Hier finden Sie alles zum Thema Datenimport in ETRON onRetail.

Im Allgemeinen können zu verschiedensten Bereichen Importe in ETRON onRetail durchgeführt werden. Von normalen Stammdaten-Importen (Produkten und Kontakte) über Importe für Inventur- oder Auftragsdaten.

Wichtig: Unterstützung zum Thema Import finden Sie hier im Wiki. Das Wiki konzentriert sich auf den normalen Stammdaten Import: Produkte & Kontakte. Wenn Sie Hilfe zu diesen oder anderen Importen benötigen, dann schreiben Sie uns bitte unter [email protected], um einen Schulungstermin zu vereinbaren.

Unter dem Menüpunkt Importstatus können Sie den Status Ihrer im Hintergrund laufenden Importe im Detail verfolgen. Auch abgeschlossene Importe werden in der Liste angezeigt.

Sie finden den Importstatus unter:

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen | Importstatus (im Menü hinunterscrollen)

Wählen Sie dort Ihren Import aus der Liste aus, klicken Sie darauf und sehen Sie sich den Import im Detail an.

Einerseits können Sie erstellen, andererseits können Sie auch Preislisten erstellen die für jedes einzelne Produkt einen eigenen Preis haben.

Wechseln in Ihrem Verwaltungsbereich auf den Reiter Stammdaten und wählen Sie Preislisten.

Mit Import können Sie nun eine Preisliste importieren. Benutzen Sie dafür bitte diese Vorlage.

Erklärung der Spalten:

• Preisliste Bezeichnung: Die Bezeichnung können Sie frei wählen.

Damit ein Import reibungslos verläuft, sollten die Spaltennamen dieselben Bezeichnungen haben wie die Felder im ETRON onRetail.

Grundsätzlich werden EXCEL- oder CSV-Dateien für den Import akzeptiert. Alle weiteren Formate werden nicht unterstützt.

In der Vorlage sind in den Spaltenüberschriften Kommentare verfasst, wie die Informationen in den Zellen zustande kommen.

Um die gleiche Datei durch einen Export zu bekommen, müssen diese Schritte durchgeführt werden:

Angebotsanfrage anlegen

• Lieferanten angeben

• Alle benötigte Felder befüllen

• Speichern

Export

Aktion > Exportieren

• In der Angebotsanfragen-Übersicht die angelegte Angebotsanfrage markieren

• Auf das Aktion-Dropdownfeld klicken

• Exportieren auswählen

Feldliste zusammenstellen

• Alle Daten exportieren auswählen

• Excel auswählen

• Alle in der Liste aufgezählten Felder auf der rechten Seite in der linken Spalte durchsuchen und hinzufügen. Diese sind für einen Import sehr wichtig!

• Manche Felder wie "Auftragszeilen" werden automatisch übernommen ->

Vergleich

Mit unserer bereitgestellten Datei und Ihrer exportierten XLS-Datei können Sie schnell vergleichen, ob die wichtigsten Felder dabei sind.

Unsere Beispiel Dateien

Beispieldateien zu viel/zu wenig

Wenn Spalten in den Beispiel-Vorlagen von ETRON onRetail für Sie keine Bedeutung haben, dann lassen Sie diese leer bzw. lassen Sie den Standardwert aus dem Beispiel für den anschließenden Import stehen, da es sich durchaus um ein Pflichtfeld handeln könnte.

Wenn Ihnen allerdings Spalten in der Beispiel-Vorlage fehlen, dann empfiehlt es sich, eine eigene Vorlage zu gestalten. Bei unserem Beispiel der Produktdaten, legt man am besten ein ausgiebig ausgefülltes Produkt an, vor allem mit den Daten die Sie später für den Import von vielen Artikeln benötigen.

Anschließend markieren Sie den erstellen Artikel in der Listenansicht und gehen auf „Aktion > Exportieren“.

Wählen Sie dann alle benötigen Felder aus, die Sie auch später importieren möchten. Eine Liste aller Felder und deren Bedeutung finden Sie hier: .

