Export

Bei der Arbeit mit einer Datenbank ist gelegentlich die Notwendigkeit gegeben, die Daten in eine separate Datei zu übertragen. Dies kann hilfreich sein, um Berichte über Aktivitäten zu erstellen (auch wenn ETRON onRetail ein präzises und einfaches Berichtswerkzeug bereitstellt).

Mit ETRON onRetail wird ermöglicht, die Werte jedes Feldes in jedem Datensatz zu exportieren.

1. Datensätze markieren

2. Option Aktion auswählen

3. Exportieren

Diese Aktion ist recht einfach, hat aber einige Besonderheiten. Wenn die Schaltfläche "Exportieren" angeklickt wird, erscheint ein Popup-Fenster mit mehreren Optionen für die zu exportierenden Daten:

1. Ich will Daten aktualisieren (Import-kompatibler Export) aktiviert bedeutet, dass nur importierbare Felder angezeigt werden, was bei der Aktualisierung von Datensätzen hilfreich ist. Wenn es deaktiviert ist, sind alle Felder sichtbar, unabhängig davon, ob sie importiert werden können oder nicht. Das bietet mehr Flexibilität, kann aber unübersichtlicher sein.

2. Exportformat Beim Exportieren gibt es die Wahl zwischen zwei Formaten: XLSX und .CSV Im .csv-Format werden die Elemente durch Kommata getrennt, während das .xlsx-Format (Excel) Informationen zu allen Arbeitsblättern in einer Datei enthält, einschließlich Inhalt und Formatierung.

3. Verfügbare Felder Eine Auflistung aller exportierbaren Felder. Die Pfeile können verwendet werden, um weitere Unterfelder anzuzeigen. Alternativ kann auch die Suchleiste verwendet werden, um bestimmte Felder leichter zu finden. Um die Suchoption effizienter zu nutzen, können alle Felder angezeigt werden, indem auf alle Pfeile geklickt wird.

4. + Ermöglicht es, der Liste der zu exportierenden Felder weitere Felder hinzuzufügen.

5. Reihenfolge ändern Die "Griffe" neben den ausgewählten Feldern erlauben es, die Reihenfolge der Felder in der exportierten Datei durch Verschieben nach oben oder unten zu ändern.

6. Zu exportierende Felder löschen Der Mülleimer ist vorhanden, falls Felder entfernt werden müssen.

7. Vorlage speichern Für wiederkehrende Berichte ist es möglicherweise interessant, Exportvorgaben zu speichern. Dazu werden alle benötigten Vorlagen ausgewählt, auf die Vorlagenleiste geklickt und eine neue Vorlage erstellt, der ein Name gegeben wird. Bei Bedarf können Sie die entsprechende Vorlage auswählen, um beim nächsten Export dieselben Einstellungen zu verwenden.

Import

Daten können entweder im Excel- (.xlsx) oder CSV-Format (.csv) unter Favoriten -> Datensätze importieren importiert werden.

Importvorlage anpassen

• Spalten können entfernt werden, die nicht benötigt werden. Empfehlenswert ist es, die ID-Spalte nicht zu entfernen. Warum?

• Für jeden einzelnen Datensatz eine eindeutige ID festlegen, indem die ID-Reihenfolge nach unten gezogen wird.

• Beschriftungen der Spalten nicht ändern, die importiert werden sollen. Andernfalls erkennt ETRON onRetail sie nicht mehr und müssen im Importbildschirm selber zugeordnet werden.

• Neue Spalten können hinzugefügt werden, müssen jedoch im ETRON onRetail vorhanden sein. Wenn ETRON onRetail den Spaltennamen nicht mit einem Feld abgleichen kann, kann dieser beim Importieren manuell abgeglichen werden, indem eine Liste der verfügbaren Felder durchsucht wird.

Importieren von Beziehungsfeldern

Ein Datensatz ist mit vielen weiteren Datensätzen verknüpft (z.B. ein Produkt ist mit Produktkategorien, Attributen, Lieferanten usw. verknüpft). Um diese Verknüpfungen zu importieren, müssen zuerst die Datensätze des entsprechenden Objekts aus dem entsprechenden Listenmenü importiert werden.

Dies kann entweder über den Namen des verknüpften Datensatzes oder über dessen ID erfolgen. Die ID wird benötigt, wenn zwei Datensätze denselben Namen haben. In diesem Fall muss hier „/ID“ am Ende des Spaltentitels hinzugefügt werden.

