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Auftragswesen

In dieser Dokumentation wird ausführlich auf den Hauptmenüpunkt eingegangen.

Modul: Auftragswesen

Im Auftragswesen können Angebote und Aufträge erstellt und die Rechnungslegung zu einem Auftrag vorgenommen werden.

Zur Beschreibung der (System)Einstellungen im Auftragswesen

Zur Beschreibung der Konfiguration im Auftragswesen

Zur Beschreibung der Berichte im Auftragswesen

Auftragsverwaltung: Angebote & Aufträge

Zwischensummen anlegen, Optionale Produkte, Kommissionierauftrag, Gutschein/Rabatt/Aktion einlösen

Modul: Auftragswesen

Der Ablauf der Erstellung eines Angebots oder Auftrags ist derselbe. Man kann ein Angebot erstellen, und dieses durch Bestätigung des Angebots in einen Verkaufsauftrag umwandeln, oder direkt einen Verkaufsauftrag erstellen, wenn w.

Aufträge aus der Verwaltungsoberfläche können auch in der Kassenoberfläche aufgerufen werden.

Angebot anlegen / Auftrag anlegen

Über den Button Neu kann ein neues Angebot/neuer Auftrag erstellt werden

Einen Kunden auswählen, und eventuell eine abweichende Lieferadresse setzen. Bei einem Angebot ein Ablaufsdatum eingeben. Man kann für den Kunden eine spezielle Preisliste anwenden und die Zahlungsbedingungen für den Auftrag setzen.

Ebenso kann das Angebot auf Grundlage einer Angebotsvorlage erstellt werden.

Kunde

der (Kunden-)Kontakt an den das Angebot/der Auftrag gerichtet ist

Rechnungsadresse

die Rechnungsadresse des Kunden (vorausgefüllt, wenn beim Kundenkontakt hinterlegt)

Lieferadresse

die Lieferadresse des Kunden (vorausgefüllt, wenn beim Kundenkontakt hinterlegt)

Angebotsvorlage

das Angebot wird auf Grundlage der Einstellungen in dieser Vorlage erstellt

Ablauf (Angebot)

das Datum, an dem das Angebot abläuft

Preisliste

die Produkt-Preisliste, die für den Kunden angewendet wird

Zahlungsbedingungen

die Frist, in der ein Kunde die Zahlung zu tätigen hat

Reiter & Felder: Auftragszeilen, Optionale Produkte, Weitere Informationen, Sendcloud

Für das Anzeigen der Marge in den Auftragszeilen, sowie unter der Gesamtsumme des Auftrags bzw. der Rechnung, muss die entsprechende "Stammdaten"-Berechtigung (Kosten) unter Einstellungen -> Benutzer & Unternehmen -> Benutzer -> Stammdaten aktiviert werden.

Im Reiter Auftragszeilen kann man Produkte hinzufügen. Bei Menge die benötigte Stückzahl eintragen.

Wenn benötigt, kann zu dem Angebot/Auftrag eine Notiz oder ein Abschnitt hinzugefügt werden, z.B. um die Produkte zu gliedern.

Im Reiter Optionale Produkte hinzugefügte Einträge werden nicht zur Gesamtsumme des Auftrags gerechnet und können als Produktvorschlag dienen. Sie können über einen Klick auf zu den Auftragszeilen hinzugefügt werden.

Im Reiter Weitere Informationen können weitere Daten zu Verkauf, Lieferung, Rechnung und Nachverfolgung hinzugefügt werden.

Verkäufer

Der Mitarbeiter von dem Angebot/Auftrag erstellt wurde

Verkaufsteam

Das Angebot/Auftrag ist diesem Verkaufsteam zugeordnet

Online-Bestätigung

wenn aktiviert wird durch Unterschrift oder Zahlung des Kunden das Angebot automatisch bestätigt Das Angebot muss sich im Status "Angebot gesendet" befinden, damit es online bestätigt werden kann

weitere Infos: Online-Signatur und Online-Bestätigung

Kundenreferenz

z.B. Kundennummer

Stichwörter

Stichwörter, die dem Angebot/Auftrag hinzugefügt werden

Auslieferungsbedingungen

z.B. "sobald wie möglich" oder "bei Verfügbarkeit aller Produkte"

Liefertermin

der dem Kunden zugesagte Liefertermin (Termin wird dann nicht anhand der Auslieferungsbedingungen gesetzt)

Steuerzuordnung

das Feld sollte leer gelassen werden, wenn die Steuerzuordnung automatisch erfolgen soll (z.B. angepasst an die Kunden- oder Lieferadresse, bzw einer Versandadresse mit dem Anbieter Abholung vor Ort) Wird eine Steuerzuordnung fix hinterlegt, werden immer die Steuern dieser Zuordnung verwendet.

