

ab Ab 01.07.2021 müssen Lieferungen in EU Länder im jeweiligen Zielland versteuert werden wenn ein jährlicher Gesamtumsatz über alle Zielländer von 10.000,00 EUR überschritten wird.

Die Meldung kann entweder direkt im Zielland mit Beantragung einer Steuernummer oder über den EU-OSS (One-Stop-Shop) gemacht werden.

Wenn die Teilnahme am EU-OSS gewünscht wird muss rechtzeitig vor dem 01.07.2021 eine Anmeldung über das USP (Unternehmensservice Portal) erfolgen.

Aktivierung im ETRON

Grundwert 831 "Webshop Zielland Besteuerung (ab Datum)„ das gewünschte Startdatum einstellen

Grundwert 832 "Webshop Zielland Steuersätze" die Steuersätze der Mitgliedsstaaten festlegen

Bei der Aktivierung müssen die vorgeschlagenen Steuersätze geprüft werden!

Ändert ein Land die Steuersätze muss der alte Steuersatz mit „Gültig-Bis“ geschlossen und der neue Steuersatz mit „Gültig-Von“ festgelegt werden.

Alte Steuersätze dürfen nicht entfernt werden da sonst der Kassabericht nicht mehr korrekt berechnet werden kann!

Grundwert 836 „Alle Umsätze der Filiale sind Webshopumsätze“ (UPD 5.805)

Nein

Wenn ein Webshop Verkauf erfasst wird muss als erste Position der ONLAID Artikel aufgerufen werden damit die Ziellandbesteuerung aktiv wird.

Bei Erfassungsbeginn wird automatisch die Zeile „Online-Auftrags-ID“ eingefügt. Dadurch ist automatisch die Ziellandbesteuerung aktiv und es entfällt der händische Aufruf des ONLAID Artikel.

Alle Lieferungen in andere EU Länder

Bei einer Erfassung unter einem Kunden aus einem anderen EU Land wird automatisch die Zeile „Online-Auftrags-ID“ eingefügt.

Es entfällt der Aufruf des ONLAID Artikel.

Der ONLAID Artikel wird nur für die händische Aktivierung von Webshop Erfassungen erforderlich. Für alle automatischen Varianten ist die Artikelanlage nicht notwendig.

Grundwert 837 „Webshop Order ID erforderlich“ (UPD 5.805)

Wird diese Einstellung deaktiviert erfolgt keine Abfrage der Order-ID beim Start einer Webshoperfassung.

Grundwert 838 „Verkaufspreise an Zielland anpassen“ (UPD 5.805)

Wird diese Einstellung aktiviert wird mit MwSt. Änderung auf ein Zielland der VKP auf Basis des Netto-VKP ebenfalls angepasst.

Artikel mit Bestellnummer ONLAID anlegen

Mit Aktivierung der Ziellandbesteuerung wird der Artikel automatisch angelegt. (UPD 5.805)

Einstellungen im Webshop

Je nach gewünschter Preisfindung und Darstellung der Auftragsbestätigung müssen im Webshop die Steuersätze festgelegt werden.

Beim Import von Webshopbestellungen über die Schnittstelle ist es unbedingt erforderlich, dass in der Webshop XML Datei das Feld

und

mit dem Land des Kunden gefüllt wird! Bitte wenden Sie sich ggf. an Ihren Webshop-Betreuer.

Ablauf im ETRON

Wird ein Beleg händisch erfasst muss als erste Position der „Online-Auftrags-ID“ Artikel erfasst werden damit die Ziellandsteuersätze verwendet werden.

Dies kann entfallen wenn 836 „Alle Umsätze der Filiale sind Webshopumsätze“ aktiv ist.

Tagesbericht / Kassabericht

Am Tagesbericht und am Kassabericht werden die Umsätze getrennt nach Zielland dargestellt.

Die für die Meldung der Umsätze im USP benötigten Netto-Werte sind bei den berichtigten Umsatzzeilen dargestellt.

Ziellandumsatz Retoure

Dies ist jedoch nur möglich bevor Artikel erfasst werden. Wurden bereits Artikel erfasst müssen diese aus der Erfassung gelöscht werden damit eine Änderung der Steuer möglich ist.

Ziellandumsatz Fibuexport

Beim Fibuexport werden die Buchungszeilen für neu hinzugekommene Zielländer automatisch angelegt.

Es erscheint dann die Meldung

Die Kontonummer muss dann über „Verschiedenes“ → „Fibu Export/Import“ → „Export Kontonummern festlegen“ → “<F4> Detailumsätze„ festgelegt werden.

Danach muss die Werteermittlung für den Export neu ausgeführt werden.

Sofern vorher mit Umsätzen in bestimmten Zielländern gerechnet wird können die Konten auch bereits vorab festgelegt werden.

Artikel Datenimport

Stammdatenimport

Hauptauswahl > Datentransfer > Import/Fremddaten > ETRON Standardformat > Artikel

Import von Artikelstammdaten mit dem ETRON Standardformat Datenimport

Gegebenfalls die Grundwerteinstellung ID verwenden.

