Modul: Bestellwesen
Einkauf ➜ Angebotsanfragen
In der Übersicht werden alle erstellten Angebotsanfragen, sowie statistische Auswertungen, wie z.B. für den durchschnittlichen Bestellwert, die durchschnittliche Vorlaufzeit (Tage bis Lieferung eintrifft) angezeigt.
Die Infoleiste gibt einen schnellen Überblick über den Status der Angebotsanfragen. Durch Auswählen eines Buttons (z.B. "13 zu senden") werden die zugehörigen Angebotsanfragen angezeigt.
Um eine neue Angebotsanfrage anzulegen, den "Anlegen"-Button links oben auswählen.
Der Lieferant bei dem die Lieferung der Produkte angefragt wird, wird in diesem Feld gesetzt.
Hier kann die Bestellnummer des Lieferanten hinterlegt werden. Dadurch lässt sich die Angebotsanfrage oder Bestellung später auch über die Lieferantenreferenz finden.
Besteht ein , kann dieser ausgewählt werden
Legt das Datum fest, an dem eine Angebotsanfrage bestätigt und in eine Bestellung umgewandelt werden sollte.
Es kann ein Datum für die erwartete Ankunft der Lieferung gesetzt werden. Dieses Datum wird beim zugehörigen gesetzt.
Wenn eine Bestätigung des Liefertermins vom Lieferanten gewünscht ist, kann die Option „Um Bestätigung bitten” aktiviert werden. Dabei kann auch ausgewählt werden, wie viele Tage vorher die Bestätigung erbeten wird.
Im Reiter Produkte werden die beim Lieferanten zu bestellenden Produkte hinzugefügt. In der Spalte Menge werden die benötigten Einheiten eingetragen.
Gibt es für das Produkt eine mit dem Typ "Einkauf" wird die Produktverpackung automatisch in der Produktzeile eingetragen. Entspricht die bestellte Produktmenge genau der Menge, die eine Produktverpackung beinhalten kann, wird diese ausgewählt, ansonsten wird die Produktverpackung mit der kleinsten Fassungsmenge ausgewählt.
Wurden alle Einstellungen vorgenommen, kann die fertige Angebotsanfrage nun per E-Mail versendet oder die Anfrage ausgedruckt werden. Den Status der Anfrage erkennt man an den blauen Pfeifen rechts in der Aktionsleiste:
Der Status ist auch in der Angebotsanfragen-Übersicht ersichtlich:
Eine Angebotsanfrage wird über den Buttonbestätigt. Wenn alternative Angebotsanfragen erstellt wurden öffnet sich ein Popup. Hier kann ausgewählt werden, ob die alternativen Angebotsanfrage(n) behalten oder abgebrochen werden sollen.
Nach der Bestätigung erhält die Angebotsanfrage den Status "Bestellung". Der Auftrag wird dadurch auch im Menü angezeigt.
Bei der Bestätigung der Angebotsanfrage wird automatisch ein (Transfer) für die in der Bestellung enthaltenen Produkte erstellt. Der Lagervorgang kann direkt über die Bestellung, über den Button "Wareneingang" aufgerufen werden.
Wenn benötigt, kann zu dem Angebot/Auftrag eine Notiz oder ein Abschnitt hinzugefügt werden, z.B. um die Produkte zu gliedern.
Auch Textblöcke können hinzugefügt werden. Textblöcke sind bereits vorgefertigte Texte. Die Textblöcke werden unter Konfiguration -> Auftragswesen -> Textblöcke angelegt.
Zusätzlich kann über "Notiz hinzufügen" eine Notiz als Positionszeile hinterlegt werden.
Im Reiter Weitere Informationen kann man die Liefer- und Zahlungsbedingungen, sowie die Steuerzuordnung auswählen
Im Reiter "Alternativen" können alternative Angebotsanfragen an weitere Lieferanten erstellt werden. Dadurch können diese verglichen werden, und die Warenbestellung bei dem Lieferanten aufgegeben werden, der den besten Preis oder die schnellste Lieferzeit bietet.
Um alternative Angebotsanfragen zu erstellen, wird der Button ausgewählt, daraufhin öffnet sich ein Popup.
