Bestellwesen

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen

Voraussetzungen

Nur in ETRON V5 mit kompletter Lagerverwaltung verfügbar.

In diesem Menü wird das Bestellwesen verwaltet. Mit den Grundwerte-ID´s 567 / Bestellungen löschen nach (Tage), 568 / Bestellarchiv anlegen etc. gibt es Möglichkeiten Einstellungen vorzunehmen. Unter der Grundwerte-ID 303 / EKL als Bestell-EK verwenden kann eingestellt werden, ob der EK-Liste oder der EK-Netto für die Bestellungen verwendet wird.

Voraussetzung für ein funktionierendes Bestellwesen ist die Pflege der Lagerstände. Bestellungen können entweder gedruckt oder in eine Datei gestellt und via PC gefaxt oder per E-Mail als Anhang versendet werden. Soll eine Bestellung in eine Datei gestellt werden, muss im Lieferantenstammblatt in der Notiz folgender Eintrag gemacht werden: [BESTEXP:C:\BESTELL.TXT], die Bestellung wird in die Datei BESTELL.TXT geschrieben (es kann auch ein anderer Pfad/Dateiname verwendet werden.) Ist die Grundwerte-ID 468 / Bestellungen konfiguriert, können Bestellungen ggfs. auch als PDF-Dokument gespeichert und anschließend gemailt werden.

In Trafiken kann der Bestellvorschlag Lieferantenbestellungen drucken in eine Datei gestellt und an das Lottoterminal übertragen werden.

Artikel mit einem * im Feld Bestellnummer werden im Bestellwesen nicht berücksichtigt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit bei Verwendung von Lieferkennzeichen (LHW / LKZ festlegen) im Artikelstamm Artikel mit bestimmten LKZ für das Bestellwesen zu sperren, bzw. bei Verwendung von Bestelloptionen Puffergruppen nur bestimmte Artikel mit bestimmten LKZ zu bestellen.

In Filialen können diese Bestellungen mit der Nachtverarbeitung in die Zentrale übertragen werden.

Filial-ETRON

Erster Schritt sind die Einstellungen der Vorschlagsoptionen.

Bestellungen per EDI über TWZ werden unterstützt. (Bei Fragen kontaktieren Sie bitte den ETRON Support).

Bestellvorschlag

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Bestellvorschlag

Siehe Bestellvorschlag

Bestellung-Einzelartikel

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Bestellung–Einzelartikel

In diesem Menüpunkt werden Bestellungen einzelner Artikel ohne vorherigem Bestellvorschlag durchgeführt.

1. Eingabe der Mitarbeiternummer oder Mitarbeiter PIN.

2. Eingabe eines Kunden. Die Kundeneingabe dient einer Sonderbestellung für einen bestimmten Kunden und wird in der Kassa bei den offenen Posten angezeigt, bei einer Lagerzubuchung nach Einzelartikel kann der gelieferte Artikel dem Kunden zugebucht werden. Für eine Lagerbestellung ist bei der Kundenummer 0 (Null) einzugeben.

Ist die Grundwerte-ID 324 / Lieferantenvorgabe bei Bestellung Einzelartikel aktiviert, kann ein Lieferant ausgewählt werden, alle erfassten Artikel werden bei diesem Lieferanten bestellt. Wird die Lieferantennummer 0 eingegeben, erfolgt die Bestellung beim Hauptlieferanten/günstigsten Lieferanten. Ist die Grundwerte-ID 539 / Bestellung nur bei Haupt oder Alternativ Lief. aktiviert, können nur Artikel des gewählten Lieferanten bestellt werden.

Eingabe der Artikel

Filialinstallationen

Bestellung in einer Filiale über <F3> Textposition (in der Textposition können alle nötigen Informationen angegeben werden). Die Textposition wird in die Bestellfiliale übertragen und kann dort unter „Lieferantenbestellungen drucken“, <F1 Detailansicht> übersichtlich vorab gedruckt werden. Mit diesem Ausdruck kann man dann im gleichen Programmpunkt unter <F2 ändern> die richtigen Artikel anlegen und in die Bestellung hinzufügen.

BESTELLUNG VON EINEM NICHT ANGELEGTEN ARTIKEL in einer Filiale bei einem Betrieb mit einer BESTELLFILIALE. Die FILIALE darf keine Artikel neu anlegen/ändern.