Suchen und filtern Sie Ihre gewünschten Produkte, deren Bestand Sie einpflegen/korrigieren wollen, über die Suche & Filter in ETRON onRetail:

Markieren Sie anschließend alle Produkte deren Bestand Sie ändern möchten über die Checkbox in der Produkt-Zeile links oder nutzen Sie die globale Checkbox, links oben in der Titelleiste, um alle angezeigten Produkte zu markieren.

Das Thema Import ist komplex und es ist wichtig zu verstehen, was ein Import ist und wann er sinnvoll ist und wie er funktioniert.

Was genau ist ein Import?

Bei einem Import spricht man über das Einspielen von Daten in ein System. Diese Daten können Stammdaten wie Produktinformationen und Kundendaten sein, aber auch Auftragsdaten und Lagerinformationen sind als Import möglich.

Die meisten Importe funktionieren über das CSV oder XLS Format. Es ist also ratsam, ein Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel oder entsprechende gratis Produkte von OpenOffice oder LibreOffice zu verwenden.

Hier ist ebenfalls ratsam, sich kleine Tipps & Tricks anzusehen, wie man am besten mit Tabellenkalkulationsprogrammen arbeitet. Hierzu bietet Ihnen eine Suchmaschine Ihrer Wahl und Youtube alle Möglichkeiten.

Wenn die Import-Datei größer, also mehr als ca 100 Zeilen oder sehr viele Spalten hat, dann kann es passieren, dass der Import in ein Timeout läuft. Das bedeutet, dass ETRON onRetail den Import abbricht, weil der Import zu lange Ressourcen des Systems beansprucht.

Wenn das der Fall ist, dann empfiehlt es sich, den Import im Hintergrund auszuführen. Dafür haben Sie bei der Import-Ansicht eine kleine Checkbox, die Sie anhaken können.

Sobald diese Checkbox gesetzt ist, kann definiert werden, in welche Paketgröße der Import aufgeteilt werden soll. Bei unserem Beispiel würde der Import in Pakete zu jeweils 50 Zeilen aufgeteilt, jeweils 2 dieser Pakete werden hintereinander in einem Job importiert.

Welche Teil Größe und Teile pro Job Sie verwenden obliegt Ihrer Anforderung.

Teil Größe bestimmt die Anzahl der Zeilen die pro Import stattfinden sollen. Dieser Wert sollte möglichst unter 50 bleiben. Jeder Teil wird als eigener Import im System angestoßen, dass bedeutet, befinden sich zu viele Zeilen in diesem Import-Teil, dann kann der Import-Teil zu einem Timeout führen, obwohl dieser im Hintergrund ausgeführt wird. Hinzukommt, sobald eine Zeile einen Fehler in diesem Import-Teil aufweist, muss der gesamte Import Teil heruntergeladen, überarbeitet und erneut importiert werden. Je kleiner dieses Import-Teil (Paket) also ist, desto schlanker und schneller überarbeitbar ist er im Fehlerfall.

Schritt 1

Unter Einstellungen > Gutscheine > Gutschein Gruppen Gutscheingruppe "Fremdgutscheine" (oder anderen Namen) erstellen. Bei Code kann man in diesem Fall auch "FREMD" angeben.

Produktbilder können Sie unter Stammdaten → Produkte → Produktbilder importieren oder einzeln unter Stammdaten → Produkte → Produkte mit dem Button „Produktbilder importieren“ importieren.

Wenn Sie mehrere Bilder auf einmal in Ihre onRetail hochladen und den passenden Produkten zuordnen möchten, können Sie die Funktion Produktbilder importieren nutzen.

Beispiel A

Beispiel B

Ebenfalls wäre folgende Benennung möglich: FRS12345.jpg oder FRS12345.png

Wenn Sie alle gewünschten Produktbilder korrekt benannt haben, markieren Sie diese per Maus oder Tastatur. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Produktbilder und wählen Sie zum Archiv hinzufügen. Dieser Vorgang kann je nach installierter ZIP-Software variieren, für unser Beispiel verwenden wir Winrar, .

