Kassendatenaustausch

Gibt es bei den einzelnen Files Pflichtfelder?

Felder, die bei keinem Datensatz benötigt werden, können weggelassen werden.
Ausnahme: Die Warengruppen-Felder der Artikeldatei müssen vorhanden sein.

How do I transfer finished invoices from my WaWi to ETRON?

Payments that refer to an external merchandise management must be posted as record type „VK“ and begin with the text specified in the basic value ID 621 / Positionstext externer Belegzahlungen. This is followed by the document number. The maximum length of the text is 25 characters. For longer texts, the document number must be transferred as a text line in the following sentence.

Step 1

Define the article for the external assignment
Create a new article Text1: „Belegzahlung Nr“ VAT: 0

Step 2

Create an export file (BL*.csv) with the entry in the external merchandise management
Field
Value
Satzart
Price/piece including VAT
Artikelnummer
The article number produced in step 1
Menge
Quantity: 1
Vkp/Stück
The invoice amount
Text
Belegzahlung Nr xxxxxxxxx where xxxxxxxxx is the invoice number

Sample

Satzart
Mitarbeiter
Kundennummer
RaAnr
RaNa1
RaNa2
RaNa3
RaStr
RaPlz
RaOrt
RaLnd
RaUid
Artikelnummer
Menge
Mengeneinheit
Vkp/Stück
MwSt
Text
KZ
1
0
Kunde1
Strasse1
2082
Hardegg
Österreich
8
VK
1
1
Stk
18.26
0
Belegzahlung Nr 104371

Step 3

Select the document in the parked sales
Load parked sales

Step 4

Select the document and go to the checkout with <Enter> / <F10>
External receipt in ETRON

Step 5

Collect the receipt
External receipt as bill

Step 6

Import journaling data to the external merchandise management
The transferred invoice number is then displayed in the journal file with the ETRON document number in the first line of the ETRON document number.

Ist es möglich, in der Datei AR.CSV die Mengeneinheit mitzugeben?

Update in Version 5.691: Ja

Kann der Kassendatenaustausch manuell ausgeführt werden?

Der Austausch und die Verarbeitung der Belegdaten erfolgt automatisch im Hintergrund. Dafür muss auf der Station, welche den Datenaustausch durchführen soll, die Grundwerte-ID 619 / Kassendatenaustausch-Autom. Verarbeitung aktiviert sein.
Manuell können nur die Stammdaten importiert werden.

Kassendatenaustauschmodul und Schulungsversion?

Wenn die Schulungsversion geöffnet ist, wird das von ETRON erkannt und das Kassendatenaustauschmodul startet nicht. So kann es zu keinen Datenverlusten kommen.
Falls jemand auf die Idee kommt, die Schulung gleichzeitig mit der Echtversion zu betreiben, so startet das Kassendatenaustauschmodul schon. Für mögliche Fehler sind wir in so einer Situation nicht verantwortlich.

Können geparkte Belege auf einer bestimmten Kassa angezeigt werden?

Seit Version 7 kann mit der Grundwerte-ID 622 / Verkäufe Stationsübergreifend parken die Sichtbarkeit von geparkten Verkäufen auf die Station, die diese geparkt hat beschränkt werden, indem die Einstellung auf „Nein“ gestellt wird.
Die über den Kassendatenaustausch importierten geparkten Verkäufe sind dann nur auf der Station, die den Import durchgeführt hat, sichtbar.
Für jede Station muss dazu mit der Grundwerte-ID 612 / Kassendatenaustausch-Verzeichnis ein eigenes Importverzeichnis festgelegt werden. Z.B. „M:\Kassendatenaustausch_Kassa2“ Bevor das Verzeichnis festgelegt wird, muss die Datenquelle für die Einstellung auf „Lokal/Lokal“ geändert werden, damit nicht die Einstellung der Hauptstation überschrieben wird!

Warum geht die Kassenlade nicht auf?

