Um Ihre Kasse und Warenwirtschaft den rechtlichen Vorschriften und Richtlinien Ihres Landes entsprechend in Betrieb zu nehmen und zu verwenden, muss die jeweilige Fiskalisierung konfiguriert und aktiviert werden.

Alle Informationen dazu finden Sie hier:

TSE (Deutschland)

RKSV (Österreich)

Die nachstehenden Informationen sind im „BMF Handbuch Registrierkassen“ zu finden und betreffen nicht ETRON onRetail, sondern das FinanzOnline Portal!

HANDBUCH als PDF (4.1.1 und 4.1.2): siehe: 4.1.1. Benutzer für Funktion „Registrierkassen“

Teilnehmer-ID, Benutzer-ID und PIN

Um im ETRON onRetail System einen FON User hinzufügen zu können, muss ein neuer Benutzer im FinanzOnline-Portal erstellt werden. Dieser verlangt 3 Felder (Teilnehmer-ID, Benutzer-ID, PIN).

Für die zwei weiteren Felder Benutzer-ID und PIN wählen Sie im FinanzOnline-Portal aus dem DropDown-Feld Eingaben die Option Registrierkassen aus:

Ihnen wird eine Liste aller Formulare für Registrierkassenangaben angezeigt. Unter der Überschrift Benutzeranlage finden Sie "Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice". Dieses Formular auswählen:

In diesem Formular können Sie sich eine eigene Benutzer-Identifikation, sowie den PIN, vergeben:

Anschließend den Anlegen-Button für das Speichern auswählen.

Diese Informationen sind später bei der RKSV Einrichtung und das Hinzufügen eines FON Users auf der Verwaltungsoberfläche von ETRON onRetail notwendig.

Alles rund um das Thema Registrierkassensicherheitsverordnung.

Für die korrekte Belegsignierung muss ein RKSV Modul erstellt und konfiguriert werden.

RKSV Modul

Auf der Verwaltungsoberfläche unter Einstellungen > RKSV > RKSV Modul erstellen auswählen:

Durch die Auswahl wird dieses Fenster geöffnet:

In diesem Fenster werden der Unternehmensname, E-Mail (am besten dieselbe E-Mail, die auch im FinanzOnline-Portal verwendet wird) und eine Option der angegebenen Ordnungsbegriffe für die Erstellung eines RKSV Moduls benötigt.

Mögliche Ordnungsbegriffe:

• UID: Umsatzsteueridentifikationsnummer

• GLN: Global Location Number

• Steuernummer

Falls eine oder mehrere Kassen schon bereits angelegt aber noch nie benutzt wurden, werden diese unter RKSV Kassen aufgelistet:

RKSV Aktivierung im Kassenplatz

Unter Einstellungen > Kasse > Kassen wählen Sie Ihren neu angelegten Kassenplatz aus und drücken auf den "RKSV aktivieren"-Button.

Nach Auswahl aktualisiert sich die Seite und das Feld "Fiskalisierung außer Betrieb" ändert sich auf "Fiskalisierung in Betrieb".

FON User

Um für eine automatische Übertragung an das Finanzamt zu gewährleisten, muss noch als Endschritt ein sogenannter FON User hinzugefügt werden. Dieser entspricht dem FinanzOnline RKSV Webservice Benutzer, und erlaubt es ETRON onRetail die für die Fiskalisierung vorgeschriebenen Daten - Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege und die Ausfallsmeldungen - automatisch an FinanzOnline zu übertragen. Damit eine automatische Übertragung der Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege und die Ausfallsmeldungen zu FinanzOnline erfolgen kann, kann ein FON User in unserem System angelegt werden.

FON User Eingabe unter Einstellungen > RKSV anklicken:

Ein Fenster öffnet sich, welches die Daten des FinanzOnline RKSV Webservice Benutzers anfordert:

Wenn die angefragten Daten eingetragen worden sind, kann das Formular bestätigt werden.

Startbeleg drucken

Nachdem die Fiskalisierung mit dem RKSV-Modul eingerichtet wurde, muss die Fiskalisierung durch das Erstellen des Startbelegs gestartet werden. Der Startbeleg wird automatisch beim Start der nächsten Sitzung erstellt.

Das Datenerfassungsprotokoll (DEP oder DEP7 genannt) kann hier exportiert werden:

Danach die gewünschte Kasse auswählen, für die der Export gemacht werden soll.

Das DEP wird als Download im JSON-Format zur Verfügung gestellt und kann dann so direkt an das Finanzamt übergeben werden.

Unter Einstellungen > RKSV > FON Meldungen finden sich alle relevanten Meldungen an FinanzOnline.

