In der Kassenoberfläche ist über ein Icon in der Statusleiste die Auswahl von verschiedenen Kassenmodi möglich. Dadurch kann der Kassenmodus schnell gewechselt werden. Das Aussehen des Icons ändert sich anhand des ausgewählten Modus.

Es gibt folgende Kassenmodi:

Kasse (Verkaufsoberfläche)

Weitere Infos: Verkaufsoberfläche

Retourenmodus

Im Retourenmodus werden Produkte automatisch mit negativer Menge in den Warenkorb gelegt um eine Retoure durchzuführen.

Weitere Infos: Retoure Retourenmodus

Lagerkorrektur

Im Modus Lagerkorrektur können Produktbestände gezahlt und durch Abschließen der Lagerkorrektur der Lagerbestand korrigiert werden.

Weitere Infos: Lagerkorrektur (Bestandsanpassung)

Warenkorbschnittstelle

Im Modus Warenkorbschnittstelle werden über die API übertragene Aufträge synchronisiert und automatisch nachsigniert.

Weitere Infos: Warenkorbschnittstelle

In der Kasse kann die Eingabe von Shortcuts verwendet werden, um bestimmte Funktionen (wie das Öffnen von Vorgängen, Durchführen der Datenaktualisierung, Drucken des X/Z-Berichts, etc.) direkt über eine Tastatureingabe aufzurufen.

Anzeige der verfügbaren Shortcuts in der Kassenoberfläche (Shortcut-Overlay)

Die verfügbaren Shortcuts können in jedem Bereich der Kasse über Drücken und Halten der Taste ALT (auf Windows-Systemen) bzw. der Taste STRG (auf MAC-Systemen) angezeigt werden.

Liste der verfügbaren Shortcuts in der Kassenoberfläche

Allgemein

Menü

Kassenansicht

Einstellungen

Daten aktualisieren

Um den Bildschirm zu sperren, muss für den Kassenbenutzer in der Verwaltungsoberfläche ein PIN eingestellt sein.

Wurde ein PIN vergeben, kann oben rechts in der Kassen-Statusleiste das Schloss-Icon ausgewählt werden.

Nach der Auswahl des Schloss-Icons erscheint der Sperrbildschirm.

Vom Sperrbildschirm aus kann entweder die PIN des angezeigten Benutzers eingegeben werden, um den Sperrbildschirm zu beenden, oder direkt ein Kassenbenutzerwechsel durchgeführt werden.

Weitere Infos: Sperrbildschirm Kassenbenutzer und Kassenbenutzerwechsel

Wird eine Kasse ohne Bargeld betrieben, werden am betreffenden Kassenplatz unterEinstellungen -> Kasse -> Zahlung -> Zahlungsmethoden nur Zahlungsmethoden hinterlegt, die das Journal "Bank" haben.

In der Kassenoberfläche entfällt beim Start einer Kassensitzung die Eingabe von einem Startbetrag (z.B. Wechselgeld) und die anschließende Einzahlung in die Kasse, beim Sitzungsabschluss entfällt die Bargeldzählung und Auszahlung.

In der Verkaufsoberfläche der Kasse wird der Button "Ein-/Ausgang" aus dem Funktionsblock wird permanent deaktiviert, es können keine Ein- bzw. Auszahlungen durchgeführt werden.

In den Einstellungen der Kassenoberfläche unter "Sitzung verwalten" wird der Umsatz der laufenden Sitzung angezeigt.

Startbeleg

Nach dem Erstellen des Kassenplatzes und Aktivieren des RKSV Moduls muss ein Startbeleg erzeugt werden, welcher automatisch bei Eröffnung der ersten Sitzung (solange der Kassenplatz mit dem RKSV Modul verbunden ist) angefordert wird. Dieser Schritt schließt die Inbetriebnahme des Kassenplatzes ab. Danach können gesetzeskonforme Belege erstellt werden.

In der Kassenübersicht zeigt der Kassenplatz in diesem Fall auch den Status "RKSV Startbeleg" an.

Beim 1. Öffnen einer Sitzung am entsprechenden Kassenplatz erscheint die Meldung, dass nun ein Startbeleg erstellt wird.

Mit diesem Beleg kann auch gleich durch einen Scan-Test sichergestellt werden, dass die Fiskalisierung finanzkonform ist. Dazu kann die BMF Belegcheck-App - für Android oder iPhone - verwendet werden.

