Kassendatenaustausch Modul

Allgemein

Das Modul Kassendatenaustausch ist die einfache Möglichkeit Daten (Stammdaten oder Belegdaten) mit einer externen Warenwirtschaft und unserer Registrierkassensoftware auszutauschen.

Funktionsumfang

• Import von Warengruppen, Artikel, Kundenstammdaten, Lieferanten und Lagerbuchungen

• Import und Verbuchung von Belegdaten

• Export von Kassajournaldaten

Formatversionen

Datentypen

Voraussetzungen

1. Grundsätzlich ist immer die neueste Formatversion zu verwenden

2. Daten müssen mit der Codepage 1252 Windows Latin 1 gespeichert werden, sonst werden Umlaute nicht korrekt übernommen.

3. Dateinamen werden mit Datum/Uhrzeit oder einer fortlaufenden Nummer bereitgestellt.

4. Der Austausch erfolgt in einem frei festlegbaren Verzeichnis.

5. Die Feldnamen müssen als Kopfzeile angegeben werden.

6. Die Reihenfolge der Felder ist beliebig.

7. Felder, die bei keinem Datensatz benötigt werden, können wegelassen werden.

8. Sollte die jeweilige Konfiguration das Vorhandensein bestimmter Felder erfordern, wird beim Import eine entsprechende Meldung ausgegeben.

9. Die Werte der Felder Abteilung/Hauptwarengruppe/Warengruppe (Abt/Hwg/Wag) müssen 2-stellig angegeben sein Update in Version 5.710: Die Werte können nun auch 1-stellig vorhanden sein.

10. In der Grundwerte-ID 612 / Kassendatenaustausch-Verzeichnis wird das Verzeichnis festgelegt über das der Datenaustausch erfolgt.

11. In der Grundwerte-ID 613 / Kassendatenaustausch-Letzte Position wird die letzte Position für den Journalexport festgelegt.

12. Der Austausch der Belegdaten erfolgt automatisch im Hintergrund. Dafür muss auf der Station, welche den Datenaustausch durchführen soll, die Grundwerte-ID 619 / Kassendatenaustausch-Autom. Verarbeitung aktiviert werden.

13. Die Bezeichnungen der Mengeneinheiten müssen mit den in ETRON gespeicherten Mengeneinheiten übereinstimmen

14. An eine neuere ETRON Version kann eine ältere Formatversion übergeben werden, jedoch nicht umgekehrt.

15. Ab Aktivierung des DEP muss das Format auf Version 9 aktualisiert werden

16. Werden 6/7stellige Artikelnummern verwendet ist die Grundwerte-ID 252 / Länge der Artikelnummer auf 6/7 Stellen zu ändern.

Empfehlungen

Sollen Belegdaten automatisch verbucht werden - das Zahlungsmittel wird mit übergeben - dann sollte die Grundwerte-ID 122 / Centausgleich auf NEIN und die Grundwerte-ID 626 / Standardbeleg automatisch drucken auf JA eingestellt sein.

Stammdaten

Allgemein

Um die Stammdaten manuell zu importieren gibt es in Datentransfer > Import/Fremddaten > Kassendatenaustausch den Button <Import>.

Artikel

Beispiel:

Beispiel

Siehe auch Artikelanlage

Warengruppen

Beispiel:

Es müssen immer alle Warengruppen übergeben werden. Warengruppen sind als Baumstruktur zu sehen Abt → Hwg → Wag.

Beispiel

Kunden

Beispiel:

Titel + Vorname + Nachname dürfen zusammen maximal 30 Zeichen lang sein. Bei Firmen wird der Firmenwortlaut unter Nachname geschrieben. Wenn der Platz nicht ausreicht können zusätzlich die Felder Name2 und Name3 verwendet werden.

Wenn eine 6 stellige Kundennummer übertragen werden soll muss zuerst die Feldlänge im ETRON von standardmäßig 5 auf 6 Stellen verändert werden.

