Der Ablauf der Erstellung eines Angebots oder Auftrags ist derselbe. Man kann ein Angebot erstellen, und dieses durch Bestätigung des Angebots in einen Verkaufsauftrag umwandeln, oder direkt einen Verkaufsauftrag erstellen.

Angebot anlegen / Auftrag anlegen

Über den Button Neu kann ein neues Angebot/neuer Auftrag erstellt werden

Kunde

der (Kunden-)Kontakt an den das Angebot/der Auftrag gerichtet ist

Rechnungsadresse

die Rechnungsadresse des Kunden (vorausgefüllt, wenn beim Kundenkontakt hinterlegt)

Lieferadresse

die Lieferadresse des Kunden (vorausgefüllt, wenn beim Kundenkontakt hinterlegt)

Angebotsvorlage

das Angebot wird auf Grundlage der Einstellungen in dieser Vorlage erstellt

Ablauf (Angebot)

das Datum, an dem das Angebot abläuft

Preisliste

die Produkt-Preisliste, die für den Kunden angewendet wird

Zahlungsbedingungen

die Frist, in der ein Kunde die Zahlung zu tätigen hat

Reiter & Felder: Auftragszeilen, Optionale Produkte, Weitere Informationen, Sendcloud

Auftragszeilen

Im Reiter Auftragszeilen werden Produkte über Produkte hinzufügen zum Angebot/Auftrag hinzugefügt und die Stückzahl unter "Menge" eingetragen.

Wenn benötigt, kann zu dem Angebot/Auftrag eine Notiz oder ein Abschnitt hinzugefügt werden, z.B. um die Produkte zu gliedern.

Optionale Produkte

Im Reiter Optionale Produkte hinzugefügte Einträge werden nicht zur Gesamtsumme des Auftrags gerechnet und können als Produktvorschlag dienen. Sie können über einen Klick auf zu den Auftragszeilen hinzugefügt werden.

Weitere Informationen

Im Reiter Weitere Informationen können weitere Daten zu Verkauf, Lieferung, Rechnung und Nachverfolgung hinzugefügt werden.

Verkäufer

Der Mitarbeiter von dem Angebot/Auftrag erstellt wurde

Verkaufsteam

Das Angebot/Auftrag ist diesem Verkaufsteam zugeordnet

Online-Bestätigung

wenn aktiviert wird durch Unterschrift oder Zahlung des Kunden das Angebot automatisch bestätigt Das Angebot muss sich im Status "Angebot gesendet" befinden, damit es online bestätigt werden kann

weitere Infos: Online-Signatur und Online-Bestätigung

Kundenreferenz

z.B. Kundennummer

Stichwörter

Stichwörter, die dem Angebot/Auftrag hinzugefügt werden

Auslieferungsbedingungen

z.B. "sobald wie möglich" oder "bei Verfügbarkeit aller Produkte"

Liefertermin

Der Termin wird anhand der Auslieferungsbedingungen gesetzt, außer es wird manuell ein Liefertermin eingetragen. Anhand des Liefertermins wird die Frist für den Transfer bzw. die Produktbewegung gesetzt.

Steuerzuordnung

das Feld sollte leer gelassen werden, wenn die Steuerzuordnung automatisch erfolgen soll (z.B. angepasst an die Kunden- oder Lieferadresse, bzw. einer Versandadresse mit dem Anbieter Abholung vor Ort) Wird eine Steuerzuordnung fix hinterlegt, werden immer die Steuern dieser Zuordnung verwendet.

Referenzbeleg

das Dokument aus dem Angebot/Auftrag erstellt wurden

Chance

Chance aus dem der Auftrag stammt bzw generiert wurde

Kampagne

wenn das Angebot mit einer Kampagne (z.B. Weihnachtsaktion) zusammenhängt, kann diese eingetragen werden

Medium

Herkunft

Quelle eines Links oder einer E-Mail-Liste

Sendcloud

Modul: Sendcloud

Zoll Lieferart (Sendcloud)

Wird beim Auftrag eine Sendcloud Versandmethode hinzugefügt, kann im Reiter "Sendcloud" die Zoll Lieferart eingestellt werden.

Sendcloud-Abgleich (Testmodus)

Ist in den Lager-Einstellungen der Sendcloud-Testmodus aktiviert, kann der Abgleich mit Sendcloud für diesen Auftrag getestet werden.

Versand hinzufügen

Über den Button kann eine Versandmethode zum Angebot/Auftrag hinzugefügt werden.

Es können automatisch nur jene Versandmethoden angezeigt werden, die für das Gewicht der Sendung gültig sind.

Dafür ist bei den Produktstammdaten im Reiter Lager unter Logistik ein Gewicht einzutragen, und bei den Versandmethoden das gültige Gewicht einzustellen.

Sendcloud - Versandmethode hinzufügen, Sendcloud-Labels erstellen

Wenn das Modul Sendcloud aktiv ist, und das Sendcloud Setup durchgeführt wurde, wird beim Validieren des Lieferscheins bzw. Transfers, der zum Auftrag erstellt wurde, automatisch ein Popup für das Hinzufügen der Sendcloud-Versandmethode geöffnet.

