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# Mahnwesen

## Allgemein

Unter [*Auftragswesen -> Rechnungen -> Rechnungen*](/verwaltungsoberflache/auftragswesen/rechnungen-zahlungen-und-gutschriften/rechnungen.md) können offene Rechnungen und deren Fälligkeit eingesehen werden. Die Spalte *Fälligkeit* zeigt an, wie viele Tage eine Rechnung bereits überfällig ist (z.B. „seit 80 Tagen“). Dadurch lässt sich schnell erkennen, welche Rechnungen zu mahnen sind.

<div data-with-frame="true"><figure><img src="/files/IxgpEaPqgJUFDMOU89IA" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

## Vorgehensweise

{% hint style="info" %}
*Bevor Mahnungen geschickt werden können, muss eine neue* [*E-Mail-Vorlage*](#hinweise-zur-einrichtung-der-e-mail-vorlagen) *erstellt werden.*
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

### Offene Rechnungen prüfen

1. *Auftragswesen -> Rechnungen -> Rechnungen* öffnen.
2. Nach offenen oder überfälligen Rechnungen [filtern](/schnelles-wissen/verwaltungsoberflache/allgemeine-funktionen/filtern-gruppieren-dashboard-favoriten-protokolle.md#filter).
3. Die Fälligkeit prüfen, um zu erkennen, welche Rechnungen zu mahnen sind.

{% hint style="info" %}
*Es können* [*Aktivitäten*](/verwaltungsoberflache/kundenpflege/aktivitaten.md) *erstellt werden, um Benutzer nach einem bestimmten Zeitraum daran zu erinnern, offene Rechnungen zu prüfen, gegebenenfalls Mahnungen zu versenden oder diese als erledigt zu markieren.*
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Mahnungen erstellen und versenden

1. Die gewünschte Rechnung öffnen.
2. Die Schaltfläche ![](/files/0qAVM4niujfRQjtPdSyn) auswählen<br>

   <figure><img src="/files/oLVfQc2EQbYwViHMath4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
3. Die passende E-Mail-Vorlage auswählen (z. B. *Mahnstufe 1*, *Mahnstufe 2*, *Letzte Mahnung*).
4. Der Text, Betreff und Empfänger werden automatisch aus der Vorlage übernommen und können bei Bedarf angepasst werden.
   {% endstep %}
   {% endstepper %}

## Hinweise zur Einrichtung der E-Mail-Vorlagen

* Die Vorlagen für Mahnungen können unter [*Konfiguration -> Kommunikation -> Vorlagen*](/verwaltungsoberflache/konfiguration/kommunikation/vorlagen.md) angelegt und verwaltet werden.
* Jede Mahnstufe kann mit eigenem Betreff und Inhalt hinterlegt werden (z. B. "Erste Mahnung - offene Rechnung (Ref {{ object.name or 'n/a' }})").
* Für die korrekte Bearbeitung und Anpassung der E-Mail-Vorlagen ist die Vorlagen-Dokumentation heranzuziehen.\
  &#x20;<a href="/pages/wcf2aJcNHCWG7w3FIM1n#bearbeiten-einer-vorlage-im-code-editor" class="button primary" data-icon="hammer-brush">Vorlagen anpassen</a>      <a href="/pages/wcf2aJcNHCWG7w3FIM1n#mahnung" class="button primary">Codevorlage: Mahnung</a>

### Beispiel für Mahnstufen

| Mahnstufe      | Beschreibung                                     | Empfohlener Inhalt                                       |
| -------------- | ------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------- |
| Mahnstufe 1    | Erste Erinnerung nach Ablauf der Zahlungsfrist   | Freundliche Erinnerung an die ausstehende Zahlung        |
| Mahnstufe 2    | Zweite Mahnung nach weiterer Fristüberschreitung | Hinweis auf erneute Fälligkeit und mögliche Konsequenzen |
| Letzte Mahnung | Endgültige Zahlungsaufforderung                  | Hinweis auf Inkasso oder rechtliche Schritte             |

{% hint style="warning" %}
*Bereits bestätigte Rechnungen können nicht um ein weiteres Mahnprodukt erweitert werden, da dies die ursprüngliche Rechnungsbestätigung verändern würde. Sollten Mahngebühren verrechnet werden, kann dafür eine separate* [*Rechnung*](/verwaltungsoberflache/auftragswesen/rechnungen-zahlungen-und-gutschriften/rechnungen.md) *an den Kunden ausgestellt werden.*
{% endhint %}


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# Agent Instructions
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