In diesem wird ein Stammdaten-Kontakt eingetragen, an den die Angebotsanfrage gestellt werden soll. Ist der Haken bei Produkte kopieren gesetzt, werden alle Produkte aus der bestehenden Angebotsanfrage der alternativen Angebotsanfrage hinzugefügt. Über den Button Alternative erstellen wird eine weitere Angebotsanfrage an den ausgewählten Lieferanten erstellt.
Im Reiter "Alternativen" werden nun alle alternativen Angebotsanfragen angezeigt.
Über den Button können die Angebotsanfragen, die an verschiedene Lieferanten gerichtet wurden, verglichen werden.
Über den Button "Auswählen" wird gesetzt, dass das Produkt bei diesem Lieferanten bestellt wird, somit wird die angefragte Bestell-Menge des Produkts in allen anderen Angebotsanfragen auf 0 gesetzt.
Zu Senden
alle Angebotsanfragen die noch im Entwurf sind
Warten
alle wartenden Angebotsanfragen
Verspätet
alle verspäteten Angebotsanfragen
Modul: Bestellwesen
Im Menü Einkauf besteht die Möglichkeit, Angebotsanfragen, Bestellungen und Vereinbarungen anzulegen und zu verwalten. Zudem wird ein Überblick über Wareneingänge, -ausgänge, Rechnungen und Rückerstattungen bereitgestellt.
Zur Beschreibung
Modul: Bestellwesen
Einkauf ➜ Bestellungen
Nachdem eine Angebotsanfrage erstellt und die Anfrage bestätigt wurde, wird diese zu einer Bestellung. In der Übersicht sieht man zu jeder Bestellung auch den Fakturierungsstatus (nichts abzurechnen / vollständig abgerechnet / wartende Rechnungen)
Wurde eine Bestellung auf Grundlage einer erstellt, wird diese Vereinbarung als Referenzbeleg eingetragen.
Nach dem Öffnen einer Bestellung in der Übersicht werden in der Bestellung die bestellten Produkte, die bestellten und empfangenen Mengen (abzüglich Retouren/Ausschuss) sowie die abgerechneten Mengen angezeigt. Über den Button "Wareneingänge" oben rechts, werden die Eingangslieferscheine zur Bestellung geöffnet
Um die Wareneingänge zu einer Bestellung zu erfassen und in das Lager zu buchen, wird in der Bestellung der Button "Produkte erhalten" ausgewählt.
Dadurch wird der Eingangslieferschein (Transfer für den Wareneingang) geöffnet. Die erledigten bzw. erhaltenen Mengen werden in der Spalte "Erledigt" eingetragen. Anschließend wird der Wareneingang über den Button "Validieren" bestätigt und gebucht.
Mit einem Klick auf "Drucken" wird der Kommissioniervorgang gedruckt.
Mit einem Klick auf "Labels drucken" werden die Produktetiketten gedruckt.
Um eine Retoure zu erfassen oder einen Ausschuss zu melden, wird die entsprechende Angebotsanfrage und der Wareneingang (Eingangslieferschein) ausgewählt.
Für eine Retoure "Retoure ausführen" auswählen. Die Zeilen sind mit den Wareneingängen vorausgefüllt. Die Menge der Artikel die zurückgesendet werden, wird eingetragen und die Retoure über den Button "Retoure ausführen" bestätigt.
Für die Rücksendung wird ein Warenausgang erstellt. In der Spalte "Erledigt" die erledigte Menge eintragen, und anschließend auf "Bestätigen" klicken.
Für einen Ausschuss auf "Ausschuss melden" klicken und die Menge eintragen. Mit einem Klick auf "Erledigt" bestätigen. Diese Schritte müssen für jedes Produkt vorgenommen werden, für das ein Ausschuss gemeldet werden soll.
Um die Artikel zu fakturieren, auf "Rechnung erstellen" klicken. Ein Rechnungsdatum eingeben und anschließend auf "Bestätigen" klicken.
Zu dieser Rechnung kann man eine Zahlung erfassen, oder eine Gutschrift erstellen.
