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Rechnungen (Zahlungen und Gutschriften)

Menüpunkt Rechnungen: Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften

Modul: Auftragswesen

Auftragswesen ➜ Rechnung

Über den Menüpunkt Auftragswesen ➜ Rechnung werden die Untermenüpunkte Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften aufgerufen.

Kundennummer bei Listenansicht der Rechnungen im Auftragswesen anzeigen

In der Listenansicht von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen kann die Anzeige einer zusätzlichen Spalte für die Kundennummer aktiviert werden.

Rechnungen

Auftragswesen ➜ Rechnung ➜ Rechnungen

Rechnungen aus der Verwaltungsoberfläche können auch in der Kassenoberfläche aufgerufen werden.

Übersicht

Alle erstellten Rechnungen werden in dieser Ansicht aufgelistet.

Neue Rechnung anlegen

Eine Rechnung kann über den Button NEU angelegt werden.

Durch Auswählen des Buttons öffnet sich der Rechnungsentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Statusleiste rechts).

Kunde

Ist der Kundenkontakt, für den die Rechnung erstellt wird

Lieferadresse

Soll die Lieferung an eine andere Adresse gesendet werden, als beim Kunden hinterlegt, kann diese hier eingetragen werden.

Rechnungsdatum

Ist das Datum der Rechnungslegung

Zahlungsreferenz

z.B. die Nummer des Auftrags, zu dem die Rechnung erstellt wird oder eine interne Rechnungsnummer

Fälligkeitsdatum oder Bedingung

Wann die Zahlung zu der Rechnung fällig ist. Hier kann entweder ein Datum, oder eine Bedingung (z.B. 15 Tage / sofortige Zahlung) gewählt werden

Journal

Setzt das Buchungsjournal, in dem die Buchung verzeichnet wird.

Rechnungszeilen, Buchungszeilen, Weitere Informationen

Für das Anzeigen der Marge in den Rechnungszeilen, sowie unter der Gesamtsumme des Auftrags bzw. der Rechnung, muss die entsprechende "Stammdaten"-Berechtigung (Kosten) unter Einstellungen ➜ Benutzer & Unternehmen ➜ Benutzer ➜ Stammdaten aktiviert werden.

Im Reiter Rechnungszeilen werden die abzurechnenden Produkte über Eintrag hinzufügen hinzugefügt und die Menge eingetragen.

Wenn benötigt, ist es möglich zu der Rechnung über den Button Notiz hinzufügen und den Button Abschnitt hinzufügen Notizen und Abschnitte hinzuzufügen, z.B. um die Produkte in Bereiche aufzuteilen

Unter den Rechnungszeilen ist der Brutto Gesamtpreis (ohne Steuer), der Nettobetrag, Steuersumme mit Steuersatz sowie die Gesamtsumme (mit Steuer) ersichtlich.

Im Reiter Buchungszeilen ist ersichtlich, wie die Rechnung verbucht wird (Konto, Buchungstext, etc.). Es können über den Button Einträge hinzufügen weitere Buchungszeilen angelegt werden

Im Reiter Weitere Informationen können weitere Daten eintragen werden

Kundenreferenz

Verweis auf den Kunden, z.B. eine Kundennummer

Verkäufer

Der Mitarbeiter, der die Rechnung erstellt (bzw. bei direkter Generierung der Rechnung aus einem Autrag, der Mitarbeiter, der den Auftrag erstellt hat)

Verkaufsteam

Das Verkaufsteam, dem der Verkäufer angehört

Empfängerbank

das Konto, auf das die Rechnungszahlung überwiesen wird

QR-Code zur Bezahlung

siehe QR-Codes

Lieferbedingung

z.B. ab Werk, frei Frachtführer

Steuerzuordnung

siehe Steuerzuordnung

Methode zum Bargeld-Runden

Hierüber wird die kleinste Münze definiert, die für eine Barzahlung verwendet werden kann

siehe Bargeldrundung

Automatisch buchen

ob die Buchung automatisch zu einem gewählten Zeitraum durchgeführt werden soll: Nein/Datum/Monat/Quartal/jährlich

zu prüfen

Wenn aktiviert, bedeutet das, dass die Bewegung noch kontrolliert werden muss, da bei Erstellung eventuell noch nicht alle Informationen vorhanden waren

Die Rechnung befindet sich nun im Status Gebucht.