Wenn Belege aus einer externen WaWi an ETRON übergeben werden, bei denen bereits das Zahlungsmittel „BAR“ eingetragen ist, so wird der Beleg in ETRON nur noch verbucht und der signierte Beleg ausgegeben.
ETRON geht in diesem Falle davon aus dass die Bezahlung schon erfolgt ist.

Warum wird das Bankomat-Terminal nicht angesprochen?

Wenn Belege aus einer externen WaWi an ETRON übergeben werden, bei denen bereits ein in ETRON vorhandenes Kreditkarten-Zahlungsmittel eingetragen ist, so wird der Beleg in ETRON nur noch verbucht und der signierte Beleg ausgegeben.

Was passiert wenn kein Tagesabschluss gemacht wurde und am Folgetag Belege zur Kassa geschickt werden?

Die Berichte gehen immer von Abschluss zu Abschluss. Wie viele Tage dazwischen liegen, bleibt dem Anwender überlassen.

Welche Daten werden mit dem Kassendatenaustausch verarbeitet?

  • Artikelstammdaten
  • Warengruppendaten
  • Kundenstammdaten
  • Belegdaten
importieren und
  • Kassajournaldaten
exportieren.
So ist der Betrieb einer vorhandenen Software (Host Software, Vorsystem, ERP, Buchungssoftware, …) weiterhin möglich, und nur die Barverkäufe lt. Registrierkassenpflicht werden über ETRON SRplus gesetzeskonform abgerechnet.

Welche „fixen“ Artikelnummern vergibt Etron? z.B. für die Anzahlung?

Eine Übersicht der angelegten Artikel bekommen Sie unter Listen in der Artikelliste. Die zugeordneten Systemartikel können Sie unter Basiszuordnung einsehen.

Wenn der Kunde nicht im ETRON angelegt ist, wird dann automatisch auf den Laufkunden verbucht?

Es dürfen lt. Beschreibung nur im ETRON angelegte Kundennummern übergeben werden. Ansonsten muss die Kundennummer 0 für den Laufkunden übergeben werden.

Wie aktiviert man den Kassendatenaustausch?

  1. 1.
    Grundsätzlich ist immer die neueste Formatversion zu verwenden
  2. 2.
    Daten müssen mit der Codepage 1252 Windows Latin 1 gespeichert werden, sonst werden Umlaute nicht korrekt übernommen.
  3. 3.
    Dateinamen werden mit Datum/Uhrzeit oder einer fortlaufenden Nummer bereitgestellt.
  4. 4.
    Der Austausch erfolgt in einem frei festlegbaren Verzeichnis.
  5. 5.
    Die Feldnamen müssen als Kopfzeile angegeben werden.
  6. 6.
    Die Reihenfolge der Felder ist beliebig.
  7. 7.
    Felder, die bei keinem Datensatz benötigt werden, können wegelassen werden.
  8. 8.
    Sollte die jeweilige Konfiguration das Vorhandensein bestimmter Felder erfordern, wird beim Import eine entsprechende Meldung ausgegeben.
  9. 9.
    Die Werte der Felder Abteilung/Hauptwarengruppe/Warengruppe (Abt/Hwg/Wag) müssen 2-stellig angegeben sein Update in Version 5.710: Die Werte können nun auch 1-stellig vorhanden sein.
  10. 10.
    In der Grundwerte-ID 612 / Kassendatenaustausch-Verzeichnis wird das Verzeichnis festgelegt über das der Datenaustausch erfolgt.
  11. 11.
    In der Grundwerte-ID 613 / Kassendatenaustausch-Letzte Position wird die letzte Position für den Journalexport festgelegt.
  12. 12.
    Der Austausch der Belegdaten erfolgt automatisch im Hintergrund. Dafür muss auf der Station, welche den Datenaustausch durchführen soll, die Grundwerte-ID 619 / Kassendatenaustausch-Autom. Verarbeitung aktiviert werden.
  13. 13.
    Die Bezeichnungen der Mengeneinheiten müssen mit den in ETRON gespeicherten Mengeneinheiten übereinstimmen
  14. 14.
    An eine neuere ETRON Version kann eine ältere Formatversion übergeben werden, jedoch nicht umgekehrt.
  15. 15.
    Ab Aktivierung des DEP muss das Format auf Version 9 aktualisiert werden
  16. 16.
    Werden 6/7stellige Artikelnummern verwendet ist die Grundwerte-ID 252 / Länge der Artikelnummer auf 6/7 Stellen zu ändern.