Referenzbeleg

das Dokument aus dem Angebot/Auftrag erstellt wurden

Chance

Chance aus dem der Auftrag stammt bzw generiert wurde

Kampagne

wenn das Angebot mit einer Kampagne (z.B. Weihnachtsaktion) zusammenhängt, kann diese eingetragen werden

Medium

Herkunft

Quelle eines Links oder einer E-Mail-Liste

Modul: Sendcloud

Wird beim Auftrag eine Sendcloud Versandmethode hinzugefügt, kann im Reiter "Sendcloud" die Zoll Lieferart eingestellt werden.

Ist in den Lager-Einstellungen der Sendcloud-Testmodus aktiviert, kann der Abgleich mit Sendcloud für diesen Auftrag getestet werden.

Versand hinzufügen

Über den Button kann eine Versandmethode zum Angebot/Auftrag hinzugefügt werden.

Es können automatisch nur jene Versandmethoden angezeigt werden, die für das Gewicht der Sendung gültig sind.

Dafür ist bei den Produktstammdaten im Reiter Lager unter Logistik ein Gewicht einzutragen, und bei den Versandmethoden das gültige Gewicht einzustellen.

Sendcloud (Versandmethode, Labels erstellen)

Wenn das Modul Sendcloud aktiv ist, und das Sendcloud Setup durchgeführt wurde, werden die zum Sendungsgewicht passenden Sendcloud-Versandmethoden zur Auswahl angezeigt.

Nach Hinzufügen der Sendcloud-Versandmethode können über den Button "Sendcloud Labels erstellen" die Versandlabels erstellt werden Ebenso ist die Bestellung nach Durchführung des Sendcloud-Abgleichs im Sendcloud-Portal für die Erstellung eines Versandlabels verfügbar.

Bei der Verwendung einer Sendcloud-Versandmethode muss beim Kontakt (an den geliefert wird) eine Telefonnummer hinterlegt sein!

Gutscheincode / Rabatt / Werbeaktion einlösen

Im Auftrag/Angebot können die Prämien aus dem Rabatt & Treue-Programm über Klick auf einen der Buttons hinzugefügt werden.

Werbeaktionen benötigen keinen Code, und werden erst zum Hinzufügen angezeigt, wenn die Regeln und Bedingungen des Programms erfüllt sind.

Nach Klick auf den Button kann der Rabatt- bzw. Gutscheincode eingegeben werden.

Nun werden die verfügbaren Prämien angezeigt und können angewendet werden.

Nach Einlösung wird der Gutschein bzw. die Aktion in den Auftragszeilen hinzugefügt, und je nach Art der Prämie ein Rabatt abgezogen oder z.B. ein Gratisprodukt oder Gratisversand gewährt.

Zwischensummen

Innerhalb der Auftragszeilen können mehrere Abschnitte erstellt werden, die dann bei einem Ausdruck einer Auftragsbestätigung sowie bei einer Rechnung Zwischensummen anführen lassen.

Bestätigen / per E-Mail versenden

Nun kann man das Angebot oder den Auftrag per E-Mail versenden. Handelt es sich um ein Angebot, kann man dieses auch bestätigen: es wandelt sich durch die Bestätigung in einen Auftrag um.

Im Menü Verkaufsauftrag erhält man die Übersicht über alle bestätigten Angebote und direkt erstellten Aufträge. Zu jedem Auftrag wird der Rechnungsstatus angezeigt (z.B. "Abzurechnen" - zu diesem Auftrag muss noch eine Rechnung erstellt werden).

Durch Klick auf den Eintrag kann man den Verkaufsauftrag öffnen.

