⚙️ Benutzer

Benutzer anlegen, Mitarbeiter für Benutzer anlegen, Zugriffsrollen, Benutzerrechte, Rechte für Stammdaten & Berichte, Systemrollen, Anwendungsrollen

Einstellungen -> Benutzer und Unternehmen -> Benutzer

In der Benutzerübersicht sind alle Benutzer des Systems mit Name, Login (Benutzername beim Login), Sprache, neueste Authentifizierung (letztes Logindatum) sowie dem Status (z.B. bestätigt / noch nie angemeldet) aufgelistet.

Aktionen

Durch Auswahl eines Benutzers (in der Listenansicht durch Setzten der Checkbox, oder durch Anklicken eines Benutzereintrags) können über den Button "Aktion" weitere Funktionen aufgerufen werden

Passwort ändern

Durch Auswahl der Aktion kann für den Benutzer das Passwort verändert werden (min. 8 Zeichen)

Protokolle ansehen

Für den Benutzer kann ein Daten-Änderungsprotokoll eingesehen werden. In diesem sind Veränderungen wie das Zuweisen von Rollen, Ändern der Email etc. nachverfolgbar

Anweisungen zum Zurücksetzen des Passworts versenden

Dem Benutzer wird eine Email zugeschickt, mit dem er sein Passwort wiederherstellen bzw. zurücksetzen kann.

Anlegen

Das Anlegen eines Benutzers kann zu zusätzlichen Abonnementkosten führen!

Ein neuer Benutzer kann über den Button angelegt werden.

• Name: der Name des Benutzers

• E-Mail-Adresse: an diese E-Mail-Adresse erhält der Benutzer alle Benachrichtigungen, sie dient auch als Login-Name

• Bild: rechts oben kann ein Benutzerbild hinzugefügt werden

Zugriffsrollen / Benutzerrechte

Im Reiter "Zugriffsrollen" können die Systemberechtigungen des Benutzers festgelegt werden, um den Zugriff des Benutzers auf das System einzuschränken.

SYSTEMROLLE

Systemrollen bündeln mehrere Einzelberechtigungen einer einzigen Applikation.

• Mitarbeiter: Ist ein Interner Benutzer, sieht weder Konfiguration noch Einstellungen

• Manager: Mitarbeiter + hat Export/Import Rechte + Bereich "Konfiguration"

• Administrator: Manager + Bereich "Einstellungen"

ANWENDUNGSROLLEN

Grundsätzlich gibt es für jedes Modul (z.B. ETRON onRetail V2 Auftragswesen = Verkauf/Auftragswesen) die Einstellung "Benutzer" und "Admin".

STAMMDATEN / BERICHTE (Benutzerrecht)

Um die Menüpunkte "Stammdaten -> Produkte", "Stammdaten -> Kontakte" und "Berichte" sehen zu können, muss für den Benutzer die entsprechende Berechtigung aktiviert werden.

Für das Anzeigen der Kosten und Kostenhistorie (Stammdaten -> Produkte -> Allgemeine Informationen -> Kosten) bei einem Produkt, muss die Berechtigung "Kosten" aktiviert werden. Die Berechtigung "Kosten" wird ebenso benötigt, um bei Aufträgen und Rechnungen die Felder "Marge" bzw. "Marge %" anzuzeigen.

Um das Recht "Kosten" anzuzeigen, muss das Recht "Produkte" aktiviert sein.

Präferenzen

LOKALISIERUNG

Sprache

die Systemsprache des Benutzers

Zeitzone

die Zeitzone des Benutzers

Benachrichtigung

• mit E-Mail behandeln: Benachrichtigungen werden an die hinterlegte E-Mail geschickt

• in onRetail bearbeiten: Benachrichtigungen befinden sich im Posteingang der Verwaltungsoberfläche im Menüpunkt Kommunikation > Dialog

Durch Auswählen eines Benutzers können seine Daten wie Name und E-Mail sowie seine Zugriffsrollen (Berechtigungen) eingesehen werden.

E-Mail-Signatur

Eine E-Mail-Signatur, die an die E-Mails des Benutzers angehängt wird, kann hier hinterlegt werden.

Wichtig ist die Konfiguration einer E-Mail-Signatur insbesondere für die korrekte Verwendung der E-Mail-Vorlagen.

Kontosicherheit

Zur Erhöhung der Sicherheit kann im System eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert werden.

Kalender

Der Kalender der Verwaltungsoberfläche kann für den jeweiligen Benutzer mit dem Google- oder Outlook-Kalender synchronisiert werden.

Eine Einladungs-E-Mail versenden

Nachdem der Benutzer angelegt wurde, kann im Datenblatt eine E-Mail versendet werden, die den Benutzer auffordert, sich in das System einzuloggen.

Mitarbeiter anlegen

Wählt man einen Benutzer in der Übersicht aus, kann man zu dem Benutzer auch einen Mitarbeiterkontakt anlegen.

Der Mitarbeiterkontakt wird mit dem Systembenutzer verknüpft. Der verknüpfte Kontakt ist dann oben rechts in der Benutzer-Ansicht zu sehen.

Der Mitarbeiterkontakt kann unter Stammdaten > Mitarbeiter > Mitarbeiter eingesehen und bearbeitet werden.