In Filialen können diese Bestellungen mit der Nachtverarbeitung in die Zentrale übertragen werden.

Danach werden die Textpositionen aus der Bestellung gelöscht und die Bestellung gedruckt. Nachdem der Zugang erfolgt wird die Bestellung automatisch aufgelöst.

Einzelplatzinstallationen

Artikel können gescannt, über die EAN-Nummer, die interne 5stellige Kurznummer oder über TEXT1, TEXT2 und BESTELLNUMMER vor der Bestellnummer muss / eingegeben werden) bzw. $+Text = Zusatztextsuche, ausgewählt werden. Es kann über Suche auch nach der Bestellnummer über die Fragmentsuche gesucht werden. Ist die Grundwerte-ID

314 / Bestellnummer in EAN Feld scannen aktiviert, kann eine als Strichcode verfügbare Bestellnummer eingescannt werden, es wird nach der Bestellnummer des Hauptlieferanten gesucht, bei mehreren Artikeln mit gleicher Nummer wird der erste gefundene Artikel genommen. Ist die Grundwerte-ID 576 / Filialbestände in der Artikelsuche aktiviert, werden die Bestände pro Filiale angezeigt. Aus dem Artikelstamm werden der Artikeltext, die Bestellnummer, Stück aus dem Feld Bestellmenge (steht im Feld Bestellmenge 0 wird 1 Stk. vorgeschlagen), Lieferant (ist kein Lieferant angegeben kann er aus der Lieferantendatei ausgewählt werden), Einkaufspreis und Verkaufspreis. Ist im Artikelstammblatt eine Bestellnummer eingetragen, wird diese übernommen und kann für diese Bestellung geändert werden, z.B. falls bei einem anderen Lieferanten bestellt wird, ist keine Bestellnummer erfasst, kann diese hier eingegeben werden, in beiden Fällen ist die Bestellnummer nur für die Bestellung erfasst und wird nicht im Artikelstammblatt gespeichert.

Ändern bereits eingegebener Artikel

Durch drücken der <Pfeil-Auf>-Taste oder anklicken des zu ändernden Artikels mit der Maus sind folgende Änderungen möglich: <.> ändert die Menge, <ENTER> wechselt in den Bearbeitungsmodus der ausgewählten Zeile, <L> löscht eine Position, <F9> löscht alles.

Nachdem der Button <F10> Buchen geklickt wurde öffnet ein neues Fenster:

Bestellung buchen

Bestellung für

In Filialbetrieben kann die Bestellfiliale ausgewählt werden, diese Filiale wird dann auch in der Bestellungsaufteilung bei Zugang nach Einzelartikel angezeigt. Auswahl durch Drücken von ENTER.

Bestellnummer

Hier kann eine neue Bestellnummer eingegeben werden. Danach öffnet ein Fenster für die Eingabe der Kopfdaten der Bestellung.

Im Standard wird die Bestellnummer beim Drucken der Lieferantenbestellung vergeben und an dieser Stelle steht die Nummer 0. Durch Drücken von <ENTER> und JA wird die nächste Bestellnummer vergeben und die Bestellung wird nicht gedruckt, es gibt auch keine Möglichkeit diese zu drucken. Dies wird dazu verwendet um die Bestellung beim Lagerzugang zur Verfügung zu haben, falls z.B. die Bestellung telefonisch oder über E-Mail schon durchgeführt wurde. Durch Drücken von <ENTER> kann die Bestellnummer übertippt werden, um z.B. einer schon bestehenden Bestellung Artikel hinzuzufügen.

Priorität

Wird der Bestellung eine Priorität vergeben, kann im Menüpunkt Lieferantenbestellungen drucken nach der Priorität selektiert werden. z.B.: Priorität 0 = Monatliche Bestellung Priorität 1 = Wöchentliche Bestellung Priorität 2 = Tägliche Bestellung Priorität 3 = Sofort-Bestellung etc.

Speichern

Speichert die Bestellung.

Bestätigung drucken

Druckt einen Kundenbestellschein mit Kundentelefonnummer, der vom Kunden unterschrieben wird.

Anfrage drucken

Druckt eine Preisanfrage an den Lieferanten.