Rechnung für Auftrag erstellen

Eine Rechnung zum Auftrag wird über den Button erstellt. Dadurch öffnet sich ein Popup in dem eingestellt werden kann, welche Art von Rechnung erstellt werden soll:

reguläre Rechnung

Rechnung mit der Gesamtsumme des Auftrags wird erstellt

Anzahlung in Prozent

Es wird eine Anzahlung mit dem angegebenen Prozentsatz erstellt, die Höhe des Prozentsatzes lässt sich bei Auswahl der Option festlegen

Anzahlung mit festem Betrag

Es wird eine Anzahlung mit einem festen Betrag erstellt, die Höhe des Betrags lässt sich bei Auswahl der Option festlegen (sollte kleiner sein als die Gesamtsumme)

Die Rechnung wird über den Button "Rechnung erstellen" erstellt. Durch Auswahl des Buttons wird die Rechnung nach dem Erstellen direkt geöffnet.

Die Rechnung befindet sich im Rechnungsentwurf (erkennbar an dem blauen Pfeil in der Aktionsleiste rechts). Um die Erstellung der Rechnung abzuschließen, ist der Button zu wählen.

Die Rechnung befindet sich nun im Status Gebucht.

Die Rechnung kann man nun Senden und Drucken, eine Zahlung erfassen, oder eine Gutschrift erstellen.

Liefervorgang

Zu jedem Verkaufsauftrag wird eine Lieferung erfasst. Wenn der Button ausgewählt wird, werden alle Liefervorgänge zu diesem Auftrag angezeigt.

Modul: Kommissionsverwaltung

Wird die Kommissionsverwaltung verwendet, und die Lieferposition soll einem Kommissionsbestand/Kommissionseigentümer angerechnet werden, kann in dem Feld Von Eigentümer der Eigentümer des Kommissionsbestands festgelegt werden.

Weitere Informationen: Zuordnung der Kommission für Produktbewegungen / Produktlieferungen

Reiter & Felder: Vorgänge, Zusätzliche Informationen, Notiz

Im Reiter Vorgänge werden die zu liefernden Produkte gegliedert in Bedarf, Reserviert und Erledigt angezeigt.

Unter Erledigt kann die Anzahl der tatsächlich ausgelieferten Artikel eingetragen werden. Es ist auch möglich Teilmengen einzutragen und auszuliefern.

Sollen die Mengen automatisch anhand des Bedarfs ausgefüllt werden, ist das über den Button möglich, der sich oben in der Aktionsleiste befindet.

Im Reiter Zusätzliche Informationen können weitere Daten zu dem Frachtführer, der Tracking-Referenz sowie den Auslieferungsbedingungen eintragen werden. Auch ist es möglich, einen Verantwortlichen für die Lieferung einzutragen.

Im Reiter Notiz kann ein Text hinterlegt werden, der auf dem Kommissionierungsauftrag angedruckt werden soll (Klick auf Drucken, oben in der Aktionsleiste)

Kommissionierauftrag und Etiketten drucken

Anschließend sind folgende Aktionen über dei Aktionsleiste möglich:

die Lieferung bestätigen
den Kommissionierauftrag drucken

34KB

Kommissioniervorgänge - Sarah Wagner - WH_OUT_00001.pdf

pdf

für den Packvorgang Etiketten bzw. Labels drucken
es erscheint ein Fenster, in dem man das Format und die Menge der Etiketten einstellen kann

13KB

Produktetikett (PDF).pdf

pdf

Summe der offenen Posten (unbezahlten Rechnungen) des Kunden im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche anzeigen

Wenn im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche ein Auftrag oder Angebot geöffnet wird, wird rechts oben der Button Offene Posten mit der Gesamtstumme aller offenen Posten des Kunden angezeigt. Dies umfasst alle unbezahlten Rechnungen = Rechnungen mit dem Zahlungsstatus unbezahlt, Teilzahlung oder in Zahlung.

Durch Auswahl des Buttons werden die offenen Rechnungen des Kunden aufgelistet.

Siehe auch: Offene Posten im Auftragswesen der Kasse anzeigen

Schnelle Rechnungserstellung

Schnellbestätigung (Angebot), Schnellerstellung Angebot + Lieferschein + Rechnung, Angebot mit Rechnung und Lagerbuchung erstellen, Angebot bestätigen, Rechnung erstellen, Lieferschein erstellen

Durch die Schnellbestätigung eines Angebots wird

das Angebot zu einem bestätigten Auftrag
die Rechnung erstellt, bestätigt und gedruckt
die Lieferbuchungen erstellt (wenn die Ware lagernd ist) und optional der Lieferschein gedruckt

Für die Verwendung der Funktion muss die "Schnelle Rechnungserstellung" unter Einstellungen -> Verkauf -> Angebote und Aufträge -> Schnelle Rechnungserstellung aktiviert werden.