Beispiel

Lieferanten

Beispiel

Lagerbuchungen

Beispiel

Belegimport

Voraussetzungen

• Ist bei einem übergebenen Kunden im den Optionen Nur Bar eingestellt so darf als Zahlungsmittel auch nur Bar übergeben werden

• Der Dateiname muss mit bl beginnen

• Der Import erfolgt sobald die .rdy-Datei mit dem Namen der Belegdatei bereitgestellt wird.

Beispiel BL:

1) Pflicht bei Satzart KZ

2), 3), 4), 5), 6) Pflicht bei Satzart VK

7) Satzart ZM: ein in den Zahlungsmitteln eingetragenes Zahlungsmittel Satzart VK: der Artikeltext Satzart TX: der Zusatztext

KZ / Kopfzeile

VK / Verkauf

TX / Textzeile

RA / Rabatt Artikel

RG / Rabatt Gesamt

ZM / Zahlungsmittel

Mit dem Zahlungsmittel „BAR“ wird der Bar gezahlte Betrag angegeben. Werden zu wenige Zahlungsmittel angegeben gilt der Rest als bar. Die Zahlungsmittel sind alle in den Grundwert-Definitionen Kreditkarten angeführten Zahlungsmittel.

Werden keine Zahlungsmittel angegeben, wird der Import geparkt und kann in der Kassa geladen und verbucht werden. Texte die mit #IT beginnen sind in diesem Zusammenhang Infotexte, die beim Laden angezeigt aber nicht auf den Beleg übernommen werden.

Stornobuchungen

Wird eine Stornobuchung übermittelt so sind die Menge und der Betrag des Zahlungsmittels negative Werte zu sein!

Satzart EA / Einzahlung/Auszahlung

Es darf nur eine EA Buchung pro Datei geben.

Beispiele

Beispiel 1: Offener Verkauf

Beispiel 2: Offener Verkauf mit Rabatt

Beispiel 3: Offener Verkauf mit Skonto und Pfand

Beispiel 4: Verkauf mit einem Zahlungsmittel an eine Laufkunde

Beispiel 5: Verkauf mit einem Zahlungsmittel an eine Bestandskunde

Beispiel 6: Verkauf mit mehreren Zahlungsmitteln

Beispiel 7: Verkauf mit einem Zahlungsmittel und Infotext an eine Bestandskunde

Beispiel 8: Storno

Beispiel 9: Storno mit einem Zahlungsmittel an eine Bestandskunde

Importergebnis

Dateiname: BL*.RES

Nachdem die BL*.csv - Datei geschrieben wurde muss eine Datei mit gleichem Dateinamen und beliebigem Inhalt mit der Erweiterung .RDY erstellt werden. Wenn diese Datei erstellt wird erfolgt die Verbuchung der Daten. Nach die Verbuchung wird die .RDY Datei gelöscht. Ab diesem Zeitpunkt steht das Ergebnis der Verbuchung im selben Dateinamen mit der Erweiterung .RES zur Verfügung.

Beispiele

Beispiel 1: Ergebnis OK

Beispiel 2: Fehler 02

Beispiel 3: Fehler 09

Beispiel 4: Fehler 19

Beispieldateien:

• Belegübernahme ok:

• Belegübernahme ok aber Signatur ausgefallen:

• Belegübernahmefehler:

Journal

Dateiname: JO*.CSV

Um die Journaldaten von der automatischen Verarbeitung zu bekommen muss die Datei JRN.RDY mit beliebigem Inhalt erstellt und in das Austauschverzeichnis geschrieben werden. Nachdem die Journaldatei erstellt wurde wird die Datei JRN.RDY gelöscht. Ab diesem Zeitpunkt darf auf die Daten zugegriffen werden.

Soll ein rückwirkender Export durchgeführt werden, so muss in der Grundwerte-ID 613 / Kassendatenaustausch-Letzte Position das gewünschte Datum eingetragen werden. Das Format dafür ist: JJJJMMTTSSSSSSSSSS Jahr/Monat/Tag/Sequenznummer. Z.B. 20160801000000000.

Da in jeder Kassa ein eigener Kassendatenaustausch laufen kann ist in der Journaldatei kein Eintrag der Station oder Filiale enthalten. Daher ist es nicht möglich, in einer Zentrale den Kassendatenaustausch für Filialen durchzuführen oder die Journaldateien Filialen zuzuordnen.