Daten importieren

Durch Auswahl des Buttons kann eine Import-Datei (.xls/.xlsx/.csv) hochgeladen werden.

Feldzuordnung

Nun erhält man eine Voransicht des Imports, mit allen Daten (Felder/Spalten) aus der Import-Datei und der Feldzuordnung in der Instanz.

Die Zuordnung kann beim jeweiligen Feld per Dropdown-Auswahl verändert werden.

1. Zeile als Kopfzeile verwenden

Enthält die 1. Zeile der Importdatei die Feldbezeichnung ist links diese Checkbox zu aktivieren:

Stapelimport

Der Stapelimport wird angezeigt, wenn "Import im Hintergrund ausführen" nicht aktiv ist.

Durch den Stapelimport können große Datensätze in Abschnitten oder Stapeln importiert werden, anstatt alles auf einmal zu verarbeiten. Das ist nützlich, wenn mit großen Dateien gearbeitet wird, die zu umfangreich für eine einmalige Verarbeitung sind oder zu Zeitüberschreitungen führen könnten.

Stapellimit

Das Stapellimit legt die Anzahl der Datensätze fest, die in jedem Stapel verarbeitet werden. Ist das Limit z.B. auf 2000 festgelegt, werden die Daten in Gruppen von 2000 Datensätzen auf einmal importiert.

Start bei Zeile

Diese Einstellung bestimmt die Zeile, ab der der Importprozess beginnt. Wenn sie z.B. auf 1 gesetzt ist, beginnt der Import ab der ersten Zeile der Datei. Wenn bereits ein Teil der Daten importiert wurde, und an einer bestimmten Stelle fortgesetzt werden soll, kann hier die Startzeile festgelegt werden.

Import im Hintergrund ausführen

Bei großen Import-Dateien (z.B. mehr als 100 Zeilen) wird empfohlen, den Import im Hintergrund auszuführen:

Der Vorteil bei einem Hintergrundexport ist auch, dass bei Fehlern nur fehlerhafte Pakete (Teile) neu importiert werden können, und nicht der gesamte Import erneut durchgeführt werden muss. Über Fehler kann man sich per Mail oder über den Chatter benachrichtigen lassen.

Zudem kann in der ETRON onRetail Verwaltungsoberfläche weitergearbeitet werden, wenn der Import im Hintergrund abläuft.

Der Import im Hintergrund sowie sein Status ist dann unter dem Importstatus zu finden.

Teil Größe

bestimmt die Anzahl der Zeilen die pro Import stattfinden sollen. Dieser Wert sollte möglichst unter 50 bleiben. Jeder Teil wird als eigener Import im System angestoßen, dass bedeutet, befinden sich zu viele Zeilen in diesem Import-Teil, dann kann der Import-Teil zu einem Timeout führen, obwohl dieser im Hintergrund ausgeführt wird. Hinzukommt, sobald eine Zeile einen Fehler in diesem Import-Teil aufweist, muss der gesamte Import Teil heruntergeladen, überarbeitet und erneut importiert werden. Je kleiner dieses Import-Teil (Paket) also ist, desto schlanker und schneller überarbeitbar ist er im Fehlerfall.

Teile pro Job

definiert wie viele Import-Teile (Pakete) gleichzeitig importiert werden sollen. Grundsätzlich lässt sich sagen, es sollten insgesamt nicht mehr als 1000 Zeilen pro Job importiert werden. Das heißt, wenn definiert wird, dass die Teil Größe 50 ist (also 50 Zeilen pro Import Paket) dann wäre es zulässig zu sagen, man möchte das 20 Teile pro Job auf einmal durchführt werden (50 Zeilen mal 20 gleichzeitigen Imports = 1000 Zeilen).

Importstatus

Den Status des im Hintergrund laufenden Exports findet man unter Berichte -> Stammdaten -> Importstatus

Der Import kann hier im Detail angesehen, und fehlerhafte Pakete neu importiert werden.

Testbetrieb / Testimport

Durch Klick auf den Button "Testbetrieb" kann der Import vorab getestet werden. Das ist zur vorherigen Fehlererkennung von Vorteil.

Werden beim Testbetrieb keine Auffälligkeiten bzw. Fehler gefunden, erscheint eine entsprechende Rückmeldung.

Werden beim Testbetrieb Auffälligkeiten bzw. Fehler gefunden, erscheint eine Rückmeldung und in den Importzeilen eine Beschreibung des Fehlers.