Empfehlungen

Sollen Belegdaten automatisch verbucht werden - das Zahlungsmittel wird mit übergeben - dann sollte die Grundwerte-ID 122 / Centausgleich auf NEIN und die Grundwerte-ID 626 / Standardbeleg automatisch drucken auf JA eingestellt sein.

Wie arbeitet die Belegdatenaustauschschnittstelle mit der Bezahlterminal-Schnittstelle zusammen?

Bei einem angeschlossenem Kartenterminal kann nur die Variante mit geparkten Verkäufen genutzt werden.

Wie lauten die korrekten Zahlungsmittelbezeichnungen für den Kassendatenaustausch?

Wie sehen die Dateien aus, die vom ETRON Kassendatenaustauschmodul verarbeitet werden?

Eine Schnittstellenbeschreibung mit Beispieldaten kann hier heruntergeladen werden.

Wie vermeidet man eine Überschneidung der Artikelnummern, die über das Kassendatenaustausch-Modul importiert werden und Artikelnummern, welche direkt in der Etron-Kassa angelegt werden?

Wenn die Artikeldaten von einem Hostsystem importiert werden gibt es normalerweise keine Artikelanlagen im ETRON da diese dann ja im Hostsystem unbekannt wären. Sollten Sie dennoch im ETRON Artikel anlegen wollen könnten Sie ab einer Artikelnummer starten die voraussichtlich nicht erreicht wird z.B. 50000 oder 100000.

Wie übergebe ich fertige Rechnungen aus meiner WaWi an ETRON?

Zahlungen, die auf eine externe Belegerfassung referenzieren, müssen als Satzart „VK“ gebucht werden und mit dem in der Grundwerte-ID 621 / Postionstext externer Belegzahlungen festgelegten Text beginnen. Danach folgt die Belegnummer. Der Text darf maximal 25 Zeichen lang sein. Bei längeren Texten muss die Belegnummer als Textzeile im nachfolgten Satz übergeben werden.

Schritt 1

Artikel für die externe Belegerfassung definieren
Neuen Artikel anlegen Text1: „Belegzahlung Nr“ MwSt: 0

Schritt 2

In der externen WaWi eine Export-Datei (BL*.csv) mit dem Eintrag erstellen
Feld
Wert
Satzart
VK
Artikelnummer
Wie beim Artikel angelegt für die externe Belegzahlung
Menge
1
Vkp/Stück
Der Rechnungsbetrag
Text
Belegzahlung Nr xxxxxxxxx wobei xxxxxxxxx die Rechnung-Nr. darstellt.

Beispieldaten

Satzart
Mitarbeiter
Kundennummer
RaAnr
RaNa1
RaNa2
RaNa3
RaStr
RaPlz
RaOrt
RaLnd
RaUid
Artikelnummer
Menge
Mengeneinheit
Vkp/Stück
MwSt
Text
KZ
1
0
Kunde1
Strasse1
2082
Hardegg
Österreich
9
VK
1
1
Stk
18.26
0
Belegzahlung Nr 104371

Schritt 3

Beleg in den geparkten Verkäufen wählen
Geparkte Verkäufe laden

Schritt 4

Beleg wählen und mit <Enter>/<F10> in die Kassa holen
Externer Beleg in der Kassa

Schritt 5

Beleg kassieren
Externer Beleg als Bon

Schritt 6

Journaldaten im externe WaWi importieren
Die übergebene Rechnungsnummer ist dann in der Journaldatei mit der ETRON-Belegnummer in der ersten Zeile der ETRON-Belegnummer ersichtlich.