Im Menü „Einkauf“ haben Sie die Möglichkeit Angebotsanfragen, Bestellungen und Vereinbarungen anzulegen und zu verwalten. Ebenso haben Sie einen Überblick über den Wareneingang und -ausgang sowie Rechnungen und Rückerstattungen.

Zur Beschreibung der (System)Einstellungen für den Einkauf

Zur Beschreibung der Berichte des Einkaufs

Einkauf -> Angebotsanfragen

Übersicht

Hier bekommt man einen Überblick über alle gestellten Angebotsanfragen und Ausschreibungen, sowie statistische Auswertungen, wie z.B. den durchschnittlichen Bestellwert.

Diese Infoleiste gibt einen schnellen Überblick über den Status der Anfragen und Ausschreibungen. Mit einem Klick auf das entsprechende Feld, gelangt man zu den Anfragen / Ausschreibungen im entsprechenden Status.

Anlegen

Um eine neue Angebotsanfrage anzulegen, auf den "Anlegen"-Button links oben klicken.

Einen Lieferanten auswählen und ein Datum für die Bestellfrist setzen (bis zu diesem Datum soll die Angebotsanfrage bestätigt werden).

Es kann auch ein Datum für die voraussichtliche Lieferung gesetzt werden. Wenn eine Bestätigung des Liefertermins vom Lieferanten gewünscht ist, setzt man einen Haken in der Checkbox "um Bestätigung bitten", und wählt aus, wie viele Tage vorher diese Bestätigung benötigt wird

Produkte

Im Tab Produkte kann man die benötigten Produkte hinzufügen. Bei der Menge die benötigte Stückzahl eintragen.

Wenn benötigt, kann man zur Angebotsanfrage auch eine Notiz hinzufügen.

Weitere Informationen

Im Tab Weitere Informationen kann man die Liefer- und Zahlungsbedingungen, sowie die Steuerzuordnung auswählen

Alternatives

Im Tab Alternatives kann man eine alternative Angebotsanfrage an weitere Lieferanten erstellen. Dafür auf Create Alternative klicken. Im neuen Fenster den Lieferanten eintragen. Einen Haken bei Copy Products setzen, wenn alle Produkte aus der Angebotsanfrage hinzugefügt werden sollen. Anschließend auf Create Alternative klicken, um eine neue Angebotsanfrage zu erstellen.

Mit einem Klick auf "Compare Product Lines können Angebotsanfragen, die an verschiedene Lieferanten gerichtet wurden, verglichen werden.

Versenden / Bestätigen

Wurden alle Einstellungen vorgenommen, kann die fertige Angebotsanfrage nun per E-Mail versendet oder die Anfrage ausgedruckt werden. Den Status der Anfrage erkennt man an den blauen Pfeifen rechts in der Aktionsleiste:

Der Status ist auch in der Angebotsanfragen-Übersicht ersichtlich:

Um einen Auftrag zu bestätigen, auf den Buttonklicken. Wenn alternative Angebotsanfragen erstellt wurden öffnet sich ein Info-Fenster. Hier kann ausgewählt werden, ob die alternativen Angebotsanfrage(n) behalten oder abgebrochen werden sollen.

Nach der Bestätigung erhält die Angebotsanfrage den Status "Bestellung".

Der Auftrag ist jetzt auch im Menü Bestellungen zu finden.

Die weiteren Schritte, wie das Erfassen von Wareneingängen, das Durchführen einer Retoure oder Melden eines Ausschusses kann sowohl in den Angebotsanfragen als auch im Menü Bestellungen vorgenommen werden.