Nach dem Erstellen des Startbeleges wird dieser durch das RKSV Modul im ETRON onRetail System an FinanzOnline (FON) weitergeleitet. Der Status der Übermittlung kann unter Berichte -> Kassen -> FON Meldung eingesehen werden.

Nullbeleg

In den folgenden Fällen ist ein Nullbeleg unbedingt erforderlich:

• Nachsignierung von Belegen nach Wiederherstellen der Funktionalität nach einem Ausfall der Signatureinheit

• Nachsignierung von Belegen nach dem Beenden des Notfallmodus

Nullbeleg erstellen

Der Nullbeleg kann bei geöffneter Sitzung über das Kassenmenü gedruckt werden.

Nach Auswahl des Menüpunkts "Nullbeleg" und bestätigen der Warnung, wird der Nullbeleg erstellt.

Monatsbeleg

Der Monatsbeleg wird bei der 1. Sitzungseröffnung am 1. Tag des neuen Monats am jeweiligen Kassenplatz automatisch erstellt. Der Jahresbeleg ist zugleich der Monatsbeleg für Dezember.

Nach Erstellung des Monatsbelegs, wird eine entsprechende Meldung in der Kassenoberfläche angezeigt.

Jahresbeleg

Am Jahresende wird statt dem Monatsbeleg ein Jahresbeleg fällig.

Unternehmer haben am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, den Jahresbeleg herzustellen und nach Ausdruck aufzubewahren.

Bei Saisonbetrieben (z.B. Schwimmbad) kann dieser Vorgang auch vorzeitig zu Saisonende, spätestens jedoch vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr erfolgen.

Bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Jahresbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, sofern dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche).

Bei Betrieben, die rund um die Uhr geöffnet haben, kann, wenn es der Geschäftsbetrieb zulässt, der Jahresbelege auch vor oder nach Mitternacht erstellen werden. Der Zeitpunkt des Jahresbeleges soll in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.

Vorzeitige Erstellung

Sollte vor Jahresende bereits ein Jahresbeleg benötigt werden (Saisonbetriebe, Beenden der Geschäftstätigkeit, ...) wird ein Nullbeleg als Jahresbeleg akzeptiert.

Es dürfen danach keine weiteren Umsätze vor dem neuen Jahr getätigt werden. Die Prüfung dieses Beleges kann unmittelbar nach der Erstellung durchgeführt werden, und muss nicht am Ende des Kalenderjahres erfolgen. Sollte darauffolgend im neuen Jahr in der Kassenoberfläche automatisch der Jahresbeleg erstellt werden, so muss dieser in diesem Fall nicht mehr an das Finanzamt übermittelt werden.

Jahresbeleg erstellen

Der Jahresbeleg wird am 1. des neuen Jahres bei Verbindung mit dem jeweiligen Kassenplatz erstellt.

Sollte der Jahresbeleg nicht automatisch erstellt werden, oder vorzeitig ein Jahresbeleg benötigt werden, kann der Jahresbeleg bei geöffneter Sitzung über das Kassenmenü erstellt werden.

Schlussbeleg / Endbeleg

In der Kassenoberfläche in den Einstellungen kann der Endbeleg im Bereich "Fiskal Einstellungen" erstellt werden. Dafür muss die Kassensitzung abgeschlossen sein.

Wenn der Button "Rksv Endbeleg" ausgewählt wird, erscheint eine Meldung in der Kassenoberfläche.

Um den Rksv-Endbeleg erstellen zu können, wird noch die Eingabe des Passworts des jeweiligen Kassenplatzes benötigt. Das Passwort für den jeweiligen Kassenplatz kann unter Einstellungen -> Kasse -> Auswahl Kassenplatz -> Verbindung eingesehen werden

Nach der Bestätigung wird der Schluss-/ bzw. Endbeleg gedruckt.

In der Kassenübersicht der Kassenoberfläche erscheint die Fiskalisierungsmeldung "Fiskalisierung abgeschlossen", und ein Sitzungsstart ist nicht mehr möglich.

In der Kassenübersicht der Verwaltungsoberfläche wird beim jeweiligen Kassenplatz der Status "RKSV abgeschlossen" angezeigt.

