⚙️ Benutzer und Unternehmen
⚙️ Benutzer
Benutzer anlegen, Mitarbeiter für Benutzer anlegen, Zugriffsrollen, Benutzerrechte, Rechte für Stammdaten & Berichte, Systemrollen, Anwendungsrollen
Einstellungen -> Benutzer und Unternehmen -> Benutzer
In der Benutzerübersicht sind alle Benutzer des Systems mit Name, Login (Benutzername beim Login), Sprache, neueste Authentifizierung (letztes Logindatum) sowie dem Status (z.B. bestätigt / noch nie angemeldet) aufgelistet.
Aktionen
Durch Auswahl eines Benutzers (in der Listenansicht durch Setzten der Checkbox, oder durch Anklicken eines Benutzereintrags) können über den Button "Aktion" weitere Funktionen aufgerufen werden
Passwort ändern
Durch Auswahl der Aktion kann für den Benutzer das Passwort verändert werden (min. 8 Zeichen)
Protokolle ansehen
Für den Benutzer kann ein Daten-Änderungsprotokoll eingesehen werden. In diesem sind Veränderungen wie das Zuweisen von Rollen, Ändern der Email etc. nachverfolgbar
Anweisungen zum Zurücksetzen des Passworts versenden
Dem Benutzer wird eine Email zugeschickt, mit dem er sein Passwort wiederherstellen bzw. zurücksetzen kann.
Anlegen
Das Anlegen eines Benutzers kann zu zusätzlichen Abonnementkosten führen!
Ein neuer Benutzer kann über den Button 
angelegt werden.
Name: der Name des Benutzers
E-Mail-Adresse: an diese E-Mail-Adresse erhält der Benutzer alle Benachrichtigungen, sie dient auch als Login-Name
Bild: rechts oben kann ein Benutzerbild hinzugefügt werden
Im Reiter "Zugriffsrollen" können die Systemberechtigungen des Benutzers festgelegt werden, um den Zugriff des Benutzers auf das System einzuschränken.
SYSTEMROLLE
Systemrollen bündeln mehrere Einzelberechtigungen einer einzigen Applikation.
Mitarbeiter: Ist ein Interner Benutzer, sieht weder Konfiguration noch Einstellungen
Manager: Mitarbeiter + hat Export/Import Rechte + Bereich "Konfiguration"
Administrator: Manager + Bereich "Einstellungen"
STAMMDATEN / BERICHTE (Benutzerrecht, Ansichtsrollen)
Um die Menüpunkte "Stammdaten -> Produkte", "Stammdaten -> Kontakte" und "Berichte" sehen zu können, muss für den Benutzer die entsprechende Berechtigung aktiviert werden. Ist die Rolle aktiviert, wird sie unter den Ansichtsrollen angezeigt.
Für das Anzeigen der Kosten und Kostenhistorie (Stammdaten -> Produkte -> Allgemeine Informationen -> Kosten) bei einem Produkt, muss die Berechtigung "Kosten" aktiviert werden. Die Berechtigung "Kosten" wird ebenso benötigt, um bei Aufträgen und Rechnungen die Felder "Marge" bzw. "Marge %" anzuzeigen.
Um das Recht "Kosten" anzuzeigen, muss das Recht "Produkte" aktiviert sein.
KASSE - ZUGRIFFSRECHTE
Wenn der Benutzer einen Mitarbeiter hat, werden die Kassen-Zugriffsrechte aus den Mitarbeiter-Stammdaten in den Benutzer-Einstellungen angezeigt.
Zur Beschreibung der Kassen-Zugriffsrechte
ANWENDUNGSROLLEN
Grundsätzlich gibt es für jedes Modul (z.B. ETRON onRetail V2 Auftragswesen = Verkauf/Auftragswesen) die Einstellung "Benutzer" und "Adminstrator"
Die aktiven Rollen werden in dieser Ansicht angezeigt.
