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Rechnungen (Zahlungen und Gutschriften)

Menüpunkt Rechnungen: Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften

Modul: Auftragswesen

Auftragswesen ➜ Rechnung

Über den Menüpunkt Auftragswesen ➜ Rechnung werden die Untermenüpunkte Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften aufgerufen.

In der Listenansicht von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen kann die Anzeige einer zusätzlichen Spalte für die Kundennummer aktiviert werden.

Rechnungen

Auftragswesen ➜ Rechnung ➜ Rechnungen

Rechnungen aus der Verwaltungsoberfläche können auch in der Kassenoberfläche aufgerufen werden.

Übersicht

Alle bereits erstellten Rechnungen werden in dieser Ansicht aufgelistet.

Neue Rechnung anlegen

Eine Rechnung kann über den Button NEU angelegt werden.

Durch Auswählen des Buttons öffnet sich der Rechnungsentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Statusleiste rechts).

Kunde

der Kundenkontakt, für den die Rechnung erstellt wird

Lieferadresse

Soll die Lieferung an eine andere Adresse gesendet werden, als beim Kunden hinterlegt, kann diese hier eingetragen werden.

Rechnungsdatum

das Datum der Rechnungslegung

Zahlungsreferenz

z.B. die Nummer des Auftrags, zu dem die Rechnung erstellt wird

Fälligkeitsdatum oder Bedingung

Wann die Zahlung zu der Rechnung fällig ist. Hier kann entweder ein Datum, oder eine Bedingung (z.B. 15 Tage / sofortige Zahlung) gewählt werden

Journal

In welchem Buchungsjournal die Buchung verzeichnet wird

Reiter & Felder: Rechnungszeilen, Buchungszeilen, Weitere Informationen

Für das Anzeigen der Marge in den Rechnungszeilen, sowie unter der Gesamtsumme des Auftrags bzw. der Rechnung, muss die entsprechende "Stammdaten"-Berechtigung (Kosten) unter Einstellungen ➜ Benutzer & Unternehmen ➜ Benutzer ➜ Stammdaten aktiviert werden.

Im Reiter Rechnungszeilen fügt man Produkte durch Klick auf Eintrag hinzufügen hinzu und trägt die Menge ein.

Wenn benötigt, kann man zu der Rechnung auch eine Notiz hinzufügen, oder einen Abschnitt hinzufügen, z.B. um die Produkte zu gliedern.

Ebenso ist der Betrag ohne Steuer, Steuersumme und Steuersatz sowie die Gesamtsumme ersichtlich.

Im Reiter Buchungszeilen ist ersichtlich, wie die Rechnung verbucht wird (Konto, Buchungstext, etc.). Es können auch durch Klick auf Einträge hinzufügen weitere Buchungszeilen angelegt werden

Man kann sich weitere Felder anzeigen lassen, indem man auf diesen Button klickt, und die Felder auswählt, die angezeigt werden sollen.

Im Reiter Weitere Informationen können weitere Daten eintragen werden

Kundenreferenz

Verweis auf den Kunden, z.B. eine Kundennummer

Verkäufer

Der Mitarbeiter, der die Rechnung erstellt (bzw. bei direkter Generierung der Rechnung aus einem Autrag, der Mitarbeiter, der den Auftrag erstellt hat)

Verkaufsteam

Das Verkaufsteam, dem der Verkäufer angehört

Empfängerbank

das Konto, auf das die Rechnungszahlung überwiesen wird

QR-Code zur Bezahlung

siehe QR-Codes

Lieferbedingung

z.B. ab Werk, frei Frachtführer

Steuerzuordnung

siehe Steuerzuordnung

Methode zum Bargeld-Runden

Hierüber wird die kleinste Münze definiert, die für eine Barzahlung verwendet werden kann

siehe Bargeldrundung

Automatisch buchen

ob die Buchung automatisch zu einem gewählten Zeitraum durchgeführt werden soll: Nein/Datum/Monat/Quartal/jährlich

zu prüfen

Wenn aktiviert, bedeutet das, dass die Bewegung noch kontrolliert werden muss, da bei Erstellung eventuell noch nicht alle Informationen vorhanden waren

Um die Erstellung der Rechnung abzuschließen, klickt man auf

Die Rechnung befindet sich nun im Status Gebucht.

Für die Rechnung können nun über die Buttons die Vorgänge Senden und Drucken, eine Zahlung erfassen, oder eine Gutschrift erstellen durchgeführt werden.

