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🔧 Weitere Stammdaten

Konfiguration -> Weitere Stammdaten

🔧 Akademische Grade

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Akademische Grade

Akademische Grade (Titel) werden für die Anrede von Personen in Dokumenten und. E-Mails verwendet.

Anlegen

Auf klicken, um einen neuen Akademischen Grad (Titel) einzutragen.

Titel: Die Bezeichnung des Akademischen Grads
Abkürzung: Der Kürzel des Akademischen Grads
Position
Farbe: Der Titel wird als Tag in der gewählten Farbe dargestellt

🔧 Bankkonten & Banken

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Bankkonten -> Bankkonten

Bankkonten des eigenen Unternehmens sowie der Geschäftskontakte können hier eingesehen und angelegt werden.

Das Bankkonto des Unternehmens wird z.B. für die Anzeige eines QR-Codes auf Rechnungen verwendet.

Durch Neu kann ein neues Bankkonto angelegt werden.

Kontonummer (IBAN)

Die Kontonummer = IBAN des Kontos

Postkonto Schweiz

Dieses Feld wird für die Schweizer Kontonummer bei einem Kreditorenkonto und für die Kundennummer beim unternehmenseigenen Konto verwendet. Die Kundennummer besteht üblicherweise aus sechs Ziffern ohne "-", während die Postkontonummer zum Beispiel 01-162-8 sein kann.

Kontoinhaber

Der Kontakt, dem das Konto gehört

Damit das Bankkonto auf den Dokumentenvorlagen angezeigt wird, muss als Kontakt das interne Unternehmen hinterlegt werden. Dadurch wird das Konto als unternehmenseigenes Konto eingestellt.

Siehe Auf Dokumenten Anzeigen

Kontoinhabername

der Anzeigename des Kontoinhabers auf Dokumenten

Bank

Die Bank, bei der das Konto eröffnet wurde. Banken können im Bankverzeichnis eingetragen werden.

Geld schicken

Ist der Toggle aktiviert, kann das Konto für ausgehende Zahlungen verwendet werden.

Auf Dokumenten anzeigen

Wenn beim Feld Kontoinhaber das Unternehmen hinterlegt wurde und der Toggle aktiviert ist, werden beim Dokumentenlayout "Standard" die Bankdaten von 1 Bankkonto automatisch in der Fußzeile angeführt.

Ist der Toggle bei "Auf Dokumenten anzeigen" bei mehreren Konten aktiviert, wird das 1. unternehmenseigene Bankkonto aus der Liste auf den Dokumenten angezeigt (Dokumentlayout Standard) Sollen mehr Bankkonten in der Fußzeile angezeigt werden, ist das Dokumentlayout "Classic" zu wählen, bei dem bis zu drei Bankkonten angezeigt werden können.

Banken

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Bankkonten -> Banken

Im Bankverzeichnis können die Banken, die vom Unternehmen genutzt werden, hinterlegt werden.

Um eine Bank in das Verzeichnnis einzutragen auf klicken.

Name

Der Name der Bank

BIC

wird auch SWIFT genannt. Ist eine eindeutige Kennung der Bank und besteht aus 8-11 Stellen

Bankadresse

Die Adresse der Bank, bestehend aus Straße, Stadt, PLZ und Land

Telefon

Telefonnummer der Kontaktperson bei der Bank

E-Mail

E-Mail-Adresse der Kontaktperson bei der Bank

🔧 Branchen

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Branchen

Einem Kontakt vom Typ Unternehmen kann eine Branche zugeordnet werden.

Auf klicken, um eine Branche anzulegen. In der neuen Zeile kann der Name der Branche (Kurzform) und der volle Name eingegeben werden.

🔧 Datenbereinigung

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Datenbereinigung

Mit der Datenbereinigung können Doubletten (doppelte Einträge) entfernt und zusammengeführt werden. Die Datenbereinigung kann durch das Festlegen von Regeln konfiguriert werden.

Datensätze recyceln

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Datenbereinigung -> Datensätze recyclen

In den Records wird angezeigt, welche Datensätze für die Bereinigung identifiziert wurden.

Recycling Regeln

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Datenbereinigung -> Recycling Regeln

Mit Neu kann eine neue Regel erstellt werden.

