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Verwaltungsoberfläche

Backend Erste Schritte

Login

Nach Abschluss des Bestellprozesses erhalten Sie die Zugangsdaten zu Ihrer ETRON onRetail Kassen- und Warenwirtschaftslösung per E-Mail.

Wenn Sie auf "Passwort setzen" klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie das erste Passwort für Ihre zukünftigen Anmeldungen festlegen können.

Kontenrahmen wählen (DE)

SKR03, SKR04, Kontenplan

Einstellungen -> Fibu Daten -> Steuerliche Lokalisierung -> Kontenrahmen

Dieser Schritt gilt ausschließlich für Nutzer, die ihr Unternehmen in Deutschland betreiben.

Bevor die Fiskalisierung eines Kassenplatzes aktiviert wird, muss der richtige Kontenrahmen ausgewählt werden, da ein zukünftiger Wechsel mit großem Aufwand verbunden ist.

Ihre Steuerberatung wird Ihnen die Auskunft für den bevorzugten Kontenrahmen geben.

Nach Auswahl dieser Option und Durchführung der ersten Buchung wird die Option dauerhaft entfernt.

Wenn kein FiBu/Datev-Export geplant ist, kann dieser Schritt übersprungen werden!

Zu beachten ist hier dennoch, dass eine der drei Optionen standardmäßig hinterlegt ist und daher auch übernommen wird, wenn ein Auftrag durchgeführt oder die erste Kassensitzung geöffnet wurde. Ein zukünftiger Wechsel in dieser Einstellung ist nicht mehr möglich, daher wird empfohlen, einen Kontenrahmen zu wählen.

Bei Wunch eines Wechsels müssen die Änderungen manuell oder per Import durchgeführt werden.

Unternehmensdaten & Dokumentenlayouts

Einstellungen -> Allgemeine Einstellungen -> Unternehmen

Die Unternehmensinformationen sollten in diesen Einstellungen überprüft werden. Dokumentenlayouts für Angebot, Aufträge und Rechnungen können eingesehen und bearbeitet werden.

Weitere Informationen: Unternehmens-Einstellungen Dokumentlayout

Stammdaten anlegen

Bilder können zu verschiedenen Daten hinterlegt werden. Die zulässigen Bildformate sind hier aufgelistet.

Produktkategorien (Warengruppen)

Konfiguration -> Stammdaten Produkte -> Kategorien -> Produkt Kategorien

Die Produktkategorie bestimmt, welcher Kategorie das Produkt in der Verwaltungsoberfläche bzw. Warenwirtschaft zugeordnet ist (z.B. bei Auswertungen nach Produktkategorie).

Weitere Informationen: Produkt Kategorien

Kassenkategorien

Konfiguration -> Stammdaten Produkte -> Kategorien -> Kassen Kategorien

Die Kassenkategorie legt fest, in welcher Kategorie das Produkt in der Kassenoberfläche angeführt werden soll.

Weitere Informationen: Kassenkategorien

Lieferanten

Stammdaten -> Kontakte -> Lieferanten

Jedem lagerfähigen Produkt können ein oder mehrere Lieferanten zugeordnet werden. Grundsätzlich gibt es eine Reihe von Vorteilen für die Automatisierung von Angebotsanfragen, wenn Produkte mit einem Lieferanten hinterlegt sind.

Eine detaillierte Beschreibung, wie Lieferanten angelegt werden: Lieferanten

Maßeinheiten aktivieren

Einstellungen -> Verkauf -> Produktkatalog

Die Standardeinheit für lagerfähige Produkte ist "Einheit(en)", wenn die Funktion deaktiviert ist. Sollen bei der Erstellung von Produkten Auswahlmöglichkeiten für Einheiten angeboten werden, so kann dies in diesem Schritt aktiviert werden.

: Nach dem Speichern kann die Liste aller Maßeinheiten eingesehen und bearbeitet werden.

Weitere Informationen: Maßeinheiten

Produkte (Artikelstamm)

Stammdaten -> Produkte -> Produkte

In den Stammdaten in der Verwaltungsoberfläche werden die Produkte (Artikelstamm) angelegt.

Weitere Informationen: Produkte

Benutzer

Einstellungen -> Benutzer & Unternehmen -> Benutzer

Für das Benutzen der Verwaltungsoberfläche können neue Benutzer angelegt und Benutzerrechte vergeben werden.

Weitere Informationen: Benutzer

Für einen Benutzer ist auch ein Mitarbeiter anzulegen, der mit dem Benutzer verknüpft ist.

Mitarbeiter

Stammdaten -> Mitarbeiter -> Mitarbeiter

Weitere Informationen: Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter nicht mit einem Benutzer verknüpft ist, hat er nur Zugriff auf die Kasse und erhält keine Anmeldedaten für die Verwaltungsoberfläche. Ein Plan für das Onboarding kann auch nicht ausgeführt werden.

Relevant für ETRON onRetail mit Kasse!

Nach der Bearbeitung oder Neuanlage von Stammdaten müssen die Daten in der Kassenoberfläche aktualisiert werden, damit die neuen Daten in der Kasse verfügbar sind.

Weitere Informationen: Datenaktualisierung

Rechnungsstellung wählen

Abrechnungspolitik, Vorfakturierung, Nachfakturierung, Fakturierungsregel

Einstellungen -> Verkauf -> Rechnungsstellung -> Abrechnungspolitik

In diesem Bereich kann eingestellt werden, ob die Rechnungen vor- oder nachfakturiert werden.

Weitere Informationen:

Abrechnungspolitik

Elektronische Rechnung aktivieren

E-Rechnungs-Pflicht (DE), Elektronische Rechnungserstellung aktivieren, Elektronische Rechnung per Email, Factur-X (PDF/A-3, ZUGFeRD), XRechnung, Peppol

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung beginnt am 1. Januar 2025. Übergangsregelungen gelten von 2025 bis 2027:

2025-2026: Papierrechnungen und alte elektronische Formate sind erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.
2027: Papierrechnungen und alte elektronische Formate sind ebenfalls erlaubt, jedoch nur bei einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro und mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 2028: Die neuen E-Rechnungsanforderungen müssen strikt eingehalten werden.

Quelle: WKO

Factur-X ist die internationale Bezeichnung für das Format ZUGFeRD.

In ETRON onRetail wird das Erstellen und Versenden der elektronischen Rechnung unterstützt.

Die E-Rechnung wird im Journal unter Konfiguration -> Fibu Daten -> Journale -> Kundenrechnungen -> Erweiterte Einstellungen aktiviert.

Sind die Einstellungen entsprechend aktiviert wird beim Bestätigen einer Kundenrechnung die elektronische Rechnung als XML-Datei erstellt. Beim Versenden der Rechnung als E-Mail wird die elektronische Rechnung automatisch als Anhang hinzugefügt.

E-Mail-Server einrichten

Einstellungen -> Allgemeine Einstellungen -> Dialog -> Benutzerdefinierte E-Mail-Server

Um über ETRON onRetail mit Kontakten über Angebote, Bestellungen, Rechnungen etc. kommunizieren zu können, können in diesem Bereich die Posteingangs- und Postausgangsserver eingerichtet werden.

Weitere Informationen: Benutzerdefinierte E-Mail-Server