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🔧 Kommunikation

🔧 Aktivitäten

Grundsätzlich können Aktivitäten überall dort gesetzt werden, wo ein Nachrichtenbalken sichtbar ist, z.B. im Produktstammblatt, bei Auträgen und Rechnungen, etc.

Übersicht

Konfiguration -> Kommunikation -> Aktivitäten

In dieser Ansicht können Aktivitätstypen eingesehen, bearbeitet und angelegt werden. Diese Funktion ermöglicht das sofortige Ausfüllen von Aktivitäten, wenn einer dieser Aktivitätstypen bei der Erstellung ausgewählt wird.

Anlegen

Felder

Feld

Beschreibung

Name

der Name der Aktivität

Aktivitätseinstellungen

Aktion

Durch die Hinterlegung einer Aktion wird ein Button in der Aktivitätserstellung aktiviert. Dokument hochladen: Einfügen einer Datei Anruf: Kalenderaufruf Meeting: Kalenderaufruf

Standardbenutzer

dieser Benutzer wird beim Erstellen der Aktivität im Feld "Zugewiesen an" standardmäßig ausgewählt

Standard-Zusammenfassung

mit diesem Text wird beim Erstellen der Aktivität das Feld "Zusammenfassung" vorausgefüllt

Standard-Notiz

mit diesem Text wird beim Erstellen der Aktivität die Notiz bzw. Aktivitätsbeschreibung vorausgefüllt

Nächste Aktivität

Verkettungstyp

die Aktion, die nach Erledigen der Aktivität ausgelöst wird

Auswahl: - nächste Aktivität vorschlagen die in "Vorschlagen" ausgewählte Aktivität wird vorgeschlagen - nächste Aktivität auslösen die in "Auslöser" ausgewählte Aktivität wird ausgelöst

Vorschlagen/Auslöser

Aktivität die ausgelöst oder vorgeschlagen wird, nachdem eine Aktiviät erledigt wurde

Planen

Frist der Aktivität

🔧 Vorlagen

E-Mail-Vorlagen, E-Mailvorlagen, Emailvorlagen

E-Mail-Vorlagen sind vorgefertigte E-Mails, die mehrfach genutzt werden können, um Nachrichten aus ETRON onRetail zu versenden. Sie helfen Benutzern dabei, konsistente und professionelle Mitteilungen zu verschicken, ohne den Text jedes Mal neu schreiben zu müssen.

Konfiguration -> Kommunikation -> Vorlagen

Hier sind alle vorhandenen E-Mail-Vorlagen zu finden. Die Vorlagen können angepasst oder neu erstellt werden. Es kann auch eine Vorschau der E-Mail anhand der Vorlage angezeigt werden.

Bevor eine E-Mail-Vorlage verändert wird, sollte die geöffnete Vorlage über Aktion -> Duplizieren kopiert werden. Dadurch können in der Kopie gemachte Änderungen - z.B. auf Fehler - getestet werden, bevor diese in die ursprüngliche E-Mail-Vorlage übernommen werden.

Wenn in der Email eine Signatur (Code) hinterlegt ist:

Die E-Mail-Signaturen aus den E-Mail-Vorlagen werden anhand der in den Benutzereinstellungen hinterlegten Signatur generiert.

Daher sollte jeder Benutzer eine Signatur hinterlegt haben.

Wurde beim Benutzer keine Signatur hinterlegt, wird stattdessen der Text

"Mit freundlichen Grüßen,

Unternehmensname"

angezeigt.

Im Tab Inhalt können die Vorlagen sowohl mit einem Text-Editor als auch mit einem Code-Editor bearbeitet werden.

Reiter "Inhalt"

Bearbeiten einer Vorlage im Code-Editor

Der XML/HTML-Code der E-Mail-Vorlage kann direkt über das Symbol </> bearbeitet werden. Um den Code-Editor zu öffnen, muss im Inhalts-Bereich etwas markiert werden, damit die Aktionsleiste erscheint (z.B. ein Wort oder Leerzeichen).

