Auftragswesen in der Kasse (Auftrag erstellen, laden, liefern, abrechnen)

Abgleich & Bearbeitung von Aufträgen aus der Verwaltungsoberfläche in der Kasse, Aufträge in der Kasse erstellen, laden, liefern, bearbeiten, Click & Collect, Ware auf Lieferschein, Kauf auf Rechnung,

Modul: Auftragswesen + Kasse

Um das Auftragswesen in der Kasse zu verwenden, und Aufträge zwischen der Verwaltungsoberfläche und der Kasse abgleichen und übertragen zu können, muss in der Verwaltungsoberfläche unter Einstellungen -> Kasse -> Verkauf -> Verkaufsaufträge die Einstellung "Verkaufsaufträge" aktiviert, und alle zugehörigen Felder gesetzt werden. Anschließend muss in der Kasse eine Datenaktualisierung durchgeführt werden.

Durch das Auftragswesen in der Kasse können Aufträge aus der Verwaltungsoberfläche in der Kasse geladen (bearbeitet), geliefert und abgerechnet werden, oder aus der Kasse heraus Aufträge erstellt und an das Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche übertragen werden.

Auftragswesen in der Kasse anzeigen (Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine)

Um Verkaufsaufträge (aus der Verwaltungsoberfläche) in der Kasse anzuzeigen, wird in der Verkaufsoberfläche der Kasse das Auftragssymbol in der Statusleiste der Kasse ausgewählt.

Dadurch öffnet sich das Auftragswesen in der Kassenoberfläche.

Dieses ist in 3 Reiter unterteilt, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine.

Im Reiter Aufträge werden die Verkaufsaufträge aus dem Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche angezeigt, zu diesen kann eine Lieferung, Rechnung oder Anzahlung erstellt werden, ebenso können sie geladen und bearbeitet oder eine Retoure erstellt werden.

Im Reiter Rechnungen werden die zum Verkaufsauftrag erstellten Rechnungen angezeigt und können bezahlt und gedruckt werden.

Im Reiter Lieferscheine werden die zum Verkaufsauftrag erstellten Lieferscheine angezeigt, eine (Teil-)Lieferung kann durchgeführt und der Lieferschein gedruckt werden.

Aufträge

Nach Auswahl eines Auftrags sind die Artikel, Mengen, Auftragssumme sowie der Lieferstatus (Geliefert: x/x) und Abrechnungsstatus (Rechnung gelegt x/x) ersichtlich. Wurde ein Auftrag komplett bezahlt, wird neben der Anzeige der Positionszeilen die Summe € 0,00 angezeigt:

Im Reiter Auftrag können folgende Vorgänge durchgeführt werden:

Aufträge suchen/filtern

Die Anzeige der Verkaufsaufträge aus dem Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche kann durch eine Suche gefiltert werden:

Suchbegriff

Auftragsnummer, z.B. S00030

Minimum (Betrag)

der minimale Betrag des Auftrags

Maximum (Betrag)

der maximale Betrag des Auftrags

Kunden

Auswahl eines Kunden, um nur die Aufträge des ausgewählten Kunden anzeigen

Aufträge laden (in den Warenkorb legen)

Um einen Verkaufsauftrag aus der Verwaltungsoberfläche zu laden und dadurch in den Warenkorb zu legen, einen Auftrag auswählen und den Button auswählen. Dadurch wird der Auftrag in den Warenkorb gelegt und der Kunde automatisch dem Verkauf zugeordnet. Nun können folgende Aktionen durchgeführt werden:

Durchführen des Checkouts
Positionen im Auftrag bearbeiten: Artikel hinzufügen, entfernen (Menge auf 0 setzen), anpassen, z.B. Rabatt vergeben
Leisten einer Anzahlung

Wird ein Auftrag in den Warenkorb geladen, und der Checkout durchgeführt

ist ein Retourenvorgang über die Kassenoberfläche in der Beleghistorie über den entsprechenden Beleg durchzuführen (besonders wichtig, wenn ein Artikel mit zugeordneter Seriennummer retourniert wird, damit diese bei der Retoure zugeordnet wird)
wird der Liefervorgang, der im Auftragswesen beim Auftrag in der Verwaltungsoberfläche angelegt wurde abgebrochen
und der Liefervorgang stattdessen über die Kasse durchgeführt (sichtbar in der Verwaltungsoberfläche beim entsprechenden Kassenbeleg)