Sammelrechnung erstellen

Es ist möglich, mehrere Aufträge mit einer Rechnung abzurechnen.

Dafür werden in der Verkaufsauftragsübersicht mehrere Aufträge über die Checkbox ausgewählt und anschließend über das Aktions-Menü die Aktion "Rechnungen erstellen" ausgewählt.

Anschließend wird die Sammelrechnung über den Button "RECHNUNG ERSTELLEN" erstellt.

In der erstellten Sammelrechnung befindet sich rechts im Chatter ein Eintrag, aus welchem Aufträgen die Rechnung generiert wurde. Zusätzlich können die Verkaufsaufträge über den Button "Verkaufsaufträge" aufgerufen werden.

Zahlungen

Auftragswesen ➜ Abrechnung ➜ Zahlungen

Übersicht

Hier erhält man eine Übersicht über alle erstellten Zahlungen.

Anlegen

Ebenso kann man eine Zahlung

Durch Klick auf den Button öffnet sich der Zahlungsentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Aktionsleiste rechts).

Interne Überweisungen

Zahlungsart

ob es sich um eine ausgehende oder eingehende Zahlung handelt

Kunde

der Kunde, für den die Zahlung erstellt wird

Betrag

der Betrag der Zahlung

Datum

das Datum der Zahlung

Memo

hier kann eine Notiz hinterlegt werden

Journal

Welche Zahlungsmethode verwendet wird, Bank / Cash

Zahlungsmethode

derzeit nur "manuell" verfügbar

Bankkonto des Kunden/der Firma

bei ausgehender Zahlung: Bankkonto des Kunden

bei eingehender Zahlung: Bankkonto der Firma

das Konto, von dem die Zahlung geleistet wird, oder auf das die Zahlung eingeht (nicht verfügbar, wenn als Journal "Cash" ausgewählt ist)

Um die Erstellung der Zahlung abzuschließen, klickt man auf

Die Zahlung befindet sich nun im Status Gebucht.

Gutschriften

Auftragswesen ➜ Abrechnung ➜ Gutschriften

Gutschriften aus der Verwaltungsoberfläche können auch in der Kassenoberfläche aufgerufen werden.

Übersicht

Hier erhält man eine Übersicht über alle erstellten Gutschriften.

Anlegen

Ebenso kann man eine Zahlung

Durch Klick auf den Button öffnet sich der Gutschriftentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Aktionsleiste rechts).

Reiter & Felder: Rechnungszeilen, Buchungszeilen, Weitere Informationen

Im Reiter Rechnungszeilen fügt man die Produkte, für die eine Gutschrift erstellt werden soll, durch Klick auf Eintrag hinzufügen hinzu und trägt die Menge ein.

Wenn benötigt, kann man zu der Gutschrift auch eine Notiz hinzufügen, oder einen Abschnitt hinzufügen, z.B. um die Produkte zu gliedern.

Ebenso ist der Betrag ohne Steuer, Steuersumme und Steuersatz sowie die Gesamtsumme ersichtlich.

Man kann sich weitere Felder anzeigen lassen, indem man auf diesen Button klickt, und die Felder auswählt, die angezeigt werden sollen.

Im Reiter Weitere Informationen können Sie weitere Daten eintragen.

Im Reiter Weitere Informationen können weitere Daten eintragen werden

Kundenreferenz

Verweis auf den Kunden, z.B. eine Kundennummer

Verkäufer

Der Mitarbeiter, der die Gutschrift erstellt

Verkaufsteam

Das Verkaufsteam, dem der Verkäufer angehört

Empfängerbank

das Konto, auf das die Gutschrift überwiesen wird

Lieferbedingung

z.B. ab Werk, frei Frachtführer

Steuerzuordnung

siehe Steuerzuordnung

Methode zum Bargeld-Runden

Hierüber wird die kleinste Münze definiert, die für eine Barzahlung verwendet werden kann

siehe Bargeldrundung

Automatisch buchen

ob die Buchung automatisch zu einem gewählten Zeitraum durchgeführt werden soll: Nein/Datum/Monat/Quartal/jährlich

zu Prüfen

Wenn aktiviert, bedeutet das, dass die Bewegung noch kontrolliert werden muss, da bei Erstellung eventuell noch nicht alle Informationen vorhanden waren

Um die Erstellung der Gutschrift abzuschließen, klickt man auf

Die Gutschrift befindet sich nun im Status Gebucht.