Folgende Meldungen werden gesendet:

• Kassen-Registrierung

• Belege

  • Startbeleg

  • Monatsbeleg

  • Jahresbeleg

  • Schlussbeleg

  • Nullbeleg

Um die entsprechenden Belegtypen zu filtern, gehen Sie einfach auf Einstellungen > RKSV > FON Meldungen und setzen dort unter Filter > Benutzerdefinierten Filter hinzufügen > Receipt Type.

So können Sie sich zum Beispiel Ihre Monats und Jahresbelege Ihrer Kassenplätze anzeigen lassen.

Startbeleg

Nach dem Einrichten des Kassenplatzes und des RKSV Moduls muss ein Startbeleg erzeugt werden, welcher automatisch bei Eröffnung der ersten Sitzung (solange der Kassenplatz mit dem RKSV Modul verbunden ist) angefordert wird. Dieser Schritt schließt die Inbetriebnahme des Kassenplatzes ab. Danach können gesetzeskonforme Belege erstellt werden.

Mit diesem Beleg kann auch gleich durch einen Scan-Test sichergestellt werden, dass die Fiskalisierung finanzkonform ist. Dazu kann die BMF Belegcheck-App - für Android oder iPhone - verwendet werden.

Nach dem Erstellen des Startbeleges wird dieser durch das RKSV Modul im ETRON onRetail System an FinanzOnline weitergeleitet. Der Status der Übermittlung kann unter Einstellungen > RKSV > FON Meldungen eingesehen werden.

Nullbeleg

In den folgenden Fällen ist ein Nullbeleg unbedingt erforderlich:

• Nachsignierung von Belegen nach Wiederherstellen der Funktionalität nach einem Ausfall der Signatureinheit

• Nachsignierung von Belegen nach dem Beenden des Notfallmodus

Nullbeleg drucken

• Links oben auf der Kassenoberfläche ist das Auswahlmenü, wo auch jederzeit ein Nullbeleg erstellt werden kann.

• Nach der Bestätigung wird der Nullbeleg gedruckt.

Monatsbeleg

Der Monatsbeleg sollte der letzte Beleg sein, der zum letzten Tag des Monats gedruckt wird, bevor der nächste Verkauf im neuen Monat stattfindet. Der Jahresbeleg ist der Monatsbeleg für Dezember. Wie jeder andere Monatsbeleg ist auch der Monatsbeleg Dezember ein Nullbeleg.

Daher: Jahresbeleg = Monatsbeleg Dezember = Nullbeleg

Monatsbeleg drucken

Um einen Monatsbeleg zu drucken wird hierfür zum Monatsende ein Nullbeleg gedruckt. Siehe Nullbeleg drucken.

Jahresbeleg

Am Jahresende wird statt dem Monatsbeleg ein Jahresbeleg fällig.

Unternehmer haben am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, den Jahresbeleg herzustellen und nach Ausdruck aufzubewahren.

Bei Saisonbetrieben (z.B. Schwimmbad) kann dieser Vorgang auch vorzeitig zu Saisonende, spätestens jedoch vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr erfolgen.

Bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Jahresbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, sofern dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche).

Bei Betrieben, die rund um die Uhr geöffnet haben, kann, wenn es der Geschäftsbetrieb zulässt, der Jahresbelege auch vor oder nach Mitternacht erstellen werden. Der Zeitpunkt des Jahresbeleges soll in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.

Vorzeitige Erstellung

Sollte vor Jahresende bereits ein Jahresbeleg benötigt werden (Saisonbetriebe, Beendigung der Geschäftstätigkeit,..) dann wird ein Nullbeleg als Jahresbeleg akzeptiert.

Es dürfen danach keine weiteren Umsätze vor dem neuen Jahr getätigt werden. Die Prüfung dieses Beleges können Sie unmittelbar nach der Erstellung durchführen und müssen dafür nicht bis zum Ende des Kalenderjahres warten. Sollte darauffolgend im neuen Jahr von ETRON automatisch ein Jahresbeleg erstellt werden, so muss dieser in diesem Fall nicht mehr an das Finanzamt übermittelt werden.

Jahresbeleg drucken

Um einen Jahresbeleg zu drucken wird hierfür zum Jahresende ein Nullbeleg gedruckt. Siehe Nullbeleg drucken.

Schlussbeleg

Der angemeldete Benutzer braucht die Benutzerrolle: RKSV Endbeleg

In den Einstellungen über der Kassenoberfläche gibt es ein eigenes Kästchen, um den Schlussbeleg drucken zu können.

Wenn der Button ausgewählt wurde, wird noch gewarnt, dass diese Kasse endgültig geschlossen wird und es wird nach dem Passwort des angemeldeten Benutzers gefragt.

Beleg nachdrucken

• In der Übertragungsübersicht sind die aktuellen Belege ersichtlich und können nochmals gedruckt werden.

Es kann auch jeder Beleg über die Funktion Beleg nachdrucken in der POS gesucht und gedruckt werden.