Sammelbeleg nach Signaturausfall

Wurden (Vekaufs-)Belege erstellt, während die Kasse offline war (keine Internetverbindung), wird ein RKSV-Sammelbeleg für den Zeitraum des Signaturausfalls erstellt, sobald die Kasse wieder online ist.

Beleg nachdrucken

In der Kassenoberfläche

In der Beleghistorie können die erstellten Belege eingesehen und nochmals gedruckt werden.

In der Verwaltungsoberfläche

Unter Berichte -> Kassen -> Belege kann jeder Beleg geöffnet und über den Button im Format A4 nachgedruckt werden.

Nach der Kündigung eines ETRON onRetail Systems steht die Instanz noch einen Monat zur Verfügung und es wird daher empfohlen, in dieser Zeit alle wichtigen Datensicherungen durchzuführen, da dies später nicht mehr möglich ist.

Deutschland (Kasse mit TSE)

DSFinV-K

Die Abkürzung steht für “Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme”.

Sie besagt, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem nutzen, dieselbe Struktur bei der Datenerfassung und beim Datenexport verwenden müssen. Sehr vereinfacht ausgedrückt definiert die DSFinV-K, wo und in welcher Form ein Datensatz bei der Buchführung eingetragen werden muss. Sie ist auch als “einheitlicher Datenstandard” bekannt.

Die TSE Datensicherung ist ein *.tar File und die Schnittstelle entspricht der Version 2.3.

Schritte für den Export: 📊 KassenSichV: DSFinV-K (DE / TSE)

Österreich (Kasse mit RKSV)

Schlussbeleg

Kassen werden in FinanzOnline mit einem Schlussbeleg automatisch abgemeldet, wenn ein FON Webservice Benutzer im System richtig hinterlegt ist.

1. Es darf keine Sitzung geöffnet sein

2. Der richtige Drucker soll für den Belegdruck hinterlegt sein

   "Browser Druck" generiert einen PDF-Druck, der in einem weiteren Fenster geöffnet wird, falls der Schlussbeleg digital gewünscht ist.

3. Aktiver Kassenbenutzer muss diese Rolle haben: Einstellungen Stammdaten -> Mitarbeiter -> Mitarbeiter -> Reiter "HR-Einstellungen"

4. Innerhalb der Einstellungen der Kassenoberfläche Rksv Endbeleg auswählen

   
5. Das Kassen-Passwort innerhalb der Meldung angeben

6. Der Schlussbeleg wird gedruckt und eine Sitzung kann nicht mehr geöffnet werden

   
7. Innerhalb der FON Meldungen kann der Status des Schlussbeleges nachverfolgt werden

8. In der Kassenübersicht wird die geschlossene Kasse mit "RKSV Geschlossen" markiert

   

DEP

Innerhalb eines Datenerfassungsprotokolls (DEP) wird jeder einzelne Barumsatz inkl. der elektronischen Signatur geführt. Dabei werden die Belegdaten gemäß § 132a Abs. 3 BAO festgehalten.

DEP-7

Das DEP-7 kann über der Kassenansicht im erweiterten Menüfenster heruntergeladen werden.

Die Datei wird im JSON-Format exportiert.

DEP-131

Das DEP-131 wird im CSV- oder TXT-Format gebraucht. In ETRON onRetail kann das DEP-131 über das Kassenjournal exportiert werden.

Berichte -> Kassen -> Kassenjournal -> Anzeigen

1. In der Ansicht Kassenjournal werden entweder alle Kassen oder eine einzelne Kasse ausgewählt.

2. Alle Journal-Einträge markieren

   
3. Auf "Alle auswählen" klicken

   
4. Aktion -> Exportieren

5. Exportformat: CSV

6. Exportieren

Innerhalb der Kasse kann visuell zwischen Bon- und A4-Format für die Rechnungserstellung gewählt werden. Es kann jedoch vorkommen, dass ein ganz anderes Format für Rechnungen benötigt wird. Beim A4-Format kann der Druckertreiber des hinterlegten Druckers so eingestellt werden, dass das Format vom A4 auf das gewünschte hinterlegte Format skaliert wird.

Vorgehensweise

1. Windows-Taste drücken und nach "Drucker und Scanner" suchen

2. Den Drucker, der auch bei der Kasse als "A4" hinterlegt werden soll, auswählen

3. Auf "Druckeinstellungen" gehen

4. Mithilfe des Bildes die gezeigten Einstellungen setzen

   
5. Einen Rechnungsdruck testen