Um bei Produkten die Lieferkosten bei der Produktbewertung bzw. den Produktkosten mit einzuberechnen, muss Folgendes angelegt, bzw. eingestellt werden:
Stammdaten ➜ Produkte
Ein Produkt für die Lieferkosten mit der Dienstleistung anlegen (oder vorhandenes Produkt bearbeiten)
imden Haken bei aktivieren und die gewünschte (z.B. Gleichmäßig) wählen
Konfiguration ➜ Stammdaten Produkte ➜ Produkt Kategorien
Eine anlegen oder bearbeiten
Beim FIFO oder AVCO wählen
Bei dem Produkt, bzw. den Produkten, bei denen die Lieferkosten mit einberechnet werden sollen, muss
die Lagerfähiges Produkt sein
eine Produktkategorie mit dem Kalkulationsverfahren FIFO oder AVCO hinterlegt werden
Kosten müssen bei dem Produkt nicht hinterlegt werden, da diese bei dem Vorgang (FIFO oder AVCO) überschrieben und gesetzt werden
Einkauf ➜ Angebotsanfragen
Eine Angebotsanfrage erstellen und das, bei dem die Lieferkosten mit einberechnet werden sollen, hinzufügen.
(Das kann bereits jetzt, oder später, bei der Erstellung der Rechnung hinzugefügt werden)
Den Auftrag bestätigen, Produkte erhalten auswählen und den Wareneingang validieren
Die Rechnung erstellen und das in den Rechnungszeilen hinzufügen (falls dieses nicht schon bei der Angebotsanfrage in den Zeilen hinzugefügt wurde) Der Haken bei Einstandskosten muss für das Lieferkosten-Produkt gesetzt sein!
Die Rechnung speichern und Einstandskosten erstellen auswählen
Im Feld Transfers muss der zugehörige Wareneingang (Lieferschein) ausgewählt werden. Dafür wird am Besten Mehr suchen... ausgewählt und anhand des Referenzbelegs gesucht
Wenn unter Transfers der zugehörige Wareneingang eingetragen ist, kann die Aufteilungsmethode für das Lieferkosten-Produkt noch geändert werden.
Validieren auswählen
Rechnung bestätigen
Bei dem eingekauften Produkt wurden nun die unter Einberechnung der Lieferkosten anhand der gewählten gesetzt.
Modul: Bestellwesen
Einkauf ➜ Belege
In dieser Übersicht werden erfasste Wareneingänge und Warenausgänge sowie Retouren aufgelistet.
Sobald eine Bestellung getätigt oder z.B. eine Retoure erfasst wird, werden die Einträge automatisch angelegt. Sie können allerdings auch manuell angelegt werden.
In der Übersicht auf NEU klicken.
Einen Kontakt und einen Vorgangstyp auswählen und das geplante Datum festlegen. Anschließend die Produkte als Eintrag hinzufügen.
Um die Anlage abzuschließen, auf klicken.
Dadurch wird der Warenvorgang erstellt.
Vereinbarung mit einem Lieferanten
Modul: Bestellwesen
Einkauf ➜ Agreements
Wenn mit dem Lieferanten ein Agreement mit einer gewissen Laufzeit getroffen wird, kann dieses hier angelegt werden.
Auf NEU klicken um ein neues Agreement zu erstellen. Die Felder befüllen und die Produkte (inklusive Eingabe der Menge und Stückpreis) hinzufügen, die im Rahmen des Agreements bei dem Lieferanten bestellt werden sollen.
Bei der Vertragsart kann ein Blankoauftrag gewählt, oder eine neue Vertragsart erstellt werden.
Einen Namen für die Vertragsart eingeben und Erstellen und bearbeiten ... auswählen
Es öffnet sich ein Fenster, in dem weitere Einstellungen zur Vertragsart getroffen werden können. Anschließendwählen, um die Vertragsart zu erstellen.
Nachdem alle Felder ausgefüllt wurden, kann man das Agreement
Das Agreement wurde nun angelegt. Auf Grundlage des Agreements kann ein angelegt werden. Die Zeilen werden, wie im Agreement angelegt, vorbefüllt. Im Feld Kaufvertrag wird als Referenz das betreffende Agreement eingetragen.