Notwendige Voreinstellungen

Um bei Produkten die Lieferkosten bei der Produktbewertung bzw. den Produktkosten mit einzuberechnen, muss Folgendes angelegt, bzw. eingestellt werden:

Produkt Lieferkosten

Stammdaten -> Produkte

1. Ein Produkt für die Lieferkosten mit der Produktart Dienstleistung anlegen (oder vorhandenes Produkt bearbeiten)

1. im Reiter Einkauf den Haken bei Sind Einstandskosten aktivieren und die gewünschte Standardaufteilungsmethode (z.B. Gleichmäßig) wählen

Produktkategorie mit Kalkulationsverfahren FIFO / AVCO

Konfiguration -> Stammdaten Produkte -> Produkt Kategorien

1. Eine Produktkategorie anlegen oder bearbeiten

1. Beim Kalkulationsverfahren FIFO oder AVCO wählen

Produkt, bei dem die Lieferkosten in die Bewertung mit einberechnet werden sollen

Bei dem Produkt, bzw. den Produkten, bei denen die Lieferkosten mit einberechnet werden sollen, muss

1. die Produktart Lagerfähiges Produkt sein

2. eine Produktkategorie mit dem Kalkulationsverfahren FIFO oder AVCO hinterlegt werden

3. Kosten müssen bei dem Produkt nicht hinterlegt werden, da diese bei dem Vorgang (FIFO oder AVCO) überschrieben und gesetzt werden

Vorgang im Einkauf

Einkauf -> Angebotsanfragen

Angebotsanfrage erstellen und bestätigen

1. Eine Angebotsanfrage erstellen und das Produkt, bei dem die Lieferkosten mit einberechnet werden sollen, hinzufügen.

(Das Produkt für die Lieferkosten kann bereits jetzt, oder später, bei der Erstellung der Rechnung hinzugefügt werden)

1. Den Auftrag bestätigen, Produkte erhalten auswählen und den Wareneingang validieren

Lieferantenrechnung und Einstandskosten erstellen

1. Die Rechnung erstellen und das Produkt Lieferkosten in den Rechnungszeilen hinzufügen (falls dieses nicht schon bei der Angebotsanfrage in den Zeilen hinzugefügt wurde) Der Haken bei Einstandskosten muss für das Lieferkosten-Produkt gesetzt sein!

1. Die Rechnung speichern und Einstandskosten erstellen auswählen

1. Im Feld Transfers muss der zugehörige Wareneingang (Lieferschein) ausgewählt werden. Dafür wird am Besten Mehr suchen... ausgewählt und anhand des Referenzbelegs gesucht

1. Wenn unter Transfers der zugehörige Wareneingang eingetragen ist, kann die Aufteilungsmethode für das Lieferkosten-Produkt noch geändert werden.

1. Validieren auswählen

2. Rechnung bestätigen

Bei dem eingekauften Produkt wurden nun die Kosten unter Einberechnung der Lieferkosten anhand der gewählten Aufteilungsmethode gesetzt.

Einkauf -> Bestellungen

Übersicht

Nachdem eine Angebotsanfrage erstellt und die Anfrage bestätigt wurde, wird diese zu einer Bestellung. In der Übersicht sieht man zu jeder Bestellung auch den Fakturierungsstatus (nichts abzurechnen / vollständig abgerechnet / wartende Rechnungen)

Wurde eine Bestellung auf Grundlage einer Vereinbarung erstellt, wird diese Vereinbarung als Referenzbeleg eingetragen.

Nach dem Öffnen einer Bestellung in der Übersicht werden in der Bestellung die bestellten Produkte, die bestellten und empfangenen Mengen (abzüglich Retouren/Ausschuss) sowie die abgerechneten Mengen angezeigt. Über den Action-Button "Wareneingänge" oben rechts, werden die Eingangslieferscheine zur Bestellung geöffnet

Wareneingänge erfassen (Eingangslieferschein)

Um die Wareneingänge zu einer Bestellung zu erfassen und in das Lager zu buchen, wird in der Bestellung der Button "Produkte erhalten" ausgewählt.

Dadurch wird der Eingangslieferschein (Wareneingang) geöffnet. Die erledigten bzw. erhaltenen Mengen werden in der Spalte "Erledigt" eingetragen. Anschließend wird der Wareneingang über den Button "Validieren" bestätigt und gebucht.