Allgemein

Folgende Datentypen werden vom Importformat vorgeschrieben:

Typ

Dezimalstellen

Beschreibung

Dateiwahl

Auswahl der zu importierenden Datei.

Die Datenbank muss im dBase4 Format, als Text (Tabs getrennt) (*.txt) oder als CSV (Trennzeichen getrennt) (*.csv) gespeichert werden.

Wurde die Datei als Text (Tabs getrennt) (*.txt) oder als CSV-Datei abgespeichert, muss beim Import die Endung .txt oder .csv eingegeben werden.

Wird die Datei im *.txt-Format oder *.csv-Format abgespeichert, müssen die Feldlänge sowie Typ nicht angegeben werden.

Importart

Artikelbezogen oder Lieferantenbezogen.

Artikelbezogen

Die Felder für ABT/HWG/WG, Lieferanten und Bestellnummer können bei dieser Importart für jeden Artikel in der Tabelle frei definiert werden. Der Schlüssel ist in diesem Fall das Feld EAN in dem die ETRON interne Artikelnummer abgelegt wird.

Lieferantenbezogen

Bei dieser Importart können nur Daten eines Lieferanten in der Tabelle definiert werden, da beim Import ein Lieferant für die gesamte Datei festgelegt wird. Bei späteren Importen darf die Lieferantennummer nicht gewechselt werden, da diese zusammen mit der Bestellnummer als Schlüssel verwendet wird. Da die Warengruppenumschlüsselungstabelle unter dem Namen der Importdatei zugeordnet wird, sollte auch für spätere Importe der gleiche Dateiname verwendet werden.

In der Quelldatei hat der Lieferant im Feld WRG seine eigenen Warengruppen eingetragen, beim Import werden diese Warengruppen auf ETRON Warengruppen umgeschlüsselt. Es können auch einzelne in der Datei enthaltene Warengruppen des Lieferanten für den Import gesperrt werden.

Nur Updateimport

J: es werden nur bereits vorhandene Artikel upgedatet. Es sind nur bestehende Artikelnummern zugelassen, gültige EAN´s, die noch nicht angelegt sind, werden gesperrt. N: Enthält das Feld EAN keine oder eine unbekannte Artikelnummer, so werden vorhandene Artikel upgedatet und neue Artikel angelegt.

Nächste Neuanlage ab

Ab dieser Artikelnummer werden beim Import neue Artikel angelegt.

Datenstruktur

Allgemein

Mit dem Schlüsselwort EANZUORT im Feld BENR kann beim Artikelimport die EAN Zuordnung anhand der Bestellnummer ausgelöst werden. Wenn ein Feld mit der Lieferantennummer vorhanden ist, wird die Bestellnummer in Kombination mit der Lieferantennummer gesucht. Das Schlüsselwort EANZUORT muss in einer eigenen Zeile in der Spalte BENR stehen, „nur Updateimport“ funktioniert nicht.

Mit dem Schlüsselwort BILDBENR im Feld BENR kann beim Artikelimport die Bilderzuordnung über die Bestellnummer aktiviert werden. Die Bilder müssen im Importverzeichnis im Ordner Bilder hinterlegt sein, die Bezeichnung des Bildes muss mit der Bestellnummer beginnen. (Das bedeutet wenn die Importdatei auf C:\Artikeldaten liegt dann müssen die Bilder im Verzeichnis C:\Artikeldaten\Bilder liegen.) Sollten für einen Artikel mehrere Bilder importiert werden, sollen die dann folgend heißen: Bestellnummer = 1234 dann 1234_1.jpg, 1234_2.jpg etc. Das Schlüsselwort „BILDBENR“ muss in einer eigenen Zeile in der Spalte BENR stehen, „nur Updateimport“ funktioniert nicht.

Lieferantenbezogen

Artikelbezogen

Die restlichen Felder sind bei beiden Arten gleich:

1) Beim Import ohne Größenverwaltung wird der TEXT nach 25 Zeichen automatisch umgebrochen wenn keine Spalte TEXT2 definiert wird. Beim Import mit Größenverwaltung wird der TEXT nach 25 Zeichen automatisch umgebrochen wenn eine leere Spalte TEXT2 definiert wird.
2) PROZ wird im erweiterten Artikelstamm eingetragen wenn RAB1 nicht aktiviert ist. PROZ wird mit dem Mischwert der drei Rabatte gefüllt.
3), 4), 5), 6), 7) Dieses Feld ist nur dann verfügbar, wenn die erweiterten Artikelstammdaten aktiviert sind.
8) Wird dieses Feld mit 1 übergeben werden die Felder LINO, BENR, VKL, PROZ, RAB1, Rab2, RAB3, SKONTO, MB2 in den Alternativlieferanteneintrag geschrieben. Für jeden Lieferanten ist der Artikel nochmals ein eine neue Zeile zu schreiben. ALTLI = 0 bedeutet, dass dies der Hauptlieferant ist. Alle anderen Artikelzeilen mit derselben Artikelnummer müssen 1 im Feld ALTLI haben. Nachstehende Musterdaten zur Veranschaulichung von Alternativlieferanten: EAN;BENR;LINO;TEXT;TEXT2;MWST;AB;HWG;WG;EKL;RAB1;SKONTO;DEKA;VKP;MEH;BESTAND;MINBST;BSTMGE;LHW;LKZ;ALTLI;VKL;PROZ;SKONTO;MB2 21-10000-02011-8;12345;3; MEIN ARTIKEL;;20;85;20;1;0;0;0;J;100;STK;2;0;0;;;0;0;0;0;0 21-10000-02011-8;12345;1;MEIN ARTIKEL;;20;85;20;1;0;0;0;J;100;STK;2;0;0;;;1;2;0;0;10 21-10000-02011-8;12345;2;MEIN ARTIKEL;;20;85;20;1;0;0;0;J;100;STK;2;0;0;;;1;2,5;0;3;20
9), 10), 11) Der Betrag kann mit weiteren Importen für den gleichen Zeitraum geändert werden. Mit Betrag 0 und dem gleichen Zeitraum wird der Eintrag gelöscht.
12) Bilder ohne Pfadangabe müssen im Ordner „Bilder“ im Verzeichnis der Importdatei stehen.
13) Import von Setartikeln * Feld Set : „PLU“ + „-“ + „Größen-ID“ + „:“ + „Menge“ + „,“ + nächster Artikel * Die Größen-ID muss nur bei Größenartikeln angegeben werden. * Die Menge ist nur erforderlich wenn diese ungleich 1 ist. * Funktioniert nur für 21-1000 Artikelnummern * Eine Beispieldatei ist bei den Beispielen zum Herunterladen
14) Dieses Feld wird nur bei der Neuanlage ausgewertet. Als erster Satz muss der Stammsatz mit „STM“ im Feld „GRC“ gefolgt von ein einzelnen Größen. Die Folgesätze müssen bis auf das Feld „GRC“ ident mit dem Stammsatz sein. z.B. EAN TEXT TEXT2 GRC VKP Test GR STM 10,- Test GR S 10,- Test GR M 10,- Test GR L 10,-
15), 16) Wenn ein Überkarton angegeben wird müssen die Felder UKEAN, UKANZ und ORGEAN vorhanden sein.
17), 18), 19), 20), 21), 22), 23) Leere Einträge werden nicht übernommen sondern bleiben unverändert.
24), 25), 26), 27), 28), 29) Für Intrastat-Meldungen

Felderklärung

Z-Felder

Voraussetzungen

Die Z-Felder haben als Format „:MFARSEL:“ hinterlegt.
Die Artikelnummern müssen im 16stelligen Format mit „-“ Formatierung geschrieben werden.

Beispiel

Zum Artikel mit dem Artikel-EAN 21-100000-00001-0 werden die beiden Artikel-EAN´s 21-100000-00095-0 und 21-10000-00060-8 importiert.

Wenn mehrere Artikel-EAN´s angegeben werden so sind 2 Schreibweisen zulässig:

„21-100000-00095-0;21-10000-00060-8“
21-100000-00095-0 [Tabulator] 21-10000-00060-8

Beispieldaten

Besondere Maßeinheiten

Transfer

Hauptauswahl > Datentransfer > Filialtransfer > Transfer

Hier werden die Einstellungen für den Datenaustausch mit den Filialen vorgenommen, das Datentransferprotokoll mitgeführt, sowie ein manueller Datentransfer durchgeführt. Der Datenaustausch mit den Filialen wird über die Filiale Zentrale gesteuert.

Mit der Nachtverarbeitung werden automatisch Datenpakete erstellt und anschließend in die Filialen übertragen. Hat eine Übertragung fehlgeschlagen, können diese Pakete händisch übertragen werden.

In der Zentrale und in der Filiale muss im Filialtransfermenü unter „Setup“ ein FTP Server eingetragen werden. In der Zentrale muss in der Rufliste statt der Telefonnummer „FTP“ eingetragen werden damit die entsprechende Filiale über den FTP-Server abgewickelt wird.

Am Programmablauf selbst ändert sich dadurch nichts. Beim händischen Transfer ist allerdings zu beachten, dass es keinen direkten Kontakt mehr gibt. Dies bedeutet, dass zuerst die sendende Stelle den Transfer aufrufen muss. Wenn die Datenbereitstellung beendet ist, kann die empfangende Stelle den Transfer aufrufen. Wurden die zu sendenden Daten bereits bereit gestellt, kann die empfangende Stelle den Transfer durchführen, ohne dass die sendende Stelle dafür erforderlich ist.

Beispiel 1:

Die Filiale hat in der Nacht Daten bereit gestellt, die Zentrale war nicht aktiv. In diesem Fall kann die Zentrale im Filialtransfer „Anrufen der Filiale XX“ auslösen. In der Filiale selbst ist keine Aktion erforderlich.