Ohne Weiterleitung an

Die Bestellung wird nicht an die Bestellfiliale weitergeleitet.

Ohne Weiterleitung (mit Bestätigungsdruck)

Die Bestellung wird nicht an die Bestellfiliale weitergeleitet, es wird ein Kundenbestellschein gedruckt, der vom Kunden unterschrieben wird.

Bestellung-Rückstand

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Bestellung-Rückstand

Hier werden Bestellungsrückstände angezeigt. Dafür kann nach Kunden, Lieferanten, Filialen oder einzelnen Artikeln gefiltert werden.

Rückstände nach Filialen

Es werden die offenen Bestellungen der Filialen angezeigt.

Rückstände Kunden

Es werden die Rückstände der Bestellungen für Kunden ausgegeben.

Rückstände alle Lieferanten

Es werden die Rückstände der Lieferanten ausgegeben.

Rückstände Einzellieferant

Es werden die Rückstände eines einzelnen Lieferanten ausgegeben.

Rückstände können unter Bestellungen bearbeiten gelöscht werden. Sollen alle Rückstände von einem Bestellschein gelöscht werden, können unter

Zugang nach Bestellschein mit <Übernahmemengen vorschlagen> N und anschließendem Verbuchen mit <F10> alle Rückstände eines Bestellscheines gelöscht werden.

Bestellung-Vorschau

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Bestellung-Vorschau

Es wird nach Auswahl des Lieferanten eine Bestellvorschau durchgeführt und noch nicht gebuchte Bestellungen ausgegeben. Sind für einen Lieferanten mehrere Bestellungen offen so öffnet eine Bestellnummernwahl.

Kommissionierung

Mit der Kommissionierung können Aufträge einfach verwaltet werden. Es erfolgt eine automatische Bestellung der nicht lagernden Positionen beim Lieferanten oder einer anderen Filiale. Die Artikel werden beim Lagerzugang für den Kunden kommissioniert bzw. reserviert. Es erfolgt eine automatische Faktura.

Für die Kommissionierung ist ein zusätzliches Modul erforderlich.

Auftragskommissionierung

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Kommissionierung

Es werden lagernde Artikel für die erfassten Aufträge reserviert. Ware die nicht vorhanden ist, wird automatisch als Bestellung beim Lieferanten eingetragen. Die Bearbeitung der Kommissionsliste kann auf bestimmte Aufträge begrenzt werden.

Aufträge können nach der Person die den Auftrag erstellt hat gefiltert werden.

Danach erscheinen die Aufträge. Positionen bei denen eine Änderung eingetreten ist werden Grün angezeigt.

Felder der Artikelpositionen:

<ENTER> Bearbeiten Beim Aufruf der Kommissionierung werden neuen Aufträgen automatisch lagernde Artikel zugeteilt. Der Rest wird zur Bestellung eingetragen. Diese Zuteilungen können geändert werden indem die entsprechende Position mit <ENTER> bestätigt wird.

Die kommissionierte Menge berechnet sich aus der bestellten Menge abzüglich der Bestellungen beim Lieferanten oder einer Filiale. Soll die Ware statt beim Lieferanten in einer Filiale bestellt werden, muss dies der Filiale telefonisch mitgeteilt werden. Die gewünschte Menge muss unter „Bestellung Lieferant“ reduziert und bei „Bestellung Filiale“ eingetragen werden.

<F6> Druck Die Liste kann entweder auf dem Drucker oder in den Dateieditor ausgegeben werden. Als Bereich können alle Aufträge oder nur der aktuelle gewählt werden.

<F10> Buchen Die Änderungen werden abgespeichert, hat sich die kommissionierte Menge geändert, werden Kommissionsscheine ausgedruckt. Ist für einen Auftrag eine Anzahlung/Vorauszahlung erforderlich, wird diese beim Buchen je nach Einstellung gedruckt oder gemailt. Rechnungen werden an die E-Mailadresse des Kunden gemailt.

Mit der Buchung wird automatisch eine Bestellung ausgelöst. Zur Bestellung wird jeder Artikel pro Kunde als Auftrag eingetragen und kann unter Lager > Bestellwesen > Lieferantenbestellungen drucken ausgedruckt werden.