Näheres zum Anlegen der Angebotsanfrage
Wie viele Angebotsanfragen/Bestellungen auf Grundlage eines Agreements erstellt wurden, ist an der Ansicht rechts oben zu erkennen:
Nach Auswählen des Buttons zeigt sich eine Übersicht zu allen Angebotsanfragen/Bestellungen in Zusammenhang mit diesem Agreement
Datum, bis zu dem alle Produkte geliefert werden sollen
Referenzbeleg
Nummer/Referenz des Belegs, wenn auf dessen Grundlage das Agreement getroffen wurde
Einkäufer
Der zuständige Mitarbeiter
Vertragsart
z.B. Blankoauftrag, oder Neuanlage einer Vertragsart mit verschiedenen Optionen
Lieferant
der Lieferant mit dem diese Vereinbarung getroffen wurde
Vertragsfrist
Datum, bis zu dem der Vertrag gültig ist
Bestelldatum
Das Datum, an dem die Bestellung getätigt wird
Liefertermin
In dieser Übersicht werden alle Lieferantenrechnungen angelegt, eingesehen und verwaltet werden.
Auf NEU klicken um eine neue Lieferantenrechnung zu erstellen.
Den Lieferanten, und wenn vorhanden, eine Belegreferenz eintragen. Anschließend das Rechnungs- und Buchungsdatum sowie die Empfängerbank festlegen.
Bei der Fälligkeit kann man zwischen einem fixen Zahlungsdatum oder einer Zahlungsbedingung wählen.
Im Tab Rechnungszeilen kann man die abzurechnenden Produkte als Eintrag hinzufügen. Anschließend trägt man die Menge und den Preis ein.
Zur besseren Übersicht kann man einen Abschnitt hinzufügen (im Bild "Pflanzen" und "Gartenzubehör"), und auch einen Text als Notiz hinzufügen.
Im Tab Buchungszeilen ist ersichtlich, wie die Rechnung verbucht wird (Konto, Buchungstext, etc.). Es können auch durch Klick auf Einträge hinzufügen weitere Buchungszeilen angelegt werden
Man kann sich weitere Felder anzeigen lassen, indem man auf diesen Button klickt, und die Felder auswählt, die angezeigt werden sollen.
Im Tab Weitere Informationen können weitere Daten eingetragen werden.
Auf klicken um den Status der Rechnung von Entwurf auf Gebucht zu setzen.
Den Lieferanten, und wenn vorhanden eine Belegreferenz eintragen. Anschließend Rechnungs- und Buchungsdatum sowie die Empfängerbank festlegen.
Bei der Fälligkeit kann man zwischen einem fixen Zahlungsdatum oder einer Zahlungsbedingung wählen.
In dieser Übersicht können Gutschriften angelegt, eingesehen und verwaltet werden.
Auf NEU klicken um eine neue Gutschrift zu erstellen.
Im Tab Rechnungszeilen kann man die Produkte, für die eine Gutschrift erstellt werden soll , als Eintrag hinzufügen. Anschließend die Menge und den Preis eintragen.
Zur besseren Übersicht kann man einen Abschnitt hinzufügen (im Bild "Pflanzen" und "Gartenzubehör"), und auch einen Text als Notiz hinzufügen.
Im Tab Buchungszeilen sehen Sie, auf welche Konten die Zahlung verbucht wird. Sie können auch weitere Einträge hinzufügen.
Im Tab Weitere Informationen können Sie weitere Daten eintragen.
Auf klicken um den Status der Gutschrift von Entwurf auf Gebucht zu setzen.
Übersicht aller bereits erfolgten Zahlungen. Es können ebenso Zahlungen manuell neu erfasst werden. Dadurch bekommen Kontakte ein Guthaben hinterlegt und können bei Rechnungen oder Gutschriften eingelöst werden.
Wenn aktiviert, bedeutet das, dass die Bewegung noch kontrolliert werden muss, da bei Erstellung eventuell noch nicht alle Informationen vorhanden waren
Lieferbedingung
z.B. ab Werk, frei Frachtführer
Steuerzuordnung
Auswahl zwischen National, europäische Union, Drittstaaten
Auto-post
ob die Buchung automatisch zu einem gewählten Zeitraum durchgeführt werden soll: Nein/Datum/Monat/Quartal/jährlich
Lieferbedingung
z.B. ab Werk, frei Frachtführer
Steuerzuordnung
Auswahl zwischen National, europäische Union, Drittstaaten
Auto-post
ob die Buchung automatisch zu einem gewählten Zeitraum durchgeführt werden soll: Nein/Datum/Monat/Quartal/jährlich
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Wenn aktiviert, bedeutet das, dass die Bewegung noch kontrolliert werden muss, da bei Erstellung eventuell noch nicht alle Informationen vorhanden waren
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