Beispiel 2:

Die Filiale war nicht aktiv, die Zentrale hat Daten bereitgestellt. In diesem Fall kann die Filiale im Filialtransfer „Auf Verbindung warten“ auslösen. In der Zentrale ist keine Aktion erforderlich. Möchte die Zentrale zusätzlich noch die Umsatzdaten der Filiale auslesen, muss nachdem die Filiale Ihren FTP Transfer gemacht hat im Filialtransfer „Anrufen der Filiale XX“ angewählt werden. Ob dabei Daten übernommen werden hängt allerdings vom Grund ab warum die Filiale ausgefallen ist. Wenn diese keine Verarbeitung hatte werden auch keine Daten bereit gestellt.

Transfer durchführen

Hauptauswahl > Datentransfer > Filialtransfer > Transfer > Transfer durchführen

Mit klick auf <Transfer durchführen> werden die Daten übertragen.

Livetransfer

Der Livetransfer ist nur bei aktiviertem Live-Modul verfügbar.

Mit dem Livetransfer werden

Lagerstände
Lagerumbuchungen (Lagerwechsel)
Bonusjournal
Gutscheine aus der Gutscheinverwaltung
Lieferantenbestellungen
Kundenstammdaten
Lieferscheine, Angebote und Aufträge
Kredite
Fremdrechnungen
Ausarbeitungen
Reparaturen

zur Zentrale übertragen.

Die Übertragung zur Zentrale findet im Intervall von 10 Minuten statt. Die Zentrale holt und verteilt die Daten an die Filialen im Intervall von je 10 Minuten.

Mit „Jetzt durchführen“ kann der Transfer sofort durchgeführt werden.

Livetransferstatus

Gibt den Datenstand der Filialen an.

Verkaufsbericht via Smartphone

Mit dem Einsatz des Livetransfers, kann auch eine Verkaufsberichtsabfrage via Smartphone realisiert werden.

Es wird ein HTML-File mit den verfügbaren Informationen bereitstellt, dass dann, z.B. via Dropbox, vom Kunden abgefragt werden kann. Die Datenaktualisierung erfolgt alle 60 Minuten.

Zusätzlich wird auch ein aktueller Kassenbericht auf den Cloudspeicher abgelegt.

Transferprotokoll

Eingabe Zeitraum von: 01.06.16 bis: 18.06.16
<F10 Auswertung starten>

Das Datentransferprotokoll mit den Filialen über den gewählten Zeitraum kann am Bildschirm oder am Drucker ausgegeben werden.

Filialinformation

Diese Funktion zeigt in der Zentrale die jeweilige Filiale, ETRON-Versionsnummer und die verfügbare Festplattenkapazität an.

Setup

Die Einstellungen für den Datentransfer werden durch den Systembetreuer durchgeführt und sollten ohne Anweisung nicht geändert werden.

Zielpfad am Zentral PC: ..\Webshop
FTP Host: ftp.xxxxx
FTP User: xxxx
FTP Passwort
FTP RS-Empfang: 04:00:00

Der Standard FTP Host ist:

ftp.etron.at

Es wird primär der HSV-Transfer verwendet. Es handelt sich beim HSV-Transfer um eine sichere, verschlüsselte Datenübertragung.

Mit dem Button <F7> HSV Testtransfer gibt es die Möglichkeit den Transfer über HSV und FTP zu testen. Es werden auch die Transferzeiten angezeigt.

Die FTP Verbindungseinstellungen und ein separater FTP Test ist unter <F6> FTP Konfig verfügbar.

Rufliste

Hauptauswahl > Datentransfer > Filialtransfer > Transfer > Rufliste

In diesem Menüpunkt werden die Einstellungen der Filialen für die Datenübertragung in der Nacht, wie Rufnummer der Filiale, Einstellung dass neue Updates in die Filialen übertragen werden etc. definiert.

Soll vom Systemadministrator eingerichtet werden.

Klicken Sie die auf <ENTER Bearbeiten>. Die erste Zeile wird dadurch bearbeitet.

Nach der Dateneingabe sieht die Maske ca. so aus:

Datenpakete erstellen

Hier werden manuell die Datenpakete für die Filialen erstellt.

SAM

Webshop Optionen

Hauptauswahl > Kassa > Webshopbestellungen > Optionen

für xtCommerce /Magento

Mit der Webshopanbindung können Artikeldaten bereitgestellt und Kundendaten mit Bestellungen vom Webshop übernommen werden. Der Datenaustausch erfolgt über einen FTP Server. Der FTP Server muss vom Kunden zur Verfügung gestellt werden, es kann nicht der ESV FTP Server verwendet werden.

Voraussetzungen

Folgende Grundwerte-IDs müssen eingestellt sein:

muss auf Ja gestellt sein.
muss auf Nein gestellt sein.
muss auf Ja gestellt sein.
muss auf Ja gestellt sein.