Nun kann die E-Mail-Vorlage über den Code-Editor bearbeitet werden.

Durch erneutes Auswählen des Buttons </> wird der Code-Editor wieder geschlossen.

Powerbox (Formatierungen und Felder in Vorlagen hinzufügen)

Die Powerbox-Funktion ist ein erweiterter Texteditor, der eine Vielzahl von Formatierungs-, Layout- und Textoptionen bietet. Sie ermöglicht auch das Einfügen von XML/HTML-Funktionen in eine E-Mail-Vorlage. Um die Powerbox-Funktion zu aktivieren, muss nur ein Schrägstrich (/) im Textkörper der E-Mail-Vorlage eingegeben werden.

Wenn ein Schrägstrich / in den Text einer E-Mail-Vorlage eingegeben wird, erscheint ein Drop-down-Menü mit den folgenden Optionen:

Struktur

Aufzählungsliste: Eine einfache Aufzählungslist
Nummerierte Liste: Eine Liste mit Nummerierung
Checkliste: Aufgaben mit einer Checkliste im Auge behalten
Tabelle
Trennlinie
Zitat: Zitatabschnitt einfügen
Code: Code-Abschnitt einfügen

Format

Überschrift 1: Große Abschnittsüberschrift
Überschrift 2: Mittlere Abschnittsüberschrift
Überschrift 3: Kleine Abschnittsüberschrift
Ausrichtung ändern: Ausrichtung des Texts ändern
Text: Absatzblock

Medien

Bild

Navigation

Link: Eine URL hinzufügen
Schaltfläche: Eine Schaltfläche hinzufügen

Widgets

3 Sterne: Eine Bewertung von drei Sternen einfügen
5 Sterne: Eine Bewertung von fünf Sternen einfügen

Basisblöcke

Signatur: Die Unterschrift des Benutzers einfügen

Marketingtools

Dynamische Platzhalter: Hier können Daten, die auf Felder in ETRON onRetail verweisen, verwendet werden.

Ein Text kann auch nachträglich mit/ abgeändert werden. Hierzu muss nur der gewünschte Text markiert und anschließend / auf der Tastatur ausgewählt werden.

Dynamische Platzhalter

Viele Unternehmen möchten ihre E-Mails persönlicher gestalten, um die Aufmerksamkeit ihrer Kunden zu steigern. In ETRON onRetail lässt sich dies einfach umsetzen, indem dynamische Platzhalter verwendet werden, die direkt auf Felder im System verweisen.

So kann zum Beispiel der Name eines Kunden automatisch aus dem Feld „Kunde“ im Verkaufsauftrag in die E-Mail übernommen werden. Der entsprechende Platzhalter dafür ist: {{ object.partner_id }}.

Dynamische Platzhalter werden kodiert, um Felder aus der Datenbank anzuzeigen. Dynamische Platzhalter können im E-Mail-Text der E-Mail-Vorlage verwendet werden. Sie können auch in den Feldern im Reiter E-Mail-Konfiguration und im Betreff der E-Mail verwendet werden.

Reiter "E-Mail Konfiguration"

Unter diesem Reiter können zusätzliche Konfigurationen für den E-Mail-Versand vorgenommen werden. Dazu gehören der Absender, eventuelle Standardempfänger und deren Festlegung, sowie Empfänger, die stets in CC gesetzt werden sollen. Weiterhin können der Betreff, die Empfänger von Antworten auf diese E-Mails und ein geplantes Sendedatum für diese Vorlage festgelegt werden.

Reiter "Einstellungen"

Unter diesem Reiter können weitere Einstellungen vorgenommen werden, wie beispielsweise die Sprache, in der die E-Mail versendet wird (standardmäßig wird die Sprache des Empfängerkontakts verwendet), welcher Postausgangsserver genutzt wird, ob die E-Mail automatisch aus dem Verlauf gelöscht werden soll, um Speicherplatz zu sparen, ob ein zusätzlicher Bericht (standardmäßig als PDF) beigefügt wird und wie der Dateiname des Berichts lauten soll.