Aufträge drucken, Einstellung automatisch bei Erstellung drucken

Um einen Auftrag direkt nach der Erstellung automatisch im A4-Format zu drucken, kann in den Kasseneinstellungen unter Benutzeroberfläche -> Vorgänge die Einstellung Auftrag direkt drucken aktiviert werden.

Zusätzlich bzw. nachträglich können die Verkaufsaufträge in der Kassenoberfläche im Auftragswesen über den Button im A4-Format gedruckt werden.

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Drucken eines Auftrags in der Kasse - Auftrag - S00701.pdf

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Aufträge anzahlen

Um Zahlungen zu Aufträgen aus der Verwaltungsoberfläche vorzunehmen, ist es wichtig, dass unter Einstellungen -> Kasse -> Verkauf -> Verkaufsaufträge alle Felder gesetzt sind.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Anzahlung für einen Auftrag durchzuführen:

im Funktionsblock wählen, wenn der Auftrag bereits in den Warenkorb geladen wurde oder ein Warenkorb mit einer Anzahlung als Auftrag im Auftragswesen angelegt werden soll.
wurde der Auftrag noch nicht in den Warenkorb geladen, kann das Auftragswesen in der Statusleiste der Kasse geöffnet und anschließend über die Funktion die Anzahlung durchgeführt werden.

Bei beiden Optionen öffnet sich ein Fenster, in dem die Anzahlung als Betrag oder auf Grundlage eines Prozentsatzes eingegeben werden kann.

Es wird der zu zahlende Betrag, der Betrag der Anzahlung und der daraus resultierende Restbetrag angezeigt.

Der Betrag kann entweder als Festbetrag oder als Prozentsatz eingegeben werden.

Die Anzahlung (= das in der Verwaltungsoberfläche eingestellte Anzahlungsprodukt) wird in den Warenkorb der Kasse gelegt. Anschließend kann der übliche Checkout durchgeführt werden.

Auf dem Kassenbeleg wird durch die Auftragsnummer vermerkt, für welchen Auftrag die Anzahlung geleistet wurde.

Im Auftrag ist die Anzahlung als Position angeführt und nur mehr der Restbetrag wird als offene Summe angezeigt.

Aufträge bearbeiten (Positionen ändern/hinzufügen)

Um einen Verkaufsauftrag aus der Verwaltungsoberfläche zu bearbeiten, z.B. in dem weitere Positionen/ein Rabatt hinzugefügt, oder Menge/Preis geändert werden, den Auftrag in den Warenkorb laden.

Dann können, wie im üblichen Verkaufsvorgang, weitere Positionen hinzugefügt oder Positionen verändert werden.

Soll eine Position aus dem Auftrag entfernt werden, ist die Menge der Position auf 0 zu setzen. Das Entfernen der kompletten Position aus dem Auftrag führt zu einer Fehlermeldung.

Nun kann der Checkout-Prozess durchgeführt werden, oder der aktuelle Warenkorb wieder an die Verwaltungsoberfläche übertragen werden, um den Auftrag zu aktualisieren.

Auftrag in der Kasse erstellen (Warenkorb als Auftrag an Verwaltungsoberfläche übertragen und optional Rechnung erstellen und liefern)

Über den Button kann

ein in der Kasse angelegter Warenkorb an das Auftragswesen in der Verwaltungsoberfläche übertragen werden, dadurch wird ein neuer Auftrag erstellt
optional direkt nach der Erstellung der Auftrag automatisch im Format A4 ausgedruckt werden
die Ware direkt ausgeliefert werden (Lieferung & Teil-Lieferung)
eine offene Rechnung sowie eine Anzahlung für den Auftrag erstellt werden
ein Auftrag, der in den Warenkorb der Kasse geladen und bearbeitet wurde, aktualisiert werden. Dadurch werden die bearbeiteten Auftragsdaten auch im Auftragswesen der Verwaltungsoberfläche aktualisiert.