Vorgang

Im Auftragswesen ein neues Angebot (mit Hinzufügen des Kunden und der Produkte) erstellen, bzw. ein bestehendes Angebot öffnen.

Wenn der Lieferschein bei der Schnellbestätigung gedruckt werden soll, ist das Feld zu aktivieren.
Den Button wählen
Das Angebot wird zu einem bestätigten Auftrag. Die Rechnung wird erstellt und bestätigt. Für alle lagernden Positionen wird eine Lagerbuchung erstellt. Nicht lagernde Positionen werden nicht behandelt, für diese musss nachträglich ein Lieferschein erstellt werden. Rechnung und (wenn aktiviert) Lieferschein werden nun gedruckt

Reparaturen

Reparaturverwaltung, Reparatur in Verwaltungsoberfläche, Reparaturannahme, Kostenvoranschlag, Eigenreparatur, Fremdreparatur

Modul: Reparaturverwaltung

Auftragswesen -> Reparaturen

Mit der Reparaturverwaltung kann für retournierte bzw. für die Reparatur angenommene Produkte ein Reparaturauftrag über die Verwaltungsoberfläche oder die Kassenoberfläche erstellt werden. Für die Reparatur kann ein Kostenvoranschlag erstellt und bei der Reparatur aufgewendete Produkte und Dienstleistungen verrechnet werden.

Weitere Infos: Reparaturverwaltung in der Kassenoberfläche

In der Verwaltungsoberfläche wird das zu reparierende Produkt und die Kundendaten im Reparaturformular hinzugefügt. Für die Reparatur benötigte Ersatzteile und Dienstleistungen werden eingetragen und ein Kostenvoranschlag an den Kunden geschickt. Nach der Bestätigung kann die Reparatur gestartet und nach Beendigung die Ware retourniert werden. Wann die Reparatur abzurechnen ist (davor/danach/nicht) kann eingestellt werden. Wird die Reparatur durch einen Dritten durchgeführt, kann dieser eingetragen und die Lieferscheine für die Fremdreparatur erstellt werden.

Reparaturübersicht

Im Menüpunkt Auftragswesen -> Reparaturen werden alle Reparaturen mit ihrem Status angezeigt.

Status der Reparatur

Angebot: Die Reparatur wurde erstellt aber noch nicht bestätigt, Angebot kann gesendet werden
Bestätigt: Die Reparatur wurde bestätigt (Button "Reparatur bestätigen")
Bereit für Reparatur: Die Reparatur wurde bestätigt und kann begonnen werden
In Reparatur: Der Reparaturvorgang wurde gestartet (Button "Reparatur starten")
Abrechenbar: Der Reparaturvorgang wurde beendet (Button "Reparatur beenden")
Erledigt: Die Reparatur wurde abgeschlossen und abgerechnet

Reparatur anlegen, Reparaturformular ausfüllen

Bevor die Reparatur für ein Produkt erstellt wird, sollte das zu reparierende Produkt durch eine Retoure oder eine Reparaturannahme ins Lager des Unternehmens aufgenommen werden: Lager -> Übersicht -> Retouren oder Lager -> Übersicht -> Reparaturannahme

Direkt über den Wareneingang des zu reparierenden Produkts kann die Reparatur über den Button "Reparatur" erstellt werden.

Dadurch wird die Reparatur unter Auftragswesen -> Reparaturen erstellt und das Reparaturen Formular angezeigt.

Alternativ kann die Reparatur auch direkt über den Menüpunkt Auftragswesen -> Reparaturen (Reparaturübersicht) erstellt werden.

Reparaturbeschreibung

Optional zur Reparaturenreferenz kann eine Reparaturenbezeichnung eingegeben werden.

Zu reparierendes Produkt

Das zu reparierende Produkt wird in diesem Feld eingetragen. Es kann nur 1 zu reparierendes Produkt pro Reparaturenauftrag eingetragen werden.