Importdatei: Kategorien richtig zuordnen (Oberkategorie / Unterkategorie)

In der Importdatei werden die Ober-und Unterkategorien der Produkte mit der Schreibweise "Oberkategorie / Unterkategorie" angegeben, damit diese richtig zugeordnet werden.

Bsp.:

Kategorie "Alle Produkte"

Kategorie "Eigenmarken" (hat "Alle Produkte" als Oberkategorie)

Kategorie "Essig" (hat "Eigenmarken" als Oberkategorie)

Hinweis zum Import von Referenz sowie Barcode (Kontakt, Produkte)

Konfiguration -> Stammdaten Produkte -> Produkt Kategorien

Importvorlagen

Die Farben der Spalten spielen eine Rolle

• Rote Spalten sind notwendig

• Blaue Spalten sind optional

Es muss darauf geachtet werden, dass manche Spalten Beziehungsfelder sind und dadurch schon paar Werte vor dem Import in das System eingepflegt werden müssen. Hierzu wurden die wichtigsten Notizen innerhalb der Datei beigefügt.

Vorgehensweise

1. Importvorlagen herunterladen

2. Importvorlagen anpassen:

   1. IDs in Spalte A vergeben In der Vorlage wurde als Vereinfachung die Verkettungsformel benutzt. Dadurch wird eine automatische ID gesetzt, wenn der Kategorienname in Spalte B angegeben wird.

   2. Kategoriennamen in Spalte B angeben

   3. Die Oberkategorien in Spalte C mit den Kategorien-IDs aus Spalte A angeben z.B. Die Kategorie Foundation befindet sich in der Oberkategorie Make-Up -> Die vergebene ID aus der Importvorlage ist hier PKAT_Make-Up

3. Den ersten Import durchführen

   1. Die Spalte der Oberkategorie "parent_id/id" NICHT mit importieren! [x] auswählen, um das onRetail-Feld leer zu lassen.

      
   2. Testen

   3. Importieren, wenn alles gültig scheint

4. Den zweiten Import durchführen

   1. Die gleiche Import-Datei unverändert mit den Oberkategorien auswählen

   2. Testen

   3. Importieren, wenn alles gültig scheint

5. Überprüfen

   

Bei falscher Anreihung der Kategorien kann der zweite Import nach der Korrektur der Import-Datei nochmal angestoßen werden

Importvorlage

Stammdaten -> Produkte -> Produkte -> Favoriten -> Datensätze importieren

Die Farben der Spalten spielen eine Rolle

• Rote Spalten sind notwendig

• Blaue Spalten sind optional

Es muss darauf geachtet werden, dass manche Spalten Beziehungsfelder sind und dadurch schon paar Werte vor dem Import in das System eingepflegt werden müssen. Hierzu wurden die wichtigsten Notizen innerhalb der Datei beigefügt.

Importvorlage

Die Farben der Spalten spielen eine Rolle

• Rote Spalten sind notwendig

• Blaue Spalten sind optional

Es muss darauf geachtet werden, dass manche Spalten Beziehungsfelder sind und dadurch schon paar Werte vor dem Import in das System eingepflegt werden müssen. Hierzu wurden die wichtigsten Notizen innerhalb der Datei beigefügt.

Stammdaten -> Produkte

Für einen Produktvariantenimport muss keine Produktvorlage (Hauptprodukt) im System vorhanden sein. Dieser wird mithilfe des Produktvariantenimports automatisch angelegt.

Importvorlage

Die Farben der Spalten spielen eine Rolle

• Rote Spalten sind notwendig

• Blaue Spalten sind optional

Es muss darauf geachtet werden, dass manche Spalten Beziehungsfelder sind und dadurch schon paar Werte vor dem Import in das System eingepflegt werden müssen. Hierzu wurden die wichtigsten Notizen innerhalb der Datei beigefügt.