Um einen in der Kasse angelegten Warenkorb als neuen Auftrag an die Verwaltungsoberfläche zu übertragen, muss ein Kunde zum Verkauf hinzugefügt werden.

Nach Auswahl des Buttons im Funktionsblock öffnet sich ein Fenster, in dem die Auftragserstellung bzw. Auftragsübertragung bestätigt oder abgebrochen werden kann.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine offene Rechnung zu erstellen, oder die Ware direkt auszuliefern.

Um Ware direkt auszuliefern, ohne eine Rechnung zu erstellen, muss für den jeweiligen Kunden die Einstellung Lieferschein ohne Rechnung aktiviert sein.

Die Einstellungen kann auch in der Kassenoberfläche bei den Kundendaten gesetzt werden, sofern der Kassenmitarbeiter die Zugriffsebene "Manager" hat.

Beispiel: Auftrag erstellen mit offener Rechnung und Teil-Lieferung

Die Produkte werden in der Verkaufsoberfläche der Kasse in den Warenkorb gelegt und ein Kunde dem Verkauf hinzugefügt.

Anschließend wird der Button ausgewählt. Da der Kunde nicht sofort zahlt, einen Teil der Artikel aber gleich mitnimmt, wird bei den Checkboxen für "offene Rechnung erstellen" und "Ware wird direkt ausgeliefert" ein Haken gesetzt.

Nach der Bestätigung wird der Auftrag (bei aktivierter Einstellung Auftrag direkt drucken) im A4-Format gedruckt und das Erstellen der offenen Rechnung über ein Info-Fenster bestätigt.

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Auftragsdruck nach Auftragserstellung.pdf

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Zugleich öffnet sich das Fenster für die Lieferung und die Mengen der zu liefernden Positionen werden eingetragen. Da der Kunde die Blumenerde noch nicht mitnehmen möchte, werden diese Positionen abgewählt und die Teillieferung durchgeführt

Der Lieferschein wird im Anschluss gedruckt.

Im Auftragswesen der Kasse kann der Auftrag im Reiter Auftrag angezeigt werden, und es ist ersichtlich, welche Positionen abgerechnet bzw. geliefert wurden. Die noch nicht gelieferte Blumenerde kann über den Button "Liefern" geliefert werden.

Im Reiter Rechnungen befindet sich die offene Rechnung, die erstellt wurde. Diese kann bezahlt oder gedruckt werden.

Auch in der Verwaltungsoberfläche im Auftragswesen wird der erstellte Auftrag mit dem erstellten Lieferschein zur durchgeführten + der noch ausstehenden Lieferung sowie die Rechnung angezeigt.

Beispiel: Auftrag in der Kasse laden, bearbeiten und wieder übertragen

In der Verwaltungsoberfläche wurde der Verkaufsauftrag S01014 erstellt.

Der Verkaufsauftrag S01014 soll in der Verkaufsoberfläche der Kasse geladen und bearbeitet und anschließend wieder übertragen werden, um die Auftragsdaten zu aktualisieren.

Dafür wird das Auftragswesen der Kasse über das Icon geöffnet.

Der entsprechende Auftrag wird ausgewählt und der Auftrag über den Button in den Warenkorb geladen.

Nun können die Positionen bearbeitet oder hinzugefügt werden. In diesem Fall wurde der Artikel "Service" hinzugefügt. Nach der Bearbeitung wird der aktuelle Warenkorb durch Auswahl des Buttons wieder an das Auftragswesen in der Verwaltungsoberfläche zurück übertragen und der Auftrag dadurch aktualisiert.

Rechnungen

Rechnung erstellen

Wenn ein Warenkorb an die Verwaltungsoberfläche übertragen werden soll, kann hierbei auch gleich eine offene Rechnung erstellt werden:

Artikel in den Warenkorb legen und anschließend den Button auswählen
die Checkbox bei "offene Rechnung erstellen" setzen und bestätigen

Der Warenkorb wird nun als Auftrag in der Verwaltungsoberfläche erstellt, sowie eine offene Rechnung angelegt. Zur Bestätigung der Rechnungserstellung erscheint ein Fenster in der Kasse.