Klicken Sie nun auf den Button Datei hochladen und wählen Sie Ihre erstellte ZIP Datei aus. Sollten Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben können Sie einfach auf den Button Suche löschen klicken und anschließend erneut auf den Button Datei hochladen. Wenn Sie die gewünschte ZIP Datei ausgewählt haben, müssen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf den Button Importieren bestätigen.

Es startet nun der Bilderimport.

Wenn der Bilderimport korrekt abgeschlossen wurde, erscheint eine Listenansicht mit allen Ihren Produkten, zu denen Sie erfolgreich Bilder importiert haben.

Wenn Ihre ZIP Datei nicht korrekt aufgebaut ist, erhalten Sie den Fehler „Dies ist keine gültige ZIP-Datei.“ Kontrollieren Sie, ob sich in Ihrer ZIP File ein ungültiger Dateityp befindet. Erlaubte Dateitypen sind JPG oder PNG. In seltenen Fälle kann auch Ihre ZIP Datei defekt sein, in diesem Fall erstellen Sie die ZIP Datei erneut und wiederholen Sie den Importvorgang.

Import von Eigenschaften in Stammdaten.

Sie können bei Ihren Kontakten eigene Felder hinzufügen, um die Stammdaten mit zusätzlichen Informationen anzureichern.

Um diese Daten auch per Import füllen zu können, müssen Sie wie folgt vorgehen. Laden Sie sich unsere Vorlage herunter:

Vergeben Sie anschließend einen Namen (Beispiel: Sample), einen Typ (Beispiel: text) und einen Wert (Beispiel: Test). Folgende Typen gibt es:

Beim Typ binary kann das Eigenschaftenfeld importiert werden, jedoch muss die Datei selbst extra hochgeladen werden. Um bestehende Kontakte anzupassen muss die Spalte "name" gegen eine Spalte mit der externen ID des Kunden ausgetauscht werden.

Nun wird Ihnen eine Eigenschaft mit dem Namen Sample angelegt, welche den Typ „text“ hat und den Wert „Test“ beinhaltet.

Je besser eine Import Datei aufbereitet wird (Zeitaufwand), desto problemloser funktioniert anschließend der Import (Zeitgewinn).

Lesen Sie hierzu auch bitte die allgemeinen Informationen über Importe in unserem Was ist ein Import.

Trennen der Bereiche

Bleiben wir beim Beispiel Produkte. Wenn eine große XLS/CSV Datei mit vielen Produktinformationen existiert, dann muss diese meist bereinigt und in Bereiche getrennt werden.

Trennen Sie Ihre Produkt Informationen eigene Import Dateien für Kategorien, Produktdaten, Lagerbestände, etc.

Beachten Sie die Reihenfolge: Produkte verweisen auf Kategorien, diese müssen zuerst existieren, also importiert werden, Lagerbestände verweisen auf Produkte. Es muss also in folgender Reihenfolge importiert werden:

• Kategorien

• Produkte

• Lagerbestände

Auf Spalten achten

Es ist Ihnen zwar in onRetail möglich, Spalten für den Import nach dem hochladen der Import Datei und vor dem Importieren noch anzupassen, es empfiehlt sich aber vorher schon, die richtige Spalten Bezeichnung zu nutzen.

Jede Spalte kann abhängig von deren Dateninhalt gewisse Vorbereitung beinhalten. Sie können zum Beispiel eine Steuerzuordnung bei einem Produktimport nicht willkürlich bezeichnen. Eine Bezeichnung von 20% MWST wird mit ggfs. mit „20%“ oder „20“ funktionieren, aber nicht mit „20 Prozent MWST“.

Welche Werte sind möglich

Grundsätzlich gibt es verschiedene Datentypen von Feldern wie Datum, Ja/Nein Felder, freie Textfelder (wie Produktname) oder auch Auswahlfelder.

