Rechnungen in der Kasse

Rechnungserstellung, Rechnungszahlung und Rechnungsdruck in der Kasse, Teilzahlung, Anzahlung, unbezahlte Rechnungen anzeigen

Modul: ETRON onRetail Kasse + ETRON onRetail Auftragswesen

Auftragswesen in der Kasse: Reiter Rechnungen

Um Rechnungen in der Kasse anzuzeigen, wird in der Verkaufsoberfläche der Kasse das Auftragssymbol in der Statusleiste der Kasse ausgewählt.

Kasse -> Verkaufsoberfläche: Auftragssymbol in der Statusleiste

Dadurch öffnet sich das Auftragswesen in der Kassenoberfläche. Anschließend wird der Reiter "Rechnungen" ausgewählt.

Auftragswesen in der Kasse: Reiter Rechnungen

Rechnung erstellen

Wenn ein Warenkorb an die Verwaltungsoberfläche übertragen wird (Auftragserstellung) kann bei diesem Vorgang auch eine offene Rechnung erstellt werden:

• Artikel in den Warenkorb legen und anschließend den Button auswählen

• die Checkbox bei "offene Rechnung erstellen" setzen und bestätigen

Auftrag mit offener Rechnung erstellen

Der Warenkorb wird nun als Auftrag in der Verwaltungsoberfläche erstellt, sowie eine offene Rechnung angelegt. Zur Bestätigung der Rechnungserstellung erscheint ein Fenster in der Kasse.

Die offene Rechnung kann auch in der Kasse geladen und bezahlt werden.

Alternativ kann bei der Auftragserstellung keine offene Rechnung erstellt werden, um für die Aufträge eines Kunden im Nachhinein eine Sammelrechnung zu erstellen.

Weitere Informationen: Sammelrechnung für Aufträge mit Direktlieferung über die Kasse

Rechnung bezahlen und drucken

Um Zahlungen zu Aufträgen aus der Verwaltungsoberfläche vorzunehmen, ist es wichtig, dass unter Einstellungen ➜ Kasse ➜ Verkauf ➜ Verkaufsaufträge alle Felder gesetzt sind.

Um offene Rechnungen aus der Verwaltungsoberfläche in der Kasse einzusehen, zu bezahlen oder zu drucken, wird das Auftragswesen der Kasse über das Icon geöffnet und der Reiter "Rechnungen" ausgewählt.

Die offenen Rechnungen werden nun angezeigt.

Auftragswesen in der Kasse: Reiter Rechnungen, Anzeige der offenen Rechnungen

Die Anzeige kann durch die Suche, sowie einen Kundenfilter eingeschränkt werden.

Für die Bezahlung einer offenen Rechnung wird eine Rechnung ausgewählt und der Zahlungsvorgang über den Button geöffnet.

Rechnung in der Kasse bezahlen

Es kann ein fixer Zahlungsbetrag oder die Zahlungshöhe in Prozent angegeben werden. Dafür wird der Wert, z.B. 50 eingegeben und mit dem entsprechenden Button (€ zahlen / % zahlen) bestätigt.

Ist für eine Rechnung der Abzug eines Skonto möglich, kann der Skontoabzug auch in der Kasse durchgeführt werden.

Durch die Bestätigung der Zahlungshöhe über den Button wird die Rechnungszahlung zum Warenkorb hinzugefügt.

Rechnungszahlung im Warenkorb

Die Rechnungszahlung wird durch die Durchführung des Checkouts abgeschlossen.

Als erledigt markieren

Eine Rechnung kann beim Zahlungsvorgang über die Checkbox als bezahlt markiert werden. Dadurch erhält die Rechnung den Status "abgerechnet" auch wenn der komplette Betrag nicht beglichen wurde ( = der restliche Betrag nicht mehr zu zahlen ist).

offene Rechnung bezahlen und als erledigt markieren

Mehrere Rechnungen zahlen

Es können auch mehrere Rechnung von einem Kunden (Lieferanten) auf einmal bezahlt werden. Dafür wird der der Zahlungsvorgang für verschiedene Rechnungen durchgeführt und anschließend durch den Checkout-Vorgang abgeschlossen.

Es ist nicht möglich, Rechnungen von verschiedenen Kunden in einem Checkout-Vorgang zu bezahlen.

Mehrere Rechnungszahlungen im Warenkorb

Vollständig angezahlte Rechnungen abrechnen und drucken

Rechnungen, die bereits vollständig angezahlt wurden und daher einen Zahlbetrag von 0 haben, können direkt abgerechnet und gedruckt werden, indem der Button "Drucken" ausgewählt wird.

Summe der offenen Posten (unbezahlten Rechnungen) des Kunden im Auftragswesen der Kasse anzeigen

Wenn im Reiter Rechnungen der Filter auf einen Kunden gesetzt wird, wird auch die Gesamtstumme der offenen Posten des Kunden angezeigt. Dies umfasst alle unbezahlten Rechnungen = Rechnungen mit dem Zahlungsstatus unbezahlt, Teilzahlung oder in Zahlung

Reiter Rechnungen: Gesamtsumme der offenen Posten (unbezahlte Rechnungen) des Kunden in der Kasse anzeigen

Aufträge, die in der Kasse direkt geliefert werden, können ohne Rechnung erstellt werden, und über die Verwaltungsoberfläche anschließend eine Sammelrechnung für die Aufträge eines Kunden erstellt werden.