Die offene Rechnung kann auch in der Kasse geladen und bezahlt werden.

Rechnung bezahlen und drucken

Um Zahlungen zu Aufträgen aus der Verwaltungsoberfläche vorzunehmen, ist es wichtig, dass unter Einstellungen -> Kasse -> Verkauf -> Verkaufsaufträge alle Felder gesetzt sind.

Um offene Rechnungen aus der Verwaltungsoberfläche in der Kasse einzusehen, zu bezahlen oder zu drucken, wird das Auftragswesen der Kasse über das Icon geöffnet und der Reiter "Rechnungen" ausgewählt.

Die offenen Rechnungen werden nun angezeigt.

Die Anzeige kann durch die Suche, sowie einen Kundenfilter eingeschränkt werden.

Um eine offene Rechnung zu bezahlen, eine Rechnung anwählen und mit dem Button bestätigen.

Wie bei der Anzahlung kann nun ein fixer Zahlungsbetrag oder die Zahlungshöhe in Prozent angegeben und mit dem entsprechenden Button bestätigt werden.

Als erledigt markieren

Um eine Rechnung als abgerechnet zu markieren, auch wenn der komplette Betrag nicht beglichen wurde ( = der restliche Betrag nicht mehr zu zahlen ist) , wird die Checkbox aktiviert. Dadurch wird die Rechnung als bezahlt markiert.

Die Rechnungszahlung wird nun in den Warenkorb hinzugefügt und der Checkout-Prozess mit der Bezahlung kann durchgeführt werden. Es können auch mehrere Rechnung von einem Kunden auf einmal bezahlt werden.

Es ist nicht möglich, Rechnungen von verschiedenen Kunden in einem Checkout-Vorgang zu bezahlen.

Summe der offenen Posten (unbezahlten Rechnungen) des Kunden im Auftragswesen der Kasse anzeigen

Wenn im Reiter Rechnungen der Filter auf einen Kunden gesetzt wird, wird auch die Gesamtstumme der offenen Posten des Kunden angezeigt. Dies umfasst alle unbezahlten Rechnungen = Rechnungen mit dem Zahlungsstatus unbezahlt, Teilzahlung oder in Zahlung

Lieferscheine, Lieferung, Teillieferung

Lieferung bei Erstellen eines Auftrags

Wenn ein Warenkorb an die Verwaltungsoberfläche übertragen werden soll, kann hierbei auch gleich eine Lieferung oder Teil-Lieferung durchgeführt werden:

Artikel in den Warenkorb legen und anschließend den Button auswählen
die Checkbox bei "Ware wird direkt ausgeliefert" setzen und bestätigen

Um Ware direkt auszuliefern, ohne eine Rechnung zu erstellen, muss für den jeweiligen Kunden die Einstellung Lieferschein ohne Rechnung aktiviert sein.

Die Einstellungen kann auch in der Kassenoberfläche bei den Kundendaten gesetzt werden, sofern der Kassenmitarbeiter die Zugriffsebene "Manager" hat.

In diesem Fenster kann nun ausgewählt werden, welche Menge direkt geliefert wird. Werden alle Positionen geliefert, handelt es sich um eine Komplettlieferung, ansonsten um eine Teillieferung. Die Menge kann durch Eingabe eines Werts oder über die + / - Buttons verändert werden.

Nach Bestätigen der Lieferung werden 2 Lieferscheine gedruckt, einer für den Kunden, sowie ein Händlerbeleg, der von dem Kunden auszufüllen und zu unterschreiben ist.

Am Beleg befindet sich die Angabe zu der jetzt gelieferten Menge (Liefermenge), der bereits (insgesamt) gelieferten Menge, sowie der Restmenge.

In den Druck-Einstellungen der Kassenoberfläche kann auch die Einstellung Preise auf Lieferscheinen aktiviert werden, um Preis + MwSt-Betrag auf dem Lieferschein anzuzeigen.