Für ETRON Support:

Die Datei Q:\Basis\Webshop\webshop.ini muss in das Arbeitsverzeichnis der aktiven Filiale in der Zentrale kopiert werden
Die Datei Q:\Basis\Webshop\ZFM.txt im Standardimport - Artikel importieren.
Die Lagerfilialen für den Webshopexport können optional beschränkt werden:

Import

Export

Vorauszahlung

Bei der Zahlungsart Vorauszahlung wird dem Kunden eine Vorauszahlungsrechnung gemailt. Im Mail werden die Felder %ANR% mit der Auftragsnummer und %AND% mit dem Auftragsdatum ersetzt.

Rechnung

Hier wird festgelegt ob der E-Mail Versand der Rechnungen aktiv ist.

FTP

Hier werden die Zugangsdaten für den FTP Server festgelegt

Soll der Datenaustausch nur über ein lokales Verzeichnis laufen dann werden keine Daten eingetragen.

Nachdem das die Daten im Webshop verarbeitet wurden muss das File aus dem Verzeichnis gelöscht werden damit der nächste Export erfolgt.

FTP über ETRON Gateway

Wird der ETRON-FTP-Server mit der ETRON Gateway verwendet so ist der REST-Server zu benennen. Beispiel: RS:http://123.456.789.123

Dazu ist zuerst RS: einzutragen, die Daten zu speichern und das Fenster schließen:

Das Fenster wieder öffnen. Die Eingabemaske ist erweitert und es kann der Rest der Daten eingeben werden:

Mail

Hier werden die Daten für den automatischen Mailversand festgelegt. Alle Mails werden auch an den BCC-Empfänger geschickt und bilden so ein Protokoll der gesendeten Mails.

Sprache

Hier werden die Sprachen festgelegt.

Webshopdaten im Artikelstamm

Datenaustausch mit dem Webshopserver

Der Aufruf des Datenaustausches kann auch von dieser Oberfläche aus angestoßen werden.

Dazu muss aber immer das Datentransfer-ETRON gestartet sein, da diese Oberfläche das Webshop-Transfer-ETRON steuert. Ist das Webshop-Transfer-ETRON nicht gestartet wird dies angezeigt:

Damit sich ETRON im richtigen Verzeichnis befindet, muss für die Transferstation der Direkteinstieg in die Webshopfiliale aktiviert sein.

Beim ETRON Start auf dieser Station wird automatisch der Webshopdatenaustausch gestartet. Beim Gesamtexport kommt vor der Durchführung noch eine Sicherheitsabfrage.

Die Restzeit bis zum nächsten Transfer wird angezeigt. Mit Jetzt durchführen kann ein sofortiger Transfer ausgelöst werden. Mit der Option Bilderupdate werden zu den übertragenen Artikeln alle Bilder auch ohne Änderung übertragen. Das Transferprogramm beendet sich für die Nachtverarbeitung automatisch und muss daher nicht geschlossen werden. Sollen nur die Artikel übertragen werden so ist nur die Option Gesamtexport OHNE die Option Lagerupdateexport zu wählen.

Neue Webshopbestellungen übernehmen

1. Allgemeiner Ablauf

Benachrichtigung über einen Bestelleingang kommt per Email Gateway verarbeitet die Bestellung (kann gut 5-10 Minuten dauern)

2. ETRON Webshoptransfer starten

Nächsten Bestellungsimport abwarten (frei wählbarer Intervall) oder auf „Jetzt durchführen“ klicken

3. In ETRON importieren

Unter Hauptauswahl - > Kassa > Webshopbestellungen > <Neue Bestellungen übernehmen> anklicken.

ACHTUNG: Findet ETRON keine Bestellungen? Es kann unter Umständen dazu kommen, dass um 14:01 eine Bestellbestätigung vom Webshop per Email einlangt, welche noch nicht im ETRON auftaucht obwohl der ETRON Webshoptransfer um 14:04 das letzte Mal einen Bestellungsimport gemacht hat. Die Ursache dafür kann der noch nicht abgeschlossene Vorgang der Gateway sein. In diesem Fall bitte bis zum nächsten Intervall warten oder nach weiteren 5 Minuten manuell auf „Jetzt durchführen“ klicken.

Es wird nun jede zu importierende Bestellung einzeln nach einander angezeigt. ETRON führt automatisch einen Dublettenabgleich durch und ermöglicht es Bestellungen bereits vorhandenen Kunden zuzuweisen oder einen neuen Kunden für den Bestelleingang anzulegen.

Bei jeder Bestellung besteht die Option die Bestellung zu übernehmen aber auch diese abzulehnen. Nach dem erfolgreichen Bestellungsimport landet der Auftrag in ETRON.

4. Auftrag laden

Unter Hauptauswahl > Kassa > Mitarbeiter > Kundenummer > Lief./Anbot > Laden (oder) Unter Hauptauswahl > Kassa > Mitarbeiter > Lief./Anbot > Kundenummer > Laden können Sie die Bestellung des Kunden importieren. Die entsprechenden Daten (Kundennummer & Co) finden Sie zum Beispiel auf der Bestellbestätigung.

5. Lieferschein

Unter Hauptauswahl > Kassa > Mitarbeiter > Kundenummer > Lief./Anbot > Lieferschein (oder) Unter Hauptauswahl > Kassa > Mitarbeiter > Lief./Anbot > Kundenummer > Lieferschein den Lieferschein erstellen.