Statt vieler einzelner Rechnungen können dadurch alle Lieferungen gesammelt abgerechnet werden. Offene Rechnungen und unnötige Stornierungen entfallen.

Sammelrechnung über die Kassenoberfläche erstellen

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Kunde für die Sammelrechnung im Reiter "Aufträge" als Filter setzen

Um eine Sammelrechnung über die Kasse zu erstellen wird im Reiter "Aufträge" der Kunde (Kontakt) als Filter gesetzt, für den die Sammelrechnungen erstellt werden sollen.

Im Reiter "Aufträge" den Kunden als Filter setzen

Im Reiter "Aufträge" den Kunden als Filter setzen

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Aufträge auswählen, die abzurechnen sind

Nachdem der Kunde als Filter gesetzt wurde, werden die zum Kunden zugehörigen Aufträge angezeigt. Über die Checkboxen können jene Aufträge ausgewählt werden, für die die Sammelrechnung zu erstellen ist.

Wird über die Checkboxen ein Auftrag ausgewählt, der nicht abgerechnet werden kann, erscheint die Meldung "Keine abrechenbaren Positionen".

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Gruppierungs-Option für die Sammelrechnung auswählen

Für die ausgewählten Aufträge kann im Bereich unter der Auftragsanzeige eingestellt werden, wie die Rechnungszeilen auf der Sammelrechnung gruppiert werden:

• Keine Gruppierung

Die Rechnungszeilen werden nicht gruppiert und können daher auf der Rechnung nicht direkt einem Auftrag oder Lieferschein zugeordnet werden.

• Auftrag

Die Rechnungszeilen werden nach Auftrag gruppiert Auf der Rechnung befinden sich Abschnitte mit der Auftragsnummer, unter denen die zugehörigen Rechnungszeilen angezeigt werden.

• Lieferschein

Die Rechnungszeilen werden nach Lieferschein gruppiert. Auf der Rechnung befinden sich Abschnitte mit der Lieferscheinnummer, unter denen die zugehörigen Rechnungszeilen angezeigt werden.

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Sammelrechnung erstellen

Nach Auswahl einer Einstellung wird die Sammelrechnung über den Button erstellt und gedruckt.

Sammelrechnung für über die Kasse erstellte Aufträge erstellen

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Voraussetzungen

Falls bei der Auftragserstellung direkt eine Lieferung durchgeführt wird, müssen diese Schritte beachtet werden:

• Die Einstellung „Lieferung ohne Rechnung“ muss beim Kontakt aktiviert sein (standardmäßig deaktiviert, kann über die Kassenoberfläche und die Verwaltungsoberfläche aktiviert werden).

• Bei bestehenden Kontakten muss die Option nachträglich aktiviert werden. Mithilfe der Massenverarbeitung ist dies schnell und einfach für mehrere Kontakte durchführbar

• Wenn die Einstellung für alle neuen Kontakte automatisch gesetzt sein soll, kann der Standardwert auf „aktiv“ gesetzt werden: Standardwert festlegen

  

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Anwendung in der Kasse

Bei der Auftragserstellung in der Kasse darf für Aufträge, die über eine Sammelrechnung abgerechnet werden sollen, die Einstellung "offene Rechnung erstellen" nicht aktiviert sein. Bei Aufträgen, die auch direkt geliefert werden sollen, kann für Kontakte mit aktiver Einstellung "Lieferung ohne Rechnung" ein Lieferschein ohne Rechnung erstellt werden.

Dafür wird nach der Auswahl des Buttons "Auftrag erstellen" nur die Checkbox "Ware wird direkt ausgeliefert" aktiviert.

Für die Aufträge, die ohne Rechnung erstellt wurden, kann dann die Sammelrechnung wahlweise über die Kassenoberfläche oder über die Verwaltungsoberfläche erstellt werden

Skonto bei Rechnungszahlung in der Kasse abziehen

Ist bei einer Rechnung eine Zahlungsbedingung mit Skonto hinterlegt, kann dieser bei der Rechnungszahlung in der Kasse abgezogen werden.

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Voraussetzung Skontoabzug in der Kasse

• In den Kassen-Einstellungen der Verwaltungsoberfläche muss unter Einstellungen -> Kasse -> Verkauf -> Verkaufsaufträge -> Payment Discount Product ein Produkt für den Skonto-Abzug hinterlegt werden. Dieses Produkt muss die Produktart "Dienstleistung" haben.

Verwaltungsoberfläche: Einstellungen -> Kasse -> Verkauf -> Verkaufsaufträge -> Payment Discount Product: hinterlegtes Payment-Discount-Produkt für den Skonto-Abzug

• Die zu bezahlende Rechnung hat eine Zahlungsbedingung mit Skonto hinterlegt

Verwaltungsoberfläche: Rechnung mit Zahlungsbedingung mit Skonto

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Vorgang Skontoabzug in der Kasse

Bei der Rechnungszahlung in der Kasse wird der Button "Skonto ziehen" angezeigt. Ebenso werden das Datum, bis zu dem der Skonto gewährt werden kann, und die Rechnungssumme nach Skontoabzug angezeigt.

Durch Auswählen des Buttons wird die Rechnungszahlung mit Skontoabzug zum Warenkorb hinzugefügt.

Nach Durchführen des Checkouts ist die Rechnungszahlung mit Skonto-Abzug abgeschlossen.

Ein abgezogener Skonto ist im DATEV Export, bei der exportierten Rechnungszahlung in der Spalte "Skonto" sichtbar.