Zeilenart :

• VK = Verkauf

• RT = Retoure

• RA = Rabatt/Artikel

• RG = Rabatt/Gesamt

• TX = Textzeile

• MS = MwSt Summen

• ZM = Zahlungsmittel

• BZ = Bezahlung

• KR = Kredit

• KB = Kreditbezahlung

• KT = Kreditbezahlung Bank

• AG = Ausgabe / Einzahlung

• TA = Tagesabschluss

Beispieldatei aus den Beispielen 1 bis 7

Fehlermeldungen in der Antwortdatei

Externe Rechnungen

Zahlungen, die auf eine externe Belegerfassung referenzieren, müssen als Satzart „VK“ gebucht werden und mit dem in der Grundwerte-ID 621 / Postionstext externer Belegzahlungen festgelegten Text beginnen. Danach folgt die Belegnummer. Der Text darf maximal 25 Zeichen lang sein. Bei längeren Texten muss die Belegnummer als Textzeile im nachfolgten Satz übergeben werden.

Schritt 1

Artikel für die externe Belegerfassung definieren

Neuen Artikel anlegen Text1: „Belegzahlung Nr“ MwSt: 0

Schritt 2

In der externen WaWi eine Export-Datei (BL*.csv) mit dem Eintrag erstellen

Beispieldaten

Schritt 3

Beleg in den geparkten Verkäufen wählen

Geparkte Verkäufe laden

Schritt 4

Beleg wählen und mit <Enter>/<F10> in die Kassa holen

Externer Beleg in der Kassa

Schritt 5

Beleg kassieren

Externer Beleg als Bon

Schritt 6

Journaldaten im externe WaWi importieren

Die übergebene Rechnungsnummer ist dann in der Journaldatei mit der ETRON-Belegnummer in der ersten Zeile der ETRON-Belegnummer ersichtlich.

Artikelanlage

Die AR*.CSV wird von der WaWi des Kunden bereitgestellt. Um ETRON eine Datensatzänderung mitzuteilen gibt es 3 Möglichkeiten:

1. Um Artikel neu zu importieren und eine neue Artikelnummer zu vergeben sind die Spalten „Artikelnummer“ und „HstEan“ leer zu lassen. ETRON importiert diese Artikel und legt sie mit einem neuen Artikel-EAN an.

2. Um Artikel mit einer bestehenden Artikelnummer zu importieren, die weniger als 7 Stellen hat, ist die Artikelnummer des vorgelagerten Warenwirtschaftssystems in die Spalte „Artikelnummer“ einzutragen. Bei einem Update werden die Artikeldaten aktualisiert, wenn die Artikel nach demselben Muster importiert werden.

3. Um Artikel mit einer bestehenden Artikelnummer zu importieren, die 7 Stellen oder mehr hat, ist die Artikelnummer des vorgelagerten Warenwirtschaftssystems als EAN in die Spalte „HstEan“ einzutragen.

Damit wird diese Artikelnummer als neuer interner Artikel-EAN eingetragen.

Um im Fall 1 die Artikel-EAN´s zu den Artikelnummern des vorgelagerten Warenwirtschaftssystems zu bekommen empfiehlt es sich einen Artikelexport zu machen. Die erzeugte Artikel.dbf mit Microsoft® Excel öffnen, die EAN Nummern auslesen und zu den korrespondierenden Artikeln der WaWi hinzufügen.

Beispiele

Download AR:

Artikelupdate

Die AR*.CSV wird von der WaWi des Kunden bereitgestellt. Vor die geänderten Artikel wird eine zusätzliche Zeile mit dem Schlüsselwort EANZUORT in der Spalte Bestellnummer eingetragen.

Download

Diese Schnittstellenbeschreibung können Sie hier herunterladen:

FAQ

Antworten auf die meistgestellten Fragen zum Kassendatenaustausch finden Sie in den FAQ´s.

Fragen

Haben Sie Fragen zum Modul Kassendatenaustausch senden Sie ein E-Mail - mit Beispieldatei - an support@etron.at.

Ablaufdiagramm