Wareneingang einem Kommissionsbestand / Kommissionseigentümer anrechnen

Kommissioniervorgang / Etiketten drucken

Mit einem Klick auf "Drucken" wird der Kommissioniervorgang gedruckt.

Mit einem Klick auf "Labels drucken" werden die Produktetiketten gedruckt.

Retoure / Ausschuss melden

Um eine Retoure zu erfassen oder einen Ausschuss zu melden, wird die entsprechende Angebotsanfrage und der Wareneingang (Eingangslieferschein) ausgewählt.

Retoure

Für eine Retoure "Retoure ausführen" auswählen. Die Zeilen sind mit den Wareneingängen vorausgefüllt. Die Menge der Artikel die zurückgesendet werden, wird eingetragen und die Retoure über den Button "Retoure ausführen" bestätigt.

Für die Rücksendung wird ein Warenausgang erstellt. In der Spalte "Erledigt" die erledigte Menge eintragen, und anschließend auf "Bestätigen" klicken.

Ausschuss melden

Für einen Ausschuss auf "Ausschuss melden" klicken und die Menge eintragen. Mit einem Klick auf "Erledigt" bestätigen. Diese Schritte müssen für jedes Produkt vorgenommen werden, für das ein Ausschuss gemeldet werden soll.

Rechnung erstellen

Um die Artikel zu fakturieren, auf "Rechnung erstellen" klicken. Ein Rechnungsdatum eingeben und anschließend auf "Bestätigen" klicken.

Zu dieser Rechnung kann man eine Zahlung erfassen, oder eine Gutschrift erstellen.

Einkauf -> Agreements

Wenn mit dem Lieferanten ein Agreement mit einer gewissen Laufzeit getroffen wird, kann dieses hier angelegt werden.

Neue Agreement anlegen

Auf NEU klicken um ein neues Agreement zu erstellen. Die Felder befüllen und die Produkte (inklusive Eingabe der Menge und Stückpreis) hinzufügen, die im Rahmen des Agreements bei dem Lieferanten bestellt werden sollen.

Vertragsart

Bei der Vertragsart kann ein Blankoauftrag gewählt, oder eine neue Vertragsart erstellt werden.

Einen Namen für die Vertragsart eingeben und Erstellen und bearbeiten ... auswählen

Es öffnet sich ein Fenster, in dem weitere Einstellungen zur Vertragsart getroffen werden können. Anschließendwählen, um die Vertragsart zu erstellen.

Nachdem alle Felder ausgefüllt wurden, kann man das Agreement

Das Agreement wurde nun angelegt. Auf Grundlage des Agreements kann ein angelegt werden. Die Zeilen werden, wie im Agreement angelegt, vorbefüllt. Im Feld Kaufvertrag wird als Referenz das betreffende Agreement eingetragen.

Näheres zum Anlegen der Angebotsanfrage hier.

Wie viele Angebotsanfragen/Bestellungen auf Grundlage eines Agreements erstellt wurden, ist an der Ansicht rechts oben zu erkennen:

Nach Auswählen des Buttons zeigt sich eine Übersicht zu allen Angebotsanfragen/Bestellungen in Zusammenhang mit diesem Agreement

Einkauf -> Belege

In dieser Übersicht werden erfasste Wareneingänge und Warenausgänge sowie Retouren aufgelistet.

Sobald eine Bestellung getätigt oder z.B. eine Retoure erfasst wird, werden die Einträge automatisch angelegt. Sie können allerdings auch manuell angelegt werden.

Anlegen

In der Übersicht auf NEU klicken.

Einen Kontakt und einen Vorgangstyp auswählen und das geplante Datum festlegen. Anschließend die Produkte als Eintrag hinzufügen.

Um die Anlage abzuschließen, auf klicken.

Dadurch wird der Warenvorgang erstellt.

Einkauf -> Rechnungen & Gutschriften

Rechnung

In dieser Übersicht werden alle Lieferantenrechnungen angelegt, eingesehen und verwaltet werden.