Für die Rechnung können nun über die Buttons die Vorgänge Senden und Drucken, eine Zahlung erfassen, oder eine Gutschrift erstellen durchgeführt werden.

Sammelrechnung erstellen

Es ist möglich, mehrere Aufträge mit einer Rechnung abzurechnen.

Dafür werden in der Verkaufsauftragsübersicht mehrere Aufträge über die Checkbox ausgewählt und anschließend über das Aktions-Menü die Aktion "Rechnungen erstellen" ausgewählt.

Im erscheinenden Popup wird die Sammelrechnung über den Button "RECHNUNG ERSTELLEN" erstellt.

Zahlungen

Auftragswesen ➜ Abrechnung ➜ Zahlungen

Übersicht

Zeigt eine Übersicht über alle erstellten Zahlungen.

Anlegen

Daraufhin öffnet sich der Zahlungsentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Aktionsleiste rechts).

Interne Überweisungen

Bei der internen Überweisung wird automatisch eine zweite Zahlung im Zieljournal erstellt.

Zahlungsart

Legt fest, ob es sich um eine ausgehende oder eingehende Zahlung handelt

Kunde

Ist der Kundenkontakt, für den die Zahlung erstellt wird

Betrag

der Betrag der Zahlung

Datum

das Datum der Zahlung

Memo

hier kann eine Notiz hinterlegt werden

Journal

Über das Journal wird die Zahlungsmethode ausgewählt

Bar-Journale sind bei den Zahlungen im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche nicht auswählbar.

Zahlungsmethode

z.B. manuell, Banküberweisung, Paypal,...

Bankkonto des Kunden, Bankkonto des Unternehmens

bei ausgehender Zahlung: Bankkonto des Kunden

bei eingehender Zahlung: Bankkonto des Unternehmens

Das Konto, von dem die Zahlung geleistet wird, oder auf das die Zahlung eingeht.

Gutschriften

Auftragswesen ➜ Abrechnung ➜ Gutschriften

Gutschriften aus der Verwaltungsoberfläche können auch in der Kassenoberfläche aufgerufen werden.

Übersicht

Zeigt eine Übersicht über alle erstellten Gutschriften.

Anlegen

Dadurch öffnet sich der Gutschriftentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Aktionsleiste rechts).

Reiter & Felder: Rechnungszeilen, Buchungszeilen, Weitere Informationen

Im Reiter Rechnungszeilen werden die Produkte, für die eine Gutschrift erstellt werden soll, durch über den Button Eintrag hinzufügen hinzugefügt und die Menge eingetragen.

Wenn benötigt, ist es möglich zu der Gutschrift über den Button Notiz hinzufügen und den Button Abschnitt hinzufügen Notizen und Abschnitte hinzuzufügen, z.B. um die Produkte in Bereiche aufzuteilen.

Ebenso ist der Betrag ohne Steuer, Steuersumme und Steuersatz sowie die Gesamtsumme ersichtlich.

Im Reiter Buchungszeilen ist ersichtlich, wie die Rechnung verbucht wird (Konto, Buchungstext, etc.) Über den Button Einträge hinzufügen können weitere Buchungszeilen angelegt werden

Im Reiter Weitere Informationen können weitere Daten eintragen werden

Kundenreferenz

Verweis auf den Kunden, z.B. eine Kundennummer

Verkäufer

Der Mitarbeiter, der die Gutschrift erstellt

Verkaufsteam

Das Verkaufsteam, dem der Verkäufer angehört

Empfängerbank

das Konto, auf das die Gutschrift überwiesen wird

Lieferbedingung

z.B. ab Werk, frei Frachtführer

Steuerzuordnung

siehe Steuerzuordnung

Methode zum Bargeld-Runden

Hierüber wird die kleinste Münze definiert, die für eine Barzahlung verwendet werden kann

siehe Bargeldrundung

Automatisch buchen

ob die Buchung automatisch zu einem gewählten Zeitraum durchgeführt werden soll: Nein/Datum/Monat/Quartal/jährlich

zu Prüfen

Wenn aktiviert, bedeutet das, dass die Bewegung noch kontrolliert werden muss, da bei Erstellung eventuell noch nicht alle Informationen vorhanden waren