Lagerzugang nach der Kommissionierung

Wird ein Artikel unter Lagerzugang vom Lieferanten zugebucht, erfolgt automatisch eine Kommissionierung. Bei einem Lagerzugang von einer Filiale wird der Bestand automatisch dem ältesten Auftrag zugeordnet.

Nach einem Lagerzugang muss erneut die Kommissionsliste aufgerufen werden um die Kommissionsscheine zu drucken. Wenn dabei keine neuen Aufträge berücksichtigt werden sollen, muss beim Aufruf der Kommissionsliste der Filter auf *Lagerzugänge* gesetzt werden.

Auslieferung

Wenn alle Positionen eines Auftrages kommissioniert sind und der Bezahlungsstatus OK ist, wird im Auftragskopf der Hinweis „* FERTIG FÜR AUSLIEFERUNG *“ angezeigt.

Status der Bezahlung :

Ist noch nicht die gesamte Ware kommissioniert, bleibt der Rest als Rückstand offen.

Für einzelne Positionen kann der Auslieferungsstatus geändert werden in dem die Position mit <ENTER> bestätigt wird.

Für den kompletten Auftrag kann der Auslieferungsstatus geändert werden, indem die Zeile mit „Auslieferung:“ im Auftragskopf bestätigt wird.

Wird die Auslieferung mit Rechnung gewählt, werden eventuelle Anzahlungen/Vorauszahlungen automatisch abgezogen, Rechnungen werden an die E-Mailadresse des Kunden gemailt.

Kommissionierung mit speziellem Lager

Die Kommissionierung funktioniert auch wenn das Lager in einer beliebigen Filiale geführt wird. Die Basis sind die Lagerstände die auch an den Webshop gemeldet werden. Die Filiale kann unter den Webshopoptionen festgelegt werden.

Webshopbestellungen

Besprechungsliste mit Vertreter

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Besprechungsliste mit Vertreter

Es wird eine Liste der verkauften Artikel eines bestimmten Lieferanten ausgegeben.

Vor dem Start der Auswertung durch <F10> Auswertung starten muss der betreffende Lieferant als neuer Lieferant ausgewählt und übernommen werden. Danach wird wird eine Liste mit folgenden Informationen erstellt:

Bei der Filterung nach <Bestell Liste (nur Untermengen)> werden alle Artikel angezeigt, deren Lagerstand unter dem eingetragenen Mindestbestand ist.

Alle Artikel die dem ausgewählten Lieferanten in den Stammdaten zugeordnet wurden nach Warengruppen sortiert.

Bestellungen bearbeiten

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Bestellungen bearbeiten

In diesem Menüpunkt können alle erfassten Bestellung vor Durchführung der Lieferantenbestellungen bearbeitet werden.

Bearbeitung

Es stehen folgende Auswahlkriterien zur Verfügung:

Nach Auswahl der oben angeführten Kriterien werden alle Bestellungen angezeigt. Positionen mit Bestellmenge 0 werden beim Filter „Nur offene Bestellungen angezeigt“.

Folgende Werte können nach anklicken einer Bestellposition geändert werden:

1) Wurde die Grundwerte-ID 246 / Bestellungsverkaufszahleninfo für Zielfiliale aktiviert, werden die Verkaufswerte der Filiale angezeigt für die bestellt wird.

2), 3) Die Kurzwahltasten sind nur verfügbar, wenn die entsprechende Option in den Grundwerten Bestellungen gewählt wurde.

Bearbeitung exportieren

Mit der Bestellungsbearbeitung extern kann der noch nicht als Bestellung gedruckte Bestellvorschlag eines Lieferanten in Excel bearbeitet werden.

Auswahl Lieferant Nach dem Export wird rückgefragt ob die Datei geöffnet werden soll.

Die Datei kann auch außerhalb von ETRON unter \WW\BeExp\LI<Lieferantennummer>.xls geöffnet werden. Es darf nur die Spalte „Menge“ geändert werden. Sätze mit Menge 0 werden beim Import gelöscht. Die übrigen Felder werden beim Rückimport nicht berücksichtigt

Pflichtfelder beim Hinzufügen neuer Zeilen sind „Filiale“, „EAN“ und „Menge“, das Feld „Referenz ID“ muss in diesem Fall leer bleiben.