Nach Hinzufügen der Sendcloud-Versandmethode kann über den Button "Sendcloud Labels erstellen" das Versandlabel direkt über die Verwaltungsoberfläche erstellt werden. Das Versandlabel kann auch nach der Durchführung des Sendcloud-Abgleichs im Sendcloud-Portal erstellt werden.

Gutscheincode / Rabatt / Werbeaktion einlösen

Im Auftrag/Angebot können die Prämien aus dem Rabatt & Treue-Programm über Klick auf einen der Buttons hinzugefügt werden.

Nach Klick auf den Button kann der Rabatt- bzw. Gutscheincode eingegeben werden.

Nun werden die verfügbaren Prämien angezeigt und können angewendet werden.

Nach Einlösung wird der Gutschein bzw. die Aktion in den Auftragszeilen hinzugefügt, und je nach Art der Prämie ein Rabatt abgezogen oder z.B. ein Gratisprodukt oder Gratisversand gewährt.

Zwischensummen

Innerhalb der Auftragszeilen können mehrere Abschnitte erstellt werden, die dann bei einem Ausdruck einer Auftragsbestätigung sowie bei einer Rechnung Zwischensummen anführen lassen.

Bestätigen / per E-Mail versenden

Nun kann man das Angebot oder den Auftrag per E-Mail versenden. Handelt es sich um ein Angebot, kann man dieses auch bestätigen: es wandelt sich durch die Bestätigung in einen Auftrag um.

Im Menü Verkaufsauftrag erhält man die Übersicht über alle bestätigten Angebote und direkt erstellten Aufträge. Zu jedem Auftrag wird der Rechnungsstatus angezeigt (z.B. "Abzurechnen" - zu diesem Auftrag muss noch eine Rechnung erstellt werden).

Durch Klick auf den Eintrag kann man den Verkaufsauftrag öffnen.

Rechnung für Auftrag erstellen

Eine Rechnung zum Auftrag wird über den Button erstellt. Dadurch öffnet sich ein Popup in dem eingestellt werden kann, welche Art von Rechnung erstellt werden soll:

reguläre Rechnung

Rechnung mit der Gesamtsumme des Auftrags wird erstellt

Anzahlung in Prozent

Es wird eine Anzahlung mit dem angegebenen Prozentsatz erstellt, die Höhe des Prozentsatzes lässt sich bei Auswahl der Option festlegen

Anzahlung mit festem Betrag

Es wird eine Anzahlung mit einem festen Betrag erstellt, die Höhe des Betrags lässt sich bei Auswahl der Option festlegen (sollte kleiner sein als die Gesamtsumme)

Die Rechnung wird über den Button "Rechnung erstellen" erstellt. Durch Auswahl des Buttons wird die Rechnung nach dem Erstellen direkt geöffnet.

Die Rechnung befindet sich im Rechnungsentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Aktionsleiste rechts). Um die Erstellung der Rechnung abzuschließen, ist der Button zu wählen.

Die Rechnung befindet sich nun im Status Gebucht.

Die Rechnung kann man nun Senden und Drucken, eine Zahlung erfassen, oder eine Gutschrift erstellen.

Liefervorgang

Zu jedem Verkaufsauftrag der Produkte mit der Produktart "Lagerfähige Produkte" oder "Verbrauchsartikel" enthält, wird ein Liefervorgang bzw. Transfer erstellt. Wenn der Button ausgewählt wird, werden alle Liefervorgänge zu diesem Auftrag angezeigt.

Weitere Infos zum Liefervorgang

Summe der offenen Posten (unbezahlten Rechnungen) des Kunden im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche anzeigen

Wenn im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche ein Auftrag oder Angebot geöffnet wird, wird rechts oben der Button Offene Posten mit der Gesamtstumme aller offenen Posten des Kunden angezeigt. Dies umfasst alle unbezahlten Rechnungen = Rechnungen mit dem Zahlungsstatus unbezahlt, Teilzahlung oder in Zahlung.

Durch Auswahl des Buttons werden die offenen Rechnungen des Kunden aufgelistet.

Siehe auch: Offene Posten im Auftragswesen der Kasse anzeigen

Durch die Schnellbestätigung eines Angebots wird

• das Angebot zu einem bestätigten Auftrag

• die Rechnung erstellt, bestätigt und gedruckt

• die Lieferbuchungen erstellt (wenn die Ware lagernd ist) und optional der Lieferschein gedruckt

Vorgang

1. Im Auftragswesen ein neues Angebot (mit Hinzufügen des Kunden und der Produkte) erstellen, bzw. ein bestehendes Angebot öffnen.

1. Wenn der Lieferschein bei der Schnellbestätigung gedruckt werden soll, ist das Feld zu aktivieren.

2. Den Button wählen

3. Das Angebot wird zu einem bestätigten Auftrag. Die Rechnung wird erstellt und bestätigt. Für alle lagernden Positionen wird eine Lagerbuchung erstellt. Nicht lagernde Positionen werden nicht behandelt, für diese musss nachträglich ein Lieferschein erstellt werden. Rechnung und (wenn aktiviert) Lieferschein werden nun gedruckt