Vorlagenvorschau

Über den Button kann eine Vorschau der E-Mail-Vorlage angezeigt werden.

Unter Wählen Sie ein Beispiel kann für die E-Mail-Vorlage (wenn vorhanden) ein Datensatz ausgewählt werden, aus dem die Vorlagen-Vorschau generiert wird. In diesem Beispiel einer E-Mail-Vorlage, für das Versenden von Angeboten, ist der ausgewählte Datensatz S00346 ein bereits bestehendes Verkaufsangebot.

Vorlage zurücksetzen

Wenn eine Vorlage verändert wurde, und z.B. Fehler aufweist, kann der Button "Vorlage zurücksetzen" ausgewählt werden, um die Vorlage wieder zurückzusetzen.

Anpassung E-Mailvorlage "Versand: Per E-Mail Senden" mit Link zur Sendungsverfolgung

Sendungsnummer, Trackingnummer, Trackingcode, Sendungsverfolgung

Die E-Mail-Vorlage "Versand: Per E-Mail Senden" unter Konfiguration -> Kommunikation -> Vorlagen öffnen.

Nach diesem Code suchen

 <t t-else="">
                <t t-out="object.carrier_tracking_ref or ''"></t>.

Und davor folgenden Code einfügen:


	<t t-elif="object.carrier_tracking_link">
		<a t-attf-href="{{ object.carrier_tracking_link }}" taget="_blank" t-out="object.carrier_tracking_ref or ''"></a>.
	</t>

Wenn im Lieferschein ein Link zur Sendungsverfolgungsnummer und eine Sendungsverfolgungsnummer eingetragen ist, wird die E-Mail nun mit dem Sendungsverfolgungslink versendet

🔧 Erinnerungen (Kalender)

Konfigurations-Unterpunkt von "Kommunikation"

Die Konfiguration für Erinnerungen (Kalender) befindet sich unter Konfiguration > Kommunikation > Erinnerungen

Erinnerungen

Übersicht

Hier erhält man eine Übersicht über die automatischen Erinnerungen in Form von E-Mails oder Benachrichtigungen.

Anlegen

Um eine Erinnerung anzulegen, auf den Button klicken.

Typ

E-Mail: die Erinnerung erfolgt durch das Versenden einer E-Mail.
Benachrichtigung: die Erinnerung erfolgt durch eine Benachrichtigung

E-Mail-Vorlage

Vorlage für die Erinnerungs-E-Mail. Auf Grundlage dieser E-Mail-Vorlage gestaltet sich der Inhalt.

Erinnern vor

Wie lange vor dem Ereignis die Benachrichtigung oder E-Mail versendet werden soll, in Stunden angegeben.

🔧 Phasen & Stichwörter

Konfigurations-Unterpunkt von "Kommunikation"

Die den Notizen zugehörigen Notiz-Phasen und Notiz-Stichwörter können hier angelegt werden.

Phasen

Die Konfiguration der Phasen für Notizen befindet sich unter Konfiguration > Kommunikation > Phasen

Eine Notiz kann in verschiedene Phasen verschoben werden, z.B. "Neu" oder "Zu erledigen". Eine Phase kann den Status oder die Art einer Notiz darstellen.

Übersicht

Anlegen

Auf klicken um eine neue Notiz-Phase zu erstellen. In der Übersicht erscheint eine neue Zeile, in der der Name der Phase einzutragen ist.

Stichwörter

Die Konfiguration der Stichwörter für Notizen befindet sich unter Konfiguration > Kommunikation > Stichwörter

Für die Notizen können auch Stichwörter erstellt und der Notiz zugeordnet werden.

Übersicht

Anlegen

Auf klicken um eine neues Notiz-Stichwort zu erstellen. In der Übersicht erscheint eine neue Zeile, in der die Bezeichnung des Stichworts einzutragen ist.