Bitte folgen Sie der offiziellen Beschreibung des Finanzministeriums:

Als Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) wird ein Sicherheitsmodul in elektronischen Registrierkassen bezeichnet, das der lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassenvorgänge dient. Der Begriff stammt aus der deutschen Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), welche ab 1. Januar 2020 die vollständige, unveränderte und manipulationssichere Speicherung von Geschäftsvorfällen und einiger weiterer Vorgänge verlangt. Man spricht hier auch von „Fiskalisierung“. Ein TSE ist somit für den gesetzeskonformen Betrieb einer Kasse in Deutschland zwingend erforderlich. Mehr Informationen unter https://www.etron.de/blog/wissen/tse-kasse/.

Ausgenommen von der TSE-Pflicht sind lediglich Kassen, die nicht im Produktivbetrieb eingesetzt werden und somit keine gesetzeskonformen Belege erstellen müssen, also beispielsweise Kassen, die für Schulungen eingesetzt werden oder Testversionen von ETRON onRetail.

Bei ETRON onRetail kommt eine sogenannte Cloud-TSE zum Einsatz. Dadurch wird vor Ort an der Kasse keine spezielle TSE-Hardware benötigt. Stattdessen wird die TSE-Funktion über das Internet bereitgestellt. Einmal aktiviert erfolgt die Wartung der TSE automatisch durch ETRON und Sie müssen sich nicht weiter darum kümmern.

DSFinV-K

Die Abkürzung steht für “Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme”. Sie besagt, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem nutzen, dieselbe Struktur bei der Datenerfassung und beim Datenexport verwenden müssen. Sehr vereinfacht ausgedrückt definiert die DSFinV-K, wo und in welcher Form ein Datensatz bei der Buchführung eingetragen werden muss. Sie ist auch als “einheitlicher Datenstandard” bekannt.

Die TSE Datensicherung ist ein *.tar File und die Schnittstelle entspricht der Version 2.3.

Datei herunterladen

Unter dem Menüpunkt Kasse kann innerhalb der erweiterten Optionen DSFinV-K für den Download ausgewählt werden. Es gibt keine Sammeldatei, daher muss dies für jeden Kassenplatz einzeln gemacht werden.

TSE Bestellen & Aktivieren

Um Ihre Kasse mit einer TSE auszustatten, wählen Sie den gewünschten Kassenplatz aus. Gehen Sie dafür unter Kasse > Kassen > Kassen. Klicken Sie nun beim gewünschten Kassenplatz auf "TSE Aktivieren".

Erste TSE Aktivierung

Sollten Sie zum ersten mal eine TSE für Ihre Instanz aktivieren, dann erscheint folgendes Datenerhebungsformular. Füllen Sie die Daten unbedingt korrekt aus. Durch den Button "Auftrag" wird sofort eine Bestellung und Aktivierung ausgelöst, welche sich nicht rückgängig machen lässt.

Weitere TSE Aktivierungen

Bei TSE Aktivierungen weiterer Kassenplätze klicken Sie einfach wie gewohnt auf den Button "TSE Aktivieren"

Nun muss noch einmal die Bestellung über den Button "Auftrag" bestätigt werden.

TSE-Aktivierung überprüfen

Sobald die TSE-Einheit für die Kasse verfügbar ist, wird dies in der Verwaltungsoberfläche bei der jeweiligen Kasse angezeigt (Kasse -> Kassen). Ist die Kasse mit "Fiskalisierung Aktiv" markiert, so ist die TSE-Einheit aktiviert und die Kasse somit für den gesetzeskonformen Betrieb bereit.

Um auch in der Kassenoberfläche zu überprüfen ob die TSE-Einheit aktiv ist, wechseln wir zur Sitzungsverwaltung der Kassenoberfläche indem wir auf das Menüsymbol in der linken oberen Bildschirmecke klicken und Einstellungen auswählen. Im Bereich „Kasse verbinden“ sollte bei der Kasse „Fiskalisierung in Betrieb“ angezeigt werden. Ist dies nicht der Fall muss die Kasse gegebenenfalls aktualisiert werden. Klicken Sie dazu im Bereich „Sonstiges“ auf Aktualisiere Stammdaten & Einstellungen.

Kassenplatz hinzufügen

Um einen weiteren Kassenplatz zur TSE hinzuzufügen, gehen Sie unter Einstellungen > Point of Sale > Kassen zum gewünschten Kassenplatz und wählen Sie TSE aktivieren.

Nach dem Klicken auf den Button TSE Aktivieren erscheint ein Fenster indem Sie den ausgewählten Kassenplatz überprüfen und einen eigenen Admin PIN festlegen. Diesen PIN benötigen Sie für den Fall eine Abschaltung ihrer TSE. Wenn Sie alle Daten überprüft und eingegeben haben können Sie anschließend die Einrichtung abschließen.