Bei Auswahlfeldern gibt es dann weiters die Möglichkeit, auf die Datenbank ID, die externe ID oder den Namen zu referenzieren. Eine Referenz zu einer Datenbank oder externen ID ist IMMER eindeutig und wird stets zum Erfolg führen, wenn Daten mittels Import aktualisiert werden sollen.

Eine Referenzierung auf den Namen (Textinhalt des Feldes) funktioniert mittels einer Such-Abfrage und kann zu mehreren (ungewollten) Ergebnissen führen. Grundsätzlich empfehlen wir, wenn möglich, mit der externen ID zu arbeiten.

Hier bietet sich die externe ID als Referenz an, alternativ kann auch der gesamte Kategorie Pfad referenziert werden, also zum Beispiel „Bekleidung / Herren / T-Shirt“, wodurch die Auswahl eindeutig ist.

Einen weiteren Vorteil bietet die Referenzierung auf die externe ID: Es muss nicht vorher danach gesucht werden. Wenn unsere Import Datei also sehr groß ist und 30.000 Datensätze oder mehr beinhaltet, dann wird eine Such-Abfrage vor dem Import einer jeden einzelnen Zeile zu einem großen Zeitaufwand führen und den Import stark verzögern.

Wo findet man die externe ID?

Bei jedem Export aus ETRON onRetail wird in der ersten Spalte automatisch die externe ID mit exportiert. Wenn jetzt Kategorien im System angelegt wurden und in der Produkt Import Datei darauf referenziert werden soll, dann kann der Import an Geschwindigkeit und Genauigkeit gewinnen, wenn zuerst alle Kategorien exportiert werden und die Referenzierung auf die externe ID der Kategorie mittels der Spalte zugeordnet wird.

Es können fast überall in ETRON onRetail Importe durchgeführt werden. Um einen Import zu beginnen, gehen Sie zu dem Bereich in dem Sie einen Import durchführen möchten und klicken auf den Button „Import“.

Wie importiert der manuelle Import?

Wählen Sie Ihre Import-Datei über den Button „Select File“ aus.

Sobald Sie die Datei ausgewählt haben, weist ETRON onRetail automatisch allen Spalten die zugehörigen Feldern in ETRON onRetail zu, sofern diese automatisch erkannt werden können. Nicht erkannte Felder werden als „Nicht zugewiesen“ deklariert und müssen manuell zugewiesen werden.

Damit Sie wissen, welche Spaltennamen Ihre Import-Datei am besten haben sollte, können Sie sich an unseren Beispiel Dateien orientieren. Diese werden Ihnen beim Produkt-Stammdaten-Import auch zum Download vorgeschlagen werden. Sie finden aber auch eine Liste aller im Wiki.

Beispiel Produktkategorie:

• Interne Kategorie: Zuweisung nach Name (Achtung, vollständigen Pfad angeben, wie zB: Kleidung/Herren/T-Shirt)

• Interne Kategorie / Database ID: Datenbank ID der Kategorie, zu sehen im Feld ID der jeweiligen Kategorie

• Interne Kategorie / Externe ID: Externe Bezeichnung, die vergeben wurde, als die Kategorie importiert oder erstellt wurde.

Import: Einfach & Schwer

Je weniger Felder (kleiner) ein Import ist, desto einfacher ist es. Hier werden Schritt für Schritt Beschreibungen festgehalten für den einfachen und den schweren Import.

Bevor wir loslegen, sollten wir alles über Import wissen: .

Basis Import

Damit wir wissen, welche Felder wir importieren müssen und wie die Bezeichnung heißen, legen wir ein Beispiel Produkt in onRetail an und vergeben dem Produkt Name, Preis, Kategorie, Produktart und sonstige Informationen, die für uns wichtig sind.

Um sicherzugehen, dass wir unsere Spalten richtig bezeichnet haben, gehen wir in onRetail unter Produkte auf die Listenansicht.

Dort finden wir den Button „Exportieren“.

Ein Klick auf den Button lädt uns eine Beispiel Datei herunter, welche uns die wichtigsten Felder anzeigt.