Bearbeitung importieren

Beim Import werden Warnmeldungen ausgegeben wenn der EAN oder die Referenznummer nicht korrekt ist, die Gültigkeit der Filialbezeichnung wird geprüft. Wird die Warnmeldung mit „Weiter“ bestätigt werden die betroffenen Sätze nicht gebucht. Wird die Warnmeldung mit „Abbruch“ bestätigt wird die Datei zur Gänze nicht verbucht. Nach dem Import wird ein Protokoll angezeigt.

Lieferantenbestellungen drucken

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Lieferantenbestellungen drucken

In diesem Menüpunkt werden die Lieferantenbestellungen getrennt nach Lieferanten gedruckt.

Eingabe der Mitarbeiternummer oder Mitarbeiter PIN.

• Neu - die erfassten Bestellungen werden ausgedruckt.

• Kopie - Kopie bereits durchgeführter Bestellungen.

• Urgenz - Urgenz bereits durchgeführter Bestellungen.

Eingabe der Priorität Wurde bei der Erfassung eine Priorität vergeben, kann nach dieser selektiert werden.

Lieferantenbegrenzung Hier kann auf einen bestimmten Lieferanten eingeschränkt werden.

Danach kommt das Auswahlfenster um eine oder mehrere Bestellungen drucken zu können.

Nachdem die Auswahl der zu druckenden / sendenden Bestellungen erfolgt ist klicken Sie auf „<F10> Best. durchf.“. Es werden nun Felder für die Kopfdaten der Bestellung angezeigt.

Sind im Lieferanten-Stammblatt unter F8 Best. Exp. Daten für den elektronischen Bestellexport eingetragen, so erscheint nach klick auf „<F10> Weiter“ ein Auswahlfeld für die Auswahl der Ausgabe am Drucker und auf den FTP-Server zum Versand an den Lieferanten.

Bestellungen an das LZ übertragen (GW)

Mit diesem Menüpunkt werden die Bestellungen nach Einzelartikel an das Logistikzentrum übertragen.

LZ Sendepuffer leeren (GW)

Es werden alle noch nicht an das Logistikzentrum übertragenen Bestellungen aus dem Sendepuffer gelöscht.

Filialbestände

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Filialbestände

Mit diesem Menüpunkt können die Bestände der Filialen abgerufen werden. Eingabe des gewünschten Artikels, die Lagerstände in der jeweiligen Filiale werden angezeigt, zurück in die Kassa mit <ESC>.

Abholerinnerung

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Abholerinnerung

Wurden in der Bestellung nach Einzelartikel Kundenbestellungen erfasst, die im Zugang von Lieferanten schon zu gebucht sind, kann eine Abholerinnerung gedruckt werden.

Dazu Eingabe der Mitarbeiternummer, danach werden überfällige Bestellungen angezeigt.

Zeitungsaboverwaltung

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Zeitungsaboverwaltung

In diesem Menüpunkt können Zeitungsabos festgelegt werden, beim Lagerzugang Sammelbuchung oder EH2000 wird eine Liste der Abos ausgegeben. Unter (Zeitungsaboliste-Liste) kann festgelegt werden ob die Liste beim Zugang gedruckt oder am Bildschirm ausgegeben und gespeichert wird.

Durch klick auf „<F2> Neu“ erstellen Sie einen neuen Eintrag.

• Auswahl der gewünschten Zeitung, Ausgabe ist egal

• Auswahl Kunde

• Abozeitraum

• Unterbrechung (Urlaub)

• Wochentage

• Anzahl

Bestellung-Import

Hauptauswahl > Lager > Bestellwesen > Bestellung-Import Update in Version 5.716

Damit können extern erfasste Bestellungen aus einer CSV-Datei importiert werden.

Allgemein

Beispiel BE.CSV

Die Datei kann in einem beliebigen Ordner gespeichert werden. ETRON empfiehlt den Standard-Ordner „C:\ESI\“ zu verwenden.

Beispiel

Im Beispiel sehen Sie, dass zwei Artikelnummern nicht bekannt sind. Für den dritten Artikel wurde nur die Kurznummer angegeben.

Nach dem Import kann die Erfassung über den normalen Weg als Lieferantenbestellung gedruckt werden.