Feldbezeichnungen

Modell: Das Modell, für das die Recycling-Regel erstellt wird (z.B. Kontakt oder Produkt)
Aktiv: Über den Toggle kann eingestellt werden, ob die Datenbereinigungs-Regel aktiv ist.
Filter: Die Datensätze des Modells. Standard sind alle Datensätze ausgewählt, es kann allerdings auch ein Filter hinzugefügt werden, um die Datensätze einzuschränken.
Zeitfeld
Delta
Delta-Einheit
Recycling Modus
- manuell: die Bereinigung der Datensätze wird manuell durchgeführt/ausgelöst
- automatisch: die Bereinigung der Datensätze wird automatisch durchgeführt
Recycling Aktion
- Archiv: die zu bereinigenden Datensätze werden archiviert
- Löschen: die zu bereinigenden Datensätze werden gelöscht
Inklusive Archivierte: Das Feld steht zur Auswahl, wenn als Recycling Aktion "Löschen" gewählt ist. Wenn aktiviert, werden auch archivierte Datensätze gelöscht
Benutzer benachrichtigen: Das Feld steht zur Auswahl, wenn als Recycling Modus "manuell" gewählt ist. Es kann eingestellt werden, welcher Benutzer benachrichtigt wird, wenn Datensätze für die Bereinigung erkannt wurden. Auch die Benachrichtungsabstände können eingestellt werden.

🔧 Lokalisierung

Bundesländer

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Lokalisierung -> Bundesländer / Regionen

Sollte ein Bundesland oder eine Region fehlen, können sie durch angelegt werden.

In der neuen Zeile wird der Name, das Bundesland-Kürzel (Abkürzung) sowie das zugehörige Land abgefragt.

Länder

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Lokalisierung -> Länder

Für jedes Land können hier diverse Voreinstellungen, wie z.B. die Ländervorwahl (für Telefonnummern), die MwSt.-Bezeichnung auf Dokumenten (z.B. Rechnungen), Bundesländer und deren Abkürzungen, usw. gesetzt werden.

Ländergruppe

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Lokalisierung -> Ländergruppe

In Ländergruppen werden z.B. zu einem Kontinent oder einer Währungsunion zugehörige Länder zusammengefasst. Jeder Ländergruppe können auche Preislisten zugeordnet werden.

Eine neue Ländergruppe kann durch angelegt werden.

Feldbezeichnungen

Gruppenname: Die Bezeichnung der Ländergruppe
Länder: Über ein Dropdown können die Länder ausgewählt werden, die zur Ländergruppe gehören sollen.
Preisliste: Die für die Ländergruppe gültigen Preislisten können hier hinzugefügt werden.
Durch Klick auf erhält man eine Ansicht der bestehenden Preislisten. Durch Anklicken der Checkbox wählt man die Preislisten aus, die hinzugefügt werden sollen und bestätigt die Auswahl durch Klick auf

🔧 Stichwörter

Tags, Schlagwörter, Schlüsselwörter

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Lokalisierung -> Stichwörter

Kontakte können mit Stichwörtern wie "Stammkunde", "Vertriebspartner", "Lieferant" versehen werden, um die Zuordnung zu erleichtern. Diese werden ebenso in der Kontaktübersicht angezeigt.

In der Übersicht sind alle angelegte Stichwörter mit ihrer aufgelistet.

Um ein neues Stichwort zu erstellen, auf klicken.

Feldbezeichnung

Tag Bezeichnung: Der Name bzw. Stichworttext
Farbe: Die Farbe, in der das Stichwort angezeigt wird
Oberkategorie: Für das Stichwort können Oberkategorien erstellt werden, z.B.: Oberkategorie "Kunde" für die Stichwörter "Stammkunde" und "Neukunde"
Aktiv: Wenn der Toggle auf aktiv gesetzt ist, kann das Stichwort verwendet werden

🔧 Titel

Anrede

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Lokalisierung -> Titel

Titel werden für die Anrede von Personen in Dokumenten und E-Mails verwendet.

Auf klicken, um einen neuen Titel einzutragen. In der neuen Zeile Titel und die Abkürzung eintragen.

🔧 Mitarbeiter

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Mitarbeiter

Im Mitarbeiter-Menü können Mitarbeitertyp, Arbeitspläne (On/Offboarding), Abteilungen usw. für die in den Stammdaten angelegten Mitarbeiter konfiguriert werden.

Stichwörter

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Mitarbeiter -> Stichwörter

Bei jedem Mitarbeiter können Stichwörter hinterlegt werden.

Diese sind in der Mitarbeiterübersicht (Stammdaten -> Mitarbeiter) ersichtlich.