In der Beispiel Datei finden wir nun auch unser eben angelegtes Beispielprodukt, damit ist es jetzt leichter, die richtige Spalten Zuordnung zu finden.

Nun nehmen wir unsere Import Datei und kopieren einen Spalten-Inhalt nach dem anderen in die Spalte der Vorlage Datei. Achtung, wir wollen nicht die Spaltenüberschrift mitkopieren, falls wir eine in unserer Import Datei haben.

Wenn Spalten in der Beispiel Datei überbleiben, lassen wir diese leer, wenn sie für uns nicht wichtig sind.

Anschließend gehen wir unter Produkte auf den Button „Import“.

Jetzt laden wir unsere überarbeitete Beispiel Datei wieder hoch.

Erweiterter Import

Wenn unsere Import Datei deutlich mehr Spalten beinhaltet, als in der heruntergeladenen Beispiel Datei vorhanden (siehe: Einfacher Import), dann kann hierfür ebenfalls eine eigene Beispiel Datei generiert werden.

Wir legen also erneut ein Beispiel Produkt an mit allen komplexen Informationen, die wir benötigen. Wenn das erledigt ist, gehen wir zur Produkte > Listenansicht dann markieren wir unser Beispiel Produkt in der Liste mittels Checkbox. Sobald das passiert ist, lässt sich oben im Menü der Punkt „Aktion > Exportieren“ ausführen.

Nun haben wir die Möglichkeit, aus allen importierbaren Feldern für unsere Produktdaten zu wählen und erhalten automatisch gleich die richtigen Werte aus unserem Beispiel Produkt.

Nun nehmen wir unsere Import Datei und kopieren einen Spalten-Inhalt nach dem anderen in die Spalte der Vorlage Datei. Achtung, wir wollen nicht die Spaltenüberschrift mitkopieren, falls wird eine in unserer Import Datei haben.

Wenn Spalten in der Beispiel Datei überbleiben, lassen wir diese leer, wenn sie für uns nicht wichtig sind.

Anschließend gehen wir unter Produkte auf den Button „Import“.

Jetzt laden wir unsere überarbeitete Beispiel Datei wieder hoch.

Um Varianten zu Importieren müssen zwei Arten unterschieden werden. Auf der einen Seite der Import von Variantenartikel zur Neuanlage für Varianten und deren Hauptprodukte auf der anderen das aktualisieren von bestehenden Variantenartikeln.

Neuanlage von Varianten

Um neue Produktvarianten zu importieren muss der Varianten-Import verwendet werden. Dieser befindet sich unter Menüpunkt Stammdaten > Produkte > Produktvarianten > Varianten. Dort wird über den Button "Extra Imports" der Punkt Produkt Varianten Import ausgewählt.

Als nächstes wird ein Fenster angezeigt, wo die aktuelle Vorlage für den Varianten Import heruntergeladen werden kann.

Eine aufbereitete Datei würde so ausschauen, wenn Spalten, die nicht nötig sind, zu befüllen weggelöscht werden. Dies kann auch als Referenz verwendet werden:

Wenn die wurde, kann sie über Datei hochladen ins System gespielt werden. Mit Importieren wird die Datei nicht in das System "importiert" sondern der Import erst bereitgestellt. Hier müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass neue Produkte ohne einem Test eingespielt werden.

Wenn alles korrekt gelaufen ist, sollten die Spalten bereits alle automatisch richtig zugeordnet sein. Nun kann mittels Import testen getestet werden.

Jetzt kann durch Import der Import durchgeführt werden. Nach erfolgten Import sehen wir unter Stammdaten > Produkte > Produktvarianten > Varianten unsere angelegten Produkte.

Aufbereitung der Import Vorlage

Hier befinden sich die technischen Feldbeschreibungen der Produkt- & Kontaktdaten.

Feldtypen

Produktfelder (einfach)

Produktfelder (erweitert)

Kontaktfelder (einfach)

Kontaktfelder (erweitert)