Neue Rechnung anlegen

Auf NEU klicken um eine neue Lieferantenrechnung zu erstellen.

Den Lieferanten, und wenn vorhanden, eine Belegreferenz eintragen. Anschließend das Rechnungs- und Buchungsdatum sowie die Empfängerbank festlegen.

Bei der Fälligkeit kann man zwischen einem fixen Zahlungsdatum oder einer Zahlungsbedingung wählen.

Rechnungszeilen

Im Tab Rechnungszeilen kann man die abzurechnenden Produkte als Eintrag hinzufügen. Anschließend trägt man die Menge und den Preis ein.

Zur besseren Übersicht kann man einen Abschnitt hinzufügen (im Bild "Pflanzen" und "Gartenzubehör"), und auch einen Text als Notiz hinzufügen.

Buchungzeilen

Im Tab Buchungszeilen ist ersichtlich, wie die Rechnung verbucht wird (Konto, Buchungstext, etc.). Es können auch durch Klick auf Einträge hinzufügen weitere Buchungszeilen angelegt werden

Man kann sich weitere Felder anzeigen lassen, indem man auf diesen Button klickt, und die Felder auswählt, die angezeigt werden sollen.

Weitere Informationen

Im Tab Weitere Informationen können weitere Daten eingetragen werden.

Feld

Beschreibung

Lieferbedingung

z.B. ab Werk, frei Frachtführer

Steuerzuordnung

Auswahl zwischen National, europäische Union, Drittstaaten

Auto-post

ob die Buchung automatisch zu einem gewählten Zeitraum durchgeführt werden soll: Nein/Datum/Monat/Quartal/jährlich

Zum Überprüfen

Wenn aktiviert, bedeutet das, dass die Bewegung noch kontrolliert werden muss, da bei Erstellung eventuell noch nicht alle Informationen vorhanden waren

Auf klicken um den Status der Rechnung von Entwurf auf Gebucht zu setzen.

Den Lieferanten, und wenn vorhanden eine Belegreferenz eintragen. Anschließend Rechnungs- und Buchungsdatum sowie die Empfängerbank festlegen.

Bei der Fälligkeit kann man zwischen einem fixen Zahlungsdatum oder einer Zahlungsbedingung wählen.

Gutschriften

In dieser Übersicht können Gutschriften angelegt, eingesehen und verwaltet werden.

Neue Gutschrift anlegen

Auf NEU klicken um eine neue Gutschrift zu erstellen.

Rechnungszeilen

Im Tab Rechnungszeilen kann man die Produkte, für die eine Gutschrift erstellt werden soll , als Eintrag hinzufügen. Anschließend die Menge und den Preis eintragen.

Zur besseren Übersicht kann man einen Abschnitt hinzufügen (im Bild "Pflanzen" und "Gartenzubehör"), und auch einen Text als Notiz hinzufügen.

Buchungszeilen

Im Tab Buchungszeilen sehen Sie, auf welche Konten die Zahlung verbucht wird. Sie können auch weitere Einträge hinzufügen.

Weitere Informationen

Im Tab Weitere Informationen können Sie weitere Daten eintragen.

Feld

Beschreibung

Lieferbedingung

z.B. ab Werk, frei Frachtführer

Steuerzuordnung

Auswahl zwischen National, europäische Union, Drittstaaten

Auto-post

ob die Buchung automatisch zu einem gewählten Zeitraum durchgeführt werden soll: Nein/Datum/Monat/Quartal/jährlich

Zum Überprüfen

Wenn aktiviert, bedeutet das, dass die Bewegung noch kontrolliert werden muss, da bei Erstellung eventuell noch nicht alle Informationen vorhanden waren

Auf klicken um den Status der Gutschrift von Entwurf auf Gebucht zu setzen.

Zahlungen

Übersicht aller bereits erfolgten Zahlungen. Es können ebenso Zahlungen manuell neu erfasst werden. Dadurch bekommen Kontakte ein Guthaben hinterlegt und können bei Rechnungen oder Gutschriften eingelöst werden.