Stichwörter anlegen

Ein neues Stichwort wird über den Button "Neu" erstellt. Es öffnet sich eine Zeile, in der die Bezeichnung des Stichworts eingegeben werden kann

Das Stichwort kann anschließend beim Anlegen oder Bearbeiten eines Mitarbeiters ausgewählt werden

Stellen

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Mitarbeiter -> Stellen

Stellen beschreiben die Mitarbeiterstelle (berufliche Tätigkeit). Für Stellen kann festgelegt werden, zu welcher Abteilung sie gehören und um wie viele Mitarbeiter die Stelle aufgestockt werden soll.

Stelle anlegen

Über den Button "Neu" kann eine neue Stelle erstellt werden.

Stelle (Jobposition)

Die Bezeichnung der Stelle bzw. Tätigkeit

Abteilung

Die Abteilung, zu der diese Stelle gehört

Mitarbeitertyp

Die Art des Mitarbeiters (z.B. Verkäufer, Angestellter etc.)

Ziel

Die Anzahl der geplanten Einstellung an neuern Mitarbeitern für diese Stelle bzw. Position

Stellenzusammenfassung

Die Stellenbeschreibung kann hier eingegeben werden.

Stelle beim Mitarbeiter hinzufügen

Unter Stammdaten -> Mitarbeiter kann bei einem Mitarbeiter die Stelle hinterlegt werden.

Mitarbeitertypen

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Mitarbeiter -> Mitarbeitertypen

Über den Button Neu kann in einer neuen Zeile eine Bezeichnung für den Mitarbeitertyp angelegt werden.

Der Mitarbeitertyp kann bei einer Stelle (Jobposition) hinterlegt werden.

Abteilungen

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Mitarbeiter -> Abteilungen

Abteilungen werden für die Zuständigkeitsbereiche erstellt. Jeder Abteilung können Mitarbeiter sowie ein Manager zugeordnet werden.

Auf klicken um eine neue Abteilung zu erstellen.

Abteilungsname

Manager

Der für die Abteilung zuständige Manager

Hauptabteilung

Die übergeordnete Abteilung (Hierarchie)

Mitarbeiter zur Abteilung hinzufügen

Bestehender Mitarbeiter

Um einen bestehenden Mitarbeiter zur Abteilung hinzuzufügen, wird die Mitarbeiteransicht unter Stammdaten -> Mitarbeiter geöffnet und im Feld Abteilung eine Abteilung ausgewählt.

Neuer Mitarbeiter

Hierfür muss die Ansicht unter Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Mitarbeiter -> Abteilungen auf Kanban umgestellt werden.

Folgend kann der Button für die Anzahl der Mitarbeiter dieser Abteilung ausgewählt werden.

Dadurch wird das Mitarbeiterfenster der jeweiligen Abteilung geöffnet.

Über NEU kann ein neuer Mitarbeiter angelegt werden, die Felder für die "Abteilung" sind bereits vorausgefüllt. Nach dem Speichern des Mitarbeiters ist dieser neu angelegt und der Abteilung hinzugefügt.

Pläne

Konfiguration -> Weitere Stammdaten -> Mitarbeiter -> Pläne

Es können Pläne erstellt und Abteilungen zugeordnet werden. Diese Pläne enthalten Schritte (Arbeitsprozesse) für die ein zuständiger Mitarbeiter eingeteilt wird, der dann eine Aktivität erhält.

Ein Plan kann bei einem Mitarbeiter ausgeführt werden, dadurch werden die Aktivitäten erstellt.

Planname

Die Bezeichnung des Plans, zB. Onboarding

Abteilung

Die Abteilung, für die der Plan erstellt wird

Zu generierende Aktivitäten

Sind die zu befolgenden Schritte des Plans

Über Zeile hinzufügen kann ein neue Aktivität hinzugefügt werden

Aktivitätstyp

Legt fest, welcher Aktivitätstyp erstellt wird, z.B. zu erledigen oder Meeting

Zusammenfassung

Ist eine Kurzbeschreibung des Schritts und die Überschrift der erstellten Aktivität

Verantwortlich

Legt fest, von welchem Mitarbeiter der Schritt durchzuführen ist, für diesen wird auch die Aktivität generiert.

Wer der Coach/Manager/Mitarbeiter ist, bezieht sich auf den Mitarbeiter-Kontakt in den Stammdaten, bei dem der Plan ausgeführt wird

Coach - der beim Mitarbeiterkontakt hinterlegte Coach
Manager - der beim Mitarbeiterkontakt hinterlegte Mitarbeiter
Mitarbeiter - der Mitarbeiter selbst (bei dem der Plan ausgeführt wird)
Andere

Bei der Auswahl "Andere" kann der Kontakt, für den die Aktivität erstellt wird, explizit angegeben werden.

Notiz

Die Aktivität bzw. der durchzuführende Schritt kann hier genauer beschrieben werden.