Menüpunkt Rechnungen: Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften
Modul: Auftragswesen
Auftragswesen ➜ Rechnung
Über den Menüpunkt Auftragswesen ➜ Rechnung werden die Untermenüpunkte Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften aufgerufen.
Auftragswesen ➜ Rechnung ➜ Rechnungen
Alle erstellten Rechnungen werden in dieser Ansicht aufgelistet.
Eine Rechnung kann über den Button NEU angelegt werden.
Durch Auswählen des Buttons öffnet sich der Rechnungsentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Statusleiste rechts).
Ist der Kundenkontakt, für den die Rechnung erstellt wird
Soll die Lieferung an eine andere Adresse gesendet werden, als beim Kunden hinterlegt, kann diese hier eingetragen werden.
Ist das Datum der Rechnungslegung
z.B. die Nummer des Auftrags, zu dem die Rechnung erstellt wird oder eine interne Rechnungsnummer
Wann die Zahlung zu der Rechnung fällig ist. Hier kann entweder ein Datum, oder eine Bedingung (z.B. 15 Tage / sofortige Zahlung) gewählt werden
Setzt das Buchungsjournal, in dem die Buchung verzeichnet wird.
Im Reiter Rechnungszeilen werden die abzurechnenden Produkte über Eintrag hinzufügen hinzugefügt und die Menge eingetragen.
Wenn benötigt, ist es möglich zu der Rechnung über den Button Notiz hinzufügen und den Button Abschnitt hinzufügen Notizen und Abschnitte hinzuzufügen, z.B. um die Produkte in Bereiche aufzuteilen
Unter den Rechnungszeilen ist der Brutto Gesamtpreis (ohne Steuer), der Nettobetrag, Steuersumme mit Steuersatz sowie die Gesamtsumme (mit Steuer) ersichtlich.
Im Reiter Buchungszeilen ist ersichtlich, wie die Rechnung verbucht wird (Konto, Buchungstext, etc.). Es können über den Button Einträge hinzufügen weitere Buchungszeilen angelegt werden
Im Reiter Weitere Informationen können weitere Daten eintragen werden
Verweis auf den Kunden, z.B. eine Kundennummer
Der Mitarbeiter, der die Rechnung erstellt (bzw. bei direkter Generierung der Rechnung aus einem Autrag, der Mitarbeiter, der den Auftrag erstellt hat)
Das Verkaufsteam, dem der Verkäufer angehört
das Konto, auf das die Rechnungszahlung überwiesen wird
z.B. ab Werk, frei Frachtführer
Hierüber wird die kleinste Münze definiert, die für eine Barzahlung verwendet werden kann
ob die Buchung automatisch zu einem gewählten Zeitraum durchgeführt werden soll: Nein/Datum/Monat/Quartal/jährlich
Wenn aktiviert, bedeutet das, dass die Bewegung noch kontrolliert werden muss, da bei Erstellung eventuell noch nicht alle Informationen vorhanden waren
Die Rechnung befindet sich nun im Status Gebucht.
Für die Rechnung können nun über die Buttons die Vorgänge Senden und Drucken, eine Zahlung erfassen, oder eine Gutschrift erstellen durchgeführt werden.
Es ist möglich, mehrere Aufträge mit einer Rechnung abzurechnen.
Dafür werden in der Verkaufsauftragsübersicht mehrere Aufträge über die Checkbox ausgewählt und anschließend über das Aktions-Menü die Aktion "Rechnungen erstellen" ausgewählt.
Im erscheinenden Popup wird die Sammelrechnung über den Button "RECHNUNG ERSTELLEN" erstellt.
Auftragswesen ➜ Abrechnung ➜ Zahlungen
Zeigt eine Übersicht über alle erstellten Zahlungen.
Daraufhin öffnet sich der Zahlungsentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Aktionsleiste rechts).
Bei der internen Überweisung wird automatisch eine zweite Zahlung im Zieljournal erstellt.
Legt fest, ob es sich um eine ausgehende oder eingehende Zahlung handelt
Ist der Kundenkontakt, für den die Zahlung erstellt wird
der Betrag der Zahlung
das Datum der Zahlung
hier kann eine Notiz hinterlegt werden
Über das Journal wird die Zahlungsmethode ausgewählt
z.B. manuell, Banküberweisung, Paypal,...
bei ausgehender Zahlung: Bankkonto des Kunden
bei eingehender Zahlung: Bankkonto des Unternehmens
Das Konto, von dem die Zahlung geleistet wird, oder auf das die Zahlung eingeht.
Auftragswesen ➜ Abrechnung ➜ Gutschriften
Zeigt eine Übersicht über alle erstellten Gutschriften.
Dadurch öffnet sich der Gutschriftentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Aktionsleiste rechts).
Im Reiter Rechnungszeilen werden die Produkte, für die eine Gutschrift erstellt werden soll, durch über den Button Eintrag hinzufügen hinzugefügt und die Menge eingetragen.
Wenn benötigt, ist es möglich zu der Gutschrift über den Button Notiz hinzufügen und den Button Abschnitt hinzufügen Notizen und Abschnitte hinzuzufügen, z.B. um die Produkte in Bereiche aufzuteilen.
Ebenso ist der Betrag ohne Steuer, Steuersumme und Steuersatz sowie die Gesamtsumme ersichtlich.
Im Reiter Buchungszeilen ist ersichtlich, wie die Rechnung verbucht wird (Konto, Buchungstext, etc.) Über den Button Einträge hinzufügen können weitere Buchungszeilen angelegt werden
Im Reiter Weitere Informationen können weitere Daten eintragen werden
Verweis auf den Kunden, z.B. eine Kundennummer
Der Mitarbeiter, der die Gutschrift erstellt
Das Verkaufsteam, dem der Verkäufer angehört
das Konto, auf das die Gutschrift überwiesen wird
z.B. ab Werk, frei Frachtführer
Hierüber wird die kleinste Münze definiert, die für eine Barzahlung verwendet werden kann
ob die Buchung automatisch zu einem gewählten Zeitraum durchgeführt werden soll: Nein/Datum/Monat/Quartal/jährlich
Wenn aktiviert, bedeutet das, dass die Bewegung noch kontrolliert werden muss, da bei Erstellung eventuell noch nicht alle Informationen vorhanden waren