Anschließend unter: Unter Hauptauswahl > Kassa > Mitarbeiter > Kundenummer > Lief./Anbot > Laden (oder) Unter Hauptauswahl > Kassa > Mitarbeiter > Lief./Anbot > Kundenummer > Laden den Lieferschein laden und den Vorgang „Beenden“.

6. Rechnung

Einfach bei Punkt 4 per <F10> beenden und Bezahlart auswählen. Barzahlung für Vorort oder 0 EUR für offene Rechnung.

Rechnungen mit MwSt des Ziellandes

Falls Rechnungen auf Grund der Umsatzschwellenüberschreitung mit der MwSt des Ziellandes ausgestellt werden müssen ist dies folgendermaßen möglich:

Für jedes benötigte Zielland ist eine eigene Filiale erforderlich.

Mit der Webshopbestellungsübernahme wird der Auftrag abhängig vom Land der Rechnungsadresse unter dem Zielland gebucht.
Die Kommissionierung läuft in der Webshopfiliale für alle Zielländer.
Andere Aktivitäten wie Auftragsbearbeitung/Storno müssen direkt unter dem jeweiligen Zielland erfolgen.

Seit 01.07.2021 muss dazu der EU-OSS genutzt werden

Kassendatenaustausch Modul

Allgemein

Das Modul Kassendatenaustausch ist die einfache Möglichkeit Daten (Stammdaten oder Belegdaten) mit einer externen Warenwirtschaft und unserer Registrierkassensoftware auszutauschen.

Funktionsumfang

Import von Warengruppen, Artikel, Kundenstammdaten, Lieferanten und Lagerbuchungen
Import und Verbuchung von Belegdaten
Export von Kassajournaldaten

Die Dokumentation bezieht sich auf ETRON Version 5.820 Neuanbindungen und Erweiterungen müssen immer mit mindestens Version 5.820 erfolgen. Ältere ETRON Version unterstützen nachtäglich erweiterte Importmöglichkeiten nicht!

In der Schulungsversion sind keine Testbuchungen mit dem Kassendatenaustausch möglich.

Formatversion

Formatversionen

Formatversion

ETRON Version

Änderungen

Datentypen

Voraussetzungen

Grundsätzlich ist immer die neueste Formatversion zu verwenden
Daten müssen mit der Codepage 1252 Windows Latin 1 gespeichert werden, sonst werden Umlaute nicht korrekt übernommen.
Dateinamen werden mit Datum/Uhrzeit oder einer fortlaufenden Nummer bereitgestellt.
Der Austausch erfolgt in einem frei festlegbaren Verzeichnis.
Die Feldnamen müssen als Kopfzeile angegeben werden.
Die Reihenfolge der Felder ist beliebig.
Felder, die bei keinem Datensatz benötigt werden, können wegelassen werden.
Sollte die jeweilige Konfiguration das Vorhandensein bestimmter Felder erfordern, wird beim Import eine entsprechende Meldung ausgegeben.
Die Werte der Felder Abteilung/Hauptwarengruppe/Warengruppe (Abt/Hwg/Wag) müssen 2-stellig angegeben sein Update in Version 5.710: Die Werte können nun auch 1-stellig vorhanden sein.
In der Grundwerte-ID 612 / Kassendatenaustausch-Verzeichnis wird das Verzeichnis festgelegt über das der Datenaustausch erfolgt.
In der Grundwerte-ID 613 / Kassendatenaustausch-Letzte Position wird die letzte Position für den Journalexport festgelegt.
Der Austausch der Belegdaten erfolgt automatisch im Hintergrund. Dafür muss auf der Station, welche den Datenaustausch durchführen soll, die Grundwerte-ID 619 / Kassendatenaustausch-Autom. Verarbeitung aktiviert werden.
Die Bezeichnungen der Mengeneinheiten müssen mit den in ETRON gespeicherten Mengeneinheiten übereinstimmen
An eine neuere ETRON Version kann eine ältere Formatversion übergeben werden, jedoch nicht umgekehrt.
Ab Aktivierung des DEP muss das Format auf Version 9 aktualisiert werden
Werden 6/7stellige Artikelnummern verwendet ist die Grundwerte-ID 252 / Länge der Artikelnummer auf 6/7 Stellen zu ändern.

Empfehlungen

Sollen Belegdaten automatisch verbucht werden - das Zahlungsmittel wird mit übergeben - dann sollte die Grundwerte-ID 122 / Centausgleich auf NEIN und die Grundwerte-ID 626 / Standardbeleg automatisch drucken auf JA eingestellt sein.

Stammdaten

Allgemein

Damit die Stammdaten automatisch verbucht werden muss nach dem Erstellen der Datendateien die Datei STM.RDY mit keinem oder beliebigem Inhalt angelegt werden. Nachdem die Stammdaten verbucht wurden werden die Importdateien vom Import gelöscht. Die nächste Datenbereitstellung darf erst erfolgen, nachdem die Datei gelöscht wurde.