Produktvarianten importieren (Neuanlage)

Stammdaten -> Produkte

1. Importvorlage herunterladen

2. (Wenn heruntergeladen) Importvorlage anpassen Um den Import zu beschleunigen, können optionale Spalten, die nicht importiert werden sollen, gelöscht werden

3. Alle Zellen müssen befüllt werden und dürfen nicht leer sein

4. Anmerkungen löschen

5. Datei speichern

6. Zusätzliche Testdatei mit ca. 3 Produkten erstellen

7. Unter "Favoriten" Varianten Import auswählen

8. Die Testdatei zuerst laden -> Bei einem großen Test-Import kann das System in einen Server-Timeout geraten

9. Wenn alles gültig erscheint, die Import-Datei mit allen Produkten laden

10. Bei einem großen Import "Import im Hintergrund ausführen" aktivieren (ab ca. 500 Zeilen)

11. Importieren

12. (Wenn im Hintergrund importiert wird) Importstatus unter Berichte -> Stammdaten -> Importstatus prüfen

Produktvarianten durch Import anpassen/aktualisieren

Stammdaten -> Produkt Varianten

1. Export aller Produktvarianten durchführen:

   1. Alle Produktvarianten, die geändert gehören, markieren

   2. Aktion -> Exportieren

   3. Ich will Daten aktualisieren (Import-kompatibler Export) aktivieren Mit dieser Einstellung wird auch automatisch die "Externe ID" in Spalte A exportiert, die für die Aktualisierung der Daten bei einem Import wichtig ist. Ohne Externe ID werden die Produkte neu angelegt.

   4. Zu exportierende Felder hinzufügen, die geändert gehören

      
2. Datei anpassen

3. Test in der Importansicht durchführen

4. Wenn alles gültig scheint, Datei importieren

Mit Hilfe des Bildimports kann für jedes Produkt und jede Produktvariante ein Produktbild hinterlegt werden. Es ist jedoch nicht möglich, mehrere Bilder pro Produkt mit dieser Methode zu importieren.

Wo kann der Bild-Import aufgerufen werden?

Stammdaten -> Produkte -> Produkte

Stammdaten -> Produkte -> Produktvarianten

Unter "Favoriten" kann der "Bild Import" ausgewählt werden. Es öffnet sich der Import-Assistent, in dem die ZIP-Datei ausgewählt und importiert werden kann.

Anforderungen

Für den Bildimport wird ein ZIP-Ordner (max. 380 MB) mit den Produktfotos benötigt. Der Dateiname muss entweder die Interne Referenz, der Herstellercode oder der Barcode des Produkts sein.

Unterstützte Bildformate

.bmp / .gif / .jfif / .pjpeg / .jpeg / .png / .svgz / .svg / .tif / .tiff / .ico

Bildgröße

max. 1024 x 1024 Pixel

ZIP-Ordner Größe

max. 380MB

Wie wird ein ZIP-Ordner erstellt

Alle Bilder, die importiert werden sollen, müssen ausgewählt werden. Dazu kann das Tastaturkürzel STRG + A verwendet werden. Anschließend auf die Registerkarte "Freigeben" wechseln und ZIP auswählen.

Importvorlagen

Weitere Medien nur für ETRON Onlineshop

Weitere Medien nur für Gateway

Weitere Medien für ETRON Onlineshop & Gateway

Die Bilder können über Produkte oder Produktvarianten unter Favoriten -> Datensätze importieren importiert werden.

Importvorlage

Die Farben der Spalten spielen eine Rolle

• Rote Spalten sind notwendig

• Blaue Spalten sind optional

Es muss darauf geachtet werden, dass manche Spalten Beziehungsfelder sind und dadurch schon paar Werte vor dem Import in das System eingepflegt werden müssen. Hierzu wurden die wichtigsten Notizen innerhalb der Datei beigefügt.

Importvorlage

Die Farben der Spalten spielen eine Rolle

• Rote Spalten sind notwendig

• Blaue Spalten sind optional

Es muss darauf geachtet werden, dass manche Spalten Beziehungsfelder sind und dadurch schon paar Werte vor dem Import in das System eingepflegt werden müssen. Hierzu wurden die wichtigsten Notizen innerhalb der Datei beigefügt.

Produkte

Stammdaten -> Produkte -> Produkte

Attribute und Werte

Konfiguration -> Stammdaten Produkte -> Produkte -> Attribute

Produktvarianten

Stammdaten -> Produkte -> Produkt Varianten

Setartikel

Stammdaten -> Produkte -> Produkte

Kontakte

Stammdaten -> Kontakte -> Alle Kontakte

Bestandsmengen / Lagerstand

Lager -> Inventur

Onlineshop Produkte

Stammdaten -> Produkte -> Produkte

Kategorien

Produkt Kategorien

Konfiguration -> Stammdaten Produkte -> Kategorien -> Produkt Kategorien

Kassen Kategorien

Konfiguration -> Stammdaten Produkte -> Kategorien -> Kassen Kategorien

Preisliste

Konfiguration -> Stammdaten Produkte -> Preise & Guthaben -> Preislisten