Benutzerrechte bzw. Anwendungsrollen auf einen Zeitraum einschränken
Bei den Anwendungsrollen sowie der Ansicht Rollen kann in der Spalte Ab / Bis ein Zeitraum eingegeben werden, in dem diese Rolle/das Recht aktiv ist.
LOKALISIERUNG
Sprache
die Systemsprache des Benutzers
Zeitzone
die Zeitzone des Benutzers
Benachrichtigung
mit E-Mail behandeln: Benachrichtigungen werden an die hinterlegte E-Mail geschickt
in onRetail bearbeiten: Benachrichtigungen befinden sich im Posteingang der Verwaltungsoberfläche im Menüpunkt Kommunikation > Dialog
Durch Auswählen eines Benutzers können seine Daten wie Name und E-Mail sowie seine Zugriffsrollen (Berechtigungen) eingesehen werden.
E-Mail-Signatur
Eine E-Mail-Signatur, die an die E-Mails des Benutzers angehängt wird, kann hier hinterlegt werden.
Wichtig ist die Konfiguration einer E-Mail-Signatur insbesondere für die korrekte Verwendung der E-Mail-Vorlagen.
Zur Erhöhung der Sicherheit kann im System eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert werden.
Der Kalender der Verwaltungsoberfläche kann für den jeweiligen Benutzer mit dem Google- oder Outlook-Kalender synchronisiert werden.
Eine Einladungs-E-Mail versenden
Nachdem der Benutzer angelegt wurde, kann im Datenblatt eine E-Mail versendet werden, die den Benutzer auffordert, sich in das System einzuloggen.
Mitarbeiter anlegen
Wählt man einen Benutzer in der Übersicht aus, kann man zu dem Benutzer auch einen Mitarbeiterkontakt anlegen.
Der Mitarbeiterkontakt wird mit dem Systembenutzer verknüpft. Der verknüpfte Kontakt ist dann oben rechts in der Benutzer-Ansicht zu sehen.
Der Mitarbeiterkontakt kann unter Stammdaten > Mitarbeiter > Mitarbeiter eingesehen und bearbeitet werden.
⚙️ Mitarbeiter
Dieser Punkt öffnet dieselbe Ansicht wie Stammdaten → Kontakte → Mitarbeiter. Die entsprechende Dokumentation kann hier aufgerufen werden: Mitarbeiter
⚙️ Unternehmen
Einstellungen -> Benutzer und Unternehmen -> Unternehmen
Die Unternehmensdaten sowie ein Logo können in dieser Ansicht eingetragen werden.
Die Unternehmensdaten werden z.B. auf Dokumenten (Angebot, Rechnung), oder bei der Aktivierung einer TSS verwendet und vorausgefüllt.
Neben dem Hinzufügen der Unternehmensdaten wie Unternehmensname, Adresse, USt-IdNr, usw. kann rechts oben auch das Logo das Unternehmens hinzugefügt werden.
Unternehmensname
Der Name des Unternehmens
Adresse
Die Anschrift des Unternehmens
USt-IdNr.
DIe Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens.
Diese wird z.B. für die Steuerzuordnung benötigt, wenn das Feld USt-IdNr. erforderlich gesetzt ist.
Steuernummer
Wie USt-IdNr.
Unternehmens-ID
Die Registernummer des Unternehmens. Diese ist einzutragen, wenn sie nicht der USt-IdNr. entspricht.
Währung
Die Währung mit der das Unternehmen arbeitet, z.B. EUR
Geschäftsführer/Geschäftsinhaber
Über ein Drop-Down kann zwischen Geschäftsführer und Geschäftsinhaber ausgewählt und im Feld daneben die Namen der Geschäftsführer bzw. Geschäftsinhaber eingetragen werden.
Je nach Auswahl wird die Bezeichnung Geschäftsführer oder Geschäftsinhaber auf Dokumenten wie Angeboten und Rechnungen angeführt.