Um die Stammdaten manuell zu importieren gibt es in Datentransfer > Import/Fremddaten > Kassendatenaustausch den Button <Import>.

Artikel

Beispiel:

470B

AR.CSV

Beispiel

Siehe auch Artikelanlage

Warengruppen

Beispiel:

230B

wg.csv

Es müssen immer alle Warengruppen übergeben werden. Warengruppen sind als Baumstruktur zu sehen Abt → Hwg → Wag.

Beispiel

Kunden

Beispiel:

379B

ku.csv

Titel + Vorname + Nachname dürfen zusammen maximal 30 Zeichen lang sein. Bei Firmen wird der Firmenwortlaut unter Nachname geschrieben. Wenn der Platz nicht ausreicht können zusätzlich die Felder Name2 und Name3 verwendet werden.

Wenn eine 6 stellige Kundennummer übertragen werden soll muss zuerst die Feldlänge im ETRON von standardmäßig 5 auf 6 Stellen verändert werden.

Beispiel

Lieferanten

Beispiel

386B

LI.CSV

Lagerbuchungen

Beispiel

127B

LG.CSV

Buchungsarten :

D = Diverse Lagerkorrektur N = Neuzugang K = Inventurkorrektur B = Lagerausbuchung

Ausbuchungsart :

Die Ausbuchungsart ist nur bei der Buchungsart "Lagerausbchung" erforderlich.

Die Werte für die Ausbuchungsarten werden in der Grundwerteeinstellung 387 "Lagerausbuchungsarten :" festgelegt.

Ekp ist nur bei der Buchungsart "Neuzugang" erforderlich.

Vkp ist nur bei Sammelnummern erforderlich.

Belegimport

Voraussetzungen

Ist bei einem übergebenen Kunden im den Optionen Nur Bar eingestellt so darf als Zahlungsmittel auch nur Bar übergeben werden
Der Dateiname muss mit bl beginnen
Der Import erfolgt sobald die .rdy-Datei mit dem Namen der Belegdatei bereitgestellt wird.

Beispiel BL:

1) Pflicht bei Satzart KZ
2), 3), 4), 5), 6) Pflicht bei Satzart VK
7) Satzart ZM: ein in den Zahlungsmitteln eingetragenes Zahlungsmittel Satzart VK: der Artikeltext Satzart TX: der Zusatztext

KZ / Kopfzeile

VK / Verkauf

TX / Textzeile

RA / Rabatt Artikel

RG / Rabatt Gesamt

ZM / Zahlungsmittel

Mit dem Zahlungsmittel „BAR“ wird der Bar gezahlte Betrag angegeben. Werden zu wenige Zahlungsmittel angegeben gilt der Rest als bar. Die Zahlungsmittel sind alle in den Grundwert-Definitionen Kreditkarten angeführten Zahlungsmittel.

Werden keine Zahlungsmittel angegeben, wird der Import geparkt und kann in der Kassa geladen und verbucht werden. Texte die mit #IT beginnen sind in diesem Zusammenhang Infotexte, die beim Laden angezeigt aber nicht auf den Beleg übernommen werden.

Stornobuchungen

Wird eine Stornobuchung übermittelt so sind die Menge und der Betrag des Zahlungsmittels negative Werte zu sein!

Satzart EA / Einzahlung/Auszahlung

Eine EA Buchung darf nicht mit einem normalen Beleg gemischt werden.

Es darf nur eine EA Buchung pro Datei geben.

Beispiele

Beispiel 1: Offener Verkauf

Beispiel 2: Offener Verkauf mit Rabatt

Beispiel 3: Offener Verkauf mit Skonto und Pfand

Beispiel 4: Verkauf mit einem Zahlungsmittel an eine Laufkunde

Beispiel 5: Verkauf mit einem Zahlungsmittel an eine Bestandskunde

Beispiel 6: Verkauf mit mehreren Zahlungsmitteln

Beispiel 7: Verkauf mit einem Zahlungsmittel und Infotext an eine Bestandskunde

Beispiel 8: Storno

Beispiel 9: Storno mit einem Zahlungsmittel an eine Bestandskunde

Importergebnis

Dateiname: BL*.RES

Nachdem die BL*.csv - Datei geschrieben wurde muss eine Datei mit gleichem Dateinamen und beliebigem Inhalt mit der Erweiterung .RDY erstellt werden. Wenn diese Datei erstellt wird erfolgt die Verbuchung der Daten. Nach die Verbuchung wird die .RDY Datei gelöscht. Ab diesem Zeitpunkt steht das Ergebnis der Verbuchung im selben Dateinamen mit der Erweiterung .RES zur Verfügung.

Beispiele

Beispiel 1: Ergebnis OK

Beispiel 2: Fehler 02

Beispiel 3: Fehler 09

Beispiel 4: Fehler 19

Beispieldateien:

Belegübernahme ok:

Belegübernahme ok aber Signatur ausgefallen:

Belegübernahmefehler:

Journal

Dateiname: JO*.CSV

Um die Journaldaten von der automatischen Verarbeitung zu bekommen muss die Datei JRN.RDY mit beliebigem Inhalt erstellt und in das Austauschverzeichnis geschrieben werden. Nachdem die Journaldatei erstellt wurde wird die Datei JRN.RDY gelöscht. Ab diesem Zeitpunkt darf auf die Daten zugegriffen werden.

Soll ein rückwirkender Export durchgeführt werden, so muss in der Grundwerte-ID 613 / Kassendatenaustausch-Letzte Position das gewünschte Datum eingetragen werden. Das Format dafür ist: JJJJMMTTSSSSSSSSSS Jahr/Monat/Tag/Sequenznummer. Z.B. 20160801000000000.

Da in jeder Kassa ein eigener Kassendatenaustausch laufen kann ist in der Journaldatei kein Eintrag der Station oder Filiale enthalten. Daher ist es nicht möglich, in einer Zentrale den Kassendatenaustausch für Filialen durchzuführen oder die Journaldateien Filialen zuzuordnen.

Zeilenart :

VK = Verkauf
RT = Retoure
RA = Rabatt/Artikel
RG = Rabatt/Gesamt
TX = Textzeile
MS = MwSt Summen
ZM = Zahlungsmittel
BZ = Bezahlung
KR = Kredit
KB = Kreditbezahlung
KT = Kreditbezahlung Bank
AG = Ausgabe / Einzahlung
TA = Tagesabschluss

Beispieldatei aus den Beispielen 1 bis 7

Fehlermeldungen in der Antwortdatei

Externe Rechnungen

Zahlungen, die auf eine externe Belegerfassung referenzieren, müssen als Satzart „VK“ gebucht werden und mit dem in der Grundwerte-ID 621 / Postionstext externer Belegzahlungen festgelegten Text beginnen. Danach folgt die Belegnummer. Der Text darf maximal 25 Zeichen lang sein. Bei längeren Texten muss die Belegnummer als Textzeile im nachfolgten Satz übergeben werden.

Schritt 1

Artikel für die externe Belegerfassung definieren

Neuen Artikel anlegen Text1: „Belegzahlung Nr“ MwSt: 0

Schritt 2

In der externen WaWi eine Export-Datei (BL*.csv) mit dem Eintrag erstellen

Beispieldaten

Schritt 3

Beleg in den geparkten Verkäufen wählen

Geparkte Verkäufe laden

Schritt 4

Beleg wählen und mit <Enter>/<F10> in die Kassa holen

Externer Beleg in der Kassa

Schritt 5

Beleg kassieren

Externer Beleg als Bon

Schritt 6

Journaldaten im externe WaWi importieren

Die übergebene Rechnungsnummer ist dann in der Journaldatei mit der ETRON-Belegnummer in der ersten Zeile der ETRON-Belegnummer ersichtlich.

Artikelanlage

Die AR*.CSV wird von der WaWi des Kunden bereitgestellt. Um ETRON eine Datensatzänderung mitzuteilen gibt es 3 Möglichkeiten:

Um Artikel neu zu importieren und eine neue Artikelnummer zu vergeben sind die Spalten „Artikelnummer“ und „HstEan“ leer zu lassen. ETRON importiert diese Artikel und legt sie mit einem neuen Artikel-EAN an.
Um Artikel mit einer bestehenden Artikelnummer zu importieren, die weniger als 7 Stellen hat, ist die Artikelnummer des vorgelagerten Warenwirtschaftssystems in die Spalte „Artikelnummer“ einzutragen. Bei einem Update werden die Artikeldaten aktualisiert, wenn die Artikel nach demselben Muster importiert werden.
Um Artikel mit einer bestehenden Artikelnummer zu importieren, die 7 Stellen oder mehr hat, ist die Artikelnummer des vorgelagerten Warenwirtschaftssystems als EAN in die Spalte „HstEan“ einzutragen.

Damit wird diese Artikelnummer als neuer interner Artikel-EAN eingetragen.

Um im Fall 1 die Artikel-EAN´s zu den Artikelnummern des vorgelagerten Warenwirtschaftssystems zu bekommen empfiehlt es sich einen Artikelexport zu machen. Die erzeugte Artikel.dbf mit Microsoft® Excel öffnen, die EAN Nummern auslesen und zu den korrespondierenden Artikeln der WaWi hinzufügen.

Beispiele

Download AR:

Artikelupdate

Die AR*.CSV wird von der WaWi des Kunden bereitgestellt. Vor die geänderten Artikel wird eine zusätzliche Zeile mit dem Schlüsselwort EANZUORT in der Spalte Bestellnummer eingetragen.

Download

Diese Schnittstellenbeschreibung können Sie hier herunterladen:

297KB

kassendatenaustauschmodul.pdf

pdf

FAQ

Antworten auf die meistgestellten Fragen zum Kassendatenaustausch finden Sie in den FAQ´s.

Fragen

Haben Sie Fragen zum Modul Kassendatenaustausch senden Sie ein E-Mail